• Board- und Desk-Serie – Die Raumbuchung ist nur für gemeinsam genutzte Geräte verfügbar, die in der Cloud registriert oder mit Webex Edge for Devices verknüpft sind.

  • Stellen Sie sicher, dass Gerätekonfigurationen für Geräte der Board-, Desk- und Room-Serie eingerichtet sind, wenn das Gerät mit Edge für Geräte verknüpft ist.

  • Desk-Serie: Die Buchung von Räumen im Freien ist für gemeinsam genutzte Geräte verfügbar, die in der Cloud registriert sind. Hot-Desking kann auf dem Gerät nicht aktiviert sein.

  • Sie können die Raumbuchung nicht aktivieren, während sich das Gerät in einem Anruf befindet.

Um die Raumbuchung zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte in der folgenden Reihenfolge aus:

  1. Konfigurieren Sie den Hybridkalender.

  2. Konfigurieren Sie das Planungskonto.

  3. Konfigurieren Sie Geräte mit Kalender in Control Hub.

Sie können lokale Raumbuchungen auch ohne den Kalender Webex aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Raumnavigator als eigenständiges Gerät .

Hybridkalenders konfigurieren

Um die Raumbuchung zu aktivieren, müssen Sie Hybridkalender für Ihre Organisation konfigurieren. Sie können ihn für Microsoft Exchange, Microsoft 365 oder Google Kalender konfigurieren.

Weitere Informationen finden Sie im Bereitstellungshandbuch für den Hybridkalender.

Wenn Besprechungsplaner für den Hybridkalenderdienst nicht aktiviert sind und die einzigen eingeladenen Teilnehmer, die für den Dienst aktiviert sind, Raumressourcen sind, müssen Sie sicherstellen, dass Exchange nicht über eine Richtlinie zum automatischen Löschen von Besprechungskommentaren verfügt. Setzen Sie Kommentare löschen auf False

Microsoft Exchange: Planungskonto konfigurieren

Es ist notwendig, ein Planungskonto zu konfigurieren, damit Raumgeräte Meetings ansetzen können.

Das Planungskonto wird als Meeting-Organisator für alle Meetings verwendet, die von RoomOS-Geräten gebucht werden. Dieses Konto bucht den Raum auf die gleiche Weise, wie es ein Benutzer normalerweise tut. Durch die Buchung von Meetings über das Planungskonto und die Einladung zu einem Raum werden die Raumrichtlinien im Kalendersystem eingehalten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige E-Mail-Adresse mit Berechtigungen zum Buchen der Räume eingegeben haben, für die Sie die Raumbuchung aktivieren.

Da dieses Konto zum Buchen von Meetings für alle Räume für eine bestimmte Exchange-Konfiguration verwendet wird, ist es wichtig, sicherzustellen, dass das Postfach regelmäßig bereinigt wird. Die Bereinigung ist erforderlich, um zu vermeiden, dass Exchange-Grenzwerte überschritten werden. Wenn Ihr Exchange bereits mit einer geeigneten Aufbewahrungsrichtlinie eingerichtet ist, stellen Sie sicher, dass sie für dieses Konto gilt. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie das Postfach so konfigurieren, dass alle Standardordner (E-Mails, gesendete Elemente und Meetings) nach einer gewissen Anzahl von Tagen automatisch gelöscht werden. Die Bereinigung stellt sicher, dass das Konto Meetings im Auftrag der Raumgeräte ansetzen kann.

Überprüfen Sie die folgenden Ressourcen für Exchange:

1

Melden Sie sich bei der Expressway-Webschnittstelle an.

2

Gehen Sie zu Anwendungen > Hybrid-Dienste > Kalenderdienst > Microsoft Exchange-Konfiguration.

3

Geben Sie unter Ansetzen eine gültige E-Mail-Adresse eines Planungskontos an, die für die Buchung Ihrer Meetingräume verwendet wird.

Microsoft 365: Planungskonto konfigurieren

Es ist notwendig, ein Planungskonto zu konfigurieren, damit Raumgeräte Meetings ansetzen können.

Das Planungskonto wird als Meeting-Organisator für alle Meetings verwendet, die von RoomOS-Geräten gebucht werden. Dieses Konto bucht den Raum auf die gleiche Weise, wie es ein Benutzer normalerweise tut. Durch die Buchung von Meetings über das Planungskonto und die Einladung zu einem Raum werden die Raumrichtlinien im Kalendersystem eingehalten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige E-Mail-Adresse mit Berechtigungen zum Buchen der Räume eingegeben haben, für die Sie die Raumbuchung aktivieren.

So konfigurieren Sie das Planungskonto für Microsoft 365 über Control Hub:

  1. Melden Sie sich bei Control Hub an und gehen Sie dann zu Services > Hybrid.
  2. Klicken Sie auf der Hybridkalenderkarte für Microsoft 365 auf Einstellungen bearbeiten.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Arbeitsbereichen das Planen von Besprechungen zu ermöglichen.
  4. Geben Sie eine gültige E-Mail-Adresse für das Planungskonto ein.

Die E-Mail-Domäne muss in Control Hub verifiziert oder beansprucht werden, um ein Planungskonto zu konfigurieren.

Google Kalender: Planungskonto konfigurieren

Es ist notwendig, ein Planungskonto zu konfigurieren, damit Raumgeräte Meetings ansetzen können.

Das Planungskonto wird als Meeting-Organisator für alle Meetings verwendet, die von RoomOS-Geräten gebucht werden. Dieses Konto bucht den Raum auf die gleiche Weise, wie es ein Benutzer normalerweise tut. Durch die Buchung von Meetings über das Planungskonto und die Einladung zu einem Raum werden die Raumrichtlinien im Kalendersystem eingehalten. Stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige E-Mail-Adresse mit Berechtigungen zum Buchen der Räume eingegeben haben, für die Sie die Raumbuchung aktivieren.

So konfigurieren Sie das Planungskonto für Google Kalender über Control Hub:

  1. Melden Sie sich bei Control Hub an und gehen Sie dann zu Services > Hybrid.
  2. Klicken Sie auf der Karte Hybridkalender für Google auf Einstellungen bearbeiten.
  3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Ihrer Organisation die Verwendung von Kalenderressourcen und das Planen von Besprechungen in Arbeitsbereichen zu gestatten.
  4. Stellen Sie sicher, dass Sie ein ACL-Konto konfiguriert haben, und geben Sie die E-Mail-Adresse für dieses Konto ein.

Aktivieren Sie die Raumbuchung über Control Hub

Bevor Sie die Raumbuchung aktivieren, müssen Sie sicherstellen, dass für diese Geräte „One Button to Push“ (OBTP) aktiviert wurde. Wenn Sie möchten, dass die Personen in Ihrem Unternehmen Sprachbefehle für die Raumbuchung und andere Gerätesteuerungen verwenden, aktivieren Sie den Webex Assistant.

Überprüfen Sie, ob der Kalender für die Arbeitsbereiche aktiviert ist, für die Sie die Raumbuchung aktivieren.

1

Melden Sie sich bei Control Hub an und gehen Sie dann zu Verwaltung > Arbeitsbereiche.

2

Wählen Sie aus der Arbeitsbereichsliste die Arbeitsbereiche aus, die Sie konfigurieren möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.

3

Um die In-Room-Buchung für einen Arbeitsbereich zu aktivieren, klicken Sie auf den Arbeitsbereich und aktivieren Sie dann im Abschnitt "Planung " das Kontrollkästchen "Ad-hoc-Buchung ".

Vorausbuchung aktivieren

Buchungen AdhocBooking BookAhead Aktiviert: <True, False> (Default:False)

Mit der Funktion "Vorausbuchung" können Benutzer gemeinsam genutzte Bereiche für zukünftige Zeiten planen. Bisher konnten gemeinsam genutzte Bereiche nur zur sofortigen Nutzung gebucht werden, bei denen die Startzeit die aktuelle Zeit ist. Mit "Vorausbuchung" können Benutzer jetzt Räume für spätere Zeiten am Tag buchen, auch wenn der Raum gerade gebucht ist, über einen Controller, Board oder Planer.

Buchen Sie im Voraus AUS

Buchen Sie im Voraus ON

Die Zeitfenstergröße für Zeitplanbuchungen kann so konfiguriert werden, dass Intervalle von 15, 30 oder 60 Minuten möglich sind. Die Größe des Zeitfensters bezieht sich auf die vorgegebenen Intervalle, in denen Sie die Start- oder Endzeit einer Buchung auswählen können

Buchungen der Benutzeroberfläche AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Standard:30)

Zeitfenster von 15 Minuten

Zeitfenster von 30 Minuten

Darüber hinaus zeigt der Kalender jetzt verfügbare Slots an und zeigt den Benutzern die Zeitintervalle an, in denen ein Platz im Voraus gebucht werden kann. Diese Zeitfenster ermöglichen es Benutzern, offene Zeitfenster einfach zu identifizieren und Besprechungen im Voraus für die festgelegten Zeitintervalle zu planen. Nach der Auswahl eines Slots kann die Zeit bei Bedarf angepasst werden.

Scheduler-Raumkalender

Kalender für Controller-Räume

Ein- und Auschecken aktivieren

Ein erheblicher Prozentsatz der Meetings führt zu Ghost-Meetings, was bedeutet, dass niemand auftaucht und die Meeting-Ressourcen während der Buchung verschwendet werden. Durch Aktivieren der Option Einchecken kann dieses Problem behoben werden. Die Benutzer können ihre Buchung einchecken, wenn sie im Besprechungsraum ankommen, der die Buchung bestätigt. Wenn niemand zur Buchung erscheint, wird der Besprechungsraum freigegeben und andere können den freien Besprechungsraum buchen.

Das Ein- und Auschecken ist auf gemeinsam genutzten, buchbaren Geräten und im eigenständigen Room Navigator möglich.

Wenn aktiviert, wird eine Schaltfläche zum Einchecken auf dem Touchpanel innerhalb und außerhalb des Raums angezeigt. Im Innenraum wird eine Schaltfläche zum Auschecken für gekoppelte Touchpanels angezeigt. Bei einem eigenständigen Raum-Navigator werden die Check-out-Schaltflächen auch im Außenraum-Panel angezeigt. Wenn ein teilbares Meeting gebucht wurde (OBTP), ist der Check-in-Button nur außerhalb des Raums sichtbar.

Ab 5 Minuten vor einer Buchung erscheint eine Check-in-Schaltfläche auf den Touchpanels im Außenbereich und im Zimmer.

Ein Benutzer hat ab der Startzeit einer Buchung 10 Minuten Zeit, um einzuchecken. Wenn während der 10 Minuten niemand eincheckt, manuell oder automatisch, wird der Raum automatisch freigegeben. 30 Sekunden vor Ende des Check-in-Fensters wird ein 30-sekündiger Countdown-Hinweis zur automatischen Raumfreigabe auf dem Touchpanel angezeigt. Das Check-in-Fenster ist konfigurierbar.

Wenn ein Raum eingecheckt ist und ein Anruf endet, wird eine Warnung angezeigt, die den Benutzer daran erinnert, auszuchecken, wenn er dies wünscht. Wenn der Benutzer den Countdown abbricht oder die Benachrichtigung ignoriert, wird der Raum ausgecheckt. Wenn ein Benutzer eine Buchung verlängern kann, bleibt das Raumgerät für die Zeit, in der die Buchung verlängert wird, eingecheckt.

Wenn eine Buchung die letzten 5 Minuten der geplanten Zeit erreicht hat und ein Back-to-Back-Meeting stattfindet, wird eine Benachrichtigung angezeigt, die den Benutzer darüber informiert, dass die Buchung bald endet.

Sobald die Buchung freigegeben ist, wird dem Gastgeber eine Benachrichtigung gesendet, um ihn über die stornierte Buchung zu informieren.

Automatischer Check-in

Der automatische Check-in beginnt 4 Minuten nach Buchungsbeginn.

Das Raumgerät checkt automatisch ein für:

  • Ad-hoc-Buchungen

  • An einem Anruf teilnehmen

  • Freigabesitzung gestartet (kabelgebunden zu drahtlos)

  • Die Personenanzahl beträgt 1 oder mehr (Die Personenanzahl wird als 1 oder mehr gewertet, nachdem sich der Raum 1 Minute lang ununterbrochen in uns befand.)

Manuelles Einchecken

Ein Benutzer kann das Einchecken manuell auswählen, indem er auf die Schaltfläche „Einchecken“ tippt.

Check-in und Check-out konfigurieren

Aktivieren Sie diese Option, damit Benutzer in die von ihnen gebuchten Räume einchecken können, um zu bestätigen, dass der Raum belegt ist. Wenn der Benutzer weder manuell noch automatisch eincheckt, wird die Zimmerbuchung freigegeben und der Veranstalter erhält eine E-Mail, die über die Stornierung informiert.

5 Minuten vor einer Buchung wird auf den Touchpanels im Außen- und Innenbereich des Zimmers eine Check-in-Schaltfläche angezeigt und bleibt dort für die unter Bookings CheckIn WindowDuration festgelegte Dauer.

Buchungs-Check-In aktiviert: <Wahr/Falsch>

Standard: False

Das Check-in-Fenster ist die Zeit, in der die Check-in-Option auf dem Touchpanel verfügbar ist. Die Dauer des Check-in-Fensters kann auf 5, 10, 15, 20, 30 oder 60 Minuten festgelegt werden. 

Check-In-Fenster für BuchungenDauer: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Standard: 10

Konfigurieren Sie, ob der Check-out-Button außerhalb und innerhalb des Zimmers, innerhalb des Zimmers oder gar nicht angezeigt wird.

Buchungen zulassenAblehnen: <Alle, Nur drinnen, Keine>

Standard: Alle