• Board ja Desk-sarja – Huoneen varaaminen on mahdollista vain jaetuille laitteille, jotka on rekisteröity pilveen tai linkitetty pilveen Webex Edge for Devices.

  • Varmista Laitekokoonpanot Board-, Desk- ja Room-sarjan laitteille ovat käytössä, jos laite on linkitetty Edge for Devices -palveluun.

  • Desk-sarja – Ulkopuolinen huoneenvaraus on saatavilla jaetuille laitteille, jotka on rekisteröity pilveen. Laitteessa ei voi olla käytössä hot-desking.

  • Huonevarausta ei voi ottaa käyttöön, kun laite on puhelussa.

Ota huonevaraus käyttöön noudattamalla näitä ohjeita seuraavassa järjestyksessä:

  1. Määritä hybridikalenteri.

  2. Määritä aikataulutili.

  3. Määritä laitteet kalenterin avulla Control Hubissa.

Voit ottaa käyttöön paikalliset huonevaraukset myös ilman Webex-kalenteria. Katso Room Navigator itsenäisenä laitteena lisätietoja varten.

Hybridikalenterin määrittäminen

Jotta voit ottaa huonevarauksen käyttöön, sinun on määritettävä hybridikalenteri organisaatiollesi. Voit määrittää sen Microsoft Exchange, Microsoft 365- tai Google Kalenterille.

Katso Hybridikalenterin käyttöönotto-opas.

Jos kokousten ajoitustoimintoja ei ole otettu käyttöön hybridikalenteripalvelussa ja ainoat kutsutut, jotka on otettu käyttöön palvelussa, ovat huoneen resursseja, sinun on varmistettava, ettei Exchangessa ole käytäntöä, joka poistaa kokouskommentit automaattisesti. Sarja Poista kommentit että Väärä

Microsoft Exchange: Ajoitustilin määrittäminen

On tarpeen määrittää aikataulutili, jotta huoneen laitteet voivat ajoittaa kokouksia.

Aikataulutustiliä käytetään kokouksen järjestäjänä kaikille RoomOS-laitteilla varatuille kokouksille. Tämä tili varaa huoneen samalla tavalla kuin käyttäjä normaalisti. Varaamalla kokouksia aikataulutililtä ja kutsumalla huoneeseen noudatetaan kalenterijärjestelmän huonekäytäntöjä. Varmista, että olet antanut kelvollisen sähköpostiosoitteen, jolla on oikeudet varata huoneita, joille otat huonevarauksen käyttöön.

Koska tätä tiliä käytetään kokousten varaamiseen kaikkiin tietyn Exchange-kokoonpanon huoneisiin, on tärkeää varmistaa, että sen postilaatikko tyhjennetään säännöllisesti. Siivous on tarpeen, jotta vältetään Exchangen rajojen ylittyminen. Jos Exchangeesi on jo määritetty sopiva säilytyskäytäntö, varmista, että se koskee tätä tiliä. Jos ei, sinun on määritettävä postilaatikko niin, että kaikki oletuskansiot (sähköpostit, lähetetyt viestit ja kokoukset) poistetaan automaattisesti tietyn päivän kuluttua. Siivous varmistaa, että tili voi jatkaa kokousten aikatauluttamista huoneen laitteiden puolesta.

Tarkista seuraavat Exchange-resurssit:

1

Kirjaudu sisään Expresswayn verkkokäyttöliittymään.

2

Siirry osoitteeseen Sovellukset > Hybridipalvelut > Kalenteripalvelu > Microsoft Exchange Määritys.

3

Alle Aikataulutus, anna kelvollinen ajanvaraustilin sähköpostiosoite, jota käytetään kokoushuoneiden varaamiseen.

Microsoft 365: Aikataulutustilin määrittäminen

On tarpeen määrittää aikataulutili, jotta huoneen laitteet voivat ajoittaa kokouksia.

Aikataulutustiliä käytetään kokouksen järjestäjänä kaikille RoomOS-laitteilla varatuille kokouksille. Tämä tili varaa huoneen samalla tavalla kuin käyttäjä normaalisti. Varaamalla kokouksia aikataulutililtä ja kutsumalla huoneeseen noudatetaan kalenterijärjestelmän huonekäytäntöjä. Varmista, että olet antanut kelvollisen sähköpostiosoitteen, jolla on oikeudet varata huoneita, joille otat huonevarauksen käyttöön.

Microsoft 365 -aikataulutustilin määrittäminen Control Hubissa:

  1. Kirjaudu sisään Ohjauskeskus, sitten siirry osoitteeseen Palvelut > Hybridi.
  2. Napsauta Microsoft 365:n hybridikalenterikortissa Muokkaa asetuksia.
  3. Valitse ruutu, jos haluat työtilojen voivan ajoittaa kokouksia.
  4. Anna kelvollinen sähköpostiosoite ajoitustiliä varten.

Sähköpostiosoite on vahvistettava tai varattava Control Hubissa, jotta aikataulutustili voidaan määrittää.

Google Kalenteri: Ajoitustilin määrittäminen

On tarpeen määrittää aikataulutili, jotta huoneen laitteet voivat ajoittaa kokouksia.

Aikataulutustiliä käytetään kokouksen järjestäjänä kaikille RoomOS-laitteilla varatuille kokouksille. Tämä tili varaa huoneen samalla tavalla kuin käyttäjä normaalisti. Varaamalla kokouksia aikataulutililtä ja kutsumalla huoneeseen noudatetaan kalenterijärjestelmän huonekäytäntöjä. Varmista, että olet antanut kelvollisen sähköpostiosoitteen, jolla on oikeudet varata huoneita, joille otat huonevarauksen käyttöön.

Google Kalenterin aikataulutilin määrittäminen Control Hubissa:

  1. Kirjaudu sisään Ohjauskeskus, sitten siirry osoitteeseen Palvelut > Hybridi.
  2. Klikkaa Googlen hybridikalenterikortissa Muokkaa asetuksia.
  3. Valitse valintaruudut, jos haluat organisaatiollesi oikeuden käyttää kalenteriresursseja ja työtiloille oikeuden aikatauluttaa kokouksia.
  4. Varmista, että olet määrittänyt ACL-tilin, ja anna kyseisen tilin sähköpostiosoite.

Ota huonevaraus käyttöön Control Hubista

Ennen kuin otat huoneen varauksen käyttöön, sinun on tarkistettava, että One Button to Push (OBTP) on otettu käyttöön kyseisissä laitteissa. Jos haluat organisaatiosi ihmisten käyttävän äänikomentoja huoneiden varaamiseen ja muihin laitteiden hallintaan, ota käyttöön Webex Assistant.

Tarkista, että kalenteri on käytössä työtiloissa, joille otat huonevarauksen käyttöön.

1

Kirjaudu sisään Control Hubiin ja siirry sitten kohtaan Hallinta >> Työtilat.

2

Valitse työtilat, jotka haluat määrittää, työtilaluettelosta ja napsauta Muokkaa.

3

Jos haluat ottaa käyttöön huonevarauksen työtilassa, napsauta työtilaa ja valitse sitten Aikataulutus -osiossa Tilapäinen varaus -ruutu.

Ota varaaminen etukäteen käyttöön

Varaukset AdhocBooking BookAhead käytössä: <Tosi, Epätosi> (Oletus: Epätosi)

Book Ahead antaa käyttäjille mahdollisuuden varata jaettuja tiloja tulevia aikoja varten. Aiemmin jaettuja tiloja voitiin varata vain välittömään käyttöön, jolloin aloitusaika on kuluva aika. Book Ahead -ominaisuuden avulla käyttäjät voivat nyt varata huoneita myöhemmälle päivälle, vaikka tila olisi jo varattu, joko ohjaimen, Board-hakutoiminnon tai ajastimen kautta.

Varaa etukäteen POIS PÄÄLTÄ

Varaa etukäteen PÄÄLLÄ

Aikataulutusvarausten aikavälien koko voidaan määrittää 15, 30 tai 60 minuutin välein. Aikavälin koko viittaa ennalta määritettyihin väleihin, joiden välein voit valita varauksen alkamis- tai päättymisajan.

Käyttöliittymävaraukset AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Oletus: 30)

15 minuutin aikavälit

30 minuutin aikavälit

Lisäksi kalenteri näyttää nyt saatavilla olevat ajat, jolloin käyttäjät voivat varata tilan etukäteen. Näiden aikojen avulla käyttäjät voivat helposti tunnistaa avoimet aikavälit ja ajoittaa tapaamisia etukäteen määrätyille aikaväleille. Kun olet valinnut ajan, voit tarvittaessa säätää sitä.

Ajastushuoneen kalenteri

Valvojahuoneen kalenteri

Ota käyttöön sisään- ja uloskirjautuminen

Merkittävä osa kokouksista johtaa haamukokouksiin, eli kukaan ei saavu paikalle ja kokousresurssit menevät hukkaan varausten tekemisen aikana. Sisäänkirjautumisvaihtoehdon ottaminen käyttöön auttaa lievittämään tätä ongelmaa. Käyttäjät voivat kirjautua varaukseensa saapuessaan kokoushuoneeseen, mikä vahvistaa varauksen. Jos kukaan ei saavu varaukseen mennessä, kokoushuone vapautuu ja muut voivat varata vapaan kokoushuoneen.

Sisään- ja uloskirjautuminen on mahdollista jaetuilla varattavissa olevilla laitteilla ja erillisellä Room Navigatorilla.

Kun tämä on käytössä, sisäänkirjautumispainike näkyy huoneen sisä- ja ulkokosketuspaneelissa. Paritettujen kosketuspaneelien sisätilaan ilmestyy uloskirjautumispainike. Erillisessä huonenavigaattorissa uloskirjautumispainikkeet näkyvät myös huoneen ulkopuolisessa paneelissa. Jos on varattu liitettävissä oleva kokous (OBTP), sisäänkirjautumispainike näkyy vain huoneen ulkopuolella.

Sisäänkirjautumispainike ilmestyy huoneen ulko- ja sisäisille kosketuspaneeleille viisi minuuttia ennen varauksen tekemistä.

Käyttäjällä on 10 minuuttia aikaa kirjautua sisään varauksen alkamisajasta. Jos kukaan ei kirjaudu sisään 10 minuutin aikana, manuaalisesti tai automaattisesti, huone vapautetaan automaattisesti. 30 sekuntia ennen sisäänkirjautumisikkunan päättymistä kosketuspaneeliin ilmestyy 30 sekunnin lähtölaskentahälytys, joka ilmoittaa huoneen automaattisesta vapautuksesta. Sisäänkirjautumisikkuna on konfiguroitavissa.

Kun huone on kirjautunut sisään ja puhelu päättyy, näkyviin tulee ilmoitus, joka muistuttaa käyttäjää kirjautumaan ulos, jos hän haluaa. Jos käyttäjä peruuttaa lähtölaskennan tai jättää ilmoituksen huomiotta, huone kirjataan ulos. Jos käyttäjä voi pidentää varausta, huonelaite pysyy sisäänkirjautuneena varauksen pidennysajan.

Kun varauksen aikataulun mukaisesta ajasta on kulunut viimeiset 5 minuuttia ja peräkkäin on kokous, käyttäjälle ilmestyy ilmoitus, jossa kerrotaan varauksen päättyvän pian.

Kun varaus on vapautettu, majoittajalle lähetetään ilmoitus peruuntuneesta varauksesta.

Automaattinen sisäänkirjautuminen

Automaattinen sisäänkirjautuminen alkaa 4 minuuttia varauksen alkamisen jälkeen.

Huonelaite kirjautuu automaattisesti sisään seuraavissa tilanteissa:

  • Ad hoc -varaukset

  • Puheluun liittyminen

  • Jakoistunto aloitettu (langallisella yhteydellä langattomaan)

  • Ihmismäärä on 1 tai enemmän (Ihmismääräksi katsotaan 1 tai enemmän, kun huoneessa on ollut yhtäjaksoisesti 1 minuutti.)

Manuaalinen sisäänkirjautuminen

Käyttäjä voi valita sisäänkirjautumisen manuaalisesti napauttamalla sisäänkirjautumispainiketta.

Sisään- ja uloskirjautumisen määrittäminen

Ota käyttöön, jotta käyttäjä voi kirjautua sisään varaamiinsa huoneisiin varmistaakseen, että huone on käytössä. Jos käyttäjä ei kirjaudu sisään manuaalisesti tai automaattisesti, huonevaraus vapautetaan ja järjestäjä saa sähköpostin, jossa ilmoitetaan peruutuksesta.

Viisi minuuttia ennen varauksen tekemistä sisäänkirjautumispainike ilmestyy huoneen ulko- ja sisäisiin kosketuspaneeleihin, ja se pysyy siellä Varausten sisäänkirjautumisikkunan kesto-asetuksella määritetyn ajan.

Varausten sisäänkirjautuminen käytössä: <True/False>

Oletusarvo: Epätosi

Sisäänkirjautumisikkuna on aika, jolloin sisäänkirjautumisvaihtoehto on käytettävissä kosketuspaneelissa. Sisäänkirjautumisikkunan kestoksi voidaan määrittää 5, 10, 15, 20, 30 tai 60 minuuttia. 

Varausten sisäänkirjautumisikkunan kesto: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Oletus: 10

Määritä, näkyykö uloskirjautumispainike huoneen ulkopuolella ja sisällä, huoneen sisällä vai ei ollenkaan.

Varaukset sallittuHylkää: <Kaikki, Vain sisällä, Ei mitään>

Oletus: Kaikki