Запланированные совещания Webex

Запланированные совещания Webex – это рекомендуемый тип совещания, когда безопасность является важным фактором для вас или вашей организации. Запланированные совещания – это одноразовые совещания, которые защищены паролем. Они имеют широкий спектр функций безопасности в элементах управления функциями совещания и элементами управления посетителями. Администратор может управлять функциями безопасности для всех запланированных совещаний на своем веб-сайте Webex. Организаторы также могут настроить безопасность совещания, параметры совещания и права посетителя при планировании совещания.

Совещания в персональной комнате

Персональные комнаты Webex Meetings – это форма совещаний Webex; они всегда доступны для организатора совещаний. Активация персональной комнаты происходит, когда организатор совещания присоединяется к ней, а деактивация – когда покидает ее. Персональные комнаты Webex Meetings предназначены для быстрого и удобного проведения совещаний с доверенными участниками, поэтому они имеют ограниченный набор настраиваемых функций безопасности. Если безопасность совещаний имеет для вас первостепенное значение, рекомендуется использовать запланированные совещания Webex, для которых предусмотрен широкий набор настраиваемых функций безопасности.

Совещания в персональной комнате можно включить или отключить для всех пользователей на веб-сайте Webex. Если они включены для вашего веб-сайта Webex, их можно включить или отключить для отдельных пользователей.

Включение совещаний в персональной комнате

Блокировка совещаний Webex влияет на поведение при входе на совещание для всех пользователей. По умолчанию блокировка всех совещаний происходит через 5 минут. После этого все посетители должны ожидать в холле, пока организатор не допустит их.

Для запланированных совещаний и совещаний в персональной комнате на веб-сайте Webex доступны отдельные настройки блокировки совещаний.

С помощью элементов управления блокировкой совещания администратор может выполнять перечисленные ниже действия.

• Автоматически блокировать совещание через 0, 5, 10, 15 или 20 минут после его начала.

• Настроить поведение при входе на совещание, когда совещание заблокировано.

  • Все пользователи будут ожидать в холле, пока их не допустит организатор

  • Никто не может присоединиться к совещанию

Если совещание заблокировано, по умолчанию задана настройка Все пользователи будут ожидать в холле, пока их не допустит организатор.

Администратор может обязать организаторов совещаний использовать настройки блокировки совещаний, заданные по умолчанию для всего веб-сайта, или разрешить организатору установить количество минут после начала совещания, по истечении которых оно будет заблокировано. Рекомендуется принудительно автоматически блокировать совещания по истечении определенного времени. Организаторы совещания в любой момент могут заблокировать или разблокировать совещание после его начала, используя элементы управления во время совещания.

По умолчанию холл включен для всех совещаний Webex. При использовании этого настройка по умолчанию, когда совещание начинается и совещание разблокировано, все гостевые пользователи помещаются в холл до тех пор, пока организатор не допустит их.

Гость делится на следующие группы пользователей:

• Непроверенные пользователи - пользователи, которые не вошли в систему и личность которых не подтверждена.

• Проверенные внешние пользователи - пользователи, которые вошли в систему, но принадлежат к внешней организации.

Каждая группа пользователей имеет отдельные и независимые элементы управления лобби. Различие между непроверенными и проверенными внешними пользователями позволяет повысить безопасность совещаний за счет применения более строгих мер контроля за входом в совещания для непроверенных пользователей. Например, неподтвержденные пользователи не могут присоединиться к совещанию, в то время как подтвержденные внешние пользователи будут размещены в холле. Или неподтвержденные пользователи будут размещены в холле, в то время как подтвержденные внешние пользователи могут присоединяться к совещанию напрямую.

При настройка по умолчанию по умолчанию «Они ждут в холле, пока организатор их не допустит», когда совещание разблокировано, пользователи в вашей организации, которые вошли в систему с помощью учетной записи Webex с использованием лицензии организатора или посетителя, обходят холл и присоединяются к совещанию напрямую.

Организатор совещания может просматривать список посетителей, ожидающих в холле. При размещении пользователей в холле совещания они распределяются на три группы для упрощения проверки пользователей и выбора варианта допуска на совещание.

• Внутренние пользователи (аутентифицированные пользователи вашей организации)

• Внешние пользователи (аутентифицированные пользователи внешних организаций)

• Неподтвержденные пользователи (пользователи, которые не вошли в систему и не были аутентифицированы)

Внутренние и внешние аутентифицированные пользователи выполнили вход в систему и подтвердили свою личность. Личности неподтвержденных пользователей (пользователей, которые не вошли в систему) не могут считаться подлинными, поскольку они не были аутентифицированы.

Пользователи могут быть допущены к совещанию или удалены из холла по отдельности или группой.

Дополнительную информацию об элементах управления холлом см. в статье Определение типа участника, допускаемого на совещание Webex.

Изменение настроек холла для запланированных совещаний и совещаний в персональной комнате

Рекомендуется сделать использование пароля обязательным требованием для пользователей, присоединяющихся к запланированным совещаниям с помощью телефона или систем для видеоконференций. Система автоматически создает 8-значный числовой пароль для посетителей, которые используют телефон и систему для видеоконференций, и добавляет его в приглашение на совещание. Благодаря этой мере только пользователи, получившие приглашение, смогут присоединиться к совещанию с помощью телефона или системы для видеоконференций.

Рекомендуется запретить посетителям присоединяться к совещанию раньше организатора, если вы не осознаете рисков, связанных с безопасностью, в полной мере и вам не нужна эта функция.

Рассмотрите возможность отключения параметров присоединения раньше организатора на своем веб-сайте. Это, в частности, касается отображаемых совещаний. В противном случае внешние посетители могут использовать запланированные совещания в собственных целях без ведома или согласия организатора.

Аналогично, если вы разрешите посетителям присоединяться раньше организатора, рассмотрите возможность запретить им присоединяться с включенным звуком до организатора. Если ваше совещание не скрыто на вашем сайте или не защищено паролем, неавторизованные пользователи могут получить доступ и начать дорогостоящие вызовы без ведома или согласия организатора.

Для персонального совещания с конференцией (совещания PCN) рекомендуется отключить параметр присоединяться с включенным звуком до организатора. Организатор должен сначала набрать номер доступа Webex для аудиомоста, а затем ввести код доступа организатора и ПИН организатора, прежде чем посетители смогут присоединиться к совещанию.

Помимо использования функций холла и блокировки совещаний для совещаний в персональной комнате, можно использовать CAPTCHA с целью обнаружения и блокирования злоумышленников, использующих роботов и сценарии для получения доступа к совещаниям в персональной комнате мошенническим путем. Если этот параметр включен, CAPTCHA применяется к гостям, которые присоединяются к вашему совещанию в персональной комнате.

Пользователь является гостем, если он:

• не выполнил вход в систему (личность не аутентифицирована);

• выполнил вход в систему, но принадлежит внешней организации.

Мошенничество с обратным телефонным вызовом может произойти в случае, когда кто-либо присоединяется к одному из ваших совещаний и использует функцию обратного вызова на подозрительные номера телефона из разных стран, что может привести к расходам в вашей организации. Эти подозрительные номера телефонов могут находиться в любой точке мира. Однако мы заметили, что наиболее высокий процент мошеннических вызовов наблюдается в указанных ниже странах и регионах.

• Бельгия

• Коста-Рика

• Эквадор

• Египет

• Эфиопия

• Франция

• Молдова

• Нигер

• Панама

• Филиппины

• Португалия

• Саудовская Аравия

• Южно-Африканская Республика

• Шри-Ланка

• Тайвань

• Турция

• Украина

• Объединенные Арабские Эмираты

• Великобритания

• Вьетнам

Чтобы сократить количество мошеннических вызовов, рекомендуется убрать определенные страны из списка "Страны с функцией обратного вызова, разрешенные Webex". К примеру, это относится к странам, где нет офисов компаний, с которыми вы работаете, а также к странам, из которых были получены подозрительные или мошеннические вызовы.

Даже название совещания может раскрыть конфиденциальную информацию. Например, совещание с названием "Обсуждение приобретения компании A" может иметь финансовые последствия, если они будут предварительно разглашены. Создание скрытых совещаний обеспечивает безопасность конфиденциальной информации.

Тема и другая информация о совещаниях в списке отображается на вашем веб-сайте Webex как для пользователей, прошедших аутентификацию, так и для пользователей и гостей, которые не прошли ее. Рекомендуется пометить все совещания как скрытые, если у вашей организации нет конкретной причины для отображения названия совещаний и другой связанной с бизнесом информации в публичном доступе.

Если ваша организация работает с конфиденциальной информацией, рекомендуется обязать всех пользователей завести учетную запись на вашем веб-сайте Webex. Если эта функция включена, Webex запрашивает учетные данные у всех организаторов и посетителей, когда они присоединяются к совещанию, event-совещанию или сеансу обучения.

Кроме того, рекомендуется обязать посетителей войти в систему при наборе номера с помощью телефона. Благодаря этому требованию можно предотвратить вход на совещание или сеанс обучения с ненадлежащими учетными данными.

Участники, которые присоединяются с помощью приложения Webex, должны пройти аутентификацию, поэтому Webex не предлагает им пройти аутентификацию при подключении к аудио. Поэтому это ограничение влияет на пользователей, которые присоединяются только по телефону. Кроме того, рассмотрите возможность ограничения набора номера в системах для видеоконференций на совещание, в котором требуется регистрация посетителей. Дополнительную информацию см. в статье Запланированные совещания. Обязательное использование пароля совещания при присоединении к нему с помощью телефона или систем для видеоконференций. Помните, что использование этого параметра ограничивает возможности совещания, event-совещания или сеанса для внутренних посетителей (пользователей с учетной записью на вашем веб-сайте Webex). Этот параметр – отличный способ обеспечить безопасность совещаний, но он может ограничить возможности, если организатору необходимо присутствие внешнего гостя.

Скрытие ссылок на совещание или event-совещание во время совещаний затруднит приглашение посетителями нежелательных гостей, поскольку скопировать и отправить ссылку станет сложнее. Это не защищает ссылки от их копирования посетителями совещаний из электронных приглашений и от совместного доступа к этим ссылкам.