設定組織的保留原則

超過保留時間策略的內容或超出儲存體配額的內容可能會被刪除。這很重要，因為如果您保留資訊很長時間，則增加了存取機密資訊的機會。

我們建議您和法律顧問協作，以確定最適合組織的保留期。

  • 我們正在逐步針對管理單一會議網站的組織推出會議保留策略。

    如果您無法在網站管理中變更錄製檔自動刪除策略設定，則表示您的策略設定已移至 Control Hub。請參閱下列程序以登入 Control Hub 並變更您的保留策略。

  • 您只能為所有會議網站設定組織層級的保留原則。請聯絡 Cisco 技術支援以尋求協助。

  • 如果您有多個會議網站，則不能為每個會議網站設定不同的保留原則。

  • Webex Assistant在 Webex 中不可用，因此我們僅支援為Webex Meetings的會議資料（錄製和會議中繼資料）保留原則。

1

登入 Control Hub。

2

前往 管理 > 組織設定 > 設定.

3

捲動到 保留策略 部分。

4

透過點選 更新策略 [] 定義訊息傳遞保留策略。

  1. 在 直接訊息下 :

    • 選擇 預設 或設定 自訂 保留期。

  2. 在 群組訊息下 :

    • 選擇 預設 或設定 自訂 保留期。

  3. 按一下儲存。

最小值為 1 天、1 個月或 1 年。最大值為 360 天、12 個月或 1 年。這些值控制 Webex 保留使用者產生的訊息、檔案和白板的時間。您可以分別為直接訊息和群組訊息設定不同的值或相同的值。

5

透過點選 更新策略來定義 [ 會議 [] 保留策略。

  1. 根據 保留策略:

    • 選擇 360 天 或設定 自訂 保留期。

  2. 在 下刪除的錄音:

    • 選擇 立即清除 或 遵循保留策略。

  3. 按一下儲存。

最小值為7天，最大值為360天。該值控制 Webex 保留會議錄音、文字記錄和精彩內容的時間。

Calling 保留策略預設為 400 天，且無法修改。

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透過點選 更新策略來定義 [ 聯繫中心 保留策略。

我們正在逐步推出此功能，因此可能尚未向所有客戶開放。

  1. 選擇 預設 或設定 自訂 保留期。

  2. 按一下儲存。

預設值為 1095 天。最小值為1天，最大值為3600天。該值控制 Webex 保留 Contact Center 語音錄音的時間。

除了將保留策略應用於聯絡中心語音記錄之外，啟用 AI 功能可能會限制對語音記錄的存取。

Webex 資料保留常見問題解答

Webex 中的資料保留變化是什麼？這對客戶有什麼好處？

2023 年，Webex 對其資料保留政策進行了重大更改，取消了無限期保留訊息和會議資料的選項。這項變更有助於組織管理使用者生成內容的生命週期，最大限度地減少不必要的資料存儲，並確保遵守監管標準。有關更多信息，請參閱 Webex Suite 中的資料保留變更。

哪些客戶會受到此變化的影響？

此變更適用於所有標準和 Pro Pack 客戶。若要檢查此變更是否適用於您的組織，請導覽至 Control Hub 中「組織設定」下的會議和訊息的保留設定。如果您的組織可以使用保留設置，則此更改也適用於您的組織。

標準套餐客戶是誰？我怎樣才能發現這一點？

標準 Webex 客戶是指購買了 Webex 基本產品但不包含 Pro Pack 授權的客戶。檢查這一點的最佳方法是透過控制中心。

此變更是否適用於所有網站 - 網站管理管理的網站和控制中心管理的網站？

此變更適用於在 Control Hub 的組織設定中提供會議和訊息保留設定的所有組織。對於會議保留，此處設定的值將流向連結到或由 Control Hub 管理的所有站點。如果在 Control Hub 中將保留策略設定為無限期，則所有連結到 Control Hub 的網站的錄音保留設定值將變更為 360 天。對於 Pro Pack 客戶，您可以在 Control Hub 中將此值變更為最多 3600 天。

這些變更不適用於獨立網站管理管理的網站。如果有網站的保留設定是透過 Webex 網站管理設定的，則將應用程式網站管理中的保留設定。了解有關 Control Hub 和網站管理管理的 Webex 網站的更多資訊。

為什麼有些客戶看不到組織設定下的會議保留策略？

組織範圍的會議保留策略適用於 Control Hub 中連結或管理的每個網站。擁有在 Control Hub 中管理的單一網站的客戶通常可以看到此組織範圍的保留設定。但是，擁有多個會議站點並希望每個站點具有不同保留的客戶通常看不到組織範圍的保留設置，因為此設置對每個站點應用相同的保留策略。

如果客戶已經在管理每個網站的會議保留策略，他們是否必須轉到組織設定？

目前，透過 Webex 網站管理管理會議保留的客戶，每個網站都有不同的保留設置，無需前往 Control Hub 中的組織設置。他們可以繼續透過 Webex 網站管理來管理他們的保留策略。

請關注 Webex 通訊以取得與 Webex 網站管理所管理網站的保留策略相關的進一步更新。

客戶在 Control Hub 中管理多個會議站點，並具有組織範圍的保留設定。現在客戶必須為每個站點設定保留策略。這該如何做呢？

擁有多個會議網站並已選擇 Control Hub 中的組織層級保留管理的客戶應根據其訂閱的套餐類型設定保留值，為即將發生的變更做好準備。

如果您想在網站層級設定保留策略，請立即聯絡您的客戶成功經理。這些請求將根據具體情況進行評估。

如果客戶在組織設定下看不到會議保留按鈕，會發生什麼事？

如果客戶在 Control Hub 的組織設定下沒有看到組織範圍的保留設置，則此更改不會對他們產生影響。

如果客戶已支付無限會議儲存空間，那麼在啟用新的資料保留策略時，這些客戶是否會被列入豁免名單？

這些客戶不受新的資料保留政策變化的影響。我們將盡力為已支付無限儲存空間費用的客戶創建例外，但我們不能保證個別客戶會被添加到例外名單中。

如果您的組織必須獲得豁免，請在 2023 年 3 月 7 日之前聯絡您的 Webex 客戶經理或客戶成功經理。

這適用於線上網站嗎？

不可以。此更改不適用於線上網站。

這是否適用於 Webex 到 Cisco BroadWorks 和批發路線到市場客戶？

Webex for Cisco BroadWorks 和 Wholesale Route to Market 客戶不受此變更的影響。對於其他客戶，如果他們可以存取會議和訊息傳遞工作負載並可以自訂保留策略，那麼這些變更就適用於他們。

對於標準客戶，超過 360 天的錄音會在 2023 年 1 月自動刪除嗎？還是所有之前和新的錄音的 360 天保留期都會從 2023 年 1 月開始？或者，如果我應用的設定比目前保留期短，它會自動刪除新設定期限以外的錄音嗎？還是這被視為適用於未來錄音的新規則？

此保留變更適用於所有錄音，無論新舊。在推出日期之前或之後創建的。例如，如果保留期設定為 1 年，那麼超過 1 年的錄音將被清除。這也適用於新錄音。

如果您不希望發生這種情況，我們建議升級到 Pro Pack 許可證，它允許您保留組織的資料超過 360 天，最多 3600 天。

如果 Pro Pack 管理員選擇立即清除選項會發生什麼？

Webex 永久刪除所有已刪除的錄音。這也適用於被合法保留的使用者。例如，如果處於合法保留狀態的使用者刪除了錄音，隨後將其清除，則該錄音將從 Webex 中永久刪除，且合規官無法檢索。

保留策略適用於整個組織嗎？

是。當它設定為空間訊息時，它適用於組織使用者創建的所有空間、發送的訊息和在這些空間中共享的內容。同樣，當它設定為會議時，它適用於所有會議站點的記錄和與已完成會議相關的資訊。

最終使用者刪除空間訊息後，這些訊息會怎樣？

最終用戶刪除的訊息是軟刪除。即使最終使用者刪除了某條訊息，該訊息也仍存在於系統中，並且可由合規專員存取。它只會在保留期過後被系統永久移除。

最終使用者刪除會議錄製檔後，這些錄製檔會怎樣？

最終使用者刪除的錄音屬於軟刪除。即使最終使用者刪除了錄製檔，它仍然位於系統中，並且可供合規專員存取。它只會在保留期過後被系統永久移除。

系統將清除哪種類型的內容？

對於空間而言，系統將會清除所有訊息、附件、白板內容和活動。

對於會議，所有與已完成會議相關的記錄和資訊（會議標題、與會者名單、開始和結束時間等）都將被清除。

Webex 資料將從生產系統中永久清除，根據客戶的保留策略清除後將無法復原。

Webex Space 內容保留的精細級別為何？下限和上限是多少？

以 1 天為增量設定保留天數。最小天數為 1 天，最大天數為無上限。請記住，短保留期可能會對使用者體驗產生負面影響。

如果您所在的組織有保留期，我們將根據保留策略清除組織擁有的所有使用者產生內容。已清除的內容無法復原。

Webex Meetings 內容保留的精細級別為何？下限和上限是多少？

對於 Webex Meetings，保留期將以 1 天為增量進行設定。下限為 7 天，上限為無限。

清除服務執行的頻率是多少？

清除服務會持續執行以識別根據保留策略是否有要清除的任何資料。

如何檢查 Webex Space 的保留策略？

開啟您想要查看的空間，點擊空間名稱旁邊的「空間資訊」齒輪圖標，然後選擇 查看空間政策。

我已在「Cisco Webex 網站管理」中為我的會議網站啟用自動刪除錄製檔策略，這個新的 Control Hub 組織設定有何不同？

如果您所在的組織有一個會議網站，則您的保留策略將從「Webex 網站管理」移至 Control Hub 組織設定。移轉完成後，您必須在 Control Hub 中管理保留策略，系統將禁止您在「網站管理」中變更保留策略。

如果您所在的組織具有多個會議網站，您可以繼續在「Webex 網站管理」中管理保留策略。如果您想為所有會議站點設定組織層級保留策略，請聯絡思科支援尋求協助。

我在 Cisco Webex 網站管理中針對我的會議啟用了錄製檔自動刪除策略，但因為現在該設定已停用，我無法進行變更。我要如何變更錄製檔自動刪除策略？

如果您無法在網站管理中變更錄製檔自動刪除策略設定，則表示您的策略設定已移至 Control Hub。登入位於 https://admin.webex.com 的 Control Hub，然後前往組織設定，再捲動至保留以變更保留策略。

我的 Webex 網站未鏈結至 Control Hub 或者未在 Control Hub 中進行管理。我可以使用 Control Hub 來管理會議的保留策略嗎？

不是。在 Control Hub 中管理或連結到 Control Hub 的 Webex Meetings 網站可以使用 Control Hub 組織設定來管理組織範圍的會議保留策略。對於其他 Webex 會議網站，您必須使用 Webex 網站管理來管理會議網站保留策略。

是否保留非活動用戶的用戶資料？

可以。即使使用者狀態為非活動狀態，使用者資料也會保留。如果重新啟動非活動用戶，他們將找到他們的舊資料（空間和會議），但前提是該資料仍在您的保留期內。