• Board i seria Desk — Rezerwacja pokoju jest dostępna tylko dla urządzeń współdzielonych, które są zarejestrowane w chmurze lub połączone z Webex Edge for Devices.

  • Upewnij się, że konfiguracje urządzeń dla urządzeń Board, Desk i Room Series są skonfigurowane, jeśli urządzenie jest połączone z Edge for Devices.

  • Seria biurek — rezerwacja poza pokojem jest dostępna dla urządzeń współdzielonych, które są zarejestrowane w chmurze. Urządzenie nie może mieć włączonego hot-deskingu.

  • Nie możesz włączyć rezerwacji pokoju, gdy urządzenie jest w trakcie połączenia.

Aby włączyć usługę rezerwacji pokoju, należy wykonać następujące czynności w następującej kolejności:

  1. Skonfiguruj kalendarz hybrydowy.

  2. Skonfiguruj konto planowania.

  3. Skonfiguruj urządzenia z kalendarzem w centrum sterowania.

Możesz także włączyć lokalne rezerwacje pokoi bez kalendarza Webex. Zobacz Nawigator pokojowy jako samodzielne urządzenie, aby uzyskać więcej informacji.

Konfigurowanie kalendarza hybrydowego

Aby włączyć rezerwację pokoi, musisz skonfigurować Hybrid Calendar dla swojej organizacji. Możesz go skonfigurować dla Microsoft Exchange, Microsoft 365 lub Google Calendar.

Zobacz Przewodnik wdrażania kalendarza hybrydowego.

Jeśli harmonogramy spotkań nie są włączone dla usługi kalendarza hybrydowego, a jedynymi zaproszonymi osobami, które są włączone dla tej usługi, są zasoby pokoju, należy upewnić się, że program Exchange nie ma zasad automatycznego usuwania komentarzy do spotkań. Ustaw Usuwanie komentarzy na False

Microsoft Exchange: Skonfiguruj konto planowania

Konieczne jest skonfigurowanie konta planowania, aby umożliwić urządzeniom w pokojach planowanie spotkań.

Konto planowania jest używane jako organizator spotkań dla wszystkich spotkań zarezerwowanych z urządzeń RoomOS. To konto jest zaksięguje pokój w taki sam sposób, jak w przypadku zwykłego użytkownika. Rezerwując spotkania z poziomu konta terminarza i zapraszając do pokoju, respektowane są zasady dotyczące pokoi w systemie kalendarzy. Upewnij się, że wprowadziłeś poprawny adres e-mail, który ma uprawnienia do rezerwowania pokoi, dla których włączysz rezerwację pokoi.

Ponieważ konto to jest używane do rezerwacji spotkań dla wszystkich sal dla danej konfiguracji Exchange, ważne jest aby upewnić się, że jego skrzynka pocztowa jest regularnie czyszczona. Oczyszczanie jest konieczne, aby uniknąć przekroczenia limitów wymiany. Jeśli Twoje Exchange ma już ustawioną odpowiednią politykę retencji, upewnij się, że ma ona zastosowanie do tego konta. W przeciwnym razie należy skonfigurować skrzynkę tak, aby wszystkie domyślne foldery (wiadomości e-mail, elementy wysłane i spotkania) były automatycznie usuwane po upływie określonej liczby dni. Czyszczenie zapewnia, że konto może kontynuować planowanie spotkań w imieniu urządzeń pokojowych.

Sprawdź następujące zasoby dotyczące wymiany:

1

Zaloguj się do interfejsu sieciowego Expressway.

2

Przejdź do Aplikacje > Usługi hybrydowe > Usługa kalendarza > Konfiguracja Microsoft Exchange.

3

W sekcji Planowanie wprowadź prawidłowy adres e-mail konta planowania, które jest używane do rezerwacji sal konferencyjnych.

Microsoft 365: Skonfiguruj konto planowania

Konieczne jest skonfigurowanie konta planowania, aby umożliwić urządzeniom w pokojach planowanie spotkań.

Konto planowania jest używane jako organizator spotkań dla wszystkich spotkań zarezerwowanych z urządzeń RoomOS. To konto jest zaksięguje pokój w taki sam sposób, jak w przypadku zwykłego użytkownika. Rezerwując spotkania z poziomu konta terminarza i zapraszając do pokoju, respektowane są zasady dotyczące pokoi w systemie kalendarzy. Upewnij się, że wprowadziłeś poprawny adres e-mail, który ma uprawnienia do rezerwowania pokoi, dla których włączysz rezerwację pokoi.

Aby skonfigurować konto planowania dla Microsoft 365 z poziomu centrum sterowania:

  1. Zaloguj się do centrum sterowania, a następnie przejdź do Services > Hybrid.
  2. Na karcie Kalendarz hybrydowy Microsoft 365 kliknij Edytuj ustawienia.
  3. Zaznacz to pole, aby zezwolić obszarom roboczym na planowanie spotkań.
  4. Wprowadź prawidłowy adres e-mail dla konta planowania.

Domena poczty e-mail musi zostać zweryfikowana lub przypisana w centrum sterowania, aby skonfigurować konto planowania.

Kalendarz Google: konfigurowanie konta harmonogramu

Konieczne jest skonfigurowanie konta planowania, aby umożliwić urządzeniom w pokojach planowanie spotkań.

Konto planowania jest używane jako organizator spotkań dla wszystkich spotkań zarezerwowanych z urządzeń RoomOS. To konto jest zaksięguje pokój w taki sam sposób, jak w przypadku zwykłego użytkownika. Rezerwując spotkania z poziomu konta terminarza i zapraszając do pokoju, respektowane są zasady dotyczące pokoi w systemie kalendarzy. Upewnij się, że wprowadziłeś poprawny adres e-mail, który ma uprawnienia do rezerwowania pokoi, dla których włączysz rezerwację pokoi.

Aby skonfigurować konto harmonogramu dla Kalendarza Google w Centrum sterowania:

  1. Zaloguj się do centrum sterowania, a następnie przejdź do Services > Hybrid.
  2. Na karcie Kalendarz hybrydowy Google kliknij Edytuj ustawienia.
  3. Zaznacz te pola, aby zezwolić organizacji na korzystanie z zasobów kalendarza i aby umożliwić obszarom roboczym planowanie spotkań.
  4. Upewnij się, że masz skonfigurowane konto ACL, i wprowadź adres e-mail dla tego konta.

Włącz rezerwację pokoju w Centrum sterowania

Przed włączeniem funkcji Room Booking należy sprawdzić, czy funkcja One Button to Push (OBTP) została włączona dla tych urządzeń. Jeśli chcesz, aby osoby w Twojej organizacji używały poleceń głosowych do rezerwacji pokoi i sterowania innymi urządzeniami, włącz Asystenta Webex.

Sprawdź, czy kalendarz jest włączony dla obszarów roboczych, dla których umożliwiasz rezerwację pokoi.

1

Zaloguj się do Centrum sterowania, a następnie przejdź do Zarządzanie > Obszary robocze.

2

Wybierz z listy obszary robocze, które chcesz skonfigurować, i kliknij Edytuj.

3

Aby włączyć rezerwację w pokoju dla przestrzeni roboczej, kliknij ją, a następnie w sekcji Planowanie zaznacz pole rezerwacji Ad-hoc.

Włącz rezerwację z wyprzedzeniem

Rezerwacje AdhocBooking BookAhead włączone: <prawda, fałsz> (domyślnie:fałsz)

Book Ahead pozwala użytkownikom zaplanować wspólne przestrzenie na przyszłość. Wcześniej przestrzenie wspólne można było rezerwować tylko do natychmiastowego użytku, gdzie godzina rozpoczęcia to bieżąca godzina. Teraz, dzięki funkcji Book Ahead, użytkownicy mogą rezerwować pokoje na czas późniejszy w ciągu dnia, nawet jeśli miejsce jest obecnie zarezerwowane, za pośrednictwem kontrolera, Board lub harmonogramu.

Zarezerwuj z wyprzedzeniem WYŁ.

Zarezerwuj z wyprzedzeniem ON

Rozmiar przedziału czasowego dla planowania rezerwacji można skonfigurować, uwzględniając interwały 15, 30- lub 60-minutowe. Rozmiar okienka czasowego odnosi się do wcześniej określonych odstępów czasu, w których można wybrać godzinę rozpoczęcia lub zakończenia rezerwacji

Interfejs użytkownika Rezerwacje AdhocBooking TimeSlotRozmiar: <15, 30, 60> (Domyślnie:30)

15-minutowe przedziały czasowe

30-minutowe przedziały czasowe

Ponadto kalendarz wyświetla teraz dostępne przedziały, pokazując użytkownikom przedziały czasowe, w których można zarezerwować miejsce z wyprzedzeniem. Te przedziały czasu pozwalają użytkownikom łatwo identyfikować otwarte przedziały czasowe i planować spotkania z wyprzedzeniem w wyznaczonych odstępach czasu. Po wybraniu gniazda czas można w razie potrzeby dostosować.

Kalendarz pokoju harmonogramu

Kalendarz pokoju kontrolera

Włącz ewidencjonowanie i wyewidencjonowywanie

Znaczny odsetek spotkań kończy się spotkaniami duchów, co oznacza, że nikt się nie pojawia, a zasoby spotkań są marnowane podczas rezerwacji. Włączenie opcji Zaewidencjonuj pomaga złagodzić ten problem. Użytkownicy mogą zameldować się w swojej rezerwacji po przybyciu do sali konferencyjnej, która potwierdza rezerwację. Jeśli nikt nie przyjedzie w celu dokonania rezerwacji, sala konferencyjna zostanie zwolniona, a inni mogą zarezerwować bezpłatną salę konferencyjną.

Zameldowanie i wymeldowanie jest możliwe na współdzielonych urządzeniach z możliwością rezerwacji i samodzielnym programie Room Navigator.

Po włączeniu ten przycisk odprawy pojawia się na panelu dotykowym wewnątrz i na zewnątrz pokoju. W wewnętrznym pomieszczeniu pojawi się przycisk kasy dla sparowanych paneli dotykowych. W przypadku samodzielnego Nawigatora pokojów przyciski kasy są również wyświetlane na panelu pomieszczenia zewnętrznego. Jeśli zarezerwowano spotkanie z możliwością dołączenia (OBTP), przycisk zaewidencjonowania jest widoczny tylko poza pokojem.

Od 5 minut przed dokonaniem rezerwacji na panelach dotykowych w pokoju zewnętrznym i w pokoju pojawia się przycisk zameldowania.

Użytkownik ma 10 minut od momentu rozpoczęcia rezerwacji na zameldowanie. Jeśli nikt nie zamelduje się w ciągu 10 minut, ręcznie lub automatycznie, pokój zostanie automatycznie zwolniony. Na 30 sekund przed końcem okna odprawy na panelu dotykowym pojawi się 30-sekundowy alert automatycznego zwolnienia odliczania. Okno ewidencjonowania można konfigurować.

Po zameldowaniu pokoju i zakończeniu połączenia pojawia się alert przypominający użytkownikowi, aby wymeldował się, jeśli chce. Jeśli użytkownik anuluje odliczanie lub zignoruje alert, pokój zostanie wyewidencjonowany. Jeśli użytkownik może przedłużyć rezerwację, urządzenie pokoju pozostaje zameldowane przez cały czas przedłużenia rezerwacji.

Gdy rezerwacja osiągnie ostatnie 5 minut zaplanowanego czasu i nastąpi spotkanie back-to-back, pojawi się powiadomienie informujące użytkownika, że rezerwacja wkrótce się zakończy.

Po anulowaniu rezerwacji gospodarz otrzymuje powiadomienie o anulowaniu rezerwacji.

Automatyczne zameldowanie

Automatyczne zameldowanie rozpocznie się 4 minuty po rozpoczęciu rezerwacji.

Urządzenie pokojowe automatycznie zamelduje się w celu:

  • Rezerwacje ad hoc

  • Dołączanie do rozmowy

  • Rozpoczęto sesję udostępniania (połączenie przewodowe z bezprzewodowym)

  • Liczba osób wynosi 1 lub więcej (Liczba osób jest uznawana za 1 lub więcej po 1 minucie ciągłego przebywania w pomieszczeniu.)

Ręczne zameldowanie

Użytkownik może ręcznie dokonać odprawy, dotykając przycisku odprawy.

Konfigurowanie zameldowania i wymeldowania

Włącz, aby umożliwić użytkownikom meldowanie się w zarezerwowanych pokojach w celu potwierdzenia, czy pokój jest zajęty. Jeżeli użytkownik nie dokona zameldowania, ręcznie lub automatycznie, rezerwacja pokoju zostanie anulowana, a organizator otrzyma wiadomość e-mail informującą o anulowaniu.

Na 5 minut przed dokonaniem rezerwacji na panelach dotykowych wewnątrz i na zewnątrz pokoju pojawia się przycisk zameldowania, który pozostaje widoczny przez czas określony za pomocą opcji RezerwacjeOkno zameldowaniaCzas trwania.

Rezerwacje CheckIn włączone: <Prawda/Fałsz>

Wartość domyślna: False

Okienko odprawy to czas, w którym opcja odprawy jest dostępna na panelu dotykowym. Czas trwania okna odprawy można określić na 5, 10, 15, 20, 30 lub 60 minut. 

Okno odprawy rezerwacjiCzas trwania: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Wartość domyślna: 10

Skonfiguruj, czy przycisk „wymelduj” ma być wyświetlany na zewnątrz i wewnątrz pokoju, wewnątrz pokoju, czy wcale.

Rezerwacje DozwoloneOdrzuć: <Wszystkie, Tylko wewnątrz, Brak>

Domyślnie: Wszystko