Geplande Webex-vergaderingen

Geplande Webex-vergaderingen zijn ons aanbevolen vergaderingstype wanneer veiligheid belangrijk is voor u of uw organisatie. Geplande vergaderingen zijn eenmalige vergaderingen die zijn beveiligd met een wachtwoord en beschikken over een groot aantal beveiligingsfuncties in bedieningselementen voor vergaderingen en deelnemers. Als beheerder kunt u de beveiligingsfuncties beheren voor alle geplande vergaderingen op uw Webex-site. Hosts kunnen ook de beveiliging van de vergadering, vergaderingsopties en deelnemersrechten configureren wanneer ze hun vergadering plannen.

Vergaderingen in een persoonlijke ruimte

Webex-vergaderingen in een persoonlijke ruimte zijn een type Webex-vergadering die continu beschikbaar is voor de vergaderhost. De vergaderhost activeert zijn of haar persoonlijke ruimte wanneer hij of zij deelneemt en deactiveert de vergaderruimte wanneer hij of zij de vergadering verlaat. Webex-vergaderingen in een persoonlijke ruimte zijn bedoeld om vertrouwde deelnemers een snelle en gemakkelijke manier te bieden om te vergaderen en hebben daarom een beperkt aantal configureerbare beveiligingsfuncties. Als de beveiliging van vergaderingen uw voornaamste prioriteit is, raden we u aan om geplande Webex-vergaderingen te gebruiken, die over een uitgebreide set configureerbare beveiligingsfuncties beschikken.

Vergaderingen in een persoonlijke ruimte kunnen worden in- of uitgeschakeld voor alle gebruikers op uw Webex-site. Als dit is ingeschakeld voor uw Webex-site, kunnen deze vergaderingen in- of uitgeschakeld worden voor individuele gebruikers.

Vergaderingen in een persoonlijke ruimte inschakelen

Het vergrendelen van Webex-vergaderingen is van invloed op het toegangsgedrag van de vergadering voor alle gebruikers. Alle vergaderingen worden standaard na 5 minuten vergrendeld en iedereen moet in de lobby wachten totdat de host hen toestaat.

Er zijn afzonderlijke instellingen voor het vergrendelen van vergaderingen beschikbaar voor geplande vergaderingen en vergaderingen in een persoonlijke ruimte op uw Webex-site.

Met de bedieningselementen voor het vergrendelen van vergaderingen kan een beheerder het volgende doen:

• De vergadering 0, 5, 10, 15 of 20 minuten nadat deze is gestart automatisch vergrendelen

• Het toegangsgedrag van de vergadering configureren voor wanneer de vergadering is vergrendeld:

  • Iedereen wacht in de lobby totdat de host hen toelaat

  • Niemand kan aan de vergadering deelnemen

De standaardinstelling wanneer een vergadering is vergrendeld, is Iedereen wacht in de lobby totdat de host hen toelaat.

Als beheerder kunt u hosts van vergaderingen dwingen om de standaard vergrendelingsinstellingen voor de hele site te gebruiken, of de host toestaan om in te stellen na hoeveel minuten de vergadering wordt vergrendeld. We raden aan automatische vergrendeling van vergaderingen na een bepaalde tijd af te dwingen. Vergaderhosts kunnen altijd bedieningselementen in de vergadering gebruiken om hun vergadering te vergrendelen en ontgrendelen terwijl deze bezig is.

De lobby is standaard ingeschakeld voor alle Webex-vergaderingen. Met deze standaardinstelling alle gastgebruikers in de lobby geplaatst wanneer een vergadering wordt gestart en de vergadering wordt ontgrendeld totdat de host hen toestaat.

Een gastgebruiker wordt ingedeeld in de volgende gebruikersgroepen:

• Niet-geverifieerde gebruikers: gebruikers die zich niet hebben aangemeld en wiens identiteit niet is geverifieerd.

• Geverifieerde externe gebruikers: gebruikers die zich hebben aangemeld, maar bij een externe organisatie horen.

Elke gebruikersgroep heeft afzonderlijke en onafhankelijke besturingselementen voor de lobby. Door onderscheid te maken tussen niet-geverifieerde en geverifieerde externe gebruikers kunt u de beveiliging van vergaderingen verbeteren door strengere toegangscontroles voor niet-geverifieerde gebruikers toe te passen. Niet-geverifieerde gebruikers kunnen bijvoorbeeld niet deelnemen aan de vergadering, terwijl geverifieerde externe gebruikers in de lobby worden geplaatst of niet-geverifieerde gebruikers worden in de lobby geplaatst, terwijl geverifieerde externe gebruikers rechtstreeks aan de vergadering kunnen deelnemen.

Met de standaardinstelling 'Ze wachten in de lobby totdat de host hen toestaat', wanneer de vergadering is ontgrendeld, omzeilen gebruikers in uw organisatie die zich hebben aangemeld met een Webex -account met een host- of deelnemerslicentie de lobby en nemen ze rechtstreeks deel aan de vergadering.

De vergaderhost kan een lijst van deelnemers zien die in de lobby wachten. Wanneer gebruikers in de lobby van een vergadering worden geplaatst, worden ze in drie groepen ingedeeld om het screenen van gebruikers en het kiezen van toelating tot de vergadering te vereenvoudigen:

• Interne gebruikers (geverifieerde gebruikers in uw organisatie)

• Externe gebruikers (geverifieerde gebruikers in externe organisaties)

• Niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die niet zijn aangemeld en niet zijn geverifieerd)

Interne en externe geverifieerde gebruikers hebben zich aangemeld en hun identiteit geverifieerd. Er kan niet worden aangenomen dat de identiteit van niet-geverifieerde gebruikers (gebruikers die zich niet hebben aangemeld) waar is, omdat ze niet zijn geverifieerd.

Gebruikers kunnen afzonderlijk of als groep worden toegelaten tot de vergadering of uit de lobby worden verwijderd.

Zie Weten wie u binnenlaat in uw Webex-vergadering voor meer informatie over lobbybedieningselementen.

De lobbyinstellingen voor geplande vergaderingen en vergaderingen in een persoonlijke ruimte wijzigen

We raden u aan een wachtwoordvereiste af te dwingen voor gebruikers die deelnemen aan geplande vergaderingen via de telefoon of een videoconferentiesysteem. Het systeem genereert automatisch een wachtwoord van acht cijfers voor deelnemers die telefonisch of via videoconferentiesystemen deelnemen en voegt dit toe aan de uitnodiging voor de vergadering. Deze maatregel zorgt ervoor dat alleen personen met een uitnodiging kunnen deelnemen aan de vergadering bij gebruik van een telefoon of videoconferentiesysteem.

We raden aan te voorkomen dat deelnemers vóór de host deelnemen, tenzij u het beveiligingsrisico volledig begrijpt en deze functionaliteit vereist.

Overweeg de opties om vóór de host deel te nemen voor uw site uit te schakelen, met name voor weergegeven vergaderingen. Anders kunnen externe deelnemers geplande vergaderingen voor hun eigen doeleinden gebruiken, zonder medeweten of toestemming van de host.

Overweeg ook, als u deelnemers wel toestaat vóór de host deel te nemen, hun niet toe te staan dat ze vóór de host aan het audiogedeelte deelnemen. Als uw vergadering op uw site wordt weergegeven of niet met een wachtwoord is beveiligd, kunnen onbevoegde gebruikers toegang krijgen tot deze vergadering en dure gesprekken starten zonder medeweten of goedkeuring van de host.

Voor PCN-vergaderingen (Personal Conference Meetings) raden we aan de optie om vóór de host aan het audiogedeelte te kunnen deelnemen uit te schakelen. De host moet het Webex-toegangsnummer voor de audiobridge bellen en vervolgens de toegangs- en pincode van de host invoeren voordat deelnemers aan de vergadering kunnen deelnemen.

Naast het gebruik van de vergaderingslobby en de functies voor het vergrendelen van vergaderingen in een persoonlijke ruimte, kunt u CAPTCHA gebruiken om aanvallers te detecteren en te blokkeren die robots en scripts gebruiken om op frauduleuze wijze toegang te krijgen tot vergaderingen in een persoonlijke ruimte. Indien ingeschakeld, is CAPTCHA van toepassing op gasten die deelnemen aan uw vergadering in een persoonlijke ruimte.

Een gastgebruiker wordt als volgt gedefinieerd:

• Niet aangemeld (identiteit is niet geverifieerd)

• Aangemeld, maar behoort tot een externe organisatie

Telefonische terugbelfraude kan optreden wanneer iemand deelneemt aan een van uw vergaderingen en terugbellen gebruikt om verdachte telefoonnummers uit verschillende landen te bellen, wat uw organisatie geld kost. Deze verdachte telefoonnummers kunnen van overal ter wereld komen. We hebben echter vastgesteld dat een hoger percentage fraude afkomstig is van de volgende locaties:

• België

• Costa Rica

• Ecuador

• Egypt

• Ethiopië

• Frankrijk

• Moldavië

• Niger

• Panama

• Filipijnen

• Portugal

• Saudi Arabia

• Zuid-Afrika

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turkije

• Oekraïne

• Verenigde Arabische Emiraten

• Verenigd Koninkrijk

• Vietnam

Om fraude te helpen verminderen, raden we u aan bepaalde landen niet toe te staan in de lijst Webex toegestane terugbellanden. U kunt bijvoorbeeld landen toevoegen waarmee u geen zaken doet of waaruit u frauduleuze of verdachte oproepen hebt ontvangen.

Ook titels van vergaderingen kunnen gevoelige informatie bevatten. Een vergadering met de titel 'Overname van bedrijf A bespreken' kan bijvoorbeeld financiële gevolgen hebben als deze informatie voortijdig uitlekt. Door niet-weergegeven vergaderingen te maken blijft de beveiliging van gevoelige informatie behouden.

Het onderwerp en andere details van weergegeven vergaderingen worden op uw Webex-site getoond en zijn zichtbaar voor zowel geverifieerde als niet-geverifieerde gebruikers en gasten. We raden aan alle vergaderingen als niet weergegeven te markeren, tenzij uw organisatie een specifieke zakelijke reden heeft om de titels en informatie openbaar te maken.

Als uw organisatie met gevoelige informatie werkt, raden we aan van alle gebruikers te vereisen dat ze een account hebben op uw Webex-site. Als deze optie is ingeschakeld, vraagt Webex alle hosts en deelnemers om hun aanmeldgegevens wanneer ze deelnemen aan een vergadering, evenement of trainingssessie.

Daarnaast raden we u aan deelnemers te verplichten zich aan te melden wanneer ze via een telefoon inbellen. Deze vereiste voorkomt dat personen zonder de juiste aanmeldgegevens worden toegelaten tot de vergadering of trainingssessie.

Deelnemers die via de Webex-app deelnemen, moeten zich verifiëren, zodat Webex hen niet om verificatie vraagt wanneer ze verbinding maken met audio. Deze beperking is dus van invloed op gebruikers die alleen via de telefoon deelnemen. Overweeg ook in te stellen dat vanuit videoconferentiesystemen niet mag worden ingebeld bij een vergadering waarvoor deelnemers zich moeten aanmelden. Zie voor meer informatie Geplande vergaderingen: Wachtwoorden voor vergaderingen afdwingen bij deelname via de telefoon of videoconferentiesystemen. Houd er rekening mee dat het gebruik van deze optie uw vergadering, evenement of sessie beperkt tot interne deelnemers (gebruikers met een account op uw Webex-site). Deze optie is een uitstekende manier om uw vergaderingen veilig te houden, maar kan beperkend zijn als de host een externe gast moet ontvangen.

Als u koppelingen naar vergaderingen en gebeurtenissen in vergaderingen verbergt, worden deelnemers ervan weerhouden ongewenste gasten uit te nodigen, omdat de koppelingen minder gemakkelijk kunnen worden gekopieerd en gedeeld. Het voorkomt niet dat deelnemers vergaderingskoppelingen kopiëren en delen vanuit hun e-mailuitnodigingen.