Ansetzen eines Meetings

Wenn Sie keinen Kalenderdienst eingerichtet haben und ein Meeting ansetzen, ändern oder stornieren, sendet Webex automatisch eine neue E-Mail an alle Teilnehmer, damit sie auf dem Laufenden bleiben. Wenn Sie das Meeting ändern oder stornieren, sendet Webex automatisch eine neue E-Mail mit den aktualisierten Details an alle Teilnehmer. Zum gegebenen Zeitpunkt sendet Webex Erinnerungs-E-Mails.

Wenn Sie über den hybriden Kalenderdienst verfügen und ein Meeting ansetzen, sendet Webex keine E-Mails mehr, sondern erstellt ein neues Event im Kalender. Eingeladene Teilnehmer erhalten eine Einladung. Wenn Sie das Meeting ändern, erhalten die Eingeladenen eine aktualisierte Einladung. Wenn Sie das Meeting stornieren, wird das Meeting aus Ihrem Kalender entfernt. Außerdem erhalten Gastgeber und Eingeladene vor dem Meeting eine Popup-Erinnerungsnachricht.

Ein Meeting ansetzen

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Melden Sie sich bei User Hub an, klicken Sie auf die Registerkarte Meetings , klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Ansetzen und wählen Sie Meeting ansetzen .

  1. Wenn Sie über gespeicherte Meeting-Vorlagen verfügen, können Sie eine aus dem Dropdown-Menü Meeting-Vorlagen auswählen.

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Fügen Sie die Standard-Meeting-Informationen hinzu:

  • Thema – Wählen Sie ein Thema aus, das Personen erkennen und für die sie sich begeistern können.
  • Datum und Uhrzeit – Geben Sie an, wann das Meeting stattfindet. Wenn Sie Personen aus verschiedenen Zeitzonen einladen, klicken Sie auf Planer , um eine Zeit zu finden, die für alle am besten geeignet ist.

    Sie können das Meeting auch so einrichten, dass es täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholt wird, indem Sie die Option „ Wiederholung“ aktivieren .

  • Beschreibung – Fügen Sie beliebige Kontexte oder Details hinzu, die Ihre Teilnehmer über das anstehende Meeting haben sollen.
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Geben Sie unter Eingeladene die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zu Ihrem Meeting einladen möchten.

Wenn der eingeladene Teilnehmer über den Hybrid-Kalenderdienst verfügt, wird neben seinem Namen ein Symbol angezeigt, das anzeigt, ob er für die von Ihnen ausgewählte Meeting-Zeit verfügbar ist. Wenn sie über ein Konto auf dieser Site verfügen, können Sie auf das Symbol klicken, um sie zu einem Mitgastgeber zu machen.

  1. Wenn Sie über den Hybrid-Kalenderdienst verfügen, wird Ihre Meeting-Zeit im Kalender auf der Seite zum Ansetzen angezeigt. Ziehen Sie Ihr Meeting zu einem anderen Zeitpunkt oder bewegen Sie den Mauszeiger über den Rand des Meetings und ziehen Sie es nach oben oder unten, um die Dauer des Meetings anzupassen.

    Der Kalender zeigt nur die Verfügbarkeit für Teilnehmer an, die über den hybriden Kalenderdienst verfügen.
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Wählen Sie aus den verfügbaren erweiterten Optionen :

  • Meeting-Typ – Meeting-Typen sind Standard- oder benutzerdefinierte Meeting-Funktionen, die für Ihre Site verfügbar sind. Ihrem Account können mehrere Meeting-Typen zugeordnet werden.
  • Sicherheitsoptionen – Wählen Sie, wie Sie Ihr Meeting schützen möchten. Legen Sie ein Meeting-Passwort fest und wählen Sie Optionen für Passwort aus E-Mail-Einladung entfernen , Beitrittsregeln , Automatische Sperre , Audio-Wasserzeichen und Visuelle Wasserzeichen .
  • Audiooptionen – Wählen Sie aus, wie Sie eine Audioverbindung zum Meeting herstellen, was Personen im Meeting hören, wenn jemand beitritt oder das Meeting verlässt, und wählen Sie die Optionen zum Stummschalten und Freischalten aus.
  • Ansetzoptionen – Wählen Sie erweiterte Ansetzoptionen wie die Auswahl von Mitgastgebern, Videosystemen, automatischer Aufzeichnung, Hinzufügen von Teilgruppen-Sitzungen, Registrierung, Dolmetschen, Gebärdensprache, Meeting-Optionen und Teilnehmer-Privilegien.
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Klicken Sie auf „Zurück“ und wählen Sie dann „Ansetzen“ .

Bearbeiten eines angesetzten Meetings

Nachdem Sie Ihr Meeting angesetzt haben, können Sie zurückkehren und die Details bearbeiten, wenn Sie etwas vergessen haben oder bestimmte Einstellungen ändern möchten. Sie können ein Meeting nicht mehr bearbeiten, nachdem Sie es gestartet haben.

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Melden Sie sich bei User Hub .

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Klicken Sie auf die Registerkarte Meetings und wählen Sie das Meeting aus, das Sie bearbeiten möchten, aus der Liste Anstehende aus.

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Klicken Sie auf Bearbeiten und aktualisieren Sie die Meeting-Details.

Sie können Meetings, die über Microsoft Outlook , Webex-App auf der jeweiligen Plattform angesetzt wurden, nur bearbeiten. Das Bearbeitungssymbol wird für diese Meetings nicht angezeigt.

Wenn Sie Teilnehmer zum Meeting hinzufügen, entfernen Sie die ursprünglichen Teilnehmer nicht aus der Liste, da sie möglicherweise Stornierungs-E-Mails erhalten.

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Klicken Sie auf „Speichern“ und wählen Sie dann aus, an wen Sie die aktualisierten Meeting-Informationen senden möchten.