Hartelijk dank voor uw feedback

Geplande Webex-vergaderingen

We raden geplande Webex-vergaderingen aan wanneer beveiliging belangrijk is voor u of uw organisatie. Geplande vergaderingen zijn eenmalige vergaderingen die met een wachtwoord zijn beveiligd en die beschikken over een breed scala aan beveiligingsfuncties op het gebied van de bediening van vergaderingen en het beheer van de deelnemers. Als beheerder kunt u de beveiligingsfuncties beheren voor alle geplande vergaderingen op uw Webex-site. Gastheren kunnen ook de beveiliging van vergaderingen, vergaderopties en deelnemersrechten configureren wanneer ze hun vergadering plannen.

Vergaderingen in de persoonlijke ruimte

Webex MeetingsPersoonlijke ruimten zijn een vorm van Webex-vergaderingen die continu beschikbaar zijn voor de gastheer van de vergadering. De gastheer van de vergadering activeert zijn persoonlijke ruimte wanneer hij lid wordt en deactiveert de vergaderruimte wanneer hij weggaat. Persoonlijke kamers zijn bedoeld om vertrouwde deelnemers snel en gemakkelijk te ontmoeten, en hebben daarom een beperkt aantal configureerbare beveiligingsfuncties. Als de beveiliging van vergaderingen uw belangrijkste zorg is, raden we u aan om geplande Webex-vergaderingen te gebruiken die een uitgebreide set configureerbare beveiligingsfuncties hebben.

U kunt vergaderingen in de persoonlijke ruimte voor alle gebruikers op uw Webex-site in- of uitschakelen. Indien ingeschakeld voor uw Webex-site, kunt u ze ook voor individuele gebruikers in- of uitschakelen.

Om vergaderingen in de persoonlijke ruimte mogelijk te maken:

Het vergrendelen van Webex-vergaderingen heeft invloed op het toegangsgedrag van alle gebruikers. Standaard worden alle vergaderingen na 5 minuten vergrendeld en moet iedereen in de lobby wachten tot de gastheer ze toelaat.

Er zijn aparte instellingen voor het vergrendelen van vergaderingen beschikbaar voor geplande vergaderingen en vergaderingen in de persoonlijke ruimte op uw Webex-site.

Met de bedieningselementen voor het vergrendelen van vergaderingen kan een beheerder het volgende doen:

• De vergadering automatisch vergrendelen 0, 5, 10, 15 of 20 minuten na het begin van de vergadering.

• Configureer het toegangsgedrag van de vergadering wanneer de vergadering is vergrendeld:

  • Iedereen wacht in de lobby tot de gastheer ze binnenlaat.

  • Niemand kan aan de vergadering deelnemen.

De standaardinstelling wanneer een vergadering is vergrendeld, is Iedereen wacht in de lobby tot de gastheer ze toelaat.

Als beheerder kunt u de gastheren van vergaderingen dwingen om de standaardinstellingen voor het vergrendelen van vergaderingen op de hele site te gebruiken, of de gastheer het aantal minuten na aanvang van de vergadering laten instellen wanneer deze wordt vergrendeld. We raden u aan om vergaderingen na een bepaalde tijd automatisch te vergrendelen. Gastheren van vergaderingen kunnen tijdens de vergadering altijd de bedieningselementen gebruiken om hun vergadering te vergrendelen en te ontgrendelen terwijl deze bezig is.

De lobby is standaard ingeschakeld voor alle geplande Webex-vergaderingen. Met deze standaardinstelling voor niet-vergrendelde vergaderingen worden alle gastgebruikers in de lobby geplaatst totdat de gastheer ze toelaat.

Een gastgebruiker wordt als volgt gedefinieerd:

• Ik heb een uitnodiging voor een vergadering ontvangen, maar ik heb me niet aangemeld (identiteit niet geverifieerd)

• Ik heb geen uitnodiging per e-mail ontvangen

Met de standaardinstelling voor niet-vergrendelde vergaderingen wachten ze in de lobby tot de gastheer ze binnenlaat. Mensen die een uitnodiging voor een vergadering hebben ontvangen en zich hebben aangemeld met een Webex-account met een host- of deelnemerslicentie, omzeilen de lobby en nemen rechtstreeks deel aan de vergadering .

U kunt ervoor kiezen om deelnemers die zich aanmelden met een Webex-account in dezelfde organisatie als de host toe te staan altijd deel te nemen aan ontgrendelde vergaderingen voor alle geplande vergaderingen in uw organisatie.

De gastheer van de vergadering kan een lijst zien van de deelnemers die in de lobby wachten. Wanneer gebruikers in de lobby worden geplaatst, verschijnen ze in een van de drie groepen om het screenen van gebruikers en de toelatingskeuzes voor vergaderingen te vereenvoudigen:

• Interne gebruikers (geverifieerde gebruikers in uw organisatie)

• Externe gebruikers (geverifieerde gebruikers in externe organisaties)

• Niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die zich niet hebben aangemeld en niet kunnen worden geverifieerd)

Interne en externe geverifieerde gebruikers hebben zich aangemeld en hun identiteit geverifieerd. De identiteit van niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die zich niet hebben aangemeld) kan niet als waar worden beschouwd omdat ze niet zijn geverifieerd.

Gebruikers kunnen individueel of in groep tot de vergadering worden toegelaten of uit de lobby worden verwijderd.

De lobbyinstellingen wijzigen voor geplande vergaderingen

De lobby is standaard ingeschakeld voor alle geplande vergaderingen in de persoonlijke ruimte. Met deze standaardinstelling voor niet-vergrendelde vergaderingen worden alle gastgebruikers in de lobby geplaatst totdat de gastheer ze toelaat.

Een gastgebruiker wordt als volgt gedefinieerd:

• Ik heb een uitnodiging voor een vergadering ontvangen, maar ik heb me niet aangemeld (identiteit niet geverifieerd)

• Ik heb geen uitnodiging per e-mail ontvangen

De gastheer van de vergadering kan een lijst zien van de deelnemers die in de lobby wachten. Wanneer gebruikers in de lobby worden geplaatst, verschijnen ze in een van de drie groepen om het screenen van gebruikers en de toelatingskeuzes voor vergaderingen te vereenvoudigen:

• Interne gebruikers (geverifieerde gebruikers in uw organisatie)

• Externe gebruikers (geverifieerde gebruikers in externe organisaties)

• Niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die zich niet hebben aangemeld en niet kunnen worden geverifieerd)

Interne en externe geverifieerde gebruikers hebben zich aangemeld en hun identiteit geverifieerd. De identiteit van niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die zich niet hebben aangemeld) kan niet als waar worden beschouwd omdat ze niet zijn geverifieerd.

Gebruikers kunnen individueel of in groep tot de vergadering worden toegelaten of uit de lobby worden verwijderd.

De lobbyinstellingen wijzigen voor vergaderingen in de persoonlijke ruimte

We raden u aan om gebruikers die deelnemen aan geplande vergaderingen via telefoon- of videoconferentiesystemen een wachtwoordvereiste toe te passen. Het systeem genereert automatisch een wachtwoord van acht cijfers voor deelnemers aan het telefoon- en videoconferentiesysteem en voegt dit toe aan de uitnodiging voor de vergadering. Deze maatregel zorgt ervoor dat alleen mensen met een uitnodiging aan de vergadering kunnen deelnemen wanneer ze een telefoon- of videoconferentiesysteem gebruiken.

We raden u aan te voorkomen dat bezoekers eerder deelnemen dan de gastheer, tenzij u het beveiligingsrisico volledig begrijpt en deze functionaliteit nodig hebt.

Overweeg om de opties voor deelname vóór de host uit te schakelen voor uw site, met name voor vergaderingen die op de lijst staan. Anders zouden externe deelnemers geplande vergaderingen kunnen gebruiken voor hun eigen doeleinden, zonder medeweten of toestemming van de gastheer.

Op dezelfde manier, als u deelnemers toestaat om vóór de gastheer deel te nemen, overweeg dan om ze niet toe te staan om vóór de gastheer deel te nemen aan audio. Als uw vergadering op uw site wordt vermeld of niet met een wachtwoord is beveiligd, kunnen onbevoegde gebruikers mogelijk toegang krijgen en dure gesprekken starten zonder medeweten of toestemming van de gastheer.

Voor persoonlijke conferentievergaderingen (PCN-vergaderingen) raden we aan om de optie voor het hosten van audio deelnemen uit te schakelen. De gastheer moet het Webex-toegangsnummer voor de audiobridge kiezen en vervolgens de toegangscode van de host en de pincode van de host invoeren voordat de deelnemers aan de vergadering kunnen deelnemen.

Naast het gebruik van de vergaderlobby en de vergadervergrendelingsfuncties voor vergaderingen in persoonlijke ruimten, kunt u CAPTCHA gebruiken om aanvallers te detecteren en te blokkeren met behulp van robots en scripts om op frauduleuze wijze toegang te krijgen tot uw vergaderingen in uw persoonlijke ruimte. Indien ingeschakeld, is CAPTCHA van toepassing op gasten die deelnemen aan de vergadering in uw persoonlijke ruimte.

Een gastgebruiker wordt als volgt gedefinieerd:

• Niet aangemeld (identiteit is niet geverifieerd)

• Ingelogd, maar maakt deel uit van een externe organisatie

Telefonische terugbelfraude kan optreden wanneer iemand deelneemt aan een van uw vergaderingen en via terugbellen naar verdachte telefoonnummers uit verschillende landen belt, wat uw organisatie geld kost. Deze verdachte telefoonnummers kunnen overal ter wereld vandaan komen; we hebben echter vastgesteld dat de landen en regio's waar het fraudepercentage hoger is, afkomstig zijn van:

• België

• Costa Rica

• Ecuador

• Egypte

• Ethiopië

• Frankrijk

• Moldavië

• Niger

• Panama

• Filipijnen

• Portugal

• Saoedi-Arabië

• Zuid-Afrika

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turkije

• Oekraïne

• Verenigde Arabische Emiraten

• Verenigd Koninkrijk

• Vietnam

Als er landen zijn waarmee u geen zaken doet, of als u frauduleuze of verdachte oproepen naar uw vergaderingen vanuit bepaalde landen of regio's wilt voorkomen, kunt u deze uitvinken in de lijst met toegestane terugbellanden van Webex.

Zelfs de titels van vergaderingen kunnen gevoelige informatie onthullen. Een vergadering met de titel „Bespreek de overname van bedrijf A” kan bijvoorbeeld financiële gevolgen hebben, als deze van tevoren bekend wordt gemaakt. Door vergaderingen te organiseren die niet op de lijst staan, blijft de beveiliging van gevoelige informatie behouden.

Voor vergaderingen in de lijst worden het onderwerp van de vergadering en andere gegevens op uw Webex-site weergegeven, zodat zowel geverifieerde gebruikers als niet-geverifieerde gebruikers en gasten deze kunnen zien. We raden u aan alle vergaderingen te markeren als niet in de lijst, tenzij uw organisatie een specifieke zakelijke behoefte heeft om de titels en informatie van vergaderingen openbaar te maken.

Als uw organisatie met gevoelige informatie werkt, raden we u aan dat alle gebruikers een account hebben op uw Webex-site. Indien ingeschakeld, vraagt Webex alle hosts en deelnemers om hun inloggegevens wanneer ze deelnemen aan een vergadering, evenement of trainingssessie.

Daarnaast raden we u aan om de deelnemers te verplichten zich aan te melden wanneer ze via een telefoon inbellen. Deze vereiste voorkomt dat iemand zonder de juiste inloggegevens aan de vergadering of trainingssessie deelneemt.

Als u de links in vergaderingen verbergt, worden deelnemers ervan weerhouden ongewenste gasten uit te nodigen, omdat de links minder gemakkelijk te kopiëren en te delen zijn. Het belet de deelnemers niet om links naar vergaderingen te kopiëren en te delen uit hun e-mailuitnodigingen.