Pour activer la réservation de salle, assurez-vous de suivre ces étapes dans l'ordre suivant :

1. Configurer le calendrier hybride.

2. Configurer le compte de planification.

3. Configurez les appareils avec le calendrier dans Control Hub.

Pour activer la réservation de salle, vous devez configurer le calendrier hybride pour votre organisation. Vous pouvez le configurer pour Microsoft Exchange, Microsoft 365 ou Google Calendar.

Voir le Guide de déploiement du calendrier hybride.

Il est nécessaire de configurer un compte de planification pour permettre aux périphériques de salle de programmer des réunions.

Le compte de planification est utilisé comme organisateur de réunion pour toutes les réunions réservées à partir des appareils RoomOS. Ce compte réserve la salle de la même manière qu'un utilisateur le fait normalement. En réservant des réunions à partir du compte de planification et en invitant une salle, les politiques de salles dans le système de calendrier sont respectées. Assurez-vous que vous avez saisi une adresse électronique valide et autorisée à réserver des salles pour lesquelles vous souhaitez activer la réservation de salle.

Pour configurer le compte de planification pour Microsoft 365 à partir de Control Hub :

1. connectez-vous à Centre de contrôle, puis allez à Services > Hybride.
2. Sur la carte du calendrier hybride pour Microsoft 365, cliquez Modifier les paramètres.
3. Cochez la case pour autoriser les espaces de travail à planifier des réunions.
4. Entrez une adresse de courrier électronique valide pour le compte de planification.

Le domaine de messagerie doit être vérifié ou revendiqué dans Control Hub pour configurer un compte de planification.

Il est nécessaire de configurer un compte de planification pour permettre aux périphériques de salle de programmer des réunions.

Le compte de planification est utilisé comme organisateur de réunion pour toutes les réunions réservées à partir des appareils RoomOS. Ce compte réserve la salle de la même manière qu'un utilisateur le fait normalement. En réservant des réunions à partir du compte de planification et en invitant une salle, les politiques de salles dans le système de calendrier sont respectées. Assurez-vous que vous avez saisi une adresse électronique valide et autorisée à réserver des salles pour lesquelles vous souhaitez activer la réservation de salle.

Pour configurer le compte de planification pour Google Agenda à partir de Control Hub :

1. connectez-vous à Centre de contrôle, puis allez à Services > Hybride.
2. Sur la carte Calendrier hybride pour Google, cliquez sur Modifier les paramètres.
3. Cochez les cases pour permettre à votre organisation d'utiliser les ressources du calendrier et pour permettre aux espaces de travail de planifier des réunions.
4. Assurez-vous d'avoir configuré un compte ACL et entrez l'adresse e-mail de ce compte.

La taille du créneau horaire pour la planification des réservations peut être configurée, permettant des intervalles de 15, 30 ou 60 minutes. La taille du créneau horaire fait référence aux intervalles prédéterminés auxquels vous pouvez sélectionner l'heure de début ou de fin d'une réservation

Réservations d'interface utilisateur AdhocBooking TimeSlotSize : <15, 30, 60> (par défaut : 30)

De plus, le calendrier affiche désormais les créneaux disponibles, montrant aux utilisateurs les intervalles de temps pendant lesquels un espace peut être réservé à l'avance. Ces créneaux permettent aux utilisateurs d'identifier facilement les plages horaires ouvertes et de planifier des réunions à l'avance pour les intervalles de temps désignés. Après avoir sélectionné un créneau horaire, l'heure peut être ajustée si nécessaire.

Un pourcentage important de réunions aboutissent à des réunions fantômes, ce qui signifie que personne ne se présente et que les ressources de la réunion sont gaspillées pendant la réservation. Activation de la Enregistrement L'option permet d'atténuer ce problème. Les utilisateurs peuvent enregistrer leur réservation lorsqu'ils arrivent à la salle de réunion, ce qui confirme la réservation. Si personne ne se présente à la réservation, la salle de réunion est libérée et d'autres peuvent réserver la salle de réunion libre.

L'enregistrement et le départ sont disponibles sur des appareils réservables partagés et sur Room Navigator autonome.

Lorsqu'il est activé, un bouton d'enregistrement apparaît sur le panneau tactile intérieur et extérieur de la pièce. Un bouton de paiement apparaît à l'intérieur de la salle pour les panneaux tactiles appariés. Pour un navigateur de salle autonome, les boutons de vérification apparaissent également sur le panneau extérieur de la salle. Si une réunion joignable a été réservée (OBTP), le bouton d'enregistrement n'est visible qu'à l'extérieur de la salle.

À partir de 5 minutes avant une réservation, un bouton d'enregistrement apparaît sur les panneaux tactiles extérieurs et intérieurs de la chambre.

Un utilisateur dispose de 10 minutes à compter de l'heure de début d'une réservation pour s'enregistrer. Si personne ne s'enregistre pendant les 10 minutes, manuellement ou automatiquement, la chambre est automatiquement libérée. 30 secondes avant la fin de la fenêtre d'enregistrement, une alerte de libération automatique de la chambre avec un compte à rebours de 30 secondes apparaît sur l'écran tactile. La fenêtre d'enregistrement est configurable.

Lorsqu'une chambre est enregistrée et qu'un appel se termine, une alerte apparaît pour rappeler à l'utilisateur de quitter la chambre s'il le souhaite. Si l'utilisateur annule le compte à rebours ou ignore l'alerte, la salle est vérifiée. Si un utilisateur peut prolonger une réservation, l'appareil de la chambre reste enregistré pendant la durée de la prolongation de la réservation.

Lorsqu'une réservation a atteint les 5 dernières minutes de son temps prévu et qu'il y a une réunion consécutive, une notification apparaît informant l'utilisateur que la réservation va bientôt se terminer.

Une fois la réservation libérée, une notification est envoyée à l'hôte pour l'informer de la réservation annulée.

Enregistrement automatique

L'enregistrement automatique commence 4 minutes après le début de la réservation.

Le périphérique de salle s'enregistre automatiquement pour :

• Réservations ad hoc

• Joindre un appel

• Session de partage démarrée (câblé vers sans fil)

• Le nombre de personnes est de 1 ou plus (Le nombre de personnes est considéré comme 1 ou plus après 1 minute de place continue chez nous.)

Enregistrement manuel

Un utilisateur peut sélectionner manuellement de s'enregistrer en effleurant le bouton d'archivage.

Configurer l'archivage et l'extraction

Permet à l'utilisateur de s'enregistrer dans les chambres qu'il a réservées pour confirmer que la chambre est en cours d'utilisation. Si l'utilisateur ne s'enregistre pas, manuellement ou automatiquement, la réservation de la salle est libérée et l'organisateur reçoit un e-mail l'informant de l'annulation.

À partir de 5 minutes avant une réservation, un bouton d'enregistrement apparaît sur les écrans tactiles de la chambre extérieure et de la chambre et il y reste pendant la durée définie avec Bookings CheckIn WindowDuration.

Enregistrement des réservations activé : <Vrai/Faux >

Par défaut : False

La fenêtre d'archivage correspond à l'heure à laquelle l'option d'archivage est disponible sur l'écran tactile. La durée de la fenêtre d'enregistrement peut être spécifiée à 5, 10, 15, 20, 30 ou 60 minutes.

Fenêtre d'enregistrement des réservationsDurée : <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Par défaut : 10

Configurez si le bouton d'extraction est affiché à l'extérieur et à l'intérieur de la salle, à l'intérieur de la salle ou pas du tout.

Autorisations de réservationRefuser : <Tous, InsideOnly, Aucun>

Valeur par défaut : Tous