Avant de pouvoir programmer une réunion Webex ou une réunion Salle personnelle Webex, vous devez spécifier le site Webex à utiliser avec votre compte.

1

Dans Google Agenda, cliquez sur Créer un événement.

2

Sous Détails de l’événement, sélectionnez Ajouter la conférence, puis sélectionnez Réunion Webex ou Réunion Salle personnelle Webex.

Si vous ne voyez pas ces options sous Ajouter la Conférence, votre administrateur n’a pas installé l'application Cisco Webex pour Google Agenda. Vous pouvez installer l’application vous-même. Pour plus d’informations, voir Ajouter l’application Cisco Webex à partir de G Suite Marketplace.

3

Sous Ajouter l’emplacement, vous voyez soit Autoriser ou Connexion requise :

  • Si vous voyez Autoriser, cela signifie que vous devez autoriser l'application Cisco Webex pour Google Agenda à accéder à votre compte Google. Sélectionnez Autoriser puis allez à l’étape 4.
  • Si vous voyez Connexion requise, cela signifie que vous utilisez la même adresse électronique pour votre compte Webex et pour G Suite et que votre administrateur a déjà autorisé l'application Cisco Webex pour Google Agenda à accéder à votre compte Google. Sélectionnez Se connecter et allez à l’étape 5 pour saisir le site Webex à utiliser pour les réunions.
4

Pour l'autoriser, choisissez le compte G Suite que vous souhaitez utiliser avec Cisco Webex pour Google Agenda.

Sélectionnez Autoriser.

5

Saisissez le site Webex que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions et sélectionnez Suivant.


 

Si vous ne vous êtes pas connecté plus tôt, vous serez invité à vous connecter maintenant. Sélectionnez Connexion.

Les détails de la conférence sont ajoutés à la réunion.

6

Si vous souhaitez continuer à programmer une réunion, voir Programmer une réunion, sinon sélectionnez Annuler la création d’événement.

Une fois que vous avez configuré votre site Webex, vous pouvez programmer une réunion Webex ou une réunion Salle personnelle Webex à partir de votre Google Agenda.

1

Dans Google Agenda, cliquez sur Créer un événement.

2

Sous Détails de l’événement, sélectionnez Ajouter la conférence, puis sélectionnez Réunion Webex ou Réunion Salle personnelle Webex.

3

Ajoutez le titre de la réunion, la date et l’heure.

4

Si vous souhaitez que la réunion se répète, sélectionnez Ne se répète pas et choisissez à quelle fréquence vous souhaitez que la réunion se répète et quand vous voulez mettre fin à la répétition de la réunion.

5

Ajouter des invités.

6

Pour permettre aux personnes de rejoindre une réunion plus facilement à partir d'un périphérique de salle ou de bureau Cisco Webex, sélectionnez Salles, puis sélectionnez les périphériques de salle que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez choisir parmi les salles suggérées ou en rechercher une nouvelle. Ceci fait apparaitre un bouton Rejoindre sur le périphérique avant le début de la réunion.

Votre administrateur doit configurer votre compte avec le service de calendrier hybride Cisco Webex pour vous permettre de programmer des périphériques de salle de cette façon.

7

Sélectionnez Enregistrer, puis Envoyer.

L’invitation du calendrier affiche les détails de la réunion Webex, incluant un lien pour rejoindre la réunion. Vous pouvez copier le lien et le partager avec d’autres personnes.

Au cours des réunions qui sont programmées directement à partir de Google Agenda, vous ne pouvez pas modifier le mot de passe, le type de conférence ou la conférence audio de la réunion et vous ne pouvez pas désigner un autre organisateur.

Si votre réunion se répète et que vous devez modifier la date ou l’heure de l’une des réunions, recherchez et sélectionnez cette instance de la réunion, sélectionnez modifier l’événement, effectuez vos modifications, sélectionnez Enregistrer. > Cet événement, puis sélectionnez OK.

Si votre réunion se répète et que vous souhaitez supprimer une occurrence de la réunion parce que vous êtes en vacances ou qu’il s’agit d’un jour férié, recherchez et sélectionnez cette instance de la réunion, sélectionnez Supprimer l’événement > Cet événement, puis sélectionnez OK.

Vous pouvez déléguer une autre personne pour qu'elle programme des réunions à votre place dans Google Agenda. Avoir un délégué est utile lorsque vous ne pouvez pas accéder à un ordinateur ou si une autre personne gère votre calendrier.

Le délégué doit posséder un compte organisateur dans Cisco Webex Meetings.

1

Connectez-vous à votre site Webex, sélectionnez Affichage classique, puis sélectionnez Mon Webex.

2

Sélectionner les Préférences > Options de programmationInscription complète au programme de partenariat en SaaS

3

Dans la fenêtre Autorisation de programmation, saisissez l'adresse électronique d'un ou plusieurs organisateurs que vous souhaitez autoriser à programmer des réunions en votre nom.

4

Sélectionnez Enregistrer au bas de la page Préférences.

5

Dans Google Agenda, sous Mes calendriers, pointez sur le calendrier pour lequel vous souhaitez créer un délégué et sélectionnez les options pour les <calendar name> > paramètres et le partageInscription complète au programme de partenariat en SaaS

6

Sous Partager avec des personnes spécifiques, sélectionnez Ajouter des personnes.

7

Saisissez l’adresse électronique d’un ou plusieurs organisateurs auxquels vous souhaitez déléguer votre calendrier.

8

Sélectionnez la case Autorisations, sélectionnez le niveau de privilège et sélectionnez Envoyer.

Il est facile de démarrer ou de rejoindre une réunion qui est été programmée à l’aide de Google Agenda.

Effectuez l'une des actions suivantes :

  • Sélectionnez le lien contenu dans l’invitation du calendrier dans Google Agenda.
  • Rejoindre la réunion à partir d’un système ou d'une application vidéo en composant l’adresse vidéo contenue dans l’invitation du calendrier.
  • Rejoindre par téléphone en composant le numéro contenu dans l’invitation du calendrier.
  • Si vous avez un service de calendrier hybride Cisco Webex, sélectionnez Rejoindre sur votre périphérique vidéo. Le bouton Rejoindre s'affiche 5 minutes avant l’heure de démarrage de la réunion.
  • À partir de l’application Cisco Webex Teams, sélectionnez Rejoindre. Le bouton rejoindre s’affiche 5 minutes avant le démarrage de la réunion, si vous utilisez le service de calendrier hybride Cisco Webex.

Si votre administrateur n’a pas installé l’application Cisco Webex pour les utilisateurs de G Suite, mais qu'il l'a ajoutée à la liste des applications approuvées, vous pouvez aller sur G Suite Marketplace et installer l’application vous-même.

Si des restrictions sont appliquées aux applications Marketplace, votre administrateur Google peut ajouter l’application Cisco Webex à la liste des applications approuvées ou sélectionner autoriser les utilisateurs à installer n’importe quelle application à partir de G suite Marketplace dans les paramètres Marketplace > Gérer l’accès aux applications.

Allez à l'application Cisco Webex pour G Suite, puis cliquez sur Installer.

Seuls les utilisateurs ayant des comptes G Suite peuvent afficher cette page dans G Suite Marketplace.

Une fois que vous avez installé l’application, suivez les instructions contenues dans Configurer votre site Webex dans Google Agenda.

Si vous utilisez plusieurs sites Webex pour les réunions, vous pouvez spécifier le site que vous préférez utiliser lorsque vous programmez des réunions dans Google Agenda.

1

Dans Google Agenda, sélectionnez menu paramètres > paramètres.

2

Dans la section Modules d’extension (add-ons), à côté Cisco Webex, sélectionnez Paramètres.

3

Cliquez sur Changer de site.

4

Saisissez le site Webex que vous souhaitez utiliser pour programmer des réunions et sélectionnez Suivant.

5

Fermez la fenêtre du navigateur.

Que faire ensuite

La prochaine fois que vous créerez un événement, lorsque vous ajouterez le service de conférence, devrez vous connecter au site Webex que vous avez spécifié d'utiliser.

Si vous ne souhaitez plus programmer des réunions Webex et des réunions Salle personnelle Webex directement à partir de Google Agenda, vous pouvez supprimer l'extension Cisco Webex pour Google Agenda.

1

Dans Google Agenda, sélectionnez menu paramètres > paramètres.

2

Dans la section Add-ons , à côté de Cisco Webex, sélectionnez paramètres. > SupprimerInscription complète au programme de partenariat en SaaS