Запланированные Webex Meetings

Запланированные совещания Webex — это рекомендуемый тип совещаний, когда безопасность важна для вас или вашей организации. Запланированные совещания — это разовые совещания, защищенные паролем и имеющие широкий набор функций безопасности в виде элементов управления функциями совещаний и элементами управления участниками. В качестве администратора вы можете управлять функциями безопасности всех запланированных совещаний на сайте Webex. Организаторы также могут настроить безопасность совещания, параметры совещаний и привилегии участников при планировании совещания.

Личные встречи в комнате

Webex MeetingsПерсональные комнаты — это форма совещания Webex, которая постоянно доступна организатору совещания. Организатор собрания активирует свою личную комнату, когда присоединяется, и деактивирует комнату, когда уходит. Webex MeetingsПерсональные комнаты предназначены для быстрой и удобной встречи доверенных участников и поэтому имеют ограниченный набор настраиваемых функций безопасности. Если безопасность собраний — ваша главная задача, мы рекомендуем использовать запланированные совещания Webex с полным набором настраиваемых функций безопасности.

Совещания в персональной комнате можно включить или отключить для всех пользователей вашего сайта Webex. Если они включены для вашего сайта Webex, их можно включать или отключать для отдельных пользователей.

Чтобы включить совещания в персональной комнате

Блокировка совещаний Webex влияет на поведение всех пользователей при записи в собрания. В начале совещания участников по умолчанию помещают в лобби до тех пор, пока организатор не примет их.

На сайте Webex доступны отдельные настройки блокировки совещаний для запланированных совещаний и совещаний в персональной комнате.

Элементы управления блокировкой собраний позволяют администратору делать следующее:

• Автоматическая блокировка совещания через 0, 5, 10, 15 или 20 минут после начала совещания

• Настройте поведение записи о собрании, когда собрание заблокировано:

  • Все ждут в холле, пока организатор не примет их

  • Никто не может присоединиться к собранию

По умолчанию, когда собрание заблокировано, все ждут в лобби, пока организатор не примет их.

Как администратор, вы можете заставить организаторов собрания использовать стандартные настройки блокировки собраний для всего сайта или разрешить организатору устанавливать количество минут после начала совещания, когда оно будет заблокировано. Мы рекомендуем включить автоматическую блокировку собраний по истечении установленного времени. Организаторы собраний всегда могут использовать элементы управления во время совещания, чтобы заблокировать и разблокировать совещание во время его проведения.

По умолчанию лобби включено для всех совещаний Webex. При использовании этой настройки по умолчанию, когда совещание начинается и оно разблокируется, все гостевые пользователи помещаются в лобби до тех пор, пока организатор не примет их.

Гость делится на следующие группы пользователей:

• Непроверенные пользователи — пользователи, которые еще не вошли в систему и чья личность не подтверждена.

• Проверенные внешние пользователи — пользователи, которые вошли в систему, но принадлежат к внешней организации.

Каждая группа пользователей имеет отдельные и независимые элементы управления лобби. Различие между непроверенными и проверенными внешними пользователями позволяет повысить безопасность собраний за счет применения более строгих мер контроля за входом в собрания для непроверенных пользователей. Например, непроверенные пользователи не могут присоединиться к совещанию, пока проверенные внешние пользователи размещены в лобби, или непроверенные пользователи размещаются в лобби, а проверенные внешние пользователи могут присоединиться к совещанию напрямую.

При настройке по умолчанию «Они ждут в лобби, пока организатор не примет их», и когда совещание разблокировано, пользователи вашей организации, которые вошли в систему с учетной записью Webex с использованием лицензии организатора или участника, обходят лобби и присоединяются к совещанию напрямую.

Организатор собрания может увидеть список участников, ожидающих встречи в фойе. Когда пользователей помещают в лобби совещания, их разделяют на три группы, чтобы упростить процесс отбора пользователей и принять участие в собраниях:

• Внутренние пользователи (авторизованные пользователи в вашей организации)

• Внешние пользователи (аутентифицированные пользователи во внешних организациях)

• Непроверенные пользователи (пользователи, которые не вошли в систему и не прошли аутентификацию)

Внутренние и внешние аутентифицированные пользователи вошли в систему и подтвердили свою личность. Личность непроверенных пользователей (пользователей, которые не вошли в систему) нельзя считать правдивой, поскольку они не прошли аутентификацию.

Пользователей можно допустить к собранию или удалить из лобби по отдельности или в составе группы.

Дополнительные сведения об элементах управления лобби см. в разделе Информация о том, кого вы допускаете на совещание Webex.

Чтобы изменить настройки лобби для запланированных совещаний и собраний в персональной комнате

Мы рекомендуем ввести требование о пароле для пользователей, присоединяющихся к запланированным совещаниям из систем телефонных или видеоконференций. Система автоматически генерирует восьмизначный цифровой пароль для участников системы телефонных и видеоконференций и добавляет его к приглашению на собрание. Эта мера гарантирует, что только те, у кого есть приглашение, смогут присоединиться к совещанию при использовании телефона или системы видеоконференцсвязи.

Мы рекомендуем запретить участникам присоединяться к ним раньше организатора, если вы не в полной мере осознаете угрозу безопасности и не нуждаетесь в этой функции.

Рассмотрите возможность отключения опции «Присоединяться до проведения» на своем сайте, особенно для перечисленных собраний. В противном случае внешние участники могут использовать запланированные встречи в своих целях без ведома или согласия организатора.

Аналогичным образом, если вы разрешите участникам присоединиться к ним до их проведения, не разрешайте им прислушиваться к аудиозаписям до того, как они будут организованы. Если ваше собрание указано на вашем сайте или оно не защищено паролем, неавторизованные пользователи могут получить доступ и начать дорогостоящие звонки без ведома или согласия организатора.

Для личных конференций (PCN Meetings) мы рекомендуем отключить опцию «Присоединяться к аудиозаписи перед началом совещания». Организатор должен набрать номер доступа Webex к аудиомосту, а затем ввести код доступа к хосту и PIN-код хоста, прежде чем участники смогут присоединиться к совещанию.

Помимо использования функций фойе собраний и блокировки собраний для личных встреч в комнате, вы можете использовать CAPTCHA для обнаружения и блокировки злоумышленников, использующих роботов и скриптов для мошеннического доступа к собраниям в вашей личной комнате. Если функция CAPTCHA включена, она применяется к гостям, присоединяющимся к вашей личной встрече в комнате.

Гостевой пользователь определяется следующим образом:

• Не вошли в систему (удостоверение личности не подтверждено)

• Вошел в систему, но принадлежит сторонней организации

Мошенничество с обратными звонками по телефону может произойти, когда кто-то присоединится к одной из ваших встреч и использует обратный звонок для звонков на подозрительные телефонные номера из разных стран, что обходится вашей организации в денежную сумму. Эти подозрительные телефонные номера могут поступать из любой точки мира. Однако мы заметили, что более высокий процент мошенничества происходит из следующих мест:

• Бельгия

• Коста-Рика

• Эквадор

• Египет

• Эфиопия

• Франция

• Молдавия

• Нигер

• Панама

• Филиппины

• Португалия

• Саудовская Аравия

• Южная Африка

• Шри-Ланка

• Тайвань

• Турция

• Украина

• Объединенные Арабские Эмираты

• Соединенное Королевство

• Вьетнам

Чтобы снизить уровень мошенничества, мы рекомендуем запретить некоторым странам в списке разрешенных стран обратного вызова Webex. Например, можно добавить страны, с которыми вы не сотрудничаете или из которых вам поступали мошеннические или подозрительные звонки.

Даже в заголовках совещаний может быть раскрыта конфиденциальная информация. Например, встреча под названием «Обсудить приобретение компании А» может иметь финансовые последствия, если о ней будет объявлено заранее. Проведение собраний, не включенных в список, обеспечивает безопасность конфиденциальной информации.

Тема совещания и другие сведения о перечисленных совещаниях отображаются на сайте Webex для просмотра авторизованными пользователями, а также неавторизованными пользователями и гостями. Мы рекомендуем пометить все совещания как не включенные в список, за исключением случаев, когда в вашей организации существует особая деловая необходимость в публичном отображении заголовков и информации о совещаниях.

Если ваша организация работает с конфиденциальной информацией, рекомендуется обязать всех пользователей иметь учетную запись на вашем сайте Webex. Если этот параметр включен, Webex запрашивает у всех организаторов и участников учетные данные при присоединении к совещанию, событию или тренингу.

Кроме того, мы рекомендуем обязать участников входить в систему при звонке с телефона. Это требование запрещает доступ к собранию или тренировке без надлежащих учетных данных.

Скрытие ссылок на собрания и мероприятия в собраниях позволяет участникам не приглашать нежелательных гостей, а копировать ссылки и делиться ими неудобно. Это не мешает участникам копировать ссылки на собрания из приглашений по электронной почте и делиться ими.