Vous pouvez rechercher des personnes spécifiques dans votre entreprise, trouver du contenu et des métadonnées liés aux messages qu’elles ont postés et aux réunions qu’elles ont participé ou organisées dans votre organisation. Vous pouvez également effectuer une recherche dans un espace spécifique de l’application Webex et générer un rapport de vos résultats. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les personnes sont conformes à la fois à vos politiques internes et à toutes les exigences règlementation externes.

  • Nous laminons progressivement l’eDiscovery Meetings pour les organisations qui gèrent un seul site Meetings à partir de Control Hub.

  • Nous ne faisons pas encore assistance réunions site spécifique eDiscovery dans Control Hub pour les organisations qui ont plusieurs sites de réunions. Si vous souhaitez utiliser l’eDiscovery au niveau de l’organisation pour tous vos sites de réunion, veuillez contacter l’assistance Cisco pour obtenir de l’aide.

  • Control Hub prend maintenant en charge l’eDiscovery du contenu des réunions pour Webex pour les organisations gouvernementales.

  • Assistant Webex n’est pas encore disponible pour Webex pour les organisations gouvernementales, c’est pourquoi Control Hub prend uniquement en charge l’eDiscovery des enregistrements de réunions et des métadonnées connexes.

  • eDiscovery n’est pas pris en charge sur macOS.

Rechercher des informations générées par les utilisateurs dans l’application Webex et les réunions

  • Vous devez avoir le rôle d’agent de conformité qui vous a été attribué pour créer et afficher les rapports.

  • Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu qui a été supprimé, selon les politiques de rétention des données ou d’attente légale.

  • Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu pour quelqu’un qui a quitté votre organisation, les données sont stockées depuis mars 2019 et selon la politique de rétention des données de votre organisation.

  • Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu suivant :

    • Tout le contenu des espaces avec une autre personne lorsque quelqu’un de votre entreprise est un participant. Ceci inclut les espaces avec quelqu’un qui a quitté l’entreprise.

    • Tout le contenu des espaces de groupe où une personne de votre entreprise a créé l’espace. Ceci inclut les espaces créés mais aucun participant ajouté et les espaces où tous les autres participants ont quitté l’espace.

    • Contenu que les personnes de votre entreprise ont créé à partir des espaces de groupe où une personne d’une autre entreprise a créé l’espace.

    • Métadonnées relatives aux réunions organisées et suivies par les utilisateurs de votre organisation. Les données générées par les utilisateurs dans les réunions ou les sites externes ou d’une autre organisation ne peuvent pas être recherchés et extraits.

    Les activités suivantes sont capturées dans les rapports :

    • Messages–Contenu des messages postés dans un espace. Lorsqu’un message est modifié, le message d’origine et le message modifié sont inclus, mais il n’y a aucun contexte entre les deux messages. Lorsque des personnes répondent aux fils de discussion, la réponse est stockée mais il n’y a aucun contexte entre la réponse et la source du fil.

    • Événements–Lorsqu’un utilisateur rejoint ou quitte un espace, ou qu’un utilisateur est affecté ou non attribué le rôle de modérateur.

    • Partage de fichiers—Fichiers partagés dans un espace et instantanés créés de tableaux blancs.

    • Tableaux blancs–Une image pour chaque tableau blanc dans les espaces est renvoyée dans le rapport. L’image représente la version du tableau blanc à la date de fin de la plage de dates du rapport.

    • Événements de réunion—Les métadonnées des événements liées aux réunions organisées par les utilisateurs de votre organisation incluant l’enregistrement des événements, le démarrage ou la fin des réunions et une liste de participants sont incluses dans le rapport.

  • Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu posté dans les 90 derniers jours ou si vous avez Pro Pack, vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu datant de plus de 90 jours.

  • Vous pouvez télécharger les rapports qui sont jusqu’à 10 jours. Les rapports qui sont âgés de plus de 10 jours sont considérées comme expiré et vous devrez ré-exécuter le rapport pour accéder à ces données.

  • Toutes les recherches effectuées par des responsables de la conformité sont journalisé pour audit.

  • EDiscovery prend en charge les proxies suivants :

    • Aucune authentification

    • Simple

    • NTLM sous Windows—Ce proxy doit être configuré pour fonctionner avec les identifiants du système d’exploitation, la saisie des identifiants manuellement n’est pas prise en charge.

    • Négocier (Kerberos) sur Windows—Ce proxy doit être configuré pour fonctionner avec les identifiants du système d’exploitation, l’entrée des identifiants manuellement n’est pas prise en charge.

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À partir de l’affichage du client dans , https://admin.webex.com allez à Dépannage > statut > Afficher eDiscovery.

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Choisissez les données que vous souhaitez rechercher (Ce paramètre est sur par défaut) :

  • Rechercher des messages Webex
  • Rechercher des réunions Webex
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Ajoutez vos informations de recherche :

  • Adresse électronique–Saisissez jusqu’à 500 adresses électroniques séparées par des virgules manuellement ou cliquez sur Ajouter en lot au format CSV pour sélectionner un fichier CSV.
  • Noms des espaces(S’applique uniquement si vous choisissez de rechercher les messages Webex)–Saisissez jusqu’à 5 noms d’espaces séparés par des virgules.

    Le nom de l’espace correspondant est appliqué. Par exemple, lorsque vous recherchez une note , vos résultats incluent les notes, notées, et le pied de page .

  • Plage de dates—Choisissez une plage de dates pour votre recherche.

Lorsque vous saisissez plusieurs valeurs pour Adresse électronique et Noms d’espaces, le moteur de recherche utilise ces valeurs comme : [ (email_address1 OU email_address2) ET (space_name1 OU space_name2)]

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Saisissez les informations de votre rapport :

  • Nom du rapport—Entrez un nom pour votre rapport.
  • Description—[Facultatif] Ajouter une description pour votre rapport.
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Cliquez sur Rechercher &générer un rapport.

Votre recherche est en attente et vous pouvez consulter le statut du rapport. La durée de création de votre rapport dépend de la quantité de données qui correspond à vos critères de recherche.

Lorsqu’un fichier ZIP de rapport atteint une limite de 5 Go ou 100 000 fichiers, alors un autre fichier ZIP est créé en utilisant le même nom mais avec un postfixe avec -1, puis -2 etc.

Nous ne prenons pas encore en charge la génération d'un rapport vide si aucune donnée n'est disponible.

Installer eDiscovery Gestionnaire de téléchargement

  • Vous devez télécharger l’application eDiscovery Gestionnaire de téléchargement pour afficher tous les rapports.

  • Vous devez avoir le rôle de responsable de la conformité pour lancer le programme eDiscovery Gestionnaire de téléchargement.

  • Assurez-vous qu’il y a suffisamment d’espace sur l’ordinateur pour télécharger les rapports importants.

  • L’Gestionnaire de téléchargement eDiscovery est basé sur le framework Electron. Reportez-vous ici à la liste des plateformes supportées.

  • Veuillez noter que eDiscovery n’est plus pris en charge sur macOS.
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À partir de l’affichage du client dans , https://admin.webex.com allez à Dépannage > statut > Afficher eDiscovery et cliquez sur Gestionnaire de téléchargement.

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Choisissez l’Gestionnaire de téléchargement eDiscovery pour votre système d’exploitation et suivez les instructions pour installer l’application.

Afficher les rapports de conformité

Vous pouvez uniquement afficher les rapports de conformité que vous avez créés. Vous pouvez consulter le statut de votre rapport et télécharger le rapport en utilisant l’outil d’Gestionnaire de téléchargement.
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À partir de l’affichage du client dans , https://admin.webex.com allez à Dépannage > statut > Afficher eDiscovery.

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Cliquez sur RAPPORTS pour revoir tous vos rapports.

Les rapports ont l’un des statuts suivants :

  • Recherche—Le rapport continue à rechercher des informations.

  • Terminé—Le rapport est terminé.

  • Arrêté—Le rapport s'est arrêté en raison d'un problème.

  • Annulé–Le rapport a été annulé.

  • Expiré—Le rapport a expiré.

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Cliquez sur un rapport pour revoir les détails du rapport, incluant le statut, la date d’lancement, la description et un résumé du contenu de votre rapport.

  • Télécharger le rapport–Télécharge votre rapport en utilisant le gestionnaire de téléchargement eDiscovery. Choisissez le répertoire d’emplacements de téléchargement dans lequel vous les rapports sont stockés et choisissez de télécharger le Rapport de synthèse au format de fichier CSV ou de télécharger le Rapport complet comme fichier ZIP des fichiers EML.

    La durée nécessaire pour télécharger le rapport dépend de la taille du rapport, de votre emplacement et de la bande passante de votre réseau.

    Lorsque vous utilisez Outlook pour afficher les fichiers EML, les modules d’add-in pour Outlook peuvent bloquer le contenu des messages dans vos fichiers EML, vous pouvez lancer Outlook en mode sécurisé pour afficher le contenu du message.

  • Modifier et relancer le nouveau rapport—Ajoute vos critères de recherche à l'écran de recherche pour générer un nouveau rapport.

  • Supprimer le rapport—Supprime votre rapport de la liste.

  • Relancer le rapport—Actualise les données de votre rapport. Vous pouvez à nouveau lancer un rapport qui a expiré au bout de 10 jours.

Rôle de l’agent de conformité

Les administrateurs complets peuvent attribuer le rôle de responsable de la conformité à toute personne au sein de leur organisation. Les administrateurs complets ne peuvent pas s'attribuer le rôle de responsable de la conformité à eux-mêmes, un autre administrateur complet doit leur attribuer le rôle.

Si, par exemple, votre entreprise nécessite des détails pour procédures juridiques, en tant qu’agent de la conformité vous pouvez accéder à l’outil de recherche et d’extraction eDiscovery de l’application Webex à partir de Control Hub. Vous pouvez générer des rapports à partir d’ici qui contiennent toutes les conversations qui se sont déroulées dans les espaces de l’application Webex et tous les fichiers partagés dans ces espaces.

En tant qu’agent de la conformité vous pouvez conserver des données pour procédures juridiques, ces données sont également renvoyées lorsque vous accédez à l’outil de recherche et d’extraction eDiscovery de l’application Webex. Pour plus d’informations, voir Gérer les données de conformité pour la mise en attente légale dans Cisco Webex Control Hub

Les administrateurs peuvent limiter la quantité de messages et les fichiers qui sont conservés en configurant une stratégie de rétention de données. Lorsque ce seuil est atteint, vieillissement contenu obtient purgé.