Rechercher des informations sensibles dans l'application Cisco Webex Teams

  • Vous devez avoir le rôle de responsable de la conformité qui vous est attribué pour créer et afficher les rapports.

  • Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu qui a été supprimé, sous réserve de politiques de conservation des données ou de mise en attente légale.

  • Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu pour une personne qui a quitté votre organisation, les données sont stockées depuis le 2019 mars et sous réserve de votre politique de rétention des données.

  • Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu suivant :

    • Tout le contenu des espaces avec une autre personne dans laquelle une personne de votre entreprise est un participant. Ceci inclut les espaces avec une personne qui a quitté l’entreprise.

    • Tout le contenu des espaces de groupe où une personne de votre entreprise créait l’espace. Ceci inclut les espaces créés mais aucun participant n’a été ajouté et les espaces dans lesquels tous les autres participants ont quitté l’espace.

    • Contenu que les personnes de votre entreprise ont créées à partir des espaces de groupe où une personne d’une autre société créait l’espace.

    Les activités suivantes sont capturées dans les rapports :

    • Messages — contenu des messages postés dans un espace. Lorsqu’un message est modifié, le message d’origine et le message modifié sont inclus, mais il n’y a aucun contexte entre les deux messages. Lorsque les personnes répondent aux threads, la réponse est stockée mais il n’y a aucun contexte entre la réponse et la source du fil.

    • Evénements — lorsqu’un utilisateur rejoint ou quitte un espace, ou qu’un utilisateur est affecté ou non attribué le rôle de modérateur.

    • Fichiers partages — fichiers partagés dans un espace et instantanés créés de tableaux blancs.

    • Tableaux blancs : une image pour chaque tableau blanc dans les espaces est renvoyée dans le rapport. L’image représente la version du tableau blanc à la date de fin de la plage de dates du rapport.

  • Vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu posté dans les 90 derniers jours ou si vous avez Pro Pack, vous pouvez effectuer une recherche dans le contenu datant de plus de 90 jours.

  • Vous pouvez télécharger des rapports qui sont âgés de 10 jours. Les rapports de plus de 10 jours sont considérés comme ayant expiré et vous devez ré-exécuter le rapport pour accéder à ces données.

  • Toutes les recherches effectuées par les agents de conformité sont journalisées pour l’audit.

  • eDiscovery prend en charge les proxys suivants :

    • Aucune authentification

    • Simple

    • NTLM sous Windows — ce proxy doit être configuré pour fonctionner avec les identifiants du système d’exploitation, la saisie manuelle des informations d’identification n’est pas prise en charge.

    • Négocier (Kerberos) sous Windows — ce proxy doit être configuré pour fonctionner avec les identifiants du système d’exploitation, la saisie manuelle des informations d’identification n’est pas prise en charge.

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À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez à Dépannage > État > Afficher eDiscoveryInscription complète au programme de partenariat en SaaS

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Ajoutez vos informations de recherche :

  • Adresse électronique— saisissez jusqu’à 500 adresses électroniques séparées par des virgules soit manuellement ou cliquez sur Ajouter en bloc CSV pour sélectionner un fichier CSV.
  • Nomsd’espaces — saisissez jusqu’à 5 noms d’espaces séparés par des virgules.

    La correspondance du nom de l’espace est appliquée. Par exemple, lorsque vous recherchez une note, vos résultats comprendront des notes, des mentionset une note de bas de page.

  • Plagede dates — choisissez une plage de dates pour votre recherche.

Lorsque vous entrez plusieurs valeurs pour l’adresse électronique et les noms des espaces, le moteur de recherche utilise ces valeurs comme : [(email_address1 ou email_address2) et (space_name1 ou space_name2)]

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Saisissez les informations de votre rapport :

  • Nom du rapport — saisissez un nom pour votre rapport.
  • Description — [facultatif] ajouter une description pour votre rapport.
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Cliquez sur Rechercher & générer un rapport.

Votre recherche est en attente et vous pouvez consulter le statut du rapport. La durée de création de votre rapport dépend du nombre de données correspondant à vos critères de recherche.

Lorsqu’un fichier ZIP d’un rapport atteint une limite de 5 Go ou 100 000 fichiers, alors un autre fichier ZIP est créé en utilisant le même nom mais en suffixe -1, puis -2 et ainsi de suite.

Installer les Gestionnaire de téléchargement eDiscovery

  • Vous devez télécharger le Gestionnaire de téléchargement eDiscovery pour afficher les rapports.

  • Vous devez avoir le rôle de responsable de la conformité pour lancer la Gestionnaire de téléchargement eDiscovery.

  • Assurez-vous qu’il y a suffisamment d’espace sur l’ordinateur pour télécharger des rapports volumineux.

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À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez à Dépannage > État > Afficher eDiscovery et cliquez sur Gestionnaire de téléchargement.

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Choisissez le Gestionnaire de téléchargement eDiscovery pour votre système d’exploitation et suivez les instructions pour installer l’application.

Afficher les rapports de conformité

Vous pouvez uniquement afficher les rapports de conformité que vous avez créés. Vous pouvez consulter le statut de votre rapport et télécharger le rapport à l’aide de la Gestionnaire de téléchargement eDiscovery.

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À partir de l’affichage du client dans https://admin.webex.com, allez à Dépannage > État > Afficher eDiscoveryInscription complète au programme de partenariat en SaaS

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Cliquez sur rapports pour consulter tous vos rapports.

Les rapports ont l’un des statuts suivants :

  • Recherche: le rapport continue de rechercher des informations.

  • Terminé— le rapport est terminé.

  • Arrêté— le rapport s’est arrêté en raison d’un problème.

  • Annulé(e) — le rapport a été annulé.

  • Expiré— le rapport a expiré.

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Cliquez sur un rapport pour consulter les détails du rapport, y compris le statut, la date de génération, la description et un résumé du contenu de votre rapport.

  • Téléchargerle rapport — télécharge votre rapport en utilisant la gestionnaire de téléchargement eDiscovery. Choisissez le répertoire de l’emplacement de téléchargement où vous avez enregistré les rapports, puis choisissez de télécharger le rapport de synthèse au format de fichier CSV ou de télécharger le rapport complet au format de fichier zip des fichiers eml.

    La durée nécessaire au téléchargement du rapport dépend de la taille du rapport, de votre emplacement et de la bande passante de votre réseau.

    Lorsque vous utilisez Outlook pour afficher les fichiers EML, les Add-ins pour Outlook peuvent bloquer le contenu des messages dans vos fichiers EML, vous pouvez exécuter Outlook en mode sans échec pour afficher le contenu du message.

  • Éditer et ré-exécuter un nouveau rapport— ajoute vos critères de recherche à l’écran de recherche pour générer un nouveau rapport.

  • Supprimerle rapport — supprime votre rapport de la liste.

  • Re-exécuterle rapport — actualise les données dans votre rapport. Vous pouvez ré-exécuter un rapport qui a expiré après 10 jours.

Rôle de l'officier de la conformité

Les administrateurs complets peuvent attribuer le rôle de responsable de la conformité à toute personne au sein de leur organisation. Les administrateurs complets ne peuvent pas s'attribuer le rôle de responsable de la conformité à eux-mêmes, un autre administrateur complet doit leur attribuer le rôle.

Si, par exemple, votre entreprise demande des détails en justice, en tant qu’agent de conformité, vous pouvez accéder au Cisco Webex outil de recherche et d’extraction eDiscovery à partir de Cisco Webex Control Hub. Vous pouvez générer des rapports à partir d’ici qui contiennent toutes les conversations organisées dans Cisco Webex espaces et tous les fichiers partagés dans ces espaces.

En tant qu’agent de conformité, vous pouvez conserver les données en justice, ces données sont également renvoyées lorsque vous accédez à la Cisco Webex outil de recherche et d’extraction eDiscovery. Pour plus d’informations, voir gérer les données de conformité pour la mise en attente légale dans Cisco Webex Control Hub

Les administrateurs peuvent limiter la quantité de messages et les fichiers qui sont conservés en configurant une stratégie de rétention de données. Lorsque ce seuil est atteint, vieillissement contenu obtient purgé.