• Board og bordserien – Rombestilling er bare tilgjengelig for delte enheter som er skyregistrert eller koblet til Webex Edge for Devices.

  • Sørg for at enhetskonfigurasjoner for Board-, skrivebords- og romserie-enheter er konfigurert hvis enheten er koblet til Edge for enheter.

  • Skrivebordsserier – Bestilling av eksterne rom er tilgjengelig for delte enheter som er skyregistrerte. Enheten kan ikke ha hot-desking aktivert.

  • Du kan ikke aktivere rombestilling mens enheten er i en samtale.

For å aktivere rombestilling må du følge disse trinnene i følgende rekkefølge:

  1. Konfigurer hybridkalender.

  2. Konfigurer planleggingskonto.

  3. Konfigurer enheter med kalender i Control Hub.

Du kan også aktivere lokale rombestillinger uten Webex-kalenderen. Se Romnavigator som en frittstående enhet for mer informasjon.

Konfigurere hybridkalender

Hvis du vil aktivere rombestilling, må du konfigurere hybridkalender for organisasjonen. Du kan konfigurere den for Microsoft Exchange, Microsoft 365 eller Google Kalender.

Se distribusjonsveiledningen for hybrid kalender.

Hvis møteplanleggere ikke er aktivert for hybridkalendertjenesten, og de eneste inviterte som er aktivert for tjenesten, er romressurser, må du sørge for at Exchange ikke har en policy for automatisk sletting av møtekommentarer. Sett Slett kommentarer til Usann

Microsoft Exchange: Konfigurere planleggingskonto

Det er nødvendig å konfigurere en planleggingskonto for å tillate romenheter å planlegge møter.

Planleggingskontoen brukes som møtearrangør for alle møter som er booket fra RoomOS-enheter. Denne kontoen booker rommet på samme måte som en bruker vanligvis gjør. Ved å booke møter fra planleggingskontoen og invitere et rom, respekteres rompolicyene i kalendersystemet. Forsikre deg om at du har oppgitt en gyldig e-postadresse som har tillatelse til å reservere rommene du vil aktivere rombestilling for.

Siden denne kontoen brukes til å bestille møter for alle rommene for en gitt Exchange-konfigurasjon, er det viktig å sørge for at postboksen blir ryddet opp regelmessig. Oppryddingen er nødvendig for å unngå å overskride vekslingsgrensene. Hvis Exchange allerede er konfigurert med en passende oppbevaringspolicy, må du kontrollere at den gjelder for denne kontoen. Hvis ikke, må du konfigurere postboksen slik at alle standardmapper (e-postmeldinger, sendte elementer og møter) slettes automatisk etter et antall dager. Ryddeforsikringsselskapene som kontoen kan føre planlegge møter på vegne av romenhetene.

Sjekk følgende ressurser for Exchange:

1

Logg på Expressway-nettgrensesnittet.

2

Gå til Programmer > Hybridtjenester > Kalendertjeneste > Microsoft Exchange-konfigurasjon.

3

Under Planlegging skriver du inn en gyldig e-postadresse for planleggingskonto som brukes til å reservere møterommene dine.

Microsoft 365: Konfigurere planleggingskonto

Det er nødvendig å konfigurere en planleggingskonto for å tillate romenheter å planlegge møter.

Planleggingskontoen brukes som møtearrangør for alle møter som er booket fra RoomOS-enheter. Denne kontoen booker rommet på samme måte som en bruker vanligvis gjør. Ved å booke møter fra planleggingskontoen og invitere et rom, respekteres rompolicyene i kalendersystemet. Forsikre deg om at du har oppgitt en gyldig e-postadresse som har tillatelse til å reservere rommene du vil aktivere rombestilling for.

Slik konfigurerer du planleggingskontoen for Microsoft 365 fra Control Hub:

  1. Logg på Control Hub, og gå deretter til Services > Hybrid.
  2. På hybridkalenderkortet for Microsoft 365 klikker du Rediger innstillinger.
  3. Merk av i boksen for å tillate at arbeidsområder planlegger møter.
  4. Skriv inn en gyldig e-postadresse for planleggingskontoen.

E-postdomenet må bekreftes eller gjøres krav på i Kontrollhub for å konfigurere en planleggingskonto.

Google Kalender: Konfigurer planleggingskonto

Det er nødvendig å konfigurere en planleggingskonto for å tillate romenheter å planlegge møter.

Planleggingskontoen brukes som møtearrangør for alle møter som er booket fra RoomOS-enheter. Denne kontoen booker rommet på samme måte som en bruker vanligvis gjør. Ved å booke møter fra planleggingskontoen og invitere et rom, respekteres rompolicyene i kalendersystemet. Forsikre deg om at du har oppgitt en gyldig e-postadresse som har tillatelse til å reservere rommene du vil aktivere rombestilling for.

Slik konfigurerer du planleggingskontoen for Google Kalender fra Control Hub:

  1. Logg på Control Hub, og gå deretter til Services > Hybrid.
  2. På hybridkalenderkortet for Google klikker du på Endre innstillinger.
  3. Merk av i boksene for å la organisasjonen bruke kalenderressurser og tillate at arbeidsområder planlegger møter.
  4. Kontroller at du har konfigurert en ACL-konto, og skriv inn e-postadressen for denne kontoen.

Aktiver rombestilling fra Control Hub

Før du aktiverer rombestilling, må du kontrollere at OBTP (One Button to Push) er aktivert for disse enhetene. Hvis du vil at personene i organisasjonen din skal bruke talekommandoer for rombestilling og andre enhetskontroller, aktiverer du Webex Assistant.

Kontroller at kalenderen er aktivert for arbeidsområdene du aktiverer rombestilling for.

1

Logg inn på Kontrollhub, og gå deretter til Administrasjon > Arbeidsområder.

2

Velg arbeidsområdene du vil konfigurere fra listen over arbeidsområder, og klikk på Rediger.

3

For å aktivere rombestilling for et arbeidsområde, klikk på arbeidsområdet, og merk deretter av i boksen Planlegging i delen .

Aktiver forhåndsbestilling

Bestillinger AdhocBooking BookAhead aktivert: <Sann, Usann> (Standard: Usann)

Med «Book Ahead» kan brukere planlegge delte områder for fremtidige tidspunkter. Tidligere kunne delte rom bare bookes for umiddelbar bruk, der starttidspunktet er gjeldende tidspunkt. Med Book Ahead kan brukere nå bestille rom til senere på dagen, selv om plassen er booket, via en kontroller, Board eller en planlegger.

Bestill på forhånd AV

Bestill på forhånd PÅ

Størrelsen på tidsluken for planlegging av bestillinger kan konfigureres, slik at det kan være intervaller på 15, 30 eller 60 minutter. Tidslukstørrelsen refererer til de forhåndsbestemte intervallene du kan velge start- eller sluttidspunkt for en bestilling med

Brukergrensesnittbestillinger AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Standard: 30)

15-minutters tidsluker

30-minutters tidsluker

I tillegg viser kalenderen nå tilgjengelige tidsrom, og viser brukerne tidsintervallene der en plass kan bestilles på forhånd. Disse tidslukene lar brukerne enkelt identifisere ledige tidsluker og planlegge møter på forhånd for de angitte tidsintervallene. Etter at du har valgt et tidsrom, kan tiden justeres om nødvendig.

Kalender for planleggerrom

Kalender for kontrollrom

Aktiver innsjekking og utsjekking

En betydelig andel av møtene resulterer i «spøkelsesmøter», noe som betyr at ingen møter opp og møteressursene går til spille under bookingen. Å aktivere alternativet Innsjekking bidrar til å løse dette problemet. Brukerne kan sjekke inn på bestillingen sin når de ankommer møterommet, noe som bekrefter bestillingen. Hvis ingen møter opp til bestillingen, blir møterommet ledig, og andre kan bestille det gratis møterommet.

Innsjekking og utsjekking er tilgjengelig på delte, bookbare enheter og den frittstående Room Navigator.

Når den er aktivert, vises en innsjekkingsknapp på berøringspanelet inne og ute i rommet. En utsjekkingsknapp vises i rommet for parede berøringspaneler. For en frittstående romnavigator vises utsjekkingsknapper også på panelet for det ytre rommet. Hvis et møte man kan delta i er bestilt (OBTP), er innsjekkingsknappen bare synlig utenfor rommet.

Fem minutter før en bestilling vises en innsjekkingsknapp på berøringspanelene ute på rommet og på rommet.

En bruker har 10 minutter fra starttidspunktet for en bestilling til å sjekke inn. Hvis ingen sjekker inn i løpet av de 10 minuttene, manuelt eller automatisk, frigis rommet automatisk. 30 sekunder før slutten av innsjekkingsvinduet vises et 30-sekunders nedtellingsvarsel for automatisk frigivelse av rommet på berøringspanelet. Innsjekkingsvinduet er konfigurerbart.

Når et rom er sjekket inn og en samtale avsluttes, dukker det opp et varsel som minner brukeren på å sjekke ut hvis de ønsker det. Hvis brukeren avbryter nedtellingen eller ignorerer varselet, er rommet sjekket ut. Hvis en bruker kan forlenge en bestilling, forblir romenheten innsjekket så lenge bestillingen forlenges.

Når en bestilling har nådd de siste 5 minuttene av den planlagte tiden og det er et møte etter hverandre, dukker det opp et varsel som informerer brukeren om at bestillingen snart avsluttes.

Når bestillingen er frigitt, sendes det et varsel til verten for å informere dem om den kansellerte bestillingen.

Automatisk innsjekking

Automatisk innsjekking starter 4 minutter etter at bestillingen har startet.

Romenheten vil automatisk sjekke inn for:

  • Ad hoc-bestillinger

  • Bli med i en samtale

  • Delingsøkt startet (kablet til trådløst)

  • Persontellingen er 1 eller mer (Persontellingen regnes som 1 eller mer etter 1 minutt med kontinuerlig rom i USA.)

Manuell innsjekking

En bruker kan velge å sjekke inn manuelt ved å trykke på innsjekkingsknappen.

Konfigurer innsjekking og utsjekking

Aktiver for å la brukeren sjekke inn på rommene de har bestilt for å bekrefte at rommet er i bruk. Hvis brukeren ikke sjekker inn, manuelt eller automatisk, blir rombestillingen frigitt, og arrangøren mottar en e-post som informerer om avbestillingen.

5 minutter før en bestilling vises en innsjekkingsknapp på berøringspanelene utenfor og på rommet, og den forblir der så lenge som angitt med Bestillinger InnsjekkingsvinduVarighet.

Innsjekking for bestillinger aktivert: <Sann/usann>

Standard: Usann

Innsjekkingsvinduet er tiden innsjekkingsalternativet er tilgjengelig på berøringspanelet. Varigheten av innsjekkingsvinduet kan spesifiseres til 5, 10, 15, 20, 30 eller 60 minutter. 

Innsjekkingsvindu for bestillingerVarighet: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Standard: 10

Konfigurer om utsjekkingsknappen skal vises utenfor og inne i rommet, inne i rommet eller ikke i det hele tatt.

Bestillinger TillatAvslå: <Alle, Kun inne, Ingen>

Standard: Alle