Ajoitettu Webex Meetings

Ajoitetut Webex-kokoukset ovat suositeltava kokoustyyppi, kun turvallisuus on tärkeää sinulle tai organisaatiollesi. Ajoitetut kokoukset ovat kertaluonteisia kokouksia, jotka on suojattu salasanalla ja joissa on laaja valikoima suojausominaisuuksia kokousten ominaisuuksien ohjaimissa ja osallistujien ohjauksissa. Järjestelmänvalvojana voit hallita kaikkien Webex-sivustosi ajoitettujen kokousten suojausominaisuuksia. Isännät voivat myös määrittää kokouksen suojauksen, kokouksen asetukset ja osallistujien oikeudet kokou ksen ajoittamisen yhteydessä.

Henkilökohtaiset kokoukset

Webex MeetingsHenkilökohtaiset huoneet ovat Webex-kokouksen muoto, joka on jatkuvasti kokouksen isännän käytettävissä. Kokouksen isäntä aktivoi henkilökohtaisen huoneensa liittyessään ja deaktivoi kokoushuoneen poistuessaan. Webex MeetingsHenkilökohtaiset huoneet on tarkoitettu tarjoamaan luotetuille osallistujille nopea ja kätevä tapa tavata, ja siksi niissä on rajoitettu joukko konfiguroitavia suojausominaisuuksia. Jos kokousten suojaus on ensisijainen huolenaihe, suosit telemme käyttämään ajoitettuja Webex-kokouksia, joissa on kattava joukko konfiguroitavia suojausominaisuuksia.

Henkilökohtaiset huonekokoukset voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä kaikille Webex-sivustosi käyttäjille. Jos tämä on käytössä Webex-sivustossasi, ne voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä yksittäisille käyttäjille.

Henkilökohtaisen huoneen kokousten ottaminen käyttöön

Webex-kokousten lukitseminen vaikuttaa kaikkien käyttäjien kokouksen merkintäkäyttäytymiseen. Kun kokous alkaa, osallistujat sijoitetaan oletusarvoisesti aulaan, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Erilliset kokousten lukitusasetukset ovat käytettävissä ajoitetuille kokouksille ja henkilökohtaisille huoneistok okouksille Webex-sivustossasi.

Kokouksen lukituksen säätimien avulla järjestelmänvalvoja voi tehdä seuraavat toimet:

• Lukitse kokous automaattisesti 0, 5, 10, 15 tai 20 minuutin kuluttua kokouksen alkamisesta

• Määritä kokouksen merkintätoiminta, kun kokous on lukittu:

  • Kaikki odottavat aulassa, kunnes isäntä myöntää heidät

  • Kukaan ei voi liittyä kokoukseen

Oletusasetus, kun kokous on lukittu, on Kaikki odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Järjestelmänvalvojana voit pakottaa kokouksen isännän käyttämään koko sivuston laajuisia oletuskokouslukitusasetuksia tai antaa isännän määrittää kokouksen alkamisen jälkeisten minuuttien lukumäärän, kun se lukitaan. Suosittelemme, että otat kokousten automaattisen lukituksen käyttöön asetetun ajan kuluttua. Kokouksen isännät voivat aina käyttää kokouksen sisäisiä ohjausobjekteja kokouksen lukitsemiseen ja lukituksen avaamiseen kokouksen ollessa käynnissä.

Aula on oletusarvoisesti käytössä kaikissa Webex-kokouksissa. Kun kokous alkaa ja kokous on lukittu, tällä oletusasetuksella kaikki vieraskäyttäjät sijoitetaan aulaan, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Vieraskäyttäjä luokitellaan seuraaviin käyttäjäryhmiin:

• Vahvistamattomat käyttäjät — Käyttäjät, jotka eivät ole kirjautuneet sisään ja joiden henkilöllisyyttä ei ole todennettu.

• Vahvistetut ulkoiset käyttäjät — Käyttäjät, jotka ovat kirjautuneet sisään, mutta kuuluvat ulkoiseen organisaatioon.

Jokaisella käyttäjäryhmällä on erilliset ja riippumattomat aulaohjaimet. Vahvistamattomien ja vahvistettujen ulkoisten käyttäjien erottamisen avulla voit parantaa kokousten turvallisuutta ottamalla käyttöön tiukempia kokousten merkintäasetuksia vahvistamattomille käyttäjille. Esimerkiksi, Vahvistamattomat käyttäjät eivät voi liittyä kokoukseen, kun Vahvistetut ulkoiset käyttäjät sijoit etaan aulaan, tai Vahvistamattomat käyttäjät sijoitetaan aulaan, kun taas Vahvistetut ulkoiset käyttäjät voivat liittyä kokoukseen suoraan.

Oletusasetuksella ”He odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät”, kun kokous on avattu, organisaatiosi käyttäjät, jotka ovat kirjautuneet sisään Webex-tilillä isäntä- tai osallistujalisenssin avulla, ohittavat aulan ja liittyvät kokoukseen suoraan.

Kokouksen isäntä näkee luettelon aulassa odottavista osallistujista. Kun käyttäjät sijoitetaan kokouksen aulaan, heidät luokitellaan kolmeen ryhmään käyttäjien seulonnan ja kokousten pääsyvalintojen yksinkertaistamiseksi:

• Sisäiset käyttäjät (organisaation todennetut käyttäjät)

• Ulkoiset käyttäjät (todennetut käyttäjät ulkoisissa organisaatioissa)

• Vahvistamattomat käyttäjät (käyttäjät, jotka eivät ole kirjautuneet sisään ja joita ei ole todennettu)

Sisäiset ja ulkoiset todennetut käyttäjät ovat kirjautuneet sisään ja vahvistaneet henkilöllisyytensä. Vahvistamattomien käyttäjien (käyttäjien, jotka eivät ole kirjautuneet sisään) henkilöllisyyttä ei voida olettaa olevan totta, koska heitä ei ole todennettu.

Käyttäjät voidaan ottaa kokoukseen tai poistaa aulasta erikseen tai ryhmänä.

Lisätietoja aulan säätimistä on artikkelissa Tied ä, ketkä päästät Webex-kokoukseen.

Aikataula-asetusten muuttaminen ajoitetuille kokouksille ja henkilökohtaisille huoneistokokouksille

Suosittelemme, että otat käyttöön salasanavaatimuksen käyttäjille, jotka liittyvät ajoitettuihin kokouksiin puhelin- tai videoneuvottelujärjestelmistä. Järjestelmä luo automaattisesti kahdeksannumeroisen numeerisen salasanan puhelin- ja videoneuvottelujärjestelmän osallistujille ja lisää sen kokouskutsuun. Tämä toimenpide varmistaa, että vain ihmiset, joilla on kutsu, voivat liittyä kokoukseen, kun he käyttävät puhelin- tai videoneuvottelujärjestelmää.

Suosittelemme, että estät osallistujien liittymisen ennen isäntää, ellet täysin ymmärrä tietoturvariskiä ja vaadi tätä toimintoa.

Harkitse liittymistä ennen isäntää -vaihtoehtojen poistamista käytöstä sivustollasi, erityisesti luettelossa olevissa kokouksissa. Muussa tapauksessa ulkoiset osallistujat voivat hyödyntää suunniteltuja kokouksia omiin tarkoituksiinsa ilman isännän tietämystä tai suostumusta.

Vastaavasti, jos sallit osallistujien liittymisen ennen isäntää, harkitse, ettet salli heidän liittyä ääniin ennen isäntää. Jos kokouksesi on listattu sivustollasi tai sitä ei ole suojattu salasanalla, luvattomat käyttäjät voivat mahdollisesti päästä käsiksi ja aloittaa kalliita puheluita ilman isännän tietämystä tai suostumusta.

Henkilökohtaisissa konferenssikokouksissa (PCN-kokoukset) suosittelemme poistamaan liitä ääni ennen isäntää -vaihtoehdon käytöstä. Isännän on valittava äänisillan Webex-pääsynumero ja annettava sitten isännän pääsykoodi ja isännän PIN-koodi, ennen kuin osallistujat voivat liittyä kokoukseen.

Sen lisäksi, että käytät kokousaulan ja kokousten lukitustoimintoja henkilökohtaisissa kokouksissa, voit käyttää CAPTCHA-sovellusta havaitsemaan ja estääksesi hyökkääjät robottien ja komentosarjojen avulla päästäksesi vilpillisesti henkilökohtaisiin kokouksiisi. Kun se on käytössä, CAPTCHA koskee vieraita, jotka liittyvät henkilökohtaiseen huoneesi kokoukseen.

Vieraskäyttäjä määritellään seuraavasti:

• Ei kirjautunut sisään (henkilöllisyyttä ei ole todennettu)

• Kirjautunut sisään, mutta kuuluu ulkoiselle organisaatiolle

Puhelintakaisinsoittopetoksia voi tapahtua, kun joku liittyy johonkin kokoukseesi ja käyttää takaisinsoittoa soittamaan epäilyttäviin puhelinnumeroihin eri maista, mikä maksaa organisaatiollesi rahaa. Nämä epäilyttävät puhelinnumerot voivat tulla mistä päin maailmaa tahansa. Olemme kuitenkin havainneet, että suurempi prosenttiosuus petoksista on peräisin seuraavista paikoista:

• Belgiaan

• Costa Rica

• Ecuador

• Egyptiin

• Etiopia

• Ranska

• Moldavia

• Niger

• Panama

• Filippiinit

• Portugali

• Saudi-Arabia

• Etelä-Afrikka

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turkki

• Ukraina

• Yhdistyneet arabiemiirikunnat

• Yhdistynyt kuningaskunta

• Vietnam

Petosten vähentämiseksi suosittelemme, että kiellät tietyt maat Webexin sallitut takaisinsoittomaat -luettelossa. Voit esimerkiksi lisätä maita, joiden kanssa et tee liiketoimintaa tai joista olet saanut vilpillisiä tai epäilyttäviä puheluita.

Jopa kokousten otsikot voivat paljastaa arkaluonteisia tietoja. Esimerkiksi kokouksella, jonka otsikko on ”Keskustele yrityksen A hankinnasta”, voi olla taloudellisia vaikutuksia, jos se paljastetaan etukäteen. Listaamattomien kokousten luominen ylläpitää arkaluonteisten tietojen turvallisuutta.

Listattujen kokousten osalta kokouksen aihe ja muut tiedot näkyvät Webex-sivustossasi todennettujen käyttäjien sekä todentamattomien käyttäjien ja vieraiden nähtäväksi. Suosittelemme, että merkitset kaikki kokoukset luetteloimattomiksi, ellei organisaatiollasi ole erityistä yritystarvetta näyttää kokousten otsikot ja tiedot julkisesti.

Jos organisaatiosi työskentelee arkaluonteisten tietojen kanssa, suosittelemme, että kaikilla käyttäjillä on tili Webex-sivustossasi. Kun tämä on käytössä, Webex pyytää kaikkia isäntiä ja osallistujia antamaan tunnistetiedot, kun he liittyvät kokoukseen, tapahtumaan tai koulutukseen.

Lisäksi suosittelemme, että vaadit osallistujia kirjautumaan sisään soittaessaan puhelimesta. Tämä vaatimus estää ketään pääsemästä kokoukseen tai koulutukseen ilman asianmukaisia valtakirjoja.

Kokous- ja tapahtumalinkkien piilottaminen kokouksissa estää osallistujia kutsumasta ei-toivottuja vieraita tekemällä linkkien kopioimisesta ja jakamisesta helpompaa. Se ei estä osallistujia kopioimasta ja jakamasta kokouslinkkejä sähköpostikutsuistaan.