Aikataulutetut Webex-kokoukset

Suosittelemme aikataulutettuja Webex-kokouksia, kun turvallisuus on tärkeää sinulle tai organisaatiollesi. Aikataulutetut kokoukset ovat kertaluonteisia kokouksia, jotka on suojattu salasanalla ja joissa on laaja valikoima suojausominaisuuksia kokousominaisuuksien ja osallistujien hallintalaitteissa. Järjestelmänvalvojana voit hallita kaikkien Webex-sivustosi ajoitettujen kokousten suojausominaisuuksia. Isännät voivat myös määrittää kokouksen suojauksen, kokousasetukset ja osallistujien oikeudet kokouksen aikatauluttamisen yhteydessä.

Yksityishuonekokoukset

Webex Meetings -kokousten henkilökohtaiset huoneet ovat Webex-kokousten muotoja, jotka ovat jatkuvasti kokouksen isännän käytettävissä. Kokouksen isäntä aktivoi oman huoneensa liittyessään kokoukseen ja deaktivoi kokoushuoneen poistuessaan. Henkilökohtaiset huoneet on tarkoitettu tarjoamaan luotettaville osallistujille nopea ja kätevä tapa tavata toisiaan, ja siksi niissä on rajoitettu määrä määritettäviä suojausominaisuuksia. Jos kokouksen turvallisuus on ensisijainen huolenaiheesi, suosittelemme käyttämään ajoitettuja Webex-kokouksia, joissa on kattava joukko konfiguroitavia suojausominaisuuksia.

Voit ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä henkilökohtaisen huoneen kokoukset kaikille Webex-sivustosi käyttäjille. Kun ne ovat käytössä Webex-sivustollasi, voit ottaa ne käyttöön tai poistaa käytöstä myös yksittäisille käyttäjille.

Yksityishuonekokousten ottaminen käyttöön:

Webex-kokousten lukitseminen vaikuttaa kaikkien käyttäjien kokoukseen ilmoittautumiseen. Oletusarvoisesti kaikki kokoukset lukittuvat viiden minuutin kuluttua, ja kaikkien on odotettava aulassa, kunnes isäntä päästää heidät sisään.

Webex-sivustollasi on käytettävissä erilliset kokousten lukitusasetukset aikataulutetuille kokouksille ja henkilökohtaisen huoneen kokouksille.

Kokouksen lukitustoimintojen avulla järjestelmänvalvoja voi tehdä seuraavaa:

• Lukitse kokous automaattisesti 0, 5, 10, 15 tai 20 minuuttia kokouksen alkamisen jälkeen.

• Määritä kokoukseen liittymisen toimintatapa, kun kokous on lukittu:

  • Kaikki odottavat aulassa, kunnes isäntä päästää heidät sisään.

  • Kukaan ei voi osallistua kokoukseen.

Oletusasetus kokouksen lukitsemisen yhteydessä on Kaikki odottavat aulassa, kunnes isäntä päästää heidät sisään.

Järjestelmänvalvojana voit pakottaa kokouksen järjestäjät käyttämään koko sivuston laajuisia oletusarvoisia kokouksen lukitusasetuksia tai antaa järjestäjän asettaa minuuttien määrän kokouksen alkamisen jälkeen, ennen kuin se lukitaan. Suosittelemme, että otat käyttöön kokousten automaattisen lukituksen tietyn ajan kuluttua. Kokouksen järjestäjät voivat aina lukita ja avata kokouksensa kokouksen aikana kokouksen sisäisillä säätimillä.

Aula on oletusarvoisesti käytössä kaikissa ajoitetuissa Webex-kokouksissa. Tämän lukitsemattomien kokousten oletusasetuksen mukaan kaikki vieraskäyttäjät sijoitetaan odotustilaan, kunnes isäntä päästää heidät sisään.

Vieraskäyttäjä määritellään seuraavasti:

• Sain kokouskutsun, mutta en kirjautunut sisään (henkilöllisyyttä ei vahvistettu)

• En saanut sähköpostikutsua

Oletusasetuksella lukitsemattomille kokouksille he odottavat aulassa, kunnes isäntä päästää heidät sisään. Kokouskutsun saaneet ja Webex-tilillä isännän tai osallistujan lisenssillä sisäänkirjautuneet henkilöt ohittavat aulan ja liittyvät kokoukseen suoraan.

Voit sallia, että osallistujat, jotka kirjautuvat sisään Webex-tilillä samassa organisaatiossa kuin isäntä, voivat aina liittyä lukitsemattomiin kokouksiin kaikissa organisaatiosi ajoitetuissa kokouksissa.

Kokouksen isäntä voi nähdä luettelon aulassa odottavista osallistujista. Kun käyttäjät sijoitetaan aulaan, heidät näytetään yhdessä kolmesta ryhmästä käyttäjien seulonnan ja kokouksiin pääsyn valinnan yksinkertaistamiseksi:

• Sisäiset käyttäjät (organisaatiosi todennetut käyttäjät)

• Ulkoiset käyttäjät (todennetut käyttäjät ulkoisissa organisaatioissa)

• Vahvistamattomat käyttäjät (käyttäjät, jotka eivät ole kirjautuneet sisään ja joita ei voida todentaa)

Sisäiset ja ulkoiset todennetut käyttäjät ovat kirjautuneet sisään ja vahvistaneet henkilöllisyytensä. Vahvistamattomien käyttäjien (käyttäjät, jotka eivät kirjautuneet sisään) henkilöllisyyttä ei voida olettaa todeksi, koska heitä ei ole todennettu.

Käyttäjiä voidaan hyväksyä kokoukseen tai poistaa odotustilasta yksittäin tai ryhmänä.

Muuta aikataulutettujen kokousten aula-asetuksia

Aulatila on oletusarvoisesti käytössä kaikissa ajoitetuissa henkilökohtaisen huoneen kokouksissa. Tämän lukitsemattomien kokousten oletusasetuksen mukaan kaikki vieraskäyttäjät sijoitetaan odotustilaan, kunnes isäntä päästää heidät sisään.

Vieraskäyttäjä määritellään seuraavasti:

• Sain kokouskutsun, mutta en kirjautunut sisään (henkilöllisyyttä ei vahvistettu)

• En saanut sähköpostikutsua

Kokouksen isäntä voi nähdä luettelon aulassa odottavista osallistujista. Kun käyttäjät sijoitetaan aulaan, heidät näytetään yhdessä kolmesta ryhmästä käyttäjien seulonnan ja kokouksiin pääsyn valinnan yksinkertaistamiseksi:

• Sisäiset käyttäjät (organisaatiosi todennetut käyttäjät)

• Ulkoiset käyttäjät (todennetut käyttäjät ulkoisissa organisaatioissa)

• Vahvistamattomat käyttäjät (käyttäjät, jotka eivät ole kirjautuneet sisään ja joita ei voida todentaa)

Sisäiset ja ulkoiset todennetut käyttäjät ovat kirjautuneet sisään ja vahvistaneet henkilöllisyytensä. Vahvistamattomien käyttäjien (käyttäjät, jotka eivät kirjautuneet sisään) henkilöllisyyttä ei voida olettaa todeksi, koska heitä ei ole todennettu.

Käyttäjiä voidaan hyväksyä kokoukseen tai poistaa odotustilasta yksittäin tai ryhmänä.

Muuta henkilökohtaisen huoneen kokousten aula-asetuksia

Suosittelemme, että salasana vaaditaan käyttäjille, jotka liittyvät ajoitettuihin kokouksiin puhelin- tai videoneuvottelujärjestelmistä. Järjestelmä luo automaattisesti kahdeksannumeroisen salasanan puhelin- ja videoneuvottelujärjestelmän osallistujille ja lisää sen kokouskutsuun. Tämä toimenpide varmistaa, että vain kutsun saaneet henkilöt voivat liittyä kokoukseen puhelin- tai videoneuvottelujärjestelmää käytettäessä.

Suosittelemme estämään osallistujien liittymisen ennen järjestäjää, ellet täysin ymmärrä tietoturvariskiä ja tarvitse tätä toimintoa.

Harkitse sivustosi kokouskokoonpanoon liittymisen estämistä, erityisesti listattujen kokousten osalta. Muuten ulkopuoliset osallistujat voisivat hyödyntää aikataulutettuja kokouksia omiin tarkoituksiinsa ilman isännän tietoa tai suostumusta.

Samoin, jos annat osallistujien liittyä ennen isäntää, harkitse, etteivät he voi liittyä äänisisältöön ennen isäntää. Jos kokouksesi on listattu sivustollasi tai sitä ei ole suojattu salasanalla, luvattomat käyttäjät voivat mahdollisesti päästä kokoukseen ja aloittaa kalliita puheluita ilman isännän tietoa tai suostumusta.

Henkilökohtaisissa neuvottelukokouksissa (PCN-kokouksissa) suosittelemme poistamaan käytöstä äänen liittymisen ennen isäntää -asetuksen. Kokouksen järjestäjän on soitettava äänisillan Webex-käyttönumeroon ja annettava sitten järjestäjän käyttökoodi ja PIN-koodi, ennen kuin osallistujat voivat liittyä kokoukseen.

Kokousaulan ja kokouksen lukitusominaisuuksien käyttämisen lisäksi yksityiskokouksissa voit käyttää CAPTCHA-koodia havaitaksesi ja estääksesi hyökkääjiä, jotka käyttävät robotteja ja komentosarjoja päästäkseen vilpillisesti yksityiskokouksiisi. Kun CAPTCHA on käytössä, se koskee henkilökohtaiseen huonekokoukseesi liittyviä vieraita.

Vieraskäyttäjä määritellään seuraavasti:

• Et ole kirjautunut sisään (henkilöllisyyttä ei ole vahvistettu)

• Kirjautunut sisään, mutta kuuluu ulkoiseen organisaatioon

Puhelinsoittopetos voi tapahtua, kun joku liittyy johonkin kokouksistasi ja käyttää soittopyyntöä soittaakseen epäilyttäviin puhelinnumeroihin eri maista, mikä aiheuttaa organisaatiollesi kustannuksia. Nämä epäilyttävät puhelinnumerot voivat tulla mistä päin maailmaa tahansa; havaitsimme kuitenkin, että maat ja alueet, joilla on korkeampi petosprosentti, ovat peräisin seuraavista:

• Belgia

• Costa Rica

• Ecuador

• Egypti

• Etiopia

• Ranska

• Moldova

• Niger

• Panama

• Filippiinit

• Portugali

• Saudi-Arabia

• Etelä-Afrikka

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turkki

• Ukraina

• Arabiemiirikunnat

• Yhdistynyt kuningaskunta

• Vietnam

Jos on maita, joiden kanssa et harjoita liiketoimintaa, tai jos haluat estää vilpilliset tai epäilyttävät puhelut kokouksiisi tietyistä maista tai alueilta, voit poistaa niiden valinnan Webexin sallittujen takaisinsoittomaiden luettelosta.

Jopa kokousten otsikot voivat paljastaa arkaluonteisia tietoja. Esimerkiksi kokouksella nimeltä ”Keskustele yritys A:n hankinnasta” voi olla taloudellisia vaikutuksia, jos se paljastetaan etukäteen. Luetteloimattomien kokousten luominen ylläpitää arkaluonteisten tietojen turvallisuutta.

Listattujen kokousten osalta kokouksen aihe ja muut tiedot näkyvät Webex-sivustollasi sekä todennetuille käyttäjille että todentamattomille käyttäjille ja vieraille. Suosittelemme, että merkitset kaikki kokoukset salaisiksi, ellei organisaatiollasi ole erityistä liiketoimintatarvetta näyttää kokousten otsikoita ja tietoja julkisesti.

Jos organisaatiosi käsittelee arkaluonteisia tietoja, suosittelemme, että vaadit kaikilta käyttäjiltä tilin Webex-sivustollasi. Kun tämä on käytössä, Webex pyytää kaikilta isänniltä ja osallistujilta tunnistetietojaan, kun he liittyvät kokoukseen, tapahtumaan tai koulutustilaisuuteen.

Lisäksi suosittelemme, että vaadit osallistujia kirjautumaan sisään, kun he soittavat sisään puhelimella. Tämä vaatimus estää ketään pääsemästä kokoukseen tai koulutustilaisuuteen ilman asianmukaisia tunnuksia.

Linkkien piilottaminen kokouksissa estää osallistujia kutsumasta ei-toivottuja vieraita, koska linkkien kopiointi ja jakaminen on vaikeampaa. Se ei estä osallistujia kopioimasta ja jakamasta kokouslinkkejä sähköpostikutsuistaan.