Tämä ominaisuus on käytettävissä Webex-kokouksissa.

Jos olet jo asentanut Webex-sovelluksen, saat päivityksen uuteen versioon automaattisesti. Suosittelemme, että IT-ylläpitäjät menevät Google Admin -konsoliin ja myöntävät uusia käyttöalueita koko organisaation laajuisten käyttöoikeuksien antamiseksi, sillä muuten käyttäjiä pyydetään hyväksymään uudet käyttöoikeudet, kun he yrittävät suunnitella Webex-kokouksia. Jos haluat myöntää uusia laajuuksia, kirjaudu Google Admin -konsoliin ja siirry osoitteeseen Sovellukset > Marketplace Apps > Asetukset Cisco Webexille ja valitse Peruuta tietojen käyttöoikeus ja valitse sitten Myönnä tietojen käyttöoikeus.

Asenna Webex-sovellus Workspace Marketplace -palvelusta.

Jos järjestelmänvalvojasi ei ole asentanut Webex-sovellusta G Suite -käyttäjille, mutta on lisännyt sen hyväksyttyjen sovellusten luetteloon, voit mennä Google Workspace Marketplaceen ja asentaa sovelluksen itse.

Jos Marketplace-sovelluksiin sovelletaan rajoituksia, Googlen järjestelmänvalvoja voi lisätä Webex-sovelluksen hyväksyttyjen sovellusten luetteloon tai valita Salli käyttäjien asentaa mikä tahansa sovellus Google Workspace Marketplace -palvelusta kohdassa Marketplace-asetukset > Sovellusten käyttöoikeuksien hallinta.

Järjestelmänvalvojat voivat asentaa sovelluksen koko toimialueelle Googlen hallintakonsolin kautta. Mene osoitteeseen support.google.com ja etsi Asenna Marketplace-sovellukset.

Siirry Webex-sovelluksen Google Workspace -sovellukseen ja valitse sitten Asenna.

Vain käyttäjät, joilla on Google Workspace -tilit, voivat tarkastella tätä sivua Google Workspace Marketplacessa.

Kun olet asentanut sovelluksen, noudata ohjeita osoitteessa Aseta Webex-sivustosi Google-kalenteriin.

Poista Google Workspacen Webex-sovelluksen asennus.

Jos et enää halua suunnitella Webex-kokouksia ja Webex Personal Room -kokouksia suoraan Google-kalenterista tai Gmailista, voit poistaa Webex-integraation Google Workspaceen.

Järjestelmänvalvojat voivat poistaa sovelluksen koko verkkotunnuksesta Googlen hallintakonsolin kautta. Siirry osoitteeseen support.google.com ja etsi Poista Marketplace-sovellus Google-työtilasta.

1

Valitse Google-kalenterissa Asetukset-valikko > Asetukset.

2

Valitse Add-ons -osiossa Cisco Webex vieressä Asetukset > Poista.

Google-kalenteri

Aseta Webex-sivustosi Google-kalenteriin

Ennen kuin voit suunnitella Webex-kokouksen tai Webex Personal Room -kokouksen, sinun on määritettävä tililläsi käytettävä Webex-sivusto.

1

Valitse Google-kalenterissa Luo tapahtuma.

2

Valitse Tapahtuman tiedot-kohdassa Lisää konferenssi -pudotusluettelo ja valitse sitten Webex-kokous.

Jos näitä vaihtoehtoja ei näy Add conferencing -pudotusluettelossa, järjestelmänvalvojasi ei ole asentanut Webex for Google Calendar -sovellusta. Voit ehkä asentaa sovelluksen itse. Lisätietoja on osoitteessa Add the Webex App from Google Workspace Marketplace.

3

Kohdassa Add location näet joko Authorize tai Login required:

  • Jos näyttöön tulee Authorize, se tarkoittaa, että Cisco Webex for Google Calendar -sovellukselle on annettava valtuutus käyttää Google-tiliäsi. Valitse Authorize ja siirry vaiheeseen 4.
  • Jos näyttöön tulee Login required, se tarkoittaa, että käytät samaa sähköpostiosoitetta Webex-tiliäsi ja Google Workspacea varten ja että järjestelmänvalvoja on jo antanut Webex for Google Calendar -sovellukselle luvan käyttää Google-tiliäsi. Valitse Kirjaudu sisään ja siirry vaiheeseen 5 syöttääksesi kokouksissa käytettävän Webex-sivuston.
4

Valitse valtuutusta varten Google Workspace -tili, jota haluat käyttää Webex for Google Calendar -palvelun kanssa.

Valitse Salli.

5

Kirjoita Webex-sivusto, jota haluat käyttää kokousten ajoittamiseen, ja valitse Seuraava.

Jos et ole kirjautunut aiemmin, sinua pyydetään kirjautumaan sisään nyt. Valitse Kirjaudu sisään.

Kokoukseen lisätään konferenssin tiedot.

6

Jos haluat jatkaa kokouksen suunnittelua, katso Schedule a Meeting, muuten valitse Cancel event creation.

Ajoita kokous Google-kalenteriin

Kun olet määrittänyt Webex-sivuston, voit ajoittaa Webex-kokouksen tai Webex Personal Room -kokouksen Google-kalenteristasi.

Webex-kokouksen tai henkilökohtaisen huoneen kokouksen tiedot täyttyvät sen kokousmallin perusteella, jonka oletusarvoksi oletit. Varmista, että asetat oletusmallin haluamallesi kokoustyypille Cisco WebexWebex-kuvake -sivupaneelissa ennen aikatauluttamista.

Kun olet luomassa tapahtumaa, voit siirtyä sivupaneelissa osoitteeseen Cisco WebexWebex-kuvake ja muuttaa kokousasetuksia, kuten vaihtoehtoista isäntää tai apuisäntää ja äänityyppiä. Kalenterissa voit vaihtaa Webex-sivustoa ja kokousmallia sivupaneelissa osoitteessa Cisco WebexWebex-kuvake .

1

Valitse Google-kalenterissa Luo tapahtuma tai valitse olemassa oleva tapahtuma.

2

Valitse Tapahtuman tiedot-kohdassa Lisää konferenssi -pudotusluettelo ja valitse sitten Webex-kokous tai Webex Personal Room -kokous.

3

Lisää kokouksen otsikko, päivämäärä ja kellonaika.

4

Jos haluat kokouksen toistuvan, valitse Ei toistu ja valitse, kuinka usein haluat kokouksen toistuvan ja milloin haluat toistuvan kokouksen päättyvän.

5

Lisää vieraita.

6

Jos haluat helpottaa osallistujien liittymistä kokoukseen Webex-huoneesta tai työpöytälaitteesta, valitse Huoneet ja valitse sitten huoneen laitteet, jotka haluat lisätä. Voit valita ehdotetuista huoneista tai etsiä uuden huoneen. Tämä saa Join -painikkeen näkymään laitteessa ennen kokouksen alkamista.

Järjestelmänvalvojan on määritettävä tilisi Webex Hybrid Calendar Service -palveluun, jotta voit ajoittaa huonelaitteet tällä tavoin.

7

(Valinnainen) Muokkaa kokousasetuksia. Valitse sivupaneelissa Cisco WebexWebex-kuvake ja valitse kokousmalli, salli osallistujien liittyä kokoukseen ennen isäntää, määritä vaihtoehtoinen isäntä tai toinen isäntä ja muuta ääniasetuksia.

8

Valitse Tallenna ja sitten Lähetä.

Kalenterikutsussa näkyvät Webex-kokouksen tiedot, mukaan lukien linkki kokoukseen liittymistä varten. Voit kopioida linkin ja jakaa sen muiden kanssa.

Jos kokouksesi toistuu ja sinun on muutettava jonkin kokouksen päivämäärää tai kellonaikaa, etsi ja valitse kyseisen kokouksen instanssi, valitse Muokkaa tapahtumaa, tee muutokset, valitse Tallenna > Tämä tapahtuma ja valitse OK.

Jos kokouksesi toistuu ja haluat poistaa kokouksen esiintymän, koska olet lomalla tai on pyhäpäivä, etsi ja valitse kyseinen kokouksen esiintymä, valitse Poista tapahtuma > Tämä tapahtuma ja valitse OK.

Aloita kokous tai liity siihen Google-kalenterissa

On kätevää aloittaa kokous tai liittyä kokoukseen, joka on suunniteltu Google-kalenterin avulla.

Tee jokin seuraavista:

  • Valitse linkki kalenterikutsussa Google Calendarissa.
  • Liity videojärjestelmästä tai -sovelluksesta soittamalla kalenterikutsussa olevaan video-osoitteeseen.
  • Liity puhelimitse soittamalla kalenterikutsussa olevaan numeroon.

    Yleinen puhelinnumerolinkki on saatavilla liittymisohjeissa.

  • Jos sinulla on Cisco Webex Hybrid Calendar Service -palvelu, valitse videolaitteessa Join . Liity-painike tulee näkyviin 5 minuuttia ennen kokouksen alkua.
  • Valitse Webex-sovelluksesta Join. Liity-painike tulee näkyviin 5 minuuttia ennen kokouksen alkua, jos käytät Cisco Webex Hybrid Calendar Service -palvelua.
Anna jonkun muun suunnitella kokouksia puolestasi.

Voit valtuuttaa jonkun muun suunnittelemaan kokouksia puolestasi Google-kalenterissa. Valtuutetun käyttäminen on hyödyllistä tilanteissa, joissa et pääse käsiksi tietokoneeseen, tai jos sinulla on toinen henkilö, joka hallinnoi kalenteriasi.

Valtuutetulla on oltava isäntätili Webex Meetingsissä.

1

Kirjaudu sisään Webex-sivustollesi, valitse Classic View ja valitse My Webex.

2

Valitse Asetukset > Aikataulutusasetukset.

3

Kirjoita Scheduling permission -ruutuun yhden tai useamman isännän sähköpostiosoite, jonka haluat sallia kokousten suunnittelun puolestasi.

4

Valitse Tallenna Asetukset -sivun alareunasta Tallenna .

5

Osoita Google-kalenterissa kohdassa Omat kalenterit sitä kalenteria, johon haluat luoda valtuutetun, ja valitse Asetukset > Asetukset ja jakaminen.

6

Kohdassa Jaa tietyille henkilöille, valitse Add People.

7

Kirjoita sen yhden tai useamman isännän sähköpostiosoite, jolle haluat siirtää kalenterin.

8

Valitse Oikeudet -laatikko, valitse oikeustaso ja valitse Lähetä.

Vaihda käyttämäsi Webex-sivusto Google-kalenterissa.

Jos käytät kokouksiin useampaa kuin yhtä Webex-sivustoa, voit määrittää, mitä sivustoa haluat käyttää, kun suunnittelet kokouksia Google-kalenterissa.

1

Valitse Google-kalenterissa sivupaneelista Cisco Webex Webex-kuvake .

2

Valitse Change Webex Site.

3

Kirjoita Webex-sivusto, jota haluat käyttää kokousten ajoittamiseen, ja valitse Seuraava.

4

Sulje selainikkuna.

Mitä tehdä seuraavaksi

Kun seuraavan kerran luot tapahtuman ja lisäät konferenssin, sinun on kirjauduttava sisään Webex-sivustolle, jonka olet määritellyt käytettäväksi.

Gmail

Aikatauluta kokous Gmailissa

Kun olet määrittänyt Webex-sivuston, voit ajoittaa Webex-kokouksen Gmailin sähköpostista. Voit sopia tapaamisen sähköpostin vastaanottajien kanssa keskustellaksesi sähköpostin sisällöstä.

1

Valitse Gmailissa sähköposti ja valitse sivupaneelista Cisco Webex Webex-kuvake .

2

Valitse Schedule a meeting.

3

Muuta kokouksen aihetta ja valitse aikavyöhyke, päivämäärä ja kellonaika.

4

Kutsu osallistujat. Oletusarvoisesti kokoukseen kutsutaan sähköpostin "To"- ja "From"-kentissä olevat sähköpostiosoitteet. Jos haluat kutsua muita osallistujia, valitse kohdasta Kutsu lisää osallistujia ja anna heidän sähköpostiosoitteensa.

5

Valitse Luo kokous.

Kokouksen yksityiskohdat osoittavat. Jos haluat aloittaa kokouksen heti, valitse Aloita kokous.

Aloita pikakokous Gmailissa

Kun olet määrittänyt Webex-sivuston, voit ajoittaa Webex-kokouksen Gmailin sähköpostista. Voit tavata sähköpostin vastaanottajat välittömästi keskustellaksesi sähköpostin sisällöstä.

1

Valitse Gmailissa sähköposti ja valitse sivupaneelista Cisco Webex Webex-kuvake .

2

Valitse Aloita pikakokous.

3

Valitse kokousaihe vaihtaaksesi sitä.

4

Kutsu osallistujat. Oletusarvoisesti kokoukseen kutsutaan sähköpostin "To"- ja "From"-kentissä olevat sähköpostiosoitteet. Jos haluat kutsua muita osallistujia, valitse kohdasta Kutsu lisää osallistujia ja anna heidän sähköpostiosoitteensa.

5

Valitse Aloita kokous.

Aloita kokous tai liity siihen Gmailissa

On kätevää aloittaa kokous tai liittyä siihen, joka on suunniteltu Gmailin avulla.

Aloita kokous tai liity siihen jollakin seuraavista tavoista:

  • Valitse sivupaneelista Cisco Webex Webex-kuvake . Valitse Upcoming Meetings-kohdassa Start tai Join kokouksen vieressä.
  • Valitse Gmailin sähköpostikutsussa oleva linkki.
  • Liity videojärjestelmästä tai -sovelluksesta soittamalla sähköpostikutsussa olevaan video-osoitteeseen.
  • Liity puhelimitse soittamalla sähköpostikutsussa olevaan numeroon.
  • Jos sinulla on Cisco Webex Hybrid Calendar Service -palvelu, valitse videolaitteessa Join . Liity-painike tulee näkyviin 5 minuuttia ennen kokouksen alkua.
  • Valitse Webex-sovelluksesta Join. Liity-painike tulee näkyviin 5 minuuttia ennen kokouksen alkua, jos käytät Cisco Webex Hybrid Calendar Service -palvelua.
Vaihda Gmailissa käyttämäsi Webex-sivusto

Jos käytät kokouksiin useampaa kuin yhtä Webex-sivustoa, voit määrittää, mitä sivustoa haluat käyttää, kun suunnittelet kokouksia Gmailissa.

1

Valitse Gmailissa sivupaneelista Cisco Webex Webex-kuvake .

2

Valitse Lisää toimintoja ja Muuta Webex-sivustoa.

3

Kirjoita Webex-sivusto, jota haluat käyttää kokousten ajoittamiseen, ja valitse Seuraava.

4

Sulje selainikkuna.