Riunioni Webex pianificate

È consigliabile pianificare riunioni Webex quando la sicurezza è importante per te o per la tua organizzazione. Le riunioni pianificate sono riunioni occasionali protette da password e dotate di un'ampia gamma di funzioni di sicurezza nei controlli delle funzioni di riunione e nei controlli dei partecipanti. In qualità di amministratore, puoi controllare le funzioni di sicurezza per tutte le riunioni pianificate sul sito Webex. Nel pianificare la riunione, gli organizzatori possono anche configurare la sicurezza della riunione, le opzioni della riunione e i privilegi dei partecipanti.

Riunioni nella sala riunioni personali

Le sale riunioni personali di Webex Meetings sono una modalità di riunione Webex continuamente disponibile per l'organizzatore della riunione. L'organizzatore della riunione attiva la sala riunioni personali quando accede e la disattiva quando esce. Le sale riunioni personali offrono un modo rapido e conveniente di tenere riunioni tra partecipanti attendibili e dispongono quindi di un insieme limitato di funzioni di sicurezza configurabili. Se la sicurezza delle riunioni è la tua preoccupazione principale, raccomandiamo di utilizzare le riunioni pianificate di Webex Meetings che dispongono di un set completo di funzioni di sicurezza configurabili.

Puoi abilitare o disabilitare le riunioni nella sala riunioni personale per tutti gli utenti del tuo sito Webex. Se questa opzione è abilitata per il tuo sito Webex, puoi anche abilitarle o disabilitarle per i singoli utenti.

Per abilitare le sale riunioni personali:

Il blocco delle riunioni in Webex Meetings influisce sul comportamento di accesso alla riunione per tutti gli utenti. Per impostazione predefinita, tutte le riunioni vengono bloccate dopo 5 minuti e tutti attendono nell'area di ingresso virtuale fino a quando non vengono ammessi dall'organizzatore.

Sono disponibili specifiche impostazioni di blocco delle riunioni per le riunioni pianificate e per le riunioni nella sala riunioni personali sul sito Webex.

I controlli di blocco delle riunioni consentono a un amministratore di effettuare quanto segue:

• Blocco automatico della riunione 0, 5, 10, 15, 20 minuti dopo l'inizio della riunione.

• Configurazione del comportamento di accesso alla riunione quando la riunione è bloccata:

  • Tutti attendono nell'area di ingresso virtuale fino a quando non vengono ammessi dall'organizzatore.

  • Nessuno può accedere alla riunione.

Per impostazione predefinita, quando una riunione è bloccata Tutti attendono nell'area di ingresso virtuale fino a quando non vengono ammessi dall'organizzatore.

In qualità di amministratore, puoi forzare gli organizzatori della riunione a utilizzare le impostazioni di blocco della riunione predefinite a livello di sito o consentire all'organizzatore di impostare il numero di minuti dopo l'inizio della riunione per bloccarla. Raccomandiamo di applicare il blocco automatico delle riunioni dopo un periodo di tempo impostato. Gli organizzatori possono sempre utilizzare i controlli all'interno della riunione per bloccarla e sbloccarla mentre è In corso.

L'area di ingresso virtuale è abilitata per impostazione predefinita per tutte le riunioni Webex pianificate. Con questa impostazione predefinita per le riunioni sbloccate, tutti gli utenti ospiti vengono inseriti nell'area di ingresso virtuale fino a quando vengono ammessi dall'organizzatore.

Per utente ospite si intende:

• Ha ricevuto un invito a una riunione, ma non ha eseguito l'accesso (identità non autenticata)

• Non ha ricevuto un invito e-mail

Con l'impostazione predefinita per le riunioni sbloccate, Attendono nell'area di ingresso virtuale fino a quando non vengono ammessi dall'organizzatore, le persone che hanno ricevuto un invito a una riunione e hanno eseguito l'accesso con un account Webex utilizzando una licenza organizzatore o partecipante partecipano direttamente alla riunione senza passare per l'area di ingresso virtuale.

Puoi scegliere di consentire ai partecipanti che accedono con un account Webex nella stessa organizzazione dell'organizzatore di accedere sempre alle riunioni sbloccate per tutte le riunioni pianificate nella tua organizzazione.

Se il tuo sito Webex utilizzava le precedenti impostazioni per Riunioni sbloccate, l'impostazione equivalente per Ammissione automatica viene applica automaticamente. Gli ospiti possono partecipare alla riunione diventa Possono partecipare alla riunione. Gli ospiti aspettano nell'area di ingresso virtuale finché l'organizzatore non li ammette diventa Attendono nell'area di ingresso virtuale fino a quando non vengono ammessi dall'organizzatore. Gli ospiti non possono partecipare alla riunione, diventa Non possono partecipare alla riunione.

L'organizzatore della riunione può visualizzare l'elenco dei partecipanti in attesa nell'area di ingresso virtuale. Quando gli utenti vengono inseriti nell'area di ingresso virtuale, vengono suddivisi in tre gruppi per semplificare le procedure di controllo e ammissione degli utenti alla riunione:

• Utenti interni (utenti autenticati nella tua organizzazione)

• Utenti esterni (utenti autenticati in organizzazioni esterne)

• Utenti non verificati (utenti che non hanno eseguito l'accesso e non possono essere autenticati)

Utenti autenticati interni ed esterni hanno eseguito l'accesso e verificato la propria identità. Non è possibile presupporre che l'identità di utenti non verificati (utenti che non hanno eseguito l'accesso) sia vera perché non sono stati autenticati.

Gli utenti possono essere ammessi alla riunione o rimossi dall'area di ingresso virtuale singolarmente o in gruppo.

Modifica le impostazioni dell'area di ingresso virtuale per le riunioni pianificate

L'area di ingresso virtuale è abilitata per impostazione predefinita per tutte le riunioni nella sala riunioni personale pianificate. Con questa impostazione predefinita per le riunioni sbloccate, tutti gli utenti ospiti vengono inseriti nell'area di ingresso virtuale fino a quando vengono ammessi dall'organizzatore.

Per utente ospite si intende:

• Ha ricevuto un invito a una riunione, ma non ha eseguito l'accesso (identità non autenticata)

• Non ha ricevuto un invito e-mail

L'organizzatore della riunione può visualizzare l'elenco dei partecipanti in attesa nell'area di ingresso virtuale. Quando gli utenti vengono inseriti nell'area di ingresso virtuale, vengono suddivisi in tre gruppi per semplificare le procedure di controllo e ammissione degli utenti alla riunione:

• Utenti interni (utenti autenticati nella tua organizzazione)

• Utenti esterni (utenti autenticati in organizzazioni esterne)

• Utenti non verificati (utenti che non hanno eseguito l'accesso e non possono essere autenticati)

Utenti autenticati interni ed esterni hanno eseguito l'accesso e verificato la propria identità. Non è possibile presupporre che l'identità di utenti non verificati (utenti che non hanno eseguito l'accesso) sia vera perché non sono stati autenticati.

Gli utenti possono essere ammessi alla riunione o rimossi dall'area di ingresso virtuale singolarmente o in gruppo.

Modifica le impostazioni dell'area di ingresso virtuale per riunioni nella sala riunioni personale

Raccomandiamo di applicare il requisito della password agli utenti che accedono alle riunioni pianificate da sistemi di telefonia o di videoconferenza. Il sistema genera automaticamente una password numerica di otto cifre per i partecipanti dai sistemi di telefonia o di videoconferenza, aggiungendola all'invito della riunione. Questa misura garantisce che solo le persone con un invito possano accedere alla riunione quando si utilizza un sistema di telefonia o di videoconferenza.

Raccomandiamo di impedire ai partecipanti di accedere prima dell'organizzatore, a meno che non si comprenda appieno il rischio per la sicurezza e non si richieda questa funzionalità.

Valuta la possibilità di disabilitare le opzioni di accesso prima dell'organizzatore del tuo sito, in particolare per le riunioni elencate. In caso contrario, i partecipanti esterni potrebbero sfruttare le riunioni pianificate per i propri scopi, all'insaputa o senza il consenso dell'organizzatore.

Allo stesso modo, se consenti ai partecipanti di accedere prima dell'organizzatore, valuta di non consentire loro di accedere all'audio prima dell'organizzatore. Se la riunione è in elenco sul sito o non è protetta da password, gli utenti non autorizzati potrebbero potenzialmente ottenere l'accesso e avviare chiamate costose all'insaputa o senza il consenso dell'organizzatore.

Per le riunioni in conferenza personale (Riunioni PCN), raccomandiamo di disabilitare l'opzione per l'accesso all'audio prima dell'organizzatore. L'organizzatore deve comporre il numero di accesso Webex per il bridge audio, quindi immettere il codice di accesso di accesso e il PIN organizzatore, prima che i partecipanti possano accedere alla riunione.

Oltre a utilizzare le funzioni di blocco della sala di attesa virtuale e della riunione per le riunioni nella sala riunioni personali, puoi utilizzare il CAPTCHA per rilevare e bloccare gli aggressori che utilizzano robot e script per accedere in modo fraudolento alle riunioni nella sala riunioni personali. Quando abilitato, il CAPTCHA si applica agli ospiti che partecipano alla riunione nella riunione nella sala riunioni personale.

Per utente ospite si intende:

• Non eseguito l'accesso (identità non autenticata)

• Ha eseguito l'accesso, ma appartiene a un'organizzazione esterna

Una richiamata telefonica fraudolenta può verificarsi quando qualcuno si unisce a una delle tue riunioni e utilizza il callback per chiamare numeri di telefono sospetti di diversi paesi, che causano costi elevati per la tua organizzazione. Questi numeri di telefono sospetti possono provenire da qualsiasi parte del mondo; abbiamo comunque rilevato che i paesi e le regioni da cui ha origine la percentuale più alta di frodi sono:

• Belgio

• Costa Rica

• Ecuador

• Egitto

• Etiopia

• Francia

• Moldavia

• Niger

• Panama

• Filippine

• Portogallo

• Arabia Saudita

• Sudafrica

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turchia

• Ucraina

• Emirati Arabi Uniti

• Regno Unito

• Vietnam

Se esistono paesi con cui non hai rapporti commerciali o se vuoi impedire le chiamate fraudolente o sospette alle riunioni provenienti da determinati paesi o regioni, puoi possibile deselezionarle dall'elenco Paesi ammessi per la richiamata Webex.

Anche i titoli delle riunioni possono rivelare informazioni riservate. Ad es. una riunione intitolata "Discussione dell'acquisizione della Società A" può avere impatti finanziari se rivelata in anticipo. La creazione di riunioni non in elenco garantisce la sicurezza delle informazioni riservate.

Per le riunioni elencate, l'argomento della riunione e altri dettagli vengono visualizzati sul tuo sito Webex per gli utenti autenticati, non autenticati e da vedere. Raccomandiamo di contrassegnare tutte le riunioni come non in elenco, a meno che l'organizzazione non abbia un'esigenza aziendale specifica di visualizzare pubblicamente i titoli e le informazioni delle riunioni.

Se la tua organizzazione lavora con informazioni riservate, ti raccomandiamo di richiedere a tutti gli utenti di avere un account sul tuo sito Webex. Quando abilitato, Webex richiede a tutti gli organizzatori e ai partecipanti di inserire le proprie credenziali quando accedono a una riunione, a un evento o a una sessione di formazione.

Inoltre, quando si chiama da un telefono, raccomandiamo di richiedere ai partecipanti di eseguire l'accesso. Questo requisito impedisce a chiunque di accedere alla riunione o alla sessione di formazione senza le credenziali appropriate.

I partecipanti che accedono utilizzando l'applicazione Webex devono eseguire l'autenticazione; di conseguenza, Webex non richiede loro di eseguire l'autenticazione quando si collegano all'audio. Questa restrizione ha quindi un impatto sugli utenti che accedono solo tramite telefono. Inoltre, valuta di impedire ai sistemi di videoconferenze di accedere a una riunione per la quale è previsto che i partecipanti eseguano l'accesso. Per ulteriori informazioni, vedi Riunioni pianificate: applicazione della password della riunione quando si partecipa da sistemi di telefonia o di videoconferenza. Tieni presente che l'uso di questa opzione limita la riunione, l'evento o la sessione ai partecipanti interni (utenti con un account sul tuo sito Webex). Questa opzione è un modo eccellente per avere riunioni sicure, ma può essere limitante se l'organizzatore ha bisogno di un ospite esterno.

Nascondere i link all'interno delle riunioni scoraggia i partecipanti dall'invitare ospiti indesiderati, rendendo i link meno pratici da copiare e condividere. Questo non impedisce ai partecipanti di copiare e condividere i link delle riunioni dai relativi inviti e-mail.