Het bewaarbeleid voor uw organisatie instellen

Inhoud die ouder is dan het bewaarbeleid of het overschrijden van opslagquota's kan worden verwijderd. Dit is belangrijk omdat wanneer u informatie lang bij de houden, u de kans vergroot dat vertrouwelijke informatie toegankelijk is.

We raden u aan samen te werken met uw juridische adviseur om de meest geschikte bewaarperiode voor uw organisatie te bepalen.

  • We ontwikkelen het bewaarbeleid van Vergaderingen stapsgewijs voor organisaties die één Meetings-site beheren.

    Als u de instelling voor Automatisch verwijderingsbeleid voor opnemen niet kunt wijzigen in Sitebeheer, dan is uw beleidsinstelling verplaatst naar Control Hub. Zie de onderstaande procedure om u aan te melden bij Control Hub en uw bewaarbeleid te wijzigen.

  • U kunt alleen een bewaarbeleid op organisatieniveau instellen voor al uw vergadersites. Neem contact op met de Cisco-ondersteuning voor hulp.

  • Als u meerdere -vergadersites hebt, kunt u niet verschillende bewaarbeleidsregels instellen voor elke Meetings-site.

  • Webex-assistent is niet beschikbaar in Webex voor overheid, dus we ondersteunen alleen het bewaarbeleid Webex Meetings -gegevens (opnamen en vergadermetagegevens) voor die organisaties.

1

Meld u aan Control Hub.

2

Ga naar Management > Organisatie-instellingen > Instellingen.

3

Blader naar het gedeelte Bewaarbeleid.

4

Definieer een Berichtenbewaarbeleid door te klikken op Beleid bijwerken.

  1. Onder Directe berichten:

    • Kies de Standaard of stel een Aangepaste bewaartermijn in.

  2. Onder Groepsberichten:

    • Kies de Standaard of stel een Aangepaste bewaartermijn in.

  3. Klik op Opslaan.

De minimumwaarden zijn 1 dag, 1 maand of 1 jaar. De maximumwaarden zijn 360 dagen, 12 maanden of 1 jaar. Deze waarden bepalen hoe lang Webex door gebruikers gegenereerde berichten, bestanden en whiteboards bewaart. U kunt voor respectievelijk directe en groepsberichten dezelfde of verschillende waarden instellen.

5

Definieer een Vergaderingen bewaarbeleid door te klikken op Beleid bijwerken.

  1. Onder Bewaarbeleid:

    • Kies 360 dagen of stel een Aangepaste bewaartermijn in.

  2. Onder Verwijderde opname:

    • Kies Onmiddellijk opschonen of Volg het bewaarbeleid.

  3. Klik op Opslaan.

De minimumwaarde is 7 dagen en de maximumwaarde is 360 dagen. Deze waarde bepaalt hoe lang Webex opnamen, transcripties en hoogtepunten van uw vergaderingen bewaart.

Het bewaarbeleid voor Calling is standaard ingesteld op 400 dagen en kan niet worden gewijzigd.

6

Definieer een Contact Center bewaarbeleid door te klikken op Beleid bijwerken.

We rollen deze functie geleidelijk uit. Het is dus mogelijk dat deze nog niet voor alle klanten beschikbaar is.

  1. Kies de Standaard of stel een Aangepaste bewaartermijn in.

  2. Klik op Opslaan.

De standaardwaarde is 1095 dagen. De minimumwaarde is 1 dag en de maximumwaarde is 3600 dagen. Deze waarde bepaalt hoe lang Webex spraakopnamen van Contact Center bewaart.

Het inschakelen van AI-functies kan de toegang tot spraaktranscripties beperken, en bovendien kunnen er bewaarbeleidsregels worden toegepast op spraakopnamen van het Contact Center.

Veelgestelde vragen over gegevensbehoud in Webex

Wat zijn de wijzigingen in het bewaren van gegevens in Webex en welke voordelen biedt dit voor de klant?

In 2023 voerde Webex aanzienlijke wijzigingen door in het beleid voor gegevensbewaring. De optie om gegevens van berichten en vergaderingen voor onbepaalde tijd te bewaren, werd hierdoor geschrapt. Dankzij deze wijziging kunnen organisaties de levenscyclus van door gebruikers gegenereerde content beheren, onnodige gegevensopslag minimaliseren en naleving van wettelijke normen waarborgen. Zie Wijzigingen in gegevensbehoud in Webex Suitevoor meer informatie.

Voor welke klanten geldt deze wijziging?

Deze wijziging is van toepassing op alle Standard- en Pro Pack-klanten. Als u wilt controleren of deze wijziging van toepassing is op uw organisatie, navigeert u naar de bewaarinstellingen voor uw vergaderingen en berichten onder Organisatie-instellingen in Control Hub. Als de bewaartermijninstelling beschikbaar is voor uw organisatie, is deze wijziging van toepassing op uw organisatie.

Wie zijn standaardpakketklanten? Hoe kom ik daar achter?

Standaard Webex-klanten zijn klanten die het basisaanbod van Webex hebben aangeschaft, exclusief de Pro Pack-licentie. De beste manier om dit te controleren is via Control Hub.

Is deze wijziging van toepassing op alle sites – door Site Administration beheerde sites en door Control Hub beheerde sites?

Deze wijziging is van toepassing op alle organisaties waarvoor de instelling voor het bewaren van vergaderingen en berichten beschikbaar is in de Organisatie-instellingen in Control Hub. Voor het bewaren van vergaderingen wordt de hier ingestelde waarde doorgevoerd naar alle sites die gekoppeld zijn aan of beheerd worden door Control Hub. Als het bewaarbeleid in Control Hub is ingesteld op onbepaald, wordt de bewaartermijn voor opnamen voor alle sites die aan Control Hub zijn gekoppeld, gewijzigd in 360 dagen. Pro Pack-klanten kunnen deze waarde tot 3600 dagen wijzigen in Control Hub.

Deze wijzigingen zijn niet van toepassing op zelfstandige sites die door Sitebeheer worden beheerd. Als er sites zijn waarvan de bewaarinstelling is ingesteld via Webex-sitebeheer, zijn de bewaarinstellingen in sitebeheer van toepassing. Meer informatie over Control Hub en door Sitebeheer beheerde Webex-sites.

Waarom kunnen sommige klanten het bewaarbeleid voor vergaderingen niet zien onder Organisatie-instellingen?

Het organisatiebrede bewaarbeleid voor vergaderingen is van toepassing op elke site die is gekoppeld of beheerd in Control Hub. Klanten met één site die wordt beheerd in Control Hub, kunnen deze organisatiebrede bewaarinstelling doorgaans zien. Klanten met meerdere vergaderlocaties die voor elke locatie een andere bewaartermijn willen instellen, zien de instelling voor bewaartermijnen voor de hele organisatie doorgaans niet, omdat met deze instelling hetzelfde bewaarbeleid voor elke locatie wordt toegepast.

Als klanten al het bewaarbeleid voor vergaderingen voor elke site beheren, moeten ze dan overstappen naar Organisatie-instellingen?

Klanten die de bewaring van vergaderingen beheren via Webex Sitebeheer, met een andere bewaarinstelling voor elke site, hoeven momenteel niet over te stappen naar de Organisatie-instellingen in Control Hub. Ze kunnen hun bewaarbeleid blijven beheren via Webex Sitebeheer.

Houd Webex-communicatie in de gaten voor verdere updates met betrekking tot het bewaarbeleid voor door Webex Site Administration beheerde sites.

Een klant beheert meerdere vergaderlocaties in Control Hub en heeft organisatiebrede bewaarinstellingen. Nu moet de klant voor elke site het bewaarbeleid instellen. Hoe is dit mogelijk?

Klanten met meerdere vergaderlocaties die al hebben gekozen voor retentiebeheer op organisatieniveau in Control Hub, moeten zich voorbereiden op de komende wijziging door een retentiewaarde in te stellen, afhankelijk van het type pakket waarop ze zijn geabonneerd.

Als u het bewaarbeleid op siteniveau wilt instellen, neem dan onmiddellijk contact op met uw Customer Success Manager. Deze verzoeken worden per geval beoordeeld.

Wat gebeurt er als klanten de knop voor het bewaren van vergaderingen niet zien onder Organisatie-instellingen?

Als klanten de organisatiebrede bewaarinstelling niet zien onder Organisatie-instellingen in Control Hub, heeft deze wijziging geen gevolgen voor hen.

Als klanten hebben betaald voor onbeperkte opslagruimte voor vergaderingen, worden deze klanten dan op een uitzonderingslijst geplaatst wanneer het nieuwe beleid voor gegevensretentie wordt ingeschakeld?

Deze klanten zijn vrijgesteld van de wijzigingen in het nieuwe gegevensbewaarbeleid. We doen ons best om een uitzondering te maken voor klanten die voor onbeperkte opslagruimte hebben betaald, maar we kunnen niet garanderen dat individuele klanten aan de uitzonderingslijst worden toegevoegd.

Als uw organisatie vrijgesteld moet worden, neem dan vóór 7 maart 2023 contact op met uw Webex Account Manager of Customer Success Manager.

Is dit van toepassing op online sites?

Nee. Deze wijziging is niet van toepassing op online sites.

Is dit van toepassing op Webex-naar-Cisco BroadWorks- en Wholesale Route to Market-klanten?

Webex voor Cisco BroadWorks en Wholesale Route to Market-klanten zijn uitgesloten van deze wijziging. Voor andere klanten zijn deze wijzigingen van toepassing als zij toegang hebben tot vergaderingen en berichtenworkloads waarbij zij het bewaarbeleid kunnen aanpassen.

Worden opnamen die ouder zijn dan 360 dagen voor standaardklanten automatisch verwijderd in januari 2023 of gaat de bewaartermijn van 360 dagen in vanaf januari 2023 voor alle eerdere en nieuwe opnamen? Of, als ik een instelling toepas die korter is dan de huidige bewaartermijn, worden dan automatisch de opnamen verwijderd die buiten de nieuwe bewaartermijn vallen? Of wordt dit beschouwd als een nieuwe regel die geldt voor toekomstige opnamen?

Deze wijziging in bewaartermijnen geldt voor alle opnamen, nieuw of oud. Die zijn gemaakt vóór of na de datum van uitrol. Als de bewaartermijn bijvoorbeeld is ingesteld op 1 jaar, worden opnamen ouder dan 1 jaar verwijderd. Dit geldt ook voor nieuwe opnames.

Als u dit niet wilt, raden wij u aan te upgraden naar de Pro Pack-licentie. Daarmee kunt u de gegevens van uw organisatie langer dan 360 dagen en maximaal 3600 dagen bewaren.

Wat gebeurt er als een Pro Pack-beheerder de optie Onmiddellijk opschonen kiest?

Webex verwijdert alle verwijderde opnamen permanent. Dit geldt ook voor gebruikers die onder juridische wachtstand staan. Als een gebruiker onder juridische bewaring bijvoorbeeld een opname verwijdert en de opname vervolgens wordt verwijderd, wordt de opname permanent uit Webex verwijderd en kan deze niet worden teruggehaald door de nalevingsfunctionaris.

Is het bewaarbeleid van toepassing op de gehele organisatie?

Ja. Wanneer het is ingesteld voor Ruimteberichten, is het van toepassing op alle ruimtes die zijn gemaakt door gebruikers van de organisatie, verzonden berichten en inhoud die in die ruimtes wordt gedeeld. Als u het instelt voor vergaderingen, geldt het voor alle opnamen en informatie van vergadersites die betrekking hebben op voltooide vergaderingen.

Wat gebeurt er met de Space-berichten wanneer ze worden verwijderd door eindgebruikers?

Berichten die door de eindgebruiker worden verwijderd, zijn zachte verwijderingen. Zelfs als een bericht wordt verwijderd door een eindgebruiker, bestaat het in het systeem en is het toegankelijk voor de nalevingsfunctionaris. Het wordt pas definitief verwijderd na de bewaarperiode.

Wat gebeurt er met de vergaderingenopnamen wanneer ze worden verwijderd door eindgebruikers?

Opnamen die door de eindgebruiker worden verwijderd, zijn zachte verwijderingen. Zelfs als verwijderd door een eindgebruiker, bestaat het in het systeem en is het toegankelijk voor de nalevingsmedewerker. Het wordt pas definitief verwijderd na de bewaarperiode.

Wat voor type inhoud wordt verwijderd?

Voor Spaces worden alle berichten, bijlagen, whiteboard-inhoud en gebeurtenissen verwijderd.

Bij vergaderingen worden alle opnamen en informatie met betrekking tot voltooide vergaderingen (titel van de vergadering, lijst met deelnemers, begin- en eindtijd, etc.) verwijderd.

Webex-gegevens worden permanent uit het productiesysteem verwijderd en kunnen niet worden hersteld nadat ze zijn verwijderd conform het bewaarbeleid van de klant.

Hoe gedetailleerd kan de bewaarperiode zijn voor inhoud van Webex Space? Wat is het minimum en het maximum?

De bewaartijd wordt ingesteld in stappen van 1 dag. Het minimum is 1 dag en het maximum is onbepaalde tijd. Houd er rekening mee dat korte bewaarperioden een negatieve invloed kunnen hebben op de gebruikerservaring.

Als uw organisatie een bewaarperiode heeft, verwijderen we alle door gebruikers gegenereerde inhoud die uw organisatie eigenaar is in overeenstemming met het bewaarbeleid. Verwijderde inhoud kan niet worden hersteld.

Hoe gedetailleerd kan de bewaarperiode zijn voor webex Meetings-inhoud? Wat is het minimum en het maximum?

Voor Webex Meetings wordt de bewaartijd ingesteld in stappen van 1 dag. Het minimum is 7 dagen en het maximum is onbepaalde tijd.

Hoe vaak wordt de ops purgingsservice uitgevoerd?

De opschoonservice wordt dagelijks uitgevoerd om te controleren of er gegevens moeten worden opgeschoond volgens het bewaarbeleid.

Hoe controleer ik het bewaarbeleid van een ruimte?

Open de ruimte die u wilt controleren, klik op het tandwielpictogram 'Ruimte-informatie' naast de naam van de ruimte en selecteer vervolgens Ruimtebeleid weergeven.

Ik heb het beleid voor automatisch verwijderen van opnamen al ingeschakeld in Cisco Webex-sitebeheer voor mijn vergaderingssite. Hoe wordt deze nieuwe Control Hub-organisatie anders instelling?

Als uw organisatie één vergaderingssite heeft, wordt uw bewaarbeleid gemigreerd van Webex-sitebeheer naar de instellingen van Control Hub-organisatie. Nadat de migratie is voltooid, moet u het bewaarbeleid beheren in Control Hub en mag u het bewaarbeleid niet wijzigen in Sitebeheer.

Als uw organisatie meerdere vergadersites heeft, kunt u het bewaarbeleid in Webex-sitebeheer blijven beheren. Als u een bewaarbeleid op organisatieniveau wilt instellen voor al uw vergaderlocaties, neemt u contact op met de ondersteuning van Cisco voor hulp.

Ik heb het beleid voor het automatisch verwijderen van opnamen voor mijn Meetings-site in Cisco Webex Meetings-sitebeheer ingeschakeld, maar ik kan dit nu niet wijzigen omdat de instelling is uitgeschakeld. Hoe wijzig ik het beleid voor automatisch verwijderen van opnamen?

Als u de instelling voor Automatisch verwijderingsbeleid voor opnemen niet kunt wijzigen in Sitebeheer, dan is uw beleidsinstelling verplaatst naar Control Hub. Meld u aan bij Control Hub op https://admin.webex.comen ga naar Organisatie-instellingenen blader naar Bewaar om het bewaarbeleid te wijzigen.

Mijn Webex-sites zijn niet gekoppeld aan Control Hub of beheerd in Control Hub. Kan ik Control Hub gebruiken om het bewaarbeleid voor Meetings te beheren?

Nee. Webex Meetings-sites die worden beheerd in Control Hub of die zijn gekoppeld aan Control Hub, kunnen de Control Hub-organisatie-instellingen gebruiken om het bewaarbeleid voor vergaderingen in de hele organisatie te beheren. Voor andere Webex-vergadersites moet u Webex-sitebeheer gebruiken om het bewaarbeleid voor vergadersites te beheren.

Worden gebruikersgegevens van een inactieve gebruiker bewaard?

Ja. Gebruikersgegevens blijven bewaard, zelfs als de gebruikersstatus Inactief is. Als een inactieve gebruiker wordt gereactiveerd, worden de oude gegevens (ruimtes en vergaderingen) weer teruggevonden, maar alleen als die gegevens nog binnen de bewaartermijn vallen.