U kunt zoeken naar een specifieke persoon in uw bedrijf, inhoud en metagegevens vinden met betrekking tot de berichten die ze hebben geplaatst en de vergaderingen die ze hebben bijgewoond of georganiseerd binnen uw organisatie. U kunt ook zoeken in een specifieke Webex-appruimte en een rapport van uw bevindingen genereren. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat personen voldoen aan zowel uw interne beleid als de vereisten van externe regelgeving.

  • We introduceren Meetings eDiscovery geleidelijk voor organisaties die één Meetings-site beheren via Control Hub.

  • We ondersteunen nog geen vergaderlocatiespecifieke eDiscovery in Control Hub voor organisaties met meerdere vergaderlocaties. Als u eDiscovery op organisatieniveau wilt gebruiken voor al uw vergaderlocaties, neem dan contact op met de ondersteuning van Cisco voor hulp.

  • Control Hub ondersteunt nu eDiscovery-inhoud van vergaderingen voor Webex voor organisaties binnen de overheid.

  • Webex Assistant is nog niet beschikbaar voor Webex for Government-organisaties. Daarom ondersteunt Control Hub alleen eDiscovery van vergaderopnamen en bijbehorende metagegevens.

Zoek naar informatie die door gebruikers is gegenereerd in de Webex-app en -vergaderingen

  • U moet de rol van nalevingsmedewerker aan u hebben toegewezen om rapporten te maken en weer te geven.

  • U kunt zoeken in verwijderde inhoud, met inachtneming van het beleid inzake gegevensbewaring of de wettelijke bewaarplicht.

  • U kunt door inhoud zoeken naar iemand die uw organisatie heeft verlaten. De gegevens worden sinds maart 2019 opgeslagen en onderworpen aan het bewaarbeleid voor gegevens van uw organisatie.

  • U kunt zoeken in de volgende inhoud:

    • Alle inhoud van ruimten met één andere persoon waar iemand in uw bedrijf deelnemer is. Dit geldt ook voor ruimten met iemand die het bedrijf heeft verlaten.

    • Alle inhoud uit groepsruimten waarin iemand in uw bedrijf de ruimte maakte. Dit omvat ruimten die zijn gemaakt maar er zijn geen deelnemers toegevoegd en ruimten waar alle andere deelnemers de ruimte hebben verlaten.

    • Inhoud die personen in uw bedrijf maakten uit groepsruimten waar iemand in een ander bedrijf de ruimte maakte.

    • Metagegevens met betrekking tot vergaderingen die worden gehost en bijgewoond door gebruikers in uw organisatie. Gegevens die door gebruikers tijdens externe vergaderingen of vergaderingen of op locaties van een andere organisatie worden gegenereerd, kunnen niet worden doorzocht en geëxtraheerd.

    De volgende activiteiten worden in de rapporten vastgelegd:

    • Berichten: berichtinhoud die in een ruimte is geplaatst. Wanneer een bericht wordt bewerkt, worden zowel het oorspronkelijke bericht als het bewerkte bericht opgenomen, maar er is geen context tussen de twee berichten. Wanneer mensen reageren op een thread, wordt het antwoord opgeslagen, maar er is geen context tussen het antwoord en de bron van de thread.

    • Gebeurtenissen: wanneer een gebruiker deel gaat nemen aan een ruimte of deze verlaat, of als een gebruiker de moderatorrol krijgt toegewezen of niet.

    • Gedeelde bestanden: bestanden gedeeld in een ruimte en momentopnamen die zijn gemaakt van whiteboards.

    • Whiteboards: er wordt een afbeelding voor elk whiteboard in de ruimten geretourneerd in het rapport. De afbeelding toont de versie van het whiteboard op de einddatum van het rapportdatumbereik.

    • Vergaderingsgebeurtenissen: metagegevens voor gebeurtenissen die betrekking hebben op vergaderingen die zijn gehost door gebruikers in uw organisatie, waaronder het opnemen van gebeurtenissen, het starten of beëindigen van vergaderingen en een lijst met deelnemers in het rapport.

  • U kunt zoeken via inhoud die binnen de laatste 90 dagen is geplaatst, of als u een Pro-pakket hebt, kunt u zoeken op inhoud die ouder dan 90 dagen is.

  • U kunt rapporten downloaden die tot 10 dagen oud zijn. Rapporten die ouder zijn dan 10 dagen worden beschouwd als verlopen en u moet het rapport opnieuw uitvoeren om toegang tot die gegevens te krijgen.

  • Alle zoekopdrachten uitgevoerd door nalevings functionarissen worden geregistreerd voor controle.

  • eDiscovery ondersteunt de volgende gebruiken:

    • Geen verificatie

    • Eenvoudig

    • NTLM op Windows: deze proxy moet worden geconfigureerd om te werken met de inloggegevens van het besturingssysteem. Het handmatig invoeren van inloggegevens wordt niet ondersteund.

    • Onderhandelen (Kerberos) op Windows: deze proxy moet worden geconfigureerd om te werken met de inloggegevens van het besturingssysteem. Het handmatig invoeren van inloggegevens wordt niet ondersteund.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Problemen oplossen > Status > Bekijk eDiscovery.

3

Kies de gegevens die u wilt zoeken (deze instelling is standaard ingeschakeld):

  • Webex-berichten doorzoeken
  • Webex Meetings doorzoeken
4

Uw zoekgegevens toevoegen:

  • E-mailadres—Voer handmatig maximaal 500 door komma's gescheiden e-mailadressen in of klik op CSV Bulk toevoegen om een CSV-bestand te selecteren.
  • Ruimtenamen(Alleen van toepassing als u ervoor kiest om Webex-berichten te zoeken) - Voer maximaal 5 door komma's gescheiden spatienamen in.

    Overeenkomende ruimtenaam is toegepast. Wanneer u bijvoorbeeld zoekt naar note, bevatten uw resultaten notes, noted, en footnote.

  • Datumbereik—Kies een datumbereik voor uw zoekopdracht.

Wanneer u meerdere waarden invoert voor E-mailadres en Ruimtenamen, gebruikt de zoekmachine deze waarden als: [ (email_address1 OF email_address2) EN (space_name1 space_nameOF 2)]

5

Voer uw rapportinformatie in:

  • Rapportnaam : voer een naam in voor uw rapport.
  • Beschrijving: [Optioneel] Voeg een beschrijving voor uw rapport toe.
6

Klik op Zoeken & Rapport genereren.

Uw zoekopdracht staat in de wachtrij en u kunt de status van het rapport bekijken. De tijdsduur om uw rapport te maken, is afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die overeenkomt met uw zoekcriteria.

Wanneer een ZIP-bestand voor een rapport een limiet van 5 GB of 100.000 bestanden bereikt, wordt er een ander ZIP-bestand gemaakt met dezelfde naam, maar toegevoegd met -1, vervolgens -2 , en zo verder.

Het genereren van een leeg rapport als er geen gegevens beschikbaar zijn, wordt nog niet ondersteund.

eDiscovery-Downloadbeheer

  • U moet de eDiscovery-Downloadbeheer downloaden om alle rapporten te bekijken.

  • U moet de rol van Nalevingsmedewerker hebben om de eDiscovery-functie uit te Downloadbeheer.

  • Zorg ervoor dat er voldoende ruimte op de computer is om grote rapporten te downloaden.

  • De toepassing eDiscovery Download Manager wordt uitgevoerd in de Webex-app in plaats van in een aparte bureaubladtoepassing.
1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Problemen oplossen > Status > Bekijk eDiscovery en klik op Download Manager.

3

Kies het eDiscovery-Downloadbeheer voor uw besturingssysteem en volg de instructies om de toepassing te installeren.

Nalevingsrapporten weergeven

U kunt alleen nalevingsrapporten bekijken die u zelf hebt gemaakt. U kunt de status van uw rapport bekijken en het rapport downloaden via het eDiscovery-Downloadbeheer.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Problemen oplossen > Status > Bekijk eDiscovery.

3

Klik op RAPPORTEN om al uw rapporten te bekijken.

Rapporten hebben een van de volgende statussen:

  • Zoeken—Het rapport blijft zoeken naar informatie.

  • Voltooid—Het rapport is voltooid.

  • Gestopt—Het rapport is gestopt vanwege een probleem.

  • Geannuleerd—Het rapport is geannuleerd.

  • Verlopen—Het rapport is verlopen.

4

Klik op een rapport om de rapportdetails te bekijken, inclusief de status, de startdatum, de beschrijving en een samenvatting van de inhoud van uw rapport.

  • Rapport downloaden—Downloadt uw rapport met behulp van de eDiscovery Download Manager. Kies de downloadlocatiemap waar uw rapporten zijn opgeslagen en kies er vervolgens voor om het Samenvattingsrapport te downloaden als een CSV-bestand of het Volledige rapport te downloaden als een ZIP-bestand met EML-bestanden.

    De tijd die het duurt om het rapport te downloaden, is afhankelijk van de grootte van het rapport, uw locatie en uw netwerkbandbreedte.

    Wanneer u Outlook gebruikt om de EML-bestanden te bekijken, kunnen invoegtoepassingen voor Outlook de inhoud van berichten in uw EML-bestanden blokkeren. U kunt Outlook echter in de veilige modus uitvoeren om de inhoud van berichten te bekijken.

  • Nieuw rapport bewerken en opnieuw uitvoeren—Voegt uw zoekcriteria toe aan het zoekscherm om een nieuw rapport te genereren.

  • Rapport verwijderen—Verwijdert uw rapport uit de lijst.

  • Rapport opnieuw uitvoeren— Vernieuwt de gegevens in uw rapport. U kunt een rapport dat na 10 dagen is verlopen, opnieuw uitvoeren.

Rol van nalevingsmedewerker

Volledige beheerders kunnen de rol van nalevings functionarissen toewijzen aan elke persoon binnen hun organisatie. Volledige beheerders kunnen de rol van nalevingsbeheerder niet aan zichzelf toewijzen, een andere volledige beheerder moet de rol aan hen toewijzen.

Als uw bedrijf bijvoorbeeld details voor juridische procedures vereist, kunt u als nalevingsmedewerker toegang krijgen tot de Webex-app eDiscovery Search and Extract tool vanuit Control Hub. U kunt hier rapporten genereren die alle gesprekken bevatten die in Webex-appruimten worden gehouden en alle bestanden die in deze ruimten worden gedeeld.

Als nalevingsmedewerker kunt u gegevens bewaren voor juridische procedures. Deze gegevens worden ook geretourneerd wanneer u toegang krijgt tot de tool Webex-app eDiscovery Search and Extract. Voor meer informatie, zie Compliancegegevens beheren voor juridische bewaring in Cisco Webex Control Hub

Beheerders kunnen de hoeveelheid berichten en bestanden die worden bewaard beperken door een bewaarbeleid voor gegevens te configureren. Wanneer aan die drempel wordt voldaan, wordt de verouderingsinhoud verwijderd.