• Board וסדרת Desk - הזמנת חדרים זמינה רק עבור מכשירים משותפים הרשומים בענן או המקושרים אליהם Webex Edge for Devices.

  • לְהַבטִיחַ תצורות מכשירים עבור מכשירים מסדרת Board, Desk ו-Room מוגדרים אם המכשיר מקושר ל-Edge for Devices.

  • סדרת שולחן עבודה - הזמנת חדרים חיצוניים זמינה עבור מכשירים משותפים הרשומים בענן. לא ניתן להפעיל גישה לשולחן עבודה חם במכשיר.

  • לא ניתן להפעיל הזמנת חדר בזמן שהמכשיר נמצא בשיחה.

כדי להפעיל את הזמנת החדר, יש לבצע את השלבים הבאים בסדר הבא:

  1. הגדר לוח שנה היברידי.

  2. הגדר חשבון תזמון.

  3. קבע את תצורת התקנים באמצעות לוח שנה ב-Control Hub.

ניתן גם לאפשר הזמנות חדרים מקומיות ללא לוח השנה Webex. לִרְאוֹת נווט החדרים כמכשיר עצמאי למידע נוסף.

הגדרת לוח שנה היברידי

כדי להפעיל הזמנת חדרים, עליך להגדיר לוח שנה היברידי עבור הארגון שלך. ניתן להגדיר אותו עבור Microsoft Exchange, Microsoft 365, או עבור יומן גוגל.

ראה את מדריך פריסה עבור לוח שנה היברידי.

אם מתזמני פגישות אינם מופעלים עבור שירות היומן ההיברידי, והמוזמנים היחידים שמופעלים עבור השירות הם משאבי החדר, עליך לוודא של-Exchange אין מדיניות למחיקה אוטומטית של הערות פגישה. מַעֲרֶכֶת מחיקת תגובות אֶל שֶׁקֶר

Microsoft Exchange: הגדרת חשבון תזמון

יש צורך להגדיר חשבון תזמון כדי לאפשר למכשירי חדר לתזמן פגישות.

חשבון התזמון משמש כמארגן הפגישות עבור כל הפגישות המוזמנות ממכשירי RoomOS. חשבון זה מזמין את החדר באותו אופן שבו משתמש עושה זאת בדרך כלל. על ידי הזמנת פגישות מחשבון התזמון והזמנת חדר, מדיניות החדרים במערכת היומנים נשמרת. ודא שהזנת כתובת דוא"ל תקפה שיש לה הרשאות להזמין את החדרים שעבורם תפעיל את האפשרות 'הזמנת חדרים'.

מכיוון שחשבון זה משמש להזמנת פגישות עבור כל החדרים עבור תצורת Exchange נתונה, חשוב לוודא שתיבת הדואר שלו מנוקה באופן קבוע. הניקוי הכרחי כדי למנוע חריגה ממגבלות Exchange. אם ב-Exchange שלכם כבר מוגדרת מדיניות שמירה מתאימה, ודאו שהיא חלה על חשבון זה. אם לא, עליך להגדיר את תיבת הדואר כך שכל תיקיות ברירת המחדל (אימיילים, פריטים שנשלחו ופגישות) יימחקו אוטומטית לאחר מספר ימים. הניקוי מבטיח שהחשבון יוכל להמשיך לתזמן פגישות מטעם מכשירי החדר.

בדוק את המשאבים הבאים עבור Exchange:

1

התחבר לממשק האינטרנט של Expressway.

2

עבור אל יישומים > שירותים היברידיים > שירות לוח שנה > Microsoft Exchange תצורה.

3

תַחַת תזמון, הזן כתובת דוא"ל חוקית של חשבון תזמון המשמשת להזמנת חדרי הישיבות שלך.

Microsoft 365: הגדרת חשבון תזמון

יש צורך להגדיר חשבון תזמון כדי לאפשר למכשירי חדר לתזמן פגישות.

חשבון התזמון משמש כמארגן הפגישות עבור כל הפגישות המוזמנות ממכשירי RoomOS. חשבון זה מזמין את החדר באותו אופן שבו משתמש עושה זאת בדרך כלל. על ידי הזמנת פגישות מחשבון התזמון והזמנת חדר, מדיניות החדרים במערכת היומנים נשמרת. ודא שהזנת כתובת דוא"ל תקפה שיש לה הרשאות להזמין את החדרים שעבורם תפעיל את האפשרות 'הזמנת חדרים'.

כדי להגדיר את חשבון התזמון עבור Microsoft 365 מ-Control Hub:

  1. התחבר אל מרכז בקרה, לאחר מכן עבור אל שירותים > היברידי.
  2. בכרטיס לוח שנה היברידי עבור Microsoft 365, לחץ על עריכת הגדרות.
  3. סמן את התיבה כדי לאפשר לסביבות עבודה לתזמן פגישות.
  4. הזן כתובת דוא"ל חוקית עבור חשבון התזמון.

יש לאמת או לתבוע את דומיין הדוא"ל במרכז הבקרה כדי להגדיר חשבון תזמון.

יומן גוגל: הגדרת חשבון תזמון

יש צורך להגדיר חשבון תזמון כדי לאפשר למכשירי חדר לתזמן פגישות.

חשבון התזמון משמש כמארגן הפגישות עבור כל הפגישות המוזמנות ממכשירי RoomOS. חשבון זה מזמין את החדר באותו אופן שבו משתמש עושה זאת בדרך כלל. על ידי הזמנת פגישות מחשבון התזמון והזמנת חדר, מדיניות החדרים במערכת היומנים נשמרת. ודא שהזנת כתובת דוא"ל תקפה שיש לה הרשאות להזמין את החדרים שעבורם תפעיל את האפשרות 'הזמנת חדרים'.

כדי להגדיר את חשבון התזמון עבור יומן גוגל מ-Control Hub:

  1. התחבר אל מרכז בקרה, לאחר מכן עבור אל שירותים > היברידי.
  2. בכרטיס היומן ההיברידי של גוגל, לחצו על עריכת הגדרות.
  3. סמן את התיבות כדי לאפשר לארגון שלך להשתמש במשאבי לוח שנה ולאפשר לסביבות עבודה לתזמן פגישות.
  4. ודא שהגדרת חשבון ACL והזן את כתובת הדוא"ל עבור חשבון זה.

הפעלת הזמנת חדרים ממרכז הבקרה

לפני שתפעילו את האפשרות 'הזמנת חדרים', עליכם לוודא שאפשרות 'לחיצה אחת על כפתור (OBTP)' מופעלת עבור מכשירים אלה. אם ברצונך שאנשים בארגון שלך ישתמשו בפקודות קוליות להזמנת חדרים ולבקרות אחרות של מכשירים, הפעל את Webex Assistant.

ודא שהלוח שנה מופעל עבור סביבות העבודה שעבורן אתה מפעיל הזמנת חדרים.

1

התחבר/י אל ״מרכז הבקרה״ ועבור/י אל ״ניהול > סביבות עבודה״.

2

בחר את סביבות העבודה שברצונך להגדיר מרשימת סביבות העבודה ולחץ לַעֲרוֹך.

3

כדי לאפשר הזמנת חדר עבור סביבת עבודה, לחץ על סביבת העבודה ולאחר מכן, במקטע תזמון , סמן את תיבת ההזמנה אד-הוק.

אפשר להזמין מקום מראש

הזמנות AdhocBooking BookAhead מופעל: <נכון, לא נכון> (ברירת מחדל:לא נכון)

התכונה Book Ahead מאפשרת למשתמשים לתזמן חללים משותפים לזמנים עתידיים. בעבר, ניתן היה להזמין חללים משותפים רק לשימוש מיידי, כאשר שעת ההתחלה היא השעה הנוכחית. כעת, עם Book Ahead, משתמשים יכולים להזמין חדרים לשעות מאוחר יותר ביום, גם אם המקום מוזמן כרגע, באמצעות בקר, Board או מתזמן.

הזמן מראש OFF

הזמן קדימה ON

ניתן להגדיר את גודל משבצת הזמן לתזמון הזמנות, ולאפשר מרווחי זמן של 15, 30 או 60 דקות. גודל משבצת הזמן מתייחס למרווחי הזמן הקבועים מראש שבהם ניתן לבחור את שעת ההתחלה או הסיום של הזמנה

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (ברירת מחדל:30)

משבצות זמן של 15 דקות

משבצות זמן של 30 דקות

בנוסף, לוח השנה מציג כעת חריצים זמינים, המציגים למשתמשים את מרווחי הזמן שבמהלכם ניתן להזמין מקום מראש. חריצים אלה מאפשרים למשתמשים לזהות בקלות משבצות זמן פתוחות ולתזמן פגישות מראש עבור מרווחי הזמן המיועדים. לאחר בחירת משבצת, ניתן להתאים את הזמן במידת הצורך.

לוח שנה של חדרי מתזמן

לוח שנה של חדר בקר

אפשר הכנסה והוצאה מאחסון

אחוז ניכר מהפגישות מסתיים בפגישות רפאים, כלומר אף אחד לא מופיע ומשאבי הפגישה מבוזבזים במהלך ההזמנה. הפעלת האפשרות הכנסה לאחסון מסייעת להקל על בעיה זו. המשתמשים יכולים לבצע צ'ק-אין להזמנתם כאשר הם מגיעים לחדר הישיבות המאשר את ההזמנה. אם אף אחד לא מגיע להזמנה, חדר הישיבות ישוחרר ואחרים יוכלו להזמין את חדר הישיבות ללא תשלום.

ניתן לבצע צ'ק-אין וצ'ק-אאוט במכשירים משותפים הניתנים להזמנה וב-Room Navigator עצמאי.

כאשר אפשרות זו מופעלת, לחצן צ'ק-אין מופיע בלוח המגע הפנימי והחיצוני של החדר. לחצן הוצאה מופיע בחדר הפנימי עבור לוחות מגע משויכים. עבור נווט חדר עצמאי, לחצני הוצאת מסך מופיעים גם בלוח החיצוני של החדר. אם הוזמנה פגישה ניתנת לצירוף (OBTP), לחצן הצ'ק-אין גלוי רק מחוץ לחדר.

החל מ-5 דקות לפני ביצוע ההזמנה, לחצן הצ'ק-אין מופיע בלוחות המגע של החדר החיצוני והחדר.

למשתמש יש 10 דקות מרגע תחילת ההזמנה לבצע צ'ק-אין. אם אף אחד לא מבצע צ'ק-אין במהלך 10 הדקות, באופן ידני או אוטומטי, החדר ישוחרר באופן אוטומטי. 30 שניות לפני סוף חלון הצ'ק-אין, מופיעה התראת ספירה לאחור אוטומטית של 30 שניות על שחרור אוטומטי של החדר בלוח המגע. חלון הצ'ק-אין ניתן להגדרה.

כאשר חדר נרשם ושיחה מסתיימת, מוקפצת התראה המזכירה למשתמש לבצע צ'ק-אאוט אם ברצונו. אם המשתמש מבטל את הספירה לאחור או מתעלם מההתראה, החדר יוצא. אם משתמש יכול להאריך הזמנה, מכשיר החדר יישאר רשום למשך זמן הארכת ההזמנה.

כאשר ההזמנה הגיעה ל-5 הדקות האחרונות של הזמן המתוכנן שלה ויש פגישה גב אל גב, קופצת הודעה המודיעה למשתמש שההזמנה תסתיים בקרוב.

לאחר שחרור ההזמנה, תישלח הודעה למארח כדי ליידע אותו על ההזמנה שבוטלה.

צ'ק-אין אוטומטי

הצ'ק-אין האוטומטי מתחיל 4 דקות לאחר תחילת ההזמנה.

מכשיר החדר מבצע צ'ק-אין אוטומטי עבור:

  • הזמנות אד-הוק

  • הצטרפות לשיחה

  • הפעלת שיתוף החלה (קווית לאלחוטית)

  • ספירת האנשים היא 1 או יותר (ספירת אנשים נחשבת אצלנו ל-1 או יותר לאחר דקה אחת של חדר רצוף).

צ'ק-אין ידני

משתמש יכול לבחור באופן ידני לבצע צ'ק-אין על-ידי הקשה על לחצן הכנסה לאחסון.

קביעת תצורה של צ'ק-אין וצ'ק-אאוט

אפשר לאפשר למשתמש לבצע צ'ק-אין בחדרים שהזמין כדי לוודא שהחדר בשימוש. אם המשתמש לא מבצע צ'ק-אין, באופן ידני או אוטומטי, הזמנת החדר משוחררת והמארגן מקבל דוא"ל המודיע על הביטול.

החל מ-5 דקות לפני ההזמנה, לחצן צ'ק-אין מופיע בלוחות המגע של החדר החיצוני ובחדר, והוא נשאר שם למשך הזמן שנקבע עם חלון הצ'ק-אין של Bookings.

הזמנות צ'ק-אין מופעל: <נכון/לא נכון>

ברירת מחדל: לא נכון

חלון הצ'ק-אין הוא הזמן שבו אפשרות הצ'ק-אין זמינה בלוח המגע. ניתן לציין את משך חלון הצ'ק-אין ל-5, 10, 15, 20, 30 או 60 דקות. 

חלון צ'ק-אין להזמנותמשך הפעילות: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

ברירת מחדל: 10

הגדר אם לחצן הוצא מוצג מחוץ ובתוך החדר, בתוך החדר או בכלל לא.

Bookings AllowDecline: <All, InsideOnly, None>

ברירת מחדל: הכל