Planification des réunions publiques

Le compte Teams de l'organisateur doit être activé pour CVI afin que les détails de participation à CVI soient ajoutés aux événements de la mairie qu'ils créent. Nous recommandons que tous les utilisateurs d'un locataire soient activés pour CVI une fois VIMT déployé.

Rejoindre une mairie en utilisant VIMT n'est possible qu'en utilisant l'ID vidéo et la clé du locataire. Ceux-ci peuvent être utilisés en composant l'adresse SIP manuellement, en utilisant le bouton Teams sur un appareil Cisco ou en utilisant le bouton Rejoindre fourni par OBTP.

• Vous ne pouvez pas rejoindre la réunion en utilisant Meeting ID+Passcode.
• Vous ne pouvez pas vous joindre à l'aide de la jonction inter-locataires.
• Vous ne pouvez pas rejoindre en utilisant une URL ou en étant invité en tant que présentateur externe.

VIMT ne peut pas être utilisé pour rejoindre la visualisation audience/outer réunion pour une mairie ; le soutien du CVI est uniquement destiné à rejoindre la mairie en tant que présentateur.

Les réunions publiques doivent être planifiées à l’aide du client Microsoft Teams. Ils ne peuvent pas être créés à l’aide du client Outlook.

Lors de la configuration de la mairie dans le client Microsoft Teams, n'ajoutez aucun user/address pour un appelant qui se joindra en utilisant VIMT. L'ajout de leur boîte aux lettres à l'invitation peut entraîner une confusion dans la liste des participants à la réunion et potentiellement provoquer des conflits de calendrier.

Les appelants utilisant le service d'intégration vidéo pour Microsoft Teams (VIMT) de Cisco peuvent utiliser les détails de connexion CVI pour rejoindre la réunion des présentateurs. Les présentateurs qui rejoignent VIMT n'ont pas besoin d'être explicitement invités par l'organisateur ; l'organisateur doit contrôler à qui il distribue les détails de participation au CVI. Étant donné que les participants CVI ne sont pas des utilisateurs connectés dans Microsoft Teams, la participation en tant que présentateur est limitée par Microsoft aux participations approuvées. Pour Cisco VIMT, les connexions approuvées sont limitées aux appareils Cisco Webex appelant depuis la même organisation Webex que l'organisateur de la réunion, ou aux appelants SIP qui présentent un domaine TLS vérifié configuré pour l'organisation Webex.

Étant donné que les participants qui appellent via la passerelle VIMT ne disposent pas de l’interface client Teams, ils ne peuvent pas gérer l’événement de la mairie comme un organisateur ou un présentateur, mais peuvent contribuer à l’audio, à la vidéo et au contenu comme autorisé par les organisateurs de la réunion.

Les participants au CVI sont traités de manière unique dans la salle verte. Les présentateurs invités qui sont authentifiés auprès de Teams rejoignent la salle verte en tant que présentateurs sans restrictions. Les participants au CVI ne sont pas authentifiés auprès des équipes et rejoignent donc la salle verte en tant que participant restreint étiqueté comme Participants (à ne pas confondre avec les participants à la diffusion audience/outer réunion). Lorsqu'il est présent dans la salle verte en tant que participant, le participant CVI n'est pas autorisé à envoyer ou à recevoir de l'audio et de la vidéo. Le participant doit être promu présentateur par un organisateur dans la salle verte pour pouvoir participer pleinement.

Pour localiser les informations de connexion pour VIMT, copiez et distribuez manuellement les détails de connexion CVI aux utilisateurs qui appelleront en tant que présentateurs à l'aide de VIMT.

1. Ouvrez votre calendrier Teams, puis modifiez l’événement de la mairie.
2. Cliquez sur Partager l’événement en haut à droite de la fenêtre.
3. Cliquez sur Copier pour copier l'intégralité du bloc de texte dans Détails de connexion pour l'organisateur, le co-organisateur et le présentateur, y compris les détails de numérotation CVI.

Utilisez la solution de contournement suivante pour activer un bouton Rejoindre afin de rejoindre en tant que présentateur une réunion publique sur votre appareil Cisco Webex compatible avec le calendrier hybride. Votre organisation Webex doit avoir VIMT activé.

Cette solution de contournement ne fonctionne que pour les appareils qui peuvent utiliser la jonction CVI traditionnelle.

1. Ouvrez votre calendrier Teams, puis modifiez l’événement de la mairie.
2. Cliquez sur Partager l’événement en haut à droite de la fenêtre.
3. Cliquez sur Copier pour copier le bloc de texte complet dans Détails de participation pour l'organisateur, le co-organisateur et le présentateur.
4. Fermer l'entrée du calendrier de la mairie.
5. Créez une nouvelle entrée de calendrier de réunion Teams et invitez la boîte aux lettres associée à l'appareil vidéo (ou à l'utilisateur, si vous utilisez un appareil en mode personnel) que vous souhaitez activer pour OBTP pour la mairie.
6. Réglez le date/time pour correspondre quand vous souhaitez rejoindre la mairie.
7. Collez le bloc de détails de participation que vous avez copié à l’étape 3 dans la section Notes de l’invitation. Le texte doit inclure l’intégralité du bloc intact d’informations de connexion aux équipes.
8. Assurez-vous que Réunion Teams est désactivée et cliquez sur Envoyer.

   L'appareil Cisco affichera l'entrée de la réunion à l'heure prévue et affichera un bouton vert Rejoindre pour rejoindre en tant que présentateur.

   Les invitations aux réunions publiques qui incluent uniquement le lien de participation ne peuvent pas être utilisées pour participer via WebRTC ou la participation inter-locataires. Seules les jointures CVI traditionnelles utilisant Video ID sont compatibles.

Les participants du VIMT aux réunions publiques

• Les participants qui appellent via la passerelle Cisco VIMT ne disposent pas de l’interface client Teams. Ils ne peuvent donc pas gérer l’événement de la mairie en tant qu’organisateur ou présentateur à partir de leur appareil vidéo.

• La salle verte est activée par défaut pour une mairie. Lorsqu'il est activé, un appelant VIMT rejoint la salle verte en tant que participant et ne peut pas envoyer ni recevoir d'audio et de vidéo. Le participant doit être promu au rang de présentateur pour interagir pleinement avec la salle verte et faire partie de la diffusion. L'appelant ne pourra pas interagir tant qu'il ne sera pas promu au rang de présentateur.

Audio et vidéo

• Dans la salle verte et la réunion intérieure, l'audio est un mix de tous les présentateurs actuels. La disposition et l'agencement des panneaux vidéo que chaque présentateur voit sont basés sur son propre appareil et ne correspondent pas à ce que le public voit en termes de disposition et d'autres fonctionnalités.

• La vidéo vue par un participant VIMT est la mise en page VIMT de son choix, montrant les panneaux de tous les présentateurs (pas limité au moment où l'organisateur a activé à l'écran pour ce présentateur). La priorité dans la mise en page est définie par la personne qui a été définie sur à l'écran par l'organisateur et les informations sur l'orateur actif. Les participants du VIMT ne se reconnaissent pas dans leur mise en page.

• La vidéo vue par le public de diffusion est basée sur les présentateurs que l'organisateur a définis pour être à l'écran, et la disposition que le public voit s'adapte en fonction du nombre de présentateurs définis pour être à l'écran et de leur appareil local.

• Les restrictions imposées aux participants du CVI en tant que participants sont différentes entre la phase de la salle verte d'une assemblée publique et la partie de diffusion en direct. Un participant au CVI qui rejoint la salle verte ne recevra ni ne pourra envoyer d'audio ou de vidéo jusqu'à ce qu'il soit promu présentateur. Mais un participant CVI qui rejoint pendant la diffusion en direct (ou si la salle verte est désactivée) recevra la vidéo et l'audio de la réunion des présentateurs, mais ne pourra toujours pas envoyer de vidéo ou d'audio, car il est limité en tant que participant.

• Les appelants VIMT n'ont aucun retour s'ils sont à l'écran lors de la réunion (le présentateur a activé à l'écran pour le participant, faisant de sa vidéo une partie de la diffusion). Ils doivent s'appuyer sur un client Teams avec des rôles d'organisateur ou de présentateur pour savoir s'ils sont visibles dans la diffusion.

• Si quelqu'un, y compris vous-même, partage du contenu lors de la réunion interne, le contenu est montré aux autres présentateurs VIMT, mais il n'est pas envoyé à l'audience de diffusion tant que l'organisateur n'a pas activé afficher à l'écran pour ce flux. Seul le partage par écran ou par fenêtre est disponible dans les mairies.

  Nous recommandons aux présentateurs d'être prudents avec leur microphone et leur statut muet. Une fois la diffusion commencée, tous les sons des présentateurs sont entendus dans le mix de diffusion, sauf s'ils sont coupés.

• Les participants du VIMT ne voient pas les réactions du public.

• Il n'y a pas de notification spécifique aux organisateurs lorsqu'un nouveau participant rejoint l'appel du présentateur en tant que participant ou présentateur. Nous recommandons aux organisateurs de continuer à surveiller la liste des participants pour toute personne qui aurait pu se joindre à nous en tant que participant et qui attend screening/promotion.

• Cisco ne recommande pas d'utiliser la fonctionnalité Afficher à l'écran pour un participant VIMT dans le rôle de participant. Bien que la vidéo du participant soit affichée dans la diffusion, son audio est restreint et ne peut pas être entendu.

• Un participant VIMT est automatiquement mis en sourdine par Teams lorsqu'il est promu au rang de présentateur. Le participant doit se désactiver lorsqu'il est prêt à parler.

Conseils pour réussir vos réunions municipales

• Ayez toujours un organisateur distinct lors de la réunion en utilisant un client Teams, pour agir en tant que director/producer qui peut surveiller la liste des participants à la réunion interne et gérer ce qui est à l'écran, afin que les présentateurs puissent se concentrer sur leur réunion.
• Le participant agissant en tant que director/producer doivent avoir leur audio activé afin de pouvoir identifier rapidement tout microphone ouvert involontaire ou toute perturbation de la réunion en direct. Garder la liste des participants ouverte les aidera à identifier rapidement toute source audio involontaire.
• En tant qu'organisateur, gardez toujours la liste des participants ouverte dans le client Teams, afin de pouvoir voir rapidement les nouvelles participations à la réunion interne et surveiller l'activité des intervenants actifs.
• Ne laissez pas les participants CVI dans le rôle de participant : promouvez-les une fois que vous les avez identifiés ou retirez-les de la réunion s'ils ne devraient pas être là. En minimisant le temps qu’un participant reste dans son rôle de participant, on réduit la confusion et on évite la plupart des limitations liées à l’expérience de la mairie.

Problèmes connus et limitations pour les participants connectés à VIMT

• Les participants connectés à VIMT ont une expérience différente de celle des présentateurs utilisant le client Microsoft Teams. Les différences notables incluent :

  • Pas de chat ni de Q & Une fenêtre
  • Aucun indicateur vidéo en direct indiquant quel participant est en direct
  • Aucun statut de la mairie (nombre de participants, minuterie, état en direct)
  • Non presenter/producer étiquettes dans la liste des membres
  • Les réactions en direct lors de la réunion ne sont pas visibles

• Les utilisateurs qui doivent gérer l'événement doivent être invités en tant qu'organisateurs ou présentateurs, et ils doivent utiliser un client Microsoft Teams pour cela. non-audio/video caractéristiques de la mairie.

• Les vidéos et le contenu partagé dans les diffusions en mairie sont limités à une résolution maximale de 720p.

• Le contrôle de la distribution des informations de connexion CVI est essentiel, car l’authentification n’est pas fournie pour les participants aux appareils vidéo. Ainsi, tout appareil de confiance de votre organisation peut rejoindre la réunion des présentateurs s'il dispose de l'ID vidéo. L'ID vidéo ne doit être connu que des présentateurs prévus. Les organisateurs doivent gérer l’accès à l’événement en cours à l’aide de la liste des participants dans le client Teams.

• Les participants VIMT qui tentent de rejoindre la réunion interne de la mairie, mais qui ne sont pas approuvés par la passerelle VIMT, verront leur appel répondu par Webex et verront l'expérience du lobby Webex. Ils sont ensuite rapidement exclus de l'appel par Microsoft Teams pour non-respect de la politique de sécurité de la réunion.

• Contrairement aux événements en direct de Microsoft, la disposition ou la vue spécifique que voient les présentateurs n'est pas la même que celle que voient les clients dans la diffusion. Les présentateurs clients des équipes voient les dispositions basées sur leur propre configuration client, et les présentateurs configurés pour être à l'écran sont vus dans la disposition vidéo. La disposition et la mise en page utilisées ne correspondront pas nécessairement à ce qui est diffusé.

• Lorsqu'un participant VIMT est limité par le rôle de participant dans la salle verte, la liste affichée sur le point de terminaison n'est pas fiable. Il peut s'agir d'une liste vide ou partielle des participants à la salle verte, et elle peut changer de manière inattendue. Les résultats réels peuvent varier et ne doivent pas être considérés comme fiables. La liste des participants du VIMT sera fiable une fois que le participant sera promu au rang de présentateur.

• Si le rôle d'un participant VIMT passe de présentateur à participant dans la salle verte, le flux vidéo des autres présentateurs s'éteint, ce qui entraîne une mise en page composée uniquement d'avatars de noms ou en attente que d'autres rejoignent. Cela est dû au fait que Microsoft Teams restreint la vidéo au participant et à la liste peu fiable pendant la présence du participant.

  Lorsqu'un participant VIMT est limité par le rôle de participant et dans la salle verte, la liste des participants du participant VIMT peut n'afficher aucun autre participant à la réunion. Si cette situation persiste pendant 5 minutes, Webex déconnectera automatiquement l’appel, en supposant que l’appel était terminé. Assurez-vous de promouvoir rapidement les participants VIMT au rang de présentateur pour éviter cette situation.

• Un participant VIMT qui rejoint pendant la diffusion en direct (ou à tout moment si la salle verte est désactivée) recevra la vidéo et l'audio de la réunion des présentateurs, mais comme il est restreint en tant que participant, il ne peut pas envoyer de vidéo ou d'audio. Promouvez les participants au rang de présentateurs pour obtenir un son et une vidéo bidirectionnels.

• Lorsqu'une vidéo ou un audio d'un participant VIMT est en cours restricted/blocked dans Teams, en fonction du rôle du participant, le participant n'aura aucune indication locale indiquant qu'il est restreint.

• Nous ne recommandons pas d'utiliser la fonctionnalité Afficher à l'écran pour un participant VIMT dans le rôle de participant. Bien que la vidéo du participant soit affichée dans la diffusion, son audio est restreint et ne peut pas être entendu.

• Nous ne recommandons pas d'utiliser la fonctionnalité Autoriser le micro pour les participants, car cela créerait de la confusion et risquerait de provoquer des situations de microphone ouvert involontaires pour votre diffusion. Si cette fonctionnalité est activée pendant une réunion, un nouveau participant VIMT peut rejoindre la réunion en direct avec un microphone ouvert et provoquer des interruptions. Ce paramètre s'affiche uniquement lorsqu'il y a des participants dans la liste des participants et que l'événement a commencé, mais s'applique à la fois aux participants actuellement connectés et aux connexions futures. Il faut l'éviter.

• Il n'y a pas de raisons de déconnexion spécifiques à la mairie, donc les participants qui se voient refuser l'entrée parce qu'ils ne sont pas dignes de confiance, ou qui sont expulsés par l'organisateur, ne verront pas les détails reasons/messages sur leur appareil lorsqu'ils sont déconnectés.

Limitations des réunions publiques pour les clients Microsoft

• Si la salle verte est désactivée pour une réunion publique, un participant VIMT se joint en tant que participant et est affiché comme ayant l'audio et la vidéo désactivés, mais peut envoyer de l'audio dans la diffusion en direct.

• Les détails de participation CVI ne sont pas affichés dans le client Teams lors de l'affichage des Informations sur la réunionet la fonctionnalité Copier les informations de participation inclut uniquement l'URL de participation Teams. Obtenez les détails d'adhésion au CVI comme suit :

  1. Ouvrez l’entrée du calendrier de la mairie dans le calendrier Teams.
  2. Cliquez sur Partager l'événement en haut à droite pour voir les informations complètes de participation à la réunion des présentateurs.

• Les invitations envoyées aux présentateurs de la mairie n'incluent pas les détails du CVI et ne fourniront pas d'OBTP fonctionnel pour les systèmes utilisant le calendrier hybride Cisco.

  Utilisez la solution de contournement suivante :

  1. Ouvrez l’entrée du calendrier de la mairie dans le calendrier Teams.
  2. Cliquez sur Partager l’événement en haut à droite.
  3. Cliquez sur pour copier le bloc de texte complet dans la zone Détails de participation pour l'organisateur, le co-organisateur, le présentateur.

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  4. Fermer l'entrée du calendrier de la mairie.
  5. Créez une nouvelle entrée de calendrier de réunion Teams et invitez la boîte aux lettres associée à l'appareil vidéo (ou à l'utilisateur si vous utilisez un appareil en mode personnel) que vous souhaitez activer pour OBTP pour la mairie.
  6. Réglez le date/time pour correspondre au moment où vous souhaitez rejoindre la mairie et coller les détails de participation depuis la fenêtre Partager l'événement dans la section Notes de l'invitation. Le texte doit inclure le bloc complet d’informations sur la participation aux équipes.
  7. Assurez-vous que Réunion Teams est désactivé, puis cliquez sur Envoyer.

• Si vous invitez un participant VIMT en tant qu'organisateur ou présentateur, il reste répertorié dans le groupe Autres invités dans la liste des participants Teams, même après que le participant a rejoint la réunion. Ce comportement est attendu, car les participants VIMT connectés ne sont pas authentifiés auprès de Microsoft, ils ne correspondent donc pas aux participants invités à la réunion publique.

• Les participants ayant le rôle de spectateur dans la salle verte sont comptabilisés dans le même nombre de participants que les spectateurs. Cela peut entraîner une confusion avec le nombre de participants à la mairie.

• Le microphone et la vidéo enabled/disabled le statut affiché dans la liste des participants n'est pas exact pour les participants CVI dans le rôle de participant lorsqu'ils sont dans la salle verte. Lorsqu'il se trouve dans la salle verte, rien n'indique que le participant est limité dans la liste des équipes, mais il lui est interdit d'envoyer de l'audio et de la vidéo jusqu'à ce qu'il soit promu présentateur.

  Si le participant CVI est toujours présent lorsque la réunion publique commence, s'il rejoint l'événement après le début de l'événement ou si la salle verte est désactivée pour la réunion publique, le client affichera le microphone et la vidéo désactivés pour le participant.

• Si Autoriser les micros pour les participants est activé pendant la réunion en direct, le participant VIMT ne pourra pas contrôler avec précision son statut muet pendant la réunion.

• Si une salle Microsoft Teams est invitée à la réunion des présentateurs via la liste des participants et qu'un participant VIMT est présent à la réunion avec le rôle de participant, la salle Teams affiche le participant VIMT dans sa présentation vidéo avec un avatar de lettre, même si le participant VIMT ne doit pas être affiché du tout.