scheduling a meeting

Om du inte har konfigurerat en kalendertjänst skickar Webex automatiskt alla ett nytt e-postmeddelande när du schemalägger, ändrar eller avbryter ett möte så att de förblir uppdaterade. När du ändrar eller avbryter mötet skickar Webex automatiskt alla ett nytt e-postmeddelande med uppdaterade uppgifter. När tiden är inne skickar Webex e-postpåminnelser.

Om du har kalendertjänst för hybrid skickar Webex inte längre e-post när du schemalägger ett möte, utan skapar en ny händelse i kalendern. Inbjudna får en inbjudan. När du ändrar mötet får de inbjudna en uppdaterad inbjudan. När du avbryter mötet tas mötet bort i kalendern. Dessutom får värdar och inbjudna ett popup-meddelande före mötet.

Schemalägg ditt möte

1

Logga in på User Hub, klicka på fliken Möten och klicka sedan på rullgardinsmenyn Schemalägg och välj Schemalägg ett möte.

  1. Om du har sparade mötesmallar kan du välja en från rullgardinsmenyn Mötesmallar.

2

Lägg till standardmötesinformation:

  • Ämne – Välj ett ämne som personer kan känna igen och bli glada över.
  • Datum och tid – Ange när mötet äger rum. Om du bjuder in personer från olika tidszoner klickar du på Planner för att hitta en tid som fungerar bäst för alla.

    Du kan även ställa in mötet att upprepas dagligen, varje vecka eller varje månad genom att kontrollera Återkommande.

  • Beskrivning – Lägg till alla sammanhang eller detaljer som du vill att dina deltagare ska ha om det kommande mötet.
3

Under Inbjudna anger du e-postadresserna till de personer som du vill bjuda in till ditt möte.

Om den inbjudna har kalendertjänst för hybrid visas en ikon bredvid namnet som visar om de är tillgängliga för den mötestid du valde. Om de har ett konto på den här webbplatsen kan du välja ikonen för att göra dem till medvärd.

  1. Om du har kalendertjänst för hybrid visas mötestiden i kalendern på schemaläggningssidan. Dra mötet till en annan tid eller muspekaren över mötets kant och dra det uppåt eller nedåt för att justera mötets längd.


     
    Kalendern visar endast tillgänglighet för deltagare som har kalendertjänst för hybrid.
4

Välj bland de tillgängliga avancerade alternativen:

  • Mötestyp – Mötestyper är standarduppsättningar eller anpassade uppsättningar av mötesfunktioner som är tillgängliga för din webbplats. Ditt konto kan ha en eller flera mötestyper kopplade till sig.
  • Säkerhetsalternativ – Välj hur du säkrar mötet. Ange ett möteslösenord och välj alternativ för Exkludera lösenord från e-postinbjudan, Anslutningsregler, Automatisk lås, Ljudvattenmärkning och Visuella vattenmärken.
  • Ljudalternativ – Välj hur du ansluter till mötesljudet, välj vad personer i mötet hör när någon deltar eller lämnar och välj alternativ för ljud av och ljud på.
  • Schemaläggningsalternativ– Välj mer avancerade schemaläggningsalternativ som att välja medvärdar, videosystem, automatisk inspelning, lägga till privata möten, registrering, tolkning, teckenspråk, mötesalternativ och deltagarprivilegier.
5

Klicka på Tillbaka och välj sedan Schemalägg.

Redigera ett schemalagt möte

När du har schemalagt ditt möte kan du gå tillbaka och redigera uppgifterna om du har glömt att inkludera något eller vill ändra specifika inställningar. Du kan inte redigera ett möte när du har startat det.

1

Logga in på User Hub.

2

Klicka på fliken Möten och välj det möte som du vill redigera i listan Kommande.

3

Klicka på Redigera och uppdatera sedan mötesinformationen.


 

Du kan bara redigera möten som schemalagts från Microsoft Outlook, Webex-appen från respektive plattform. Redigeringsikonen visas inte för dessa möten.

Om du lägger till deltagare i mötet ska du inte ta bort de ursprungliga deltagarna från listan eftersom de kan få e-postavbeställningsmeddelanden.

4

Klicka på Spara och välj sedan vem du vill skicka den uppdaterade mötesinformationen till.