Le migliori pratiche per riunioni sicure: ospitanti

Panoramica della sicurezza Webex

La piattaforma per Webex Suite riunioni aiuta a consentire ai dipendenti e ai team virtuali globali di incontrarsi e collaborare in tempo reale come se lavorassero nella stessa stanza. Le aziende, le istituzioni e le agenzie governative di tutto il mondo si affidano a Webex. Webex aiuta a semplificare i processi aziendali e a migliorare i risultati per i team di vendita, marketing, formazione, gestione dei progetti e supporto.

Per tutte le organizzazioni e i loro utenti, la sicurezza e la privacy sono preoccupazioni fondamentali. La collaborazione online deve fornire più livelli di sicurezza, dalla pianificazione delle riunioni, all'autenticazione dei partecipanti, alla condivisione dei contenuti.

Webex fornisce un ambiente sicuro che può configurare come un luogo aperto per collaborare. Comprendere le funzionalità di sicurezza come amministratori e utenti finali può consentirLe di adattarle alle esigenze delle sue organizzazioni.

Per informazioni tecniche, consultare il documento tecnico sulla sicurezza Webex.

Le migliori pratiche per gli host

In qualità di organizzatore, Lei è l'ultimo decisore in merito alle impostazioni di sicurezza delle sue riunioni, eventi, webinar e sessioni di formazione. Lei controlla quasi ogni aspetto della riunione, dell'evento, del webinar o della sessione di formazione, compresi l'inizio e la fine.

Proteggi le sue riunioni e le sue informazioni. Conosca e segua le politiche di sicurezza della sua organizzazione. Segua le migliori pratiche di sicurezza quando pianifica una riunione, durante una riunione e dopo una riunione.

Usa i controlli Meeting Lobby e Auto Lock quando disponibili.

Non pubblichi password su siti web accessibili al pubblico.

Non condivida il suo PIN audio con nessuno.

Fornire le password delle riunioni solo agli utenti che ne hanno bisogno.

Non condivida mai informazioni sensibili durante la riunione finché non è sicuro di chi sia presente.

Proteggi la sua stanza personale

Webex MeetingsLe sale personali sono una forma di riunione Webex che è continuamente disponibile per l'organizzatore della riunione. L'organizzatore della riunione attiva la sala riunioni personale quando entra e disattiva la sala riunioni quando esce. Le sale personali offrono un modo rapido e conveniente per i partecipanti fidati di incontrarsi e quindi dispongono di una serie limitata di funzioni di sicurezza configurabili. Se la sicurezza delle riunioni è la sua principale preoccupazione, si consiglia di utilizzare riunioni Webex programmate che dispongono di una serie completa di funzionalità di sicurezza configurabili.

Atrio della sala personale

La lobby è abilitata per impostazione predefinita per tutte le riunioni della sala personale. Con questa impostazione predefinita, quando inizia la riunione nella sala personale e la riunione è sbloccata, tutti gli ospiti vengono collocati nella lobby, finché Lei (l'organizzatore) non li ammette.

Un ospite è definito come segue:

Non ha effettuato l'accesso (l'identità non è autenticata)
Ha effettuato l'accesso, ma appartiene a un'organizzazione esterna

Con l'impostazione predefinita, aspettano nella lobby finché l'organizzatore non li ammette, le persone della sua organizzazione che hanno effettuato l'accesso con un account Webex utilizzando una licenza host o partecipante bypassano la lobby e partecipano direttamente alle riunioni sbloccate.

L'amministratore del sito Webex può modificare l'impostazione della lobby per tutte le stanze personali della sua organizzazione da Aspettano nella lobby finché l'host non le ammette a una delle seguenti:

Possono partecipare alla riunione: disattiva la lobby di tutte le sale riunioni personali della sua organizzazione, consentendo a chiunque di partecipare direttamente alla riunione della sala personale mentre è sbloccata. Sconsigliamo vivamente di disattivare la lobby, in quanto ciò rende la sua riunione vulnerabile a partecipanti indesiderati che si uniscono alla sua riunione e alle frodi sui pedaggi.
Non possono partecipare alla riunione: tutti i partecipanti devono avere un account sul suo sito ed essere registrati per partecipare alla riunione. Questa impostazione rende le riunioni della sala personale solo interne, il che significa che sono disponibili solo per le persone della sua organizzazione.

Quando le persone vengono collocate nell'atrio della sua sala personale, vengono inserite in uno dei tre gruppi classificati per semplificare le sue scelte di ammissione allo screening e alle riunioni:

Utenti interni (utenti autenticati della sua organizzazione)
Utenti esterni (utenti autenticati in organizzazioni esterne)
Utenti non verificati (utenti che non hanno effettuato l'accesso e non sono autenticati)

Gli utenti autenticati interni ed esterni hanno effettuato l'accesso e verificato la propria identità. L' identità degli utenti non verificati (utenti che non hanno effettuato l'accesso) non può essere considerata vera perché non sono autenticati.

Le persone possono essere ammesse alla riunione o rimosse dalla lobby individualmente o in gruppo.

Image shows categorized groups of individuals placed in your Personal Room lobby

Blocca automaticamente la sua stanza personale

La chiusura della sala della sua sala personale influisce sul comportamento di ingresso alla riunione per tutti. Per impostazione predefinita, quando la riunione è bloccata, tutti devono aspettare nell'atrio finché l'organizzatore non li ammette.

Un'impostazione più restrittiva può anche essere configurata dall'amministratore del sito per tutte le stanze personali della sua organizzazione. Con questa impostazione più restrittiva, nessuno può partecipare alla riunione quando la riunione è bloccata.

In qualità di organizzatore della riunione, può sempre bloccare e sbloccare la riunione mentre è in corso, utilizzando i controlli interni alla riunione.

Può impostare il blocco automatico della sua sala riunioni personale selezionando Preferenze > La mia sala personale sul suo sito Webex.

Questa impostazione blocca la sua sala e impedisce ai partecipanti di partecipare automaticamente alla riunione. Con questa impostazione, vede le notifiche quando i partecipanti aspettano nella lobby. Può controllare le persone nella lobby e consentire solo ai partecipanti autorizzati di accedere alla sua riunione.

L'amministratore del suo sito può bloccare l'impostazione del blocco automatico e impostare il periodo di blocco automatico per la sua stanza personale in modo che Lei non possa modificarlo. Questa funzionalità amministrativa imposta il valore di blocco automatico predefinito per la sua sala riunioni personale, ma ha sempre la possibilità di sbloccare e ribloccare la riunione mentre è in corso.

Consideri l'URL della sua stanza personale come un URL pubblico, chiunque conosca questo URL può aspettarla nella sua lobby. Controlli sempre i nomi utente prima di ammetterli come partecipanti nella sua stanza.

Notifiche personali della sala prima di una riunione

Quando le persone entrano nella lobby della sua sala personale, possono inviarle una notifica via email per farle sapere che sono in attesa dell'inizio di una riunione. Anche le persone non autorizzate che accedono alla lobby della sua sala personale possono inviare notifiche.

Le consigliamo di controllare le sue notifiche e-mail prima di iniziare una riunione per selezionare i partecipanti non autorizzati.

Se riceve troppe notifiche email da partecipanti non autorizzati, consideri la possibilità di disattivare queste notifiche. Dal suo sito Webex, vada su Preferenze > La mia stanza personale e deseleziona Avvisami via e-mail quando qualcuno entra nella lobby della mia sala personale mentre sono assente.

Notifiche personali nelle camere durante una riunione

Se blocca la sua stanza personale, può controllare chiunque sia in attesa nella sua lobby. Durante una riunione bloccata, le notifiche Le fanno sapere quando qualcuno di nuovo entra nella lobby; può scegliere se ammetterlo. Quando più partecipanti attendono nella lobby della sua sala personale, può scegliere di ammettere persone selezionate o di ammettere tutti i partecipanti in attesa alla riunione.

Riunioni programmate sicure

Riunioni programmate

Le riunioni Webex programmate sono il tipo di riunione consigliato quando la sicurezza è importante per Lei o per la sua organizzazione. Le riunioni programmate sono riunioni una tantum protette da password e dispongono di un'ampia gamma di funzioni di sicurezza, nei controlli delle funzionalità delle riunioni e nei controlli dei partecipanti. Consulti i passaggi seguenti su come proteggere le sue riunioni programmate.

Scelga con attenzione l'argomento della riunione

Una riunione elencata o un'email di invito inoltrata potrebbero, come minimo, rivelare i titoli della riunione a un pubblico non previsto. I titoli delle riunioni possono rivelare involontariamente informazioni private. Per ridurre al minimo l'esposizione di dati sensibili, come nomi di aziende o eventi, indicare con attenzione i titoli delle riunioni.

Escludere la password della riunione dagli inviti

Per riunioni, webinar, eventi o sessioni di formazione altamente sensibili, escluda la password dall'email di invito. Questa misura impedisce l'accesso non autorizzato ai dettagli della riunione se il messaggio email di invito viene inoltrato a un destinatario non previsto.

Se seleziona Escludi la password dall'invito via email quando pianifica una riunione, un webinar, un evento o una sessione di formazione, la password non compare nell'invito. Fornisca la password ai partecipanti con un altro mezzo, ad esempio telefonicamente.

Webex Webinarsnon supporta questa funzione.

Atrio della sala riunioni programmata

Per Webex versione 43.3 e successive, la lobby è abilitata per impostazione predefinita per tutte le riunioni programmate Webex. Non viene apportata alcuna modifica ai siti esistenti che non hanno la lobby abilitata per impostazione predefinita.

Con questa impostazione predefinita, quando inizia la riunione programmata e la riunione è sbloccata, tutti gli ospiti vengono collocati nella lobby, finché Lei (l'organizzatore) non li ammette. Le persone che hanno ricevuto un invito a una riunione e che hanno effettuato l'accesso con un account Webex aggirano la lobby e partecipano direttamente alle riunioni sbloccate.

Un ospite è definito come segue:

Non ha effettuato l'accesso (l'identità non è autenticata)
Ha effettuato l'accesso, ma appartiene a un'organizzazione esterna

Quando pianifica una riunione sul suo sito Webex, può modificare l'impostazione predefinita della lobby da Aspettano nella lobby finché l'organizzatore non li lascia entrare a Possono partecipare alla riunione o Non possono partecipare alla riunione, a seconda delle impostazioni di sicurezza degli amministratori del suo sito.

Se il suo sito Webex utilizzava le precedenti impostazioni per le riunioni sbloccate, si applica automaticamente l'impostazione equivalente per l'ammissione automatica. Ad esempio, gli ospiti possono partecipare alla riunione diventano Possono partecipare alla riunione. Gli ospiti aspettano nell'atrio finché l'host non li ammette. Aspettano nell'atrio finché l'host non li fa entrare.

Quando le persone vengono inserite nella lobby della sua riunione, vengono suddivise in tre gruppi classificati per semplificare le sue scelte di screening e ammissione alle riunioni:

Utenti interni (utenti autenticati della sua organizzazione)
Utenti esterni (utenti autenticati in organizzazioni esterne)
Utenti non verificati (utenti che non hanno effettuato l'accesso e non sono autenticati)

Gli utenti autenticati interni ed esterni hanno effettuato l'accesso e verificato la propria identità. L' identità degli utenti non verificati non può essere considerata vera perché non sono autenticati.

Può far entrare o rimuovere persone dalla lobby individualmente o come gruppo.

Blocco automatico per riunioni programmate

Il blocco della riunione influisce sul comportamento di accesso alla riunione per tutti gli utenti. Per impostazione predefinita, quando blocca la riunione, tutti devono aspettare nell'atrio finché il presentatore non li ammette.

Un'impostazione più restrittiva può anche essere configurata dall'amministratore del suo sito per tutte le riunioni programmate ospitate dagli utenti della sua organizzazione. Con questa impostazione più restrittiva, nessuno può partecipare alla riunione quando la riunione è bloccata.

In qualità di organizzatore della riunione, può sempre bloccare e sbloccare la riunione mentre è in corso, utilizzando i controlli della riunione.

Quando pianifica una riunione, può impostare il blocco automatico della riunione dai controlli nella sezione Sicurezza del suo sito Webex.

Con questa impostazione, vede una notifica quando i partecipanti aspettano nella lobby. Può controllare gli utenti nella lobby e consentire solo ai partecipanti autorizzati di accedere alla sua riunione.

L'amministratore del suo sito può bloccare l'impostazione del blocco automatico e impostare il periodo di blocco automatico per le riunioni programmate in modo che Lei non possa modificarle. Questa funzionalità amministrativa imposta il valore di blocco automatico predefinito per la riunione programmata, ma può sempre sbloccare e ribloccare la riunione mentre è in corso.

Richiedere agli invitati di registrarsi alla sua riunione, evento o sessione di formazione

Può richiedere ai suoi invitati di registrarsi alla sua riunione, webinar, evento o sessione di formazione prima che partecipino. Ciò Le consente di proteggere le informazioni sulla riunione e di tracciare e raccogliere informazioni sugli invitati che intendono partecipare alla sua riunione, evento o sessione di formazione.

Questa funzione è abilitata durante la pianificazione. Per abilitare questa impostazione in Webex Meetings eWebex Webinars, vai su Opzioni avanzate e in Registrazione seleziona Richiedi la registrazione dei partecipanti.

Usa il tono di ingresso o di uscita o la funzione di annuncio del nome

L'utilizzo di questa funzione impedisce a qualcuno di partecipare alla parte audio della sua riunione a sua insaputa. Questa funzione è abilitata per impostazione predefinita per Webex Meetings Webex Training. Può andare su Preferenze > Audio e video e, nella sezione Tono di ingresso e uscita, selezionare un'opzione di tono dall'elenco a discesa.

Mentre pianifica una riunione, un webinar, un evento o una sessione di formazione, vada su Opzioni di connessione audio e, nella sezione Tono di ingresso e uscita, selezioni un'opzione di tono dall'elenco a discesa.

Quando si utilizza l'opzione audio Webex, se seleziona la funzione di annuncio del nome, i partecipanti che si uniscono utilizzando l'opzione Usa il computer per l'audio non hanno la possibilità di registrare e annunciare il proprio nome.

Limita le funzionalità disponibili

Limita le funzionalità disponibili, come chat e audio, se consente ai partecipanti di partecipare alla riunione, al webinar, all'evento o alla sessione di formazione prima dell'organizzatore.

Richiedere che gli invitati non inoltrino gli inviti

Richieda che i suoi invitati non inoltrino ulteriormente l'invito, soprattutto per riunioni riservate.

Assegna un cohost

Assegni a un cohost l'avvio e il controllo della riunione, del webinar, dell'evento o della sessione di formazione (cohost). Questa pratica mantiene più sicure riunioni, webinar, eventi e sessioni di formazione eliminando la possibilità che il ruolo di organizzatore venga assegnato a un partecipante inaspettato o non autorizzato, nel caso in cui Lei perda la connessione alla riunione.

Quando invita i partecipanti a una riunione programmata, può designare uno o più partecipanti come coorganizzatori della riunione. Un coorganizzatore può iniziare la riunione e fungere da organizzatore. Pertanto, un cohost deve disporre di un account utente sul suo sito Webex.

Sicurezza durante la riunione

Limita l'accesso alla riunione

Blocca la riunione, il webinar, l'evento o la sessione di formazione dopo che tutti i partecipanti si sono iscritti. Questo impedisce a più partecipanti di aderire. Gli organizzatori possono bloccare o sbloccare la riunione, il webinar, l'evento o la sessione di formazione mentre la sessione è in corso. Per bloccare una riunione che sta attualmente ospitando, faccia clic More Options button , quindi faccia clic sul cursore accanto a Blocca riunione.

Questa opzione impedisce a chiunque di partecipare automaticamente alla riunione, al webinar, all'evento o alla sessione di formazione. Per sbloccare una riunione che sta attualmente ospitando, faccia clic More Options button , quindi faccia clic sul cursore accanto a Blocca riunione.

Convalida l'identità di tutti gli utenti in una chiamata

Contabilizzare ogni partecipante utilizzando un appello nominale è una pratica sicura. Chieda agli utenti di attivare il video o di indicare il proprio nome per confermare la propria identità.

Per partecipare a una riunione utilizzando un telefono, un chiamante ha bisogno di un numero di chiamata Webex valido e dell'ID riunione da nove a undici cifre. Se consentito sul suo sito, i partecipanti che partecipano telefonicamente senza password possono partecipare alla parte dell'audioconferenza della riunione.

Se consentito sul suo sito, i partecipanti senza account possono partecipare alla riunione. Gli utenti non autorizzati potrebbero identificarsi con qualsiasi nome durante la sua riunione.

Rimuovere un partecipante dalla riunione o dal webinar

Può espellere i partecipanti in qualsiasi momento durante una riunione. Gli organizzatori, i coconduttori e i relatori possono espellere i partecipanti dai webinar, compresi i webinar in visualizzazione webcast. Selezioni il nome del partecipante che desidera rimuovere, quindi faccia clic su Partecipante > Espelli.

Condividere un'applicazione, non il suo schermo

Quando seleziona Condividi Share , può scegliere che i webinar nella visualizzazione webcast condividano un'applicazione anziché il suo schermo. La condivisione di un'applicazione anziché dello schermo aiuta a prevenire l'esposizione accidentale di informazioni sensibili.

Controlla chi può condividere

Se consentito a livello di sito, gli host possono scegliere se consentire a tutti i partecipanti di condividere. Se non abilita l'opzione, può assegnare il ruolo di relatore a partecipanti o partecipanti selezionati.

Termina la riunione

Al termine della riunione, dell'evento o della sessione di formazione, si assicuri di terminarla per tutti i partecipanti. Potrebbe aprirsi una finestra di dialogo per darle la possibilità di lasciare la riunione, il webinar, l'evento o la sessione di formazione in corso senza terminarla. Se deve partire presto, nomini qualcun altro come organizzatore in modo che sia responsabile della fine della riunione, dell'evento o della sessione di formazione.

Sicurezza dopo la riunione

Assegna password alle registrazioni

Le consigliamo di non creare registrazioni che contengano informazioni sensibili.

Se crea registrazioni, può modificare le registrazioni e aggiungere password prima di condividerle per proteggere le informazioni. Le registrazioni protette da password richiedono che i destinatari dispongano della password per visualizzarle.

Per assegnare le password alle registrazioni, acceda alla pagina web personale dell'utente Webex su Recordings e faccia clic per aprire la finestra Condividi registrazione.
Nella finestra Condividi registrazione, seleziona la casella di controllo accanto a Link pubblico.
Seleziona la casella di controllo accanto a Protezione tramite password, quindi digita la password nel campo di testo.
Faccia clic su Salva.

Eliminare le registrazioni

Elimini le registrazioni dopo che non sono più pertinenti.

Vada su Registrazioni, quindi selezioni sulla registrazione.
Faccia clic su Elimina, quindi faccia nuovamente clic su Elimina.

Conferenze personali per host

Crei un PIN audio sicuro e lo protegga. Accedi alla pagina web personale dell'utente del suo sito Webex e vai su Preferenze > Audio e video per creare il suo PIN audio.

Il suo PIN è l'ultimo livello di protezione per impedire l'accesso non autorizzato alla sua riunione di conferenza personale (riunione PCN). Anche se una persona non autorizzata ha ottenuto il codice di accesso dell'host, la conferenza non può iniziare senza il PIN audio. Protegga il suo PIN audio e non lo condivida.

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