Suunnitellut Webex-kokoukset

Ajoitetut Webex-kokoukset ovat suosittelemamme kokoustyyppiä, kun turvallisuus on tärkeää sinulle tai organisaatiollesi. Ajoitetut kokoukset ovat kertaluonteisia kokouksia, jotka on suojattu salasanalla ja joissa on laaja valikoima turvaominaisuuksia kokoustoimintojen ja osallistujien ohjauksissa. Järjestelmänvalvojana voit hallita Webex-sivustosi kaikkien ajoitettujen kokousten suojausominaisuuksia. Isännät voivat myös määrittää kokouksen suojauksen, kokousasetukset ja osallistujien oikeudet, kun he ajoittavat kokouksensa.

Henkilökohtaiset kokoukset

Webex Meetings Personal Rooms on Webex-kokouksen muoto, joka on jatkuvasti kokouksen isännöitsijän käytettävissä. Kokouksen isäntä aktivoi henkilökohtaisen huoneensa liittyessään ja deaktivoi kokoushuoneen poistuessaan. Webex Meetings Personal Rooms on tarkoitettu tarjoamaan nopea ja kätevä tapa luotetuille osallistujille tavata, ja siksi niissä on rajoitettu joukko määritettäviä suojausominaisuuksia. Jos kokousten turvallisuus on ensisijainen huolenaiheesi, suosittelemme käyttämään ajoitettuja Webex-kokouksia, joissa on kattava joukko määritettäviä suojausominaisuuksia.

Personal Room Meetings voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä kaikille Webex-sivustosi käyttäjille. Jos ne on otettu käyttöön Webex-sivustossasi, ne voidaan ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä yksittäisille käyttäjille.

Ottaaksesi käyttöön henkilökohtaisen huoneen kokoukset

Webex-kokousten lukitseminen vaikuttaa kaikkien käyttäjien kokouksiin kirjautumisen käyttäytymiseen. Oletusarvoisesti kaikki kokoukset lukitaan 5 minuutin kuluttua, ja kaikkien on odotettava aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Webex-sivustollasi on erilliset kokouslukkoasetukset ajoitettuja kokouksia ja henkilökohtaisia huonekokouksia varten.

Kokouksen lukitussäätimien avulla järjestelmänvalvoja voi tehdä seuraavat:

• Lukitse kokous automaattisesti 0, 5, 10, 15 tai 20 minuuttia kokouksen alkamisen jälkeen

• Määritä kokouksen merkinnän käyttäytyminen, kun kokous on lukittu:

  • Kaikki odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät

  • Kukaan ei voi osallistua kokoukseen

Oletusasetus kokouksen ollessa lukittuna on Kaikki odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Järjestelmänvalvojana voit pakottaa kokouksen isännät käyttämään koko sivuston laajuisia oletusarvoisia kokouksen lukitusasetuksia tai sallia isäntänsä asettaa minuuttien määrän kokouksen alkamisen jälkeen, kun se lukitaan. Suosittelemme, että otat käyttöön automaattisen kokousten lukituksen tietyn ajan kuluttua. Kokouksen isännät voivat aina käyttää kokouksen sisäisiä ohjaimia kokouksen lukitsemiseen ja lukituksen avaamiseen sen ollessa käynnissä.

Aula on oletusarvoisesti käytössä kaikissa Webex-kokouksissa. Tällä oletusasetuksella, kun kokous alkaa ja kokouksen lukitus avataan, kaikki vieraskäyttäjät sijoitetaan aulaan, kunnes isäntä hyväksyy heidät.

Vieraskäyttäjä on luokiteltu seuraaviin käyttäjäryhmiin:

• Vahvistamattomat käyttäjät – Käyttäjät, jotka eivät ole kirjautuneet sisään ja joiden henkilöllisyyttä ei ole todennettu.

• Vahvistetut ulkoiset käyttäjät – Käyttäjät, jotka ovat kirjautuneet sisään, mutta kuuluvat ulkoiseen organisaatioon.

Jokaisella käyttäjäryhmällä on erilliset ja riippumattomat aulan hallintalaitteet. Vahvistamattomien ja vahvistettujen ulkoisten käyttäjien erottaminen mahdollistaa kokousten turvallisuuden parantamisen ottamalla käyttöön tiukempia kokouksiin pääsyn valvontaa vahvistamattomille käyttäjille. Esimerkiksi vahvistamattomat käyttäjät eivät voi liittyä kokoukseen, kun vahvistetut ulkoiset käyttäjät on sijoitettu aulaan, tai vahvistamattomat käyttäjät on sijoitettu aulaan, kun taas vahvistetut ulkoiset käyttäjät voivat liittyä kokoukseen suoraan.

Oletusasetuksella "He odottavat aulassa, kunnes isäntä hyväksyy heidät", kun kokouksen lukitus on avattu, organisaatiosi käyttäjät, jotka ovat kirjautuneet sisään Webex-tilillä isäntä- tai osallistujalisenssillä, ohittavat aulan ja liittyvät kokoukseen suoraan.

Kokouksen isäntä näkee listan aulassa odottavista osallistujista. Kun käyttäjät sijoitetaan kokouksen aulaan, heidät luokitellaan kolmeen ryhmään käyttäjien seulonnan ja kokouksiin pääsyn valinnan yksinkertaistamiseksi:

• Sisäiset käyttäjät (organisaatiosi todennettuja käyttäjiä)

• Ulkoiset käyttäjät (todennetut käyttäjät ulkoisissa organisaatioissa)

• Vahvistamattomat käyttäjät (käyttäjät, jotka eivät ole kirjautuneet sisään ja joita ei ole todennettu)

Sisäiset ja ulkoiset todetut käyttäjät ovat kirjautuneet sisään ja vahvistaneet henkilöllisyytensä. Vahvistamattomien käyttäjien (käyttäjät, jotka eivät ole kirjautuneet) henkilöllisyyttä ei voida olettaa olevan totta, koska heitä ei ole todennettu.

Käyttäjiä voidaan ottaa mukaan kokoukseen tai poistaa aulasta yksittäin tai ryhmänä.

Katso lisätietoja aulan ohjaimista Tiedä, kenet päästät Webex-kokoukseen.

Aulan asetusten muuttaminen ajoitetuille kokouksille ja henkilökohtaisille huonekokouksille

Suosittelemme, että pakotat salasanavaatimuksen käyttäjille, jotka liittyvät ajoitettuihin kokouksiin puhelin- tai videoneuvottelujärjestelmistä. Järjestelmä luo automaattisesti kahdeksannumeroisen numeerisen salasanan puhelin- ja videoneuvottelujärjestelmän osallistujille ja lisää sen kokouskutsuun. Tällä toimenpiteellä varmistetaan, että vain kutsun saaneet voivat liittyä kokoukseen, kun he käyttävät puhelinta tai videoneuvottelujärjestelmää.

Suosittelemme, että estät osallistujia liittymästä ennen isännöitsijää, ellet ymmärrä täysin tietoturvariskiä ja vaadi tätä toimintoa.

Harkitse liittymisen poistamista käytöstä ennen isännöintivaihtoehtoja sivustossasi, erityisesti lueteltujen kokousten yhteydessä. Muutoin ulkopuoliset osallistujat voivat hyödyntää suunniteltuja kokouksia omiin tarkoituksiinsa ilman isännöitsijän tietämystä tai suostumusta.

Vastaavasti, jos annat osallistujien liittyä ennen isäntänä, harkitse, ettet anna heidän liittyä audioon ennen isäntäään. Jos kokouksesi on listattu sivustollasi tai sitä ei ole suojattu salasanalla, luvattomat käyttäjät voivat päästä sisään ja soittaa kalliita puheluita ilman isännän tietämättä tai suostumusta.

Henkilökohtaisissa konferenssikokouksissa (PCN Meetings) suosittelemme yhdistämään äänen ennen isännöintiä -vaihtoehdon poistamista käytöstä. Isännän on valittava äänisillan Webex-käyttönumero ja syötettävä isännän pääsykoodi ja isännän PIN-koodi, ennen kuin osallistujat voivat liittyä kokoukseen.

Sen lisäksi, että käytät kokousaulaa ja kokouslukkoominaisuuksia henkilökohtaisiin huonekokouksiin, voit käyttää CAPTCHAa tunnistamaan ja estämään hyökkääjät, jotka käyttävät robotteja ja skriptejä päästäkseen petollisesti henkilökohtaiseen huoneesi kokouksiin. Kun CAPTCHA on käytössä, se koskee vieraita, jotka liittyvät henkilökohtaiseen huoneesi kokoukseen.

Vieraskäyttäjä määritellään seuraavasti:

• Ei kirjautunut sisään (henkilöllisyyttä ei ole todennettu)

• Kirjautunut sisään, mutta kuuluu ulkopuoliseen organisaatioon

Takaisinsoittopetos voi tapahtua, kun joku liittyy johonkin kokoukseesi ja soittaa takaisin epäilyttäviin puhelinnumeroihin eri maista, mikä maksaa organisaatiollesi rahaa. Nämä epäilyttävät puhelinnumerot voivat tulla mistä päin maailmaa tahansa. Olemme kuitenkin havainneet, että suurempi prosenttiosuus petoksista on peräisin seuraavista paikoista:

• Belgia

• Costa Rica

• Ecuador

• Egypti

• Etiopia

• Ranska

• Moldova

• Niger

• Panama

• Filippiinit

• Portugali

• Saudi-Arabia

• Etelä-Afrikka

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turkki

• Ukraina

• Yhdistyneet Arabiemiirikunnat

• Yhdistynyt kuningaskunta

• Vietnam

Petosten vähentämiseksi suosittelemme, että poistat tietyt maat Webexin sallittujen takaisinsoittomaiden luettelosta. Voit esimerkiksi lisätä maita, joiden kanssa sinulla ei ole liiketoimintaa tai joista olet saanut vilpillisiä tai epäilyttäviä puheluita.

Jopa kokousten otsikot voivat paljastaa arkaluonteisia tietoja. Esimerkiksi kokouksella "Keskustele yrityksen A hankinnasta" voi olla taloudellisia vaikutuksia, jos se paljastetaan etukäteen. Luetteloimattomien kokousten luominen ylläpitää arkaluonteisten tietojen turvallisuutta.

Luetteloiduissa kokouksissa kokouksen aihe ja muut tiedot näkyvät Webex-sivustollasi todennettujen käyttäjien sekä todentamattomien käyttäjien ja vieraiden nähtävillä. Suosittelemme, että merkitset kaikki kokoukset piilotetuiksi, ellei organisaatiollasi ole erityistä liiketoimintatarvetta kokousten otsikoiden ja tietojen näyttämiseen julkisesti.

Jos organisaatiosi käsittelee arkaluonteisia tietoja, suosittelemme, että vaadit kaikilta käyttäjiltä tilin Webex-sivustollasi. Kun se on käytössä, Webex pyytää kaikilta isänniltä ja osallistujilta valtuustietoja, kun he liittyvät kokoukseen, tapahtumaan tai koulutustilaisuuteen.

Lisäksi suosittelemme, että vaadit osallistujia kirjautumaan sisään soittaessaan puhelimesta. Tämä vaatimus estää ketään pääsemästä kokoukseen tai harjoitteluun ilman asianmukaisia valtuustietoja.

Osallistujien, jotka liittyvät Webex-sovelluksella, täytyy todentaa, joten Webex ei kehota heitä todentamaan, kun he muodostavat yhteyden ääneen. Tämä rajoitus vaikuttaa siis käyttäjiin, jotka liittyvät vain puhelimitse. Harkitse myös videoneuvottelujärjestelmien rajoittamista soittamasta kokoukseen, joka edellyttää osallistujien kirjautumista sisään. Katso lisätietoja Suunnitellut kokoukset: Pakota kokouksen salasana liittyessäsi puhelin- tai videoneuvottelujärjestelmistä. Muista, että tämän vaihtoehdon käyttäminen rajoittaa kokouksen, tapahtuman tai istunnon sisäisiin osallistujiin (käyttäjiin, joilla on tili Webex-sivustollasi). Tämä vaihtoehto on erinomainen tapa pitää kokouksesi turvassa, mutta se voi olla rajoittava, jos isännällä on oltava ulkopuolinen vieras.

Kokous- ja tapahtumalinkkien piilottaminen kokouksiin estää osallistujia kutsumasta ei-toivottuja vieraita, koska linkkien kopioiminen ja jakaminen on vaikeampaa. Se ei estä osallistujia kopioimasta ja jakamasta kokouslinkkejä sähköpostikutsuistaan.