Festlegen der Aufbewahrungsrichtlinie für Ihre Organisation

Inhalte, die älter sind als die Aufbewahrungsrichtlinie oder Inhalte, die die Speicherkontingente überschreiten, können gelöscht werden. Dies ist wichtig, denn umso länger Sie Informationen aufbewahren, desto höher das Risiko, dass vertrauliche Informationen für Unbefugte zugänglich sind.

Arbeiten Sie mit Ihrem Rechtsbeistand zusammen, um den optimalen Aufbewahrungszeitraum für Ihre Organisation zu bestimmen.

  • Wir arbeiten an der schrittweisen Einführung der Aufbewahrungsrichtlinie für Meetings für Organisationen, die eine einzelne Meetings-Site verwalten.

    Wenn Sie ihre Richtlinieneinstellung für automatische Löschung von Aufzeichnungen in Site-Administration nicht ändern können, wurde Ihre Strategieeinstellung auf Control Hub verschoben. Siehe das folgende Verfahren, um sich bei Control Hub zu anmelden und Ihre Aufbewahrungsrichtlinie zu ändern.

  • Sie können nur für all Ihre Meeting-Sites eine Aufbewahrungsrichtlinie auf Organisationsebene festlegen. Wenden Sie sich an den Cisco-Support, um Unterstützung zu erhalten.

  • Wenn Sie mehrere Meeting-Sites haben, können Sie nicht für jede Meeting-Site unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien festlegen.

  • Webex-Assistent ist mit Webex for Government nicht verfügbar. Daher unterstützen wir nur die Aufbewahrungsrichtlinie für Webex Meetings -Daten (Aufzeichnungen und Meeting-Metadaten) für diese Organisationen.

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehe zu Management > Organisationseinstellungen > Einstellungen.

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Scrollen Sie zum Abschnitt Aufbewahrungsrichtlinien.

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Definieren Sie eine Messaging Aufbewahrungsrichtlinie, indem Sie auf Richtlinie aktualisierenklicken.

  1. Unter Direktnachrichten:

    • Wählen Sie die Standardeinstellung oder legen Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsdauer fest.

  2. Unter Gruppennachrichten:

    • Wählen Sie die Standardeinstellung oder legen Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsdauer fest.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Die Mindestwerte sind 1 Tag, 1 Monat oder 1 Jahr. Die Maximalwerte sind 360 Tage, 12 Monate oder 1 Jahr. Die Werte steuern, wie lange Webex benutzergenerierte Nachrichten, Dateien und Whiteboards speichert. Sie können für Direkt- und Gruppennachrichten jeweils unterschiedliche oder gleiche Werte festlegen.

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Definieren Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für Besprechungen, indem Sie auf Richtlinie aktualisierenklicken.

  1. Unter Aufbewahrungsrichtlinie:

    • Wählen Sie 360 Tage oder legen Sie eine Benutzerdefinierte Aufbewahrungsdauer fest.

  2. Unter Gelöschte Aufnahme:

    • Wählen Sie Sofort löschen oder Aufbewahrungsrichtlinie befolgen.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Der Mindestwert beträgt 7 Tage und der Höchstwert 360 Tage. Der Wert steuert, wie lange Webex Aufzeichnungen, Transkripte und Highlights Ihrer Meetings speichert.

Die Aufbewahrungsrichtlinie Calling ist standardmäßig auf 400 Tage eingestellt und kann nicht geändert werden.

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Definieren Sie eine Contact Center Aufbewahrungsrichtlinie, indem Sie auf Richtlinie aktualisierenklicken.

Wir führen diese Funktion schrittweise ein, daher ist sie möglicherweise noch nicht für alle Kunden verfügbar.

  1. Wählen Sie die Standardeinstellung oder legen Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsdauer fest.

  2. Klicken Sie auf Speichern.

Der Standardwert beträgt 1095 Tage. Der Mindestwert beträgt 1 Tag und der Höchstwert 3600 Tage. Der Wert steuert, wie lange Webex Contact Center-Sprachaufzeichnungen speichert.

Durch die Aktivierung von KI-Funktionen kann der Zugriff auf Sprachtranskripte eingeschränkt werden, zusätzlich zur Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien auf Sprachaufzeichnungen des Contact Centers.

Häufig gestellte Fragen zur Datenaufbewahrung bei Webex

Welche Änderungen gibt es hinsichtlich der Datenaufbewahrung in Webex und welche Vorteile bietet dies dem Kunden?

Im Jahr 2023 führte Webex erhebliche Änderungen an seinen Richtlinien zur Datenaufbewahrung ein, indem die Option zur unbegrenzten Aufbewahrung von Nachrichten- und Meetingdaten entfernt wurde. Diese Änderung hilft Unternehmen dabei, den Lebenszyklus benutzergenerierter Inhalte zu verwalten, unnötige Datenspeicherung zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Standards sicherzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter Änderungen bei der Datenaufbewahrung in der Webex Suite.

Welche Kunden sind von dieser Änderung betroffen?

Diese Änderung gilt für alle Standard- und Pro Pack-Kunden. Um zu überprüfen, ob diese Änderung für Ihre Organisation gilt, navigieren Sie zu den Aufbewahrungseinstellungen für Ihr Meeting und Ihre Nachrichten unter „Organisationseinstellungen“ im Control Hub. Wenn die Aufbewahrungseinstellung für Ihre Organisation verfügbar ist, gilt diese Änderung für Ihre Organisation.

Wer sind Standardpaket-Kunden? Wie finde ich das heraus?

Standard-Webex-Kunden sind Kunden, die die Basisangebote von Webex erworben haben, die nicht die Pro Pack-Lizenz enthalten. Am besten können Sie dies über Control Hub überprüfen.

Gilt diese Änderung für alle Sites – von der Site-Administration verwaltete Sites und von Control Hub verwaltete Sites?

Diese Änderung gilt für alle Organisationen, bei denen in den Organisationseinstellungen im Control Hub die Einstellung zur Aufbewahrung von Besprechungen und Nachrichten verfügbar ist. Für die Beibehaltung von Besprechungen wird der hier festgelegte Wert an alle Sites weitergegeben, die mit Control Hub verknüpft sind oder von Control Hub verwaltet werden. Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie im Control Hub auf „unbefristet“ eingestellt wurde, wird der Aufbewahrungswert für Aufzeichnungen für alle mit Control Hub verknüpften Sites auf 360 Tage geändert. Für Pro Pack-Kunden: Sie können diesen Wert im Control Hub auf bis zu 3600 Tage ändern.

Diese Änderungen gelten nicht für eigenständige, von der Site-Administration verwaltete Sites. Wenn es Sites gibt, deren Aufbewahrungseinstellung über die Webex-Site-Administration festgelegt wird, gilt die Aufbewahrungseinstellung in der Site-Administration. Erfahren Sie mehr über Control Hub und von der Site-Administration verwaltete Webex-Sites.

Warum können manche Kunden die Richtlinie zur Besprechungsaufbewahrung unter „Organisationseinstellungen“ nicht sehen?

Die organisationsweite Richtlinie zur Aufbewahrung von Besprechungen gilt für alle Sites, die mit Control Hub verknüpft sind oder dort verwaltet werden. Kunden mit einer einzelnen Site, die im Control Hub verwaltet wird, können diese organisationsweite Aufbewahrungseinstellung normalerweise sehen. Kunden mit mehreren Besprechungsstandorten, die für jeden Standort eine andere Aufbewahrungsdauer wünschen, sehen die organisationsweite Aufbewahrungseinstellung jedoch normalerweise nicht, da diese Einstellung für alle Standorte die gleiche Aufbewahrungsrichtlinie anwendet.

Wenn Kunden die Aufbewahrungsrichtlinie für Besprechungen bereits für jede Site verwalten, müssen sie dann zu den Organisationseinstellungen wechseln?

Derzeit müssen Kunden, die die Aufbewahrung von Meetings über die Webex-Site-Administration verwalten und dabei für jede Site eine andere Aufbewahrungseinstellung verwenden, nicht zu den Organisationseinstellungen im Control Hub wechseln. Sie können ihre Aufbewahrungsrichtlinie weiterhin über die Webex-Site-Administration verwalten.

Achten Sie auf Webex-Mitteilungen zu weiteren Aktualisierungen in Bezug auf die Aufbewahrungsrichtlinie für von der Webex-Site-Administration verwaltete Sites.

Ein Kunde verwaltet mehrere Meeting-Sites im Control Hub und verfügt über organisationsweite Aufbewahrungseinstellungen. Jetzt muss der Kunde die Aufbewahrungsrichtlinie für jede Site festlegen. Wie kann dies erreicht werden?

Kunden mit mehreren Meeting-Sites, die sich bereits für das Aufbewahrungsmanagement auf Organisationsebene in Control Hub entschieden haben, sollten sich auf die bevorstehende Änderung vorbereiten, indem sie je nach Art des von ihnen abonnierten Pakets einen Aufbewahrungswert festlegen.

Wenn Sie die Aufbewahrungsrichtlinie auf Site-Ebene festlegen möchten, wenden Sie sich bitte umgehend an Ihren Customer Success Manager. Diese Anfragen werden von Fall zu Fall geprüft.

Was passiert, wenn Kunden die Schaltfläche zur Besprechungsaufbewahrung unter den Organisationseinstellungen nicht sehen?

Wenn Kunden die organisationsweite Aufbewahrungseinstellung unter den Organisationseinstellungen im Control Hub nicht sehen, hat diese Änderung keine Auswirkungen auf sie.

Wenn Kunden für unbegrenzten Meeting-Speicherplatz bezahlt haben, werden diese Kunden dann auf einer Ausnahmeliste aufgeführt, wenn die neuen Richtlinien zur Datenaufbewahrung aktiviert werden?

Diese Kunden sind von den neuen Änderungen der Datenaufbewahrungsrichtlinie ausgenommen. Wir werden unser Bestes tun, um eine Ausnahme für Kunden zu schaffen, die für unbegrenzten Speicherplatz bezahlt haben, können jedoch nicht garantieren, dass einzelne Kunden zur Ausnahmeliste hinzugefügt werden.

Wenn Ihre Organisation ausgenommen werden muss, wenden Sie sich bitte vor dem 7. März 2023 an Ihren Webex-Account-Manager oder Customer Success Manager.

Gilt dies für Online-Sites?

Nein. Diese Änderung gilt nicht für Online-Sites.

Gilt dies für Kunden von Webex zu Cisco BroadWorks und Wholesale Route to Market?

Webex für Cisco BroadWorks- und Wholesale Route to Market-Kunden sind von dieser Änderung ausgeschlossen. Für andere Kunden gelten diese Änderungen, wenn sie Zugriff auf Besprechungs- und Messaging-Workloads haben, bei denen sie die Aufbewahrungsrichtlinie anpassen können.

Werden für Standardkunden Aufzeichnungen, die älter als 360 Tage sind, im Januar 2023 automatisch gelöscht oder beginnt die 360-tägige Aufbewahrungsfrist für alle vorherigen und neuen Aufzeichnungen im Januar 2023? Oder: Wenn ich eine Einstellung anwende, die kürzer ist als die aktuelle Aufbewahrungsfrist, werden dann die Aufzeichnungen, die außerhalb der neuen Frist liegen, automatisch gelöscht? Oder wird dies als neue Regel betrachtet, die für zukünftige Aufzeichnungen gilt?

Diese Änderung der Aufbewahrungsdauer gilt für alle Aufzeichnungen, egal ob neu oder alt. Diejenigen, die vor oder nach dem Rollout-Datum erstellt wurden. Wenn die Aufbewahrungsfrist beispielsweise auf 1 Jahr eingestellt wurde, werden Aufzeichnungen, die älter als 1 Jahr sind, gelöscht. Dies gilt auch für Neuaufnahmen.

Wenn Sie dies nicht möchten, empfehlen wir Ihnen ein Upgrade auf die Pro Pack-Lizenz, mit der Sie die Daten Ihrer Organisation länger als 360 Tage und bis zu 3600 Tage aufbewahren können.

Was passiert, wenn ein Pro Pack-Administrator die Option „Sofort löschen“ wählt?

Webex entfernt alle gelöschten Aufzeichnungen dauerhaft. Dies gilt auch für Benutzer, die einer rechtlichen Sperre unterliegen. Wenn beispielsweise ein Benutzer, der einer rechtlichen Sperre unterliegt, eine Aufzeichnung löscht und diese anschließend bereinigt wird, wird die Aufzeichnung dauerhaft aus Webex gelöscht und kann vom Compliance Officer nicht abgerufen werden.

Gilt die Aufbewahrungsrichtlinie für die gesamte Organisation?

Ja. Wenn es für Space Messaging festgelegt ist, gilt es für alle von Benutzern der Organisation erstellten Spaces, gesendeten Nachrichten und Inhalte, die in diesen Spaces geteilt werden. Wenn es für Meetings festgelegt ist, gilt es für alle Aufzeichnungen und Informationen der Meeting-Sites, die sich auf abgeschlossene Meetings beziehen.

Was geschieht mit Den Space-Nachrichten, wenn sie vom Endbenutzer gelöscht werden?

Bei Nachrichten, die von Endbenutzern gelöscht werden, handelt es sich um Soft Deletes. Selbst wenn eine Nachricht von einem Endbenutzer gelöscht wird, existiert Sie weiterhin im System und kann vom Compliance-Beauftragten aufgerufen werden. Sie wird erst nach der Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht.

Was geschieht mit Meeting-Aufzeichnungen, wenn sie vom Endbenutzer gelöscht werden?

Bei Aufzeichnungen, die von Endbenutzern gelöscht werden, handelt es sich um Soft-Deletes. Selbst wenn es von einem Endbenutzer gelöscht wird, existiert es im System und ist für den Compliance-Beauftragten zugänglich. Sie wird erst nach der Aufbewahrungsfrist endgültig gelöscht.

Welche Art von Inhalten werden gelöscht?

Bei -Räumen werden alle Nachrichten, Anhänge, Whiteboard-Inhalte und Ereignisse gelöscht.

Bei Meetings werden alle Aufzeichnungen und Informationen, die sich auf abgeschlossene Meetings beziehen (Meeting-Titel, Teilnehmerliste, Start- und Endzeit usw.), gelöscht.

Webex-Daten werden dauerhaft aus dem Produktionssystem gelöscht und können nach der Löschung gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie des Kunden nicht wiederhergestellt werden.

Wie granular kann die Aufbewahrung für Webex Space-Inhalte sein? Was ist das Minimum und Maximum?

Die Aufbewahrungsfrist wird in Schritten von 1 Tag festgelegt. Die minimale Zeit beträgt 1 Tag und die maximale Anzahl gilt für unbegrenzte Zeit. Denken Sie daran, dass sich kurze Aufbewahrungsfristen negativ auf die Benutzererfahrung auswirken können.

Wenn Ihre Organisation über einen Aufbewahrungszeitraum verfügt, werden alle benutzergenerierten Inhalte gelöscht, die Ihrer Organisation in Übereinstimmung mit der Aufbewahrungsrichtlinie zurEnthalten sind. Gelöschte Inhalte können nicht wiederherstellt werden.

Wie granular kann die Aufbewahrung für Webex Meetings-Inhalte sein? Was ist das Minimum und Maximum?

Für Webex Meetings wird die Aufbewahrung in Schritten von 1 Tag festgelegt. Die minimale Zeit beträgt 7 Tage und die maximale Anzahl gilt für unbegrenzte Zeit.

Wie oft wird der Bereinigungsdienst ausgeführt?

Der Bereinigungsprozess wird regelmäßig ausgeführt, um zu ermitteln, ob Daten gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht werden sollen.

Wie kann ich die Aufbewahrungsrichtlinie eines Space überprüfen?

Öffnen Sie den Bereich, den Sie überprüfen möchten, klicken Sie auf das Zahnradsymbol „Bereichsinformationen“ neben dem Bereichsnamen und wählen Sie dann Bereichsrichtlinie anzeigenaus.

Ich habe bereits die Richtlinie zum automatischen Löschen von Aufzeichnungen in der Cisco Webex-Seitenverwaltung für meine Meeting-Site aktiviert. Wie ist die Einstellung dieser neuen Control Hub-Organisation?

Wenn Ihre Organisation über eine Meeting-Site verfügt, wird Ihre Aufbewahrungsrichtlinie von der Webex-Site-Administration zu den Control Hub-Organisationseinstellungen migriert. Nach Abschluss der Migration müssen Sie die Aufbewahrungsrichtlinie im Control Hub verwalten und sind nicht berechtigt, die Aufbewahrungsrichtlinie in der Site-Administration zu ändern.

Wenn Ihre Organisation über mehrere Meeting-Sites verfügt, können Sie weiterhin die Aufbewahrungsrichtlinie in der Webex-Site-Administration verwalten. Wenn Sie für alle Ihre Meeting-Sites eine Aufbewahrungsrichtlinie auf Organisationsebene festlegen möchten, wenden Sie sich bitte an den Cisco-Support.

Ich habe die Richtlinie zum automatischen Löschen von Aufzeichnungen für meine Meeting-Site in Cisco Webex Meetings-Seitenverwaltung aktiviert, aber jetzt kann ich sie nicht ändern, da die Einstellung deaktiviert ist. Wie kann ich die Richtlinie zum automatischen Löschen von Aufzeichnungen ändern?

Wenn Sie ihre Richtlinieneinstellung für automatische Löschung von Aufzeichnungen in Site-Administration nicht ändern können, wurde Ihre Strategieeinstellung auf Control Hub verschoben. Melden Sie sich bei Control Hub unter an https://admin.webex.com, gehen Sie zu Organisationseinstellungenund blättern Sie zu Aufbewahrung, um die Aufbewahrungsrichtlinie zu ändern.

Meine Webex-Sites sind nicht mit Control Hub verknüpft oder werden im Control Hub verwaltet. Kann ich Control Hub verwenden, um die Aufbewahrungsrichtlinie für Meetings zu verwalten?

Nein. Webex Meetings-Sites, die entweder im Control Hub verwaltet werden oder mit dem Control Hub verknüpft sind, können die Organisationseinstellungen des Control Hub verwenden, um die organisationsweite Aufbewahrungsrichtlinie für Meetings zu verwalten. Für andere Webex-Meeting-Sites müssen Sie die Webex-Site-Administration verwenden, um die Aufbewahrungsrichtlinie für Meeting-Sites zu verwalten.

Werden Benutzerdaten für inaktive Benutzer aufbewahrt?

Ja. Benutzerdaten bleiben auch dann erhalten, wenn der Benutzerstatus „Inaktiv“ ist. Wenn ein inaktiver Benutzer reaktiviert wird, findet er seine alten Daten (Spaces und Meetings) wieder, allerdings nur, wenn diese Daten noch innerhalb Ihrer Aufbewahrungsfrist liegen.