لتفعيل حجز الغرفة، تأكد من اتباع الخطوات التالية بالترتيب التالي:

1. تكوين التقويم الهجين.

2. تكوين حساب الجدولة.

3. قم بتكوين الأجهزة باستخدام التقويم في Control Hub.

لتفعيل حجز الغرف، تحتاج إلى تكوين التقويم الهجين لمنظمتك. يمكنك تكوينه لـ Microsoft Exchange, Microsoft 365، أو تقويم Google.

انظر دليل النشر للتقويم الهجين.

من الضروري تكوين حساب جدولة للسماح لأجهزة الغرفة بجدولة الاجتماعات.

يتم استخدام حساب الجدولة كمنظم اجتماع لجميع الاجتماعات المحجوزة من أجهزة RoomOS. يقوم هذا الحساب بحجز الغرفة بنفس الطريقة التي يقوم بها المستخدم عادةً. من خلال حجز الاجتماعات من حساب الجدولة ودعوة الغرفة، يتم احترام سياسات الغرفة في نظام التقويم. تأكد من إدخال عنوان بريد إلكتروني صالح يحتوي على أذونات لحجز الغرف التي تريد تمكين حجز الغرف لها.

لتكوين حساب الجدولة لـ Microsoft 365 من Control Hub:

1. تسجيل الدخول إلى مركز التحكم ثم اذهب إلى خدمات > هجين.
2. في بطاقة التقويم الهجين لـ Microsoft 365، انقر فوق تعديل الإعدادات.
3. قم بتحديد المربع للسماح لمساحات العمل بجدولة الاجتماعات.
4. أدخل عنوان بريد إلكتروني صالحًا لحساب الجدولة.

يجب التحقق من نطاق البريد الإلكتروني أو المطالبة به في Control Hub لتكوين حساب جدولة.

من الضروري تكوين حساب جدولة للسماح لأجهزة الغرفة بجدولة الاجتماعات.

يتم استخدام حساب الجدولة كمنظم اجتماع لجميع الاجتماعات المحجوزة من أجهزة RoomOS. يقوم هذا الحساب بحجز الغرفة بنفس الطريقة التي يقوم بها المستخدم عادةً. من خلال حجز الاجتماعات من حساب الجدولة ودعوة الغرفة، يتم احترام سياسات الغرفة في نظام التقويم. تأكد من إدخال عنوان بريد إلكتروني صالح يحتوي على أذونات لحجز الغرف التي تريد تمكين حجز الغرف لها.

لتكوين حساب الجدولة لتقويم Google من مركز التحكم:

1. تسجيل الدخول إلى مركز التحكم ثم اذهب إلى خدمات > هجين.
2. في بطاقة التقويم الهجين لـ Google، انقر فوق تعديل الإعدادات.
3. قم بتحديد المربعات للسماح لمؤسستك باستخدام موارد التقويم والسماح لمساحات العمل بجدولة الاجتماعات.
4. تأكد من أنك قمت بتكوين حساب ACL، وأدخل البريد الإلكتروني لهذا الحساب.

يمكن تكوين حجم الفترة الزمنية لجدولة الحجوزات، مما يسمح بفاصل زمني مدته 15 أو 30 أو 60 دقيقة. يشير حجم الفترة الزمنية إلى الفواصل الزمنية المحددة مسبقًا والتي يمكنك من خلالها تحديد وقت البدء أو الانتهاء للحجز

حجوزات واجهة المستخدم AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (الافتراضي: 30)

بالإضافة إلى ذلك، يعرض التقويم الآن الفترات الزمنية المتاحة، مما يُظهر للمستخدمين فترات زمنية يمكن خلالها حجز مساحة مسبقًا. تتيح هذه الفتحات للمستخدمين تحديد الفترات الزمنية المفتوحة بسهولة وجدولة الاجتماعات مسبقًا لفترات زمنية محددة. بعد تحديد الفتحة، يمكن تعديل الوقت إذا لزم الأمر.

تؤدي نسبة كبيرة من الاجتماعات إلى اجتماعات وهمية، مما يعني عدم حضور أي شخص وإهدار موارد الاجتماع أثناء الحجز. يساعد تمكين خيار تسجيل الوصول في التخفيف من هذه المشكلة. يمكن للمستخدمين تسجيل الدخول إلى حجزهم عند وصولهم إلى غرفة الاجتماعات التي تؤكد الحجز. إذا لم يحضر أحد للحجز، سيتم إخلاء غرفة الاجتماع ويمكن للآخرين حجز غرفة الاجتماع المجانية.

تتوفر إمكانية تسجيل الدخول والخروج على الأجهزة المشتركة القابلة للحجز و Room Navigator المستقل.

عند تفعيل هذا الخيار، يظهر زر تسجيل الوصول على لوحة اللمس الموجودة داخل الغرفة وخارجها. يظهر زر الخروج على الغرفة الداخلية للوحات اللمس المقترنة. بالنسبة لمتصفح الغرفة المستقل، تظهر أزرار الخروج أيضًا على لوحة الغرفة الخارجية. إذا تم حجز اجتماع قابل للانضمام (OBTP)، فسيكون زر تسجيل الوصول مرئيًا فقط خارج الغرفة.

يبدأ زر تسجيل الوصول قبل الحجز بخمس دقائق، ويظهر على لوحات اللمس الموجودة خارج الغرفة وداخلها.

لدى المستخدم 10 دقائق من وقت بدء الحجز لتسجيل الوصول. إذا لم يقم أحد بتسجيل الوصول خلال الدقائق العشر، يدويًا أو تلقائيًا، فسيتم إخلاء الغرفة تلقائيًا. قبل 30 ثانية من نهاية نافذة تسجيل الوصول، يظهر تنبيه بالعد التنازلي لمدة 30 ثانية على لوحة اللمس لإخراج الغرفة تلقائيًا. نافذة تسجيل الدخول قابلة للتكوين.

عند تسجيل الوصول إلى الغرفة وانتهاء المكالمة، تظهر رسالة تنبيهية لتذكير المستخدم بالخروج إذا رغب في ذلك. إذا قام المستخدم بإلغاء العد التنازلي أو تجاهل التنبيه، فسيتم تسجيل خروج الغرفة. إذا تمكن المستخدم من تمديد الحجز، فسيظل جهاز الغرفة مسجلاً طوال فترة تمديد الحجز.

عندما يصل الحجز إلى آخر 5 دقائق من وقته المجدول ويكون هناك اجتماع متتالي، تظهر إشعارات تخبر المستخدم بأن الحجز سينتهي قريبًا.

بمجرد إصدار الحجز، يتم إرسال إشعار إلى المضيف لإبلاغه بإلغاء الحجز.

تسجيل الوصول التلقائي

يبدأ تسجيل الوصول التلقائي بعد 4 دقائق من بدء الحجز.

سيقوم جهاز الغرفة بالتحقق تلقائيًا من:

• الحجوزات المخصصة

• الانضمام إلى مكالمة

• بدأت جلسة المشاركة (سلكيًا ولاسلكيًا)

• عدد الأشخاص هو 1 أو أكثر (يعتبر عدد الأشخاص 1 أو أكثر بعد مرور دقيقة واحدة من وجود الغرفة المستمرة في داخلنا.)

تسجيل الوصول اليدوي

يمكن للمستخدم تحديد تسجيل الوصول يدويًا عن طريق النقر على زر تسجيل الوصول.

تكوين تسجيل الدخول والخروج

تمكين السماح للمستخدم بتسجيل الدخول إلى الغرف التي حجزها للتأكد من أن الغرفة قيد الاستخدام. إذا لم يقم المستخدم بتسجيل الوصول، يدويًا أو تلقائيًا، فسيتم إلغاء حجز الغرفة ويتلقى المنظم بريدًا إلكترونيًا لإعلامه بالإلغاء.

يبدأ زر تسجيل الوصول قبل الحجز بخمس دقائق، ويظهر على لوحات اللمس الخارجية والداخلية للغرفة، ويبقى هناك طوال المدة المحددة بـ مدة نافذة تسجيل الوصول للحجوزات.

تمكين تسجيل الوصول للحجوزات: <صحيح/خطأ>

القيمة الافتراضية: خطأ

نافذة تسجيل الوصول هي الوقت الذي يكون فيه خيار تسجيل الوصول متاحًا على لوحة اللمس. يمكن تحديد مدة نافذة تسجيل الوصول بـ 5 أو 10 أو 15 أو 20 أو 30 أو 60 دقيقة.

مدة تسجيل الوصول للحجوزات: <5، 10، 15، 20، 30، 60>

القيمة الافتراضية: 10

قم بتكوين ما إذا كان زر الخروج يظهر خارج الغرفة وداخلها، أو داخل الغرفة، أو لا يظهر على الإطلاق.

الحجوزات المسموح بها والرفض: <الكل، داخل فقط، لا شيء>

افتراضيًا: الكل