Si vous avez déjà installé l’application Cisco Webex, vous serez automatiquement mis à niveau vers une nouvelle version. Nous recommandons aux administrateurs informatiques d’accéder à la console Google admin et d’accorder de nouvelles étendues pour fournir une autorisation à l’échelle de l’organisation, sinon les utilisateurs seront invités à autoriser de nouvelles permissions lorsqu’ils tenteront de programmer des réunions Webex. Pour accorder de nouvelles étendues, connectez-vous à la console Google admin et allez à applications > Applications Marketplace > Paramètres pour Cisco Webex et cliquez sur révoquer l’accès aux données puis cliquez sur accorder l’accès aux données.

Si votre administrateur n’a pas installé l’application Cisco Webex pour les utilisateurs de G Suite, mais qu'il l'a ajoutée à la liste des applications approuvées, vous pouvez aller sur G Suite Marketplace et installer l’application vous-même.

Si des restrictions sont appliquées aux applications Marketplace, votre administrateur Google peut ajouter l’application Cisco Webex à la liste approuvée des applications ou peut sélectionner autoriser les utilisateurs à installer n’importe quel programme à partir de G suite Marketplace dans les paramètres Marketplace > gérer l’accès aux applications.

Les administrateurs peuvent installer l’application pour l’ensemble du domaine via la console d’administration Google. Allez à support.google.com et recherchez les Applications Marketplace d’installation.

Allez à l'application Cisco Webex pour G Suite, puis cliquez sur Installer.

Seuls les utilisateurs ayant des comptes G Suite peuvent afficher cette page dans G Suite Marketplace.

Une fois que vous avez installé l’application, suivez les instructions contenues dans Configurer votre site Webex dans Google Agenda.

Si vous ne souhaitez plus programmer des réunions Webex et Webex des réunions salle personnelle directement à partir de Google Agenda ou Gmail, vous pouvez supprimer l’extension Cisco Webex pour G suite.

Les administrateurs peuvent désinstaller l’application de l’intégralité du domaine via la console d’administration Google. Allez à support.google.com et recherchez supprimer une application Marketplace de G suite.

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Dans Google Agenda, sélectionnez le menu paramètres > paramètres.

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Dans la section Add-ons , à côté de Cisco Webex, sélectionnez paramètres > SupprimerInscription complète au programme de partenariat en SaaS

Calendrier Google

Avant de pouvoir programmer une réunion Webex ou Webex réunion Salle personnelle, vous devez spécifier le site Webex à utiliser avec votre compte.

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Dans Google Agenda, cliquez sur Créer un événement.

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Sous Détails de l’événement, sélectionnez Ajouter la conférence, puis sélectionnez Réunion Webex ou Réunion Salle personnelle Webex.

Si vous ne voyez pas ces options sous Ajouter une conférence, votre administrateur n’a pas installé l’Cisco Webex pour l’application Google Agenda. Vous pourrez peut-être installer l’application vous-même. Pour plus d’informations, voir Ajouter l’application Cisco Webex à partir de G Suite Marketplace.

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Sous Ajouter l’emplacement, vous voyez soit Autoriser ou Connexion requise :

  • Si vous voyez autoriser, cela signifie que vous devez autoriser l’Cisco Webex pour l’application Google Agenda pour accéder à votre compte Google. Sélectionnez Autoriser puis allez à l’étape 4.
  • Si vous voyez la connexion requise, cela signifie que vous utilisez la même adresse électronique pour votre compte Webex et pour G suite, et que votre administrateur a déjà autorisé l’application Cisco Webex pour Google Agenda à accéder à votre compte Google. Sélectionnez connexion et allez à l’étape 5 pour entrer le site Webex à utiliser pour les réunions.
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Pour l'autoriser, choisissez le compte G Suite que vous souhaitez utiliser avec Cisco Webex pour Google Agenda.

Sélectionnez Autoriser.

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Saisissez le site Webex que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions et sélectionnez Suivant.


 

Si vous ne vous êtes pas connecté plus tôt, vous serez invité à vous connecter maintenant. Sélectionnez Connexion.

Les détails de la conférence sont ajoutés à la réunion.

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Si vous souhaitez continuer à programmer une réunion, voir Programmer une réunion, sinon sélectionnez Annuler la création d’événement.

Après avoir configuré votre site Webex, vous pouvez programmer une réunion Webex ou une réunion Webex salle personnelle à partir de votre Google Agenda.

Lorsque vous créez un événement, vous pouvez aller à Cisco Webex dans le panneau latéral pour modifier les paramètres de la réunion, tels que l’organisateur suppléant et le type audio. Dans le calendrier, vous pouvez changer votre site Webex et modèle de réunion à partir de Cisco Webex dans le panneau latéral.

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Dans Google Agenda, cliquez sur Créer un événement.

2

Sous Détails de l’événement, sélectionnez Ajouter la conférence, puis sélectionnez Réunion Webex ou Réunion Salle personnelle Webex.

3

Ajoutez le titre de la réunion, la date et l’heure.

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Si vous souhaitez que la réunion se répète, sélectionnez Ne se répète pas et choisissez à quelle fréquence vous souhaitez que la réunion se répète et quand vous voulez mettre fin à la répétition de la réunion.

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Ajouter des invités.

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Pour faciliter la participation des personnes à une réunion à partir d’un périphérique de salle ou de bureau Cisco Webex, sélectionnez salles, puis sélectionnez les périphériques de salle que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez choisir parmi les salles suggérées ou en rechercher une nouvelle. Ceci fait apparaitre un bouton Rejoindre sur le périphérique avant le début de la réunion.

Votre administrateur doit configurer votre compte avec le service de calendrier hybride Cisco Webex pour vous permettre de programmer des périphériques de salle de cette façon.

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(facultatif) Modifier les options de la réunion. Dans le panneau latéral, sélectionnez Cisco Webex et choisissez le modèle de réunion, autoriser les invités à prendre part à la réunion avant l’organisateur, attribuer un hôte suppléant et modifier les paramètres audio.

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Sélectionnez Enregistrer, puis Envoyer.

L’invitation du calendrier affiche les détails de la réunion Webex, incluant un lien pour rejoindre la réunion. Vous pouvez copier le lien et le partager avec d’autres personnes.

Si votre réunion se répète et que vous devez modifier la date ou l’heure de l’une des réunions, recherchez et sélectionnez cette instance de la réunion, sélectionnez modifier l’événement, effectuez vos modifications, sélectionnez Enregistrer > Cet événementet sélectionnez OK.

Si votre réunion se répète et que vous souhaitez supprimer une occurrence de la réunion parce que vous êtes en vacances ou qu’il s’agit d’un jour férié, localisez et sélectionnez cette instance de la réunion, sélectionnez Supprimer l’événement > Cet événementet sélectionnez OK.

Il est facile de démarrer ou de rejoindre une réunion qui est été programmée à l’aide de Google Agenda.

Effectuez l’une des actions suivantes :

  • Sélectionnez le lien contenu dans l’invitation du calendrier dans Google Agenda.
  • Rejoindre la réunion à partir d’un système ou d'une application vidéo en composant l’adresse vidéo contenue dans l’invitation du calendrier.
  • Rejoindre par téléphone en composant le numéro contenu dans l’invitation du calendrier.
  • Si vous avez un service de calendrier hybride Cisco Webex, sélectionnez Rejoindre sur votre périphérique vidéo. Le bouton Rejoindre s'affiche 5 minutes avant l’heure de démarrage de la réunion.
  • À partir de l’application Cisco Webex Teams, sélectionnez Rejoindre. Le bouton rejoindre s’affiche 5 minutes avant le démarrage de la réunion, si vous utilisez le service de calendrier hybride Cisco Webex.

Vous pouvez déléguer une autre personne pour qu'elle programme des réunions à votre place dans Google Agenda. Avoir un délégué est utile lorsque vous ne pouvez pas accéder à un ordinateur ou si une autre personne gère votre calendrier.

Le délégué doit avoir un compte d’organisateur dans Cisco Webex Meetings.

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Connectez-vous à votre site Webex, sélectionnez Affichage classique, puis sélectionnez Mon Webex.

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Sélectionnez Préférences > Options de programmationInscription complète au programme de partenariat en SaaS

3

Dans la fenêtre Autorisation de programmation, saisissez l'adresse électronique d'un ou plusieurs organisateurs que vous souhaitez autoriser à programmer des réunions en votre nom.

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Sélectionnez Enregistrer au bas de la page Préférences.

5

Dans Google Agenda, sous Mes calendriers, pointez sur le calendrier pour lequel vous souhaitez créer un délégué et sélectionnez les options pour les <calendar name> > paramètres et le partageInscription complète au programme de partenariat en SaaS

6

Sous Partager avec des personnes spécifiques, sélectionnez Ajouter des personnes.

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Saisissez l’adresse électronique d’un ou plusieurs organisateurs auxquels vous souhaitez déléguer votre calendrier.

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Sélectionnez la case Autorisations, sélectionnez le niveau de privilège et sélectionnez Envoyer.

Si vous utilisez plusieurs sites Webex pour les réunions, vous pouvez spécifier le site que vous préférez utiliser lorsque vous programmez des réunions dans Google Agenda.

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Dans Google Agenda, sélectionnez Cisco Webex dans le panneau latéral.

2

Sélectionnez changer le Site Webex.

3

Saisissez le site Webex que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions et sélectionnez Suivant.

4

Fermez la fenêtre du navigateur.

Que faire ensuite

La prochaine fois que vous créerez un événement, lorsque vous ajouterez une conférence, vous devrez vous connecter au site Webex que vous avez spécifié pour l’utiliser.

Gmail

Après avoir configuré votre site Webex, vous pouvez programmer une réunion Webex à partir d’un courrier électronique dans Gmail. Vous pouvez programmer une réunion avec les destinataires du courrier électronique pour discuter du contenu d’un courrier électronique.

1

Dans Gmail, sélectionnez un courrier électronique et sélectionnez Cisco Webex dans le panneau latéral.

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Sélectionnez Programmer une réunion.

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Changez le sujet de la réunion et sélectionnez le fuseau horaire, la date et l’heure.

4

Inviter des participants. Par défaut, les adresses électroniques dans les champs « à » et « de » dans le courrier électronique sont invités à la réunion. Pour inviter d’autres participants, sélectionnez sous inviter plus d’participants et saisissez leur adresse électronique.

5

Sélectionnez créer une réunion.

Les détails de la réunion sont affichés. Si vous souhaitez démarrer la réunion immédiatement, sélectionnez Démarrer la réunion.

Après avoir configuré votre site Webex, vous pouvez programmer une réunion Webex à partir d’un courrier électronique dans Gmail. Vous pouvez vous réunir instantanément avec les destinataires du courrier électronique pour discuter du contenu d’un courrier électronique.

1

Dans Gmail, sélectionnez un courrier électronique et sélectionnez Cisco Webex dans le panneau latéral.

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Sélectionnez Démarrer une réunion instantanée.

3

Sélectionnez le sujet de la réunion pour le modifier.

4

Inviter des participants. Par défaut, les adresses électroniques dans les champs « à » et « de » dans le courrier électronique sont invités à la réunion. Pour inviter d’autres participants, sélectionnez sous inviter plus d’participants et saisissez leur adresse électronique.

5

Sélectionnez Démarrer la réunion.

Il est pratique de démarrer ou de rejoindre une réunion qui a été programmée à l’aide de gmail.

Effectuez l’une des opérations suivantes pour démarrer ou rejoindre une réunion :

  • Sélectionnez Cisco Webex dans le panneau latéral. Sous réunionsà venir, sélectionnez Démarrer ou rejoindre à côté de la réunion.
  • Sélectionnez le lien contenu dans le courrier électronique d’invitation dans Gmail.
  • Rejoignez la réunion à partir d’un système ou d’une application vidéo en composant l’adresse vidéo contenue dans le courrier électronique d’invitation.
  • Rejoignez la réunion par téléphone en composant le numéro figurant dans le courrier électronique d’invitation.
  • Si vous avez un service de calendrier hybride Cisco Webex, sélectionnez Rejoindre sur votre périphérique vidéo. Le bouton Rejoindre s'affiche 5 minutes avant l’heure de démarrage de la réunion.
  • À partir de l’application Cisco Webex Teams, sélectionnez Rejoindre. Le bouton rejoindre s’affiche 5 minutes avant le démarrage de la réunion, si vous utilisez le service de calendrier hybride Cisco Webex.

S’il y a plus d’un site Webex que vous utilisez pour les réunions, vous pouvez spécifier le site que vous préférez utiliser lorsque vous programmez des réunions dans Gmail.

1

Dans Gmail, sélectionnez Cisco Webex dans le panneau latéral.

2

Sélectionnez plus d’actions et changez de site Webex.

3

Saisissez le site Webex que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions et sélectionnez Suivant.

4

Fermez la fenêtre du navigateur.