Application Webex Programmer | une réunion à partir d’un espace

Programmez des réunions à partir de l’un de vos espaces.

Les personnes internes et externes à l'organisation peuvent programmer une réunion associée à un espace si elles possèdent une licence d'hôte Webex.

Le nombre de personnes pouvant participer à une réunion associée à un espace dépend du type de forfait Webex détenu par l'organisateur de la réunion.

Chiffrement de bout en bout pour les réunions Webex App

Les réunions associées à un espace prennent en charge le chiffrement de bout en bout. Pour plus d'informations sur la façon de chiffrer toutes vos réunions par défaut, consultez Webex App | Définir le chiffrement de bout en bout pour les réunions.

Choisissez le planificateur que vous souhaitez utiliser pour planifier les réunions. Vous pouvez programmer des réunions à partir d’un espace en utilisant Microsoft Outlook, Google Agenda ou le programmeur de l’application Webex ( si votre administrateur a installé votre compte avec Service de calendrier hybride Cisco Webex).

Si votre administrateur n’a pas installé le calendrier hybride sur votre compte ou si vous utilisez un calendrier autre que Microsoft Outlook ou Google Agenda, utilisez les instructions dans Autres calendriers.

Microsoft Outlook

1	Dans l’espace, cliquez sur Programmer. Si votre administrateur a configuré votre compte avec le calendrier hybride, c'est ici que vous trouverez toutes les réunions programmées dans l'espace .
2	Sélectionnez Programmer une réunion. L’application Webex ouvre une invitation du calendrier dans Microsoft Outlook qui inclut automatiquement les adresses électroniques pour toutes les personnes de l’espace, le nom de l’espace comme sujet et « @webex:space » dans le champ Emplacement. En fonction de votre configuration, l’invitation peut également inclure un lien pour rejoindre la réunion, les options Pour la rejoindre par téléphone et une adresse vidéo pour que les personnes peuvent la rejoindre à partir de tous les systèmes vidéo standard.
3	Spécifiez la date, l’heure et d’autres détails.
4	Ajoutez un périphérique de salle ou de bureau Cisco Webex en sélectionnant Assistant de programmation > Ajouter des salles sous Windows ou Programmer ou Séleceur de salle, puis Ajouter une salle sur Mac et ajoutez les périphériques de salle ou de bureau que vous souhaitez inclure. Un bouton Rejoindre s’affiche sur le périphérique 5 minutes avant le début de la réunion. Votre administrateur doit configurer votre compte avec le calendrier hybride pour vous pouvoir programmer des périphériques de salle de cette façon. Si vous ne pouvez pas ajouter un périphérique de salle ou de bureau ou si vous ne voyez pas le bouton Rejoindre avant la réunion, contactez votre administrateur.
5	Envoyez l’invitation à une réunion.

Calendrier Google

1	Dans l’espace, cliquez sur Programmer. Si votre administrateur a configuré votre compte avec le calendrier hybride, c'est ici que vous trouverez toutes les réunions programmées dans l'espace .
2	Sélectionnez Programmer une réunion. Si vous utilisez Google Agenda avec Microsoft Outlook, l’application Webex ouvre une invitation du calendrier dans Microsoft Outlook. Sinon, il ouvre Google Agenda en utilisant votre navigateur par défaut. L'invitation contient le nom de l'espace comme sujet de la réunion et « @webex:space » dans le champ Emplacement, puis inclut les adresses électroniques des personnes qui se trouvent dans l'espace. Selon votre configuration, l'invitation peut également inclure les options suivantes, afin que les participants puissent se connecter depuis n'importe quel système vidéo conforme aux normes : Lien de la réunion Option de connexion par téléphone Adresse vidéo
3	Spécifiez la date, l’heure et d’autres détails.
4	Ajoutez un périphérique de salle ou de bureau Cisco Webex en sélectionnant Assistant de programmation > Ajouter des salles sous Windows ou Programmer ou Séleceur de salle, puis Ajouter une salle sur Mac et ajoutez les périphériques de salle ou de bureau que vous souhaitez inclure. Un bouton Rejoindre s’affiche sur le périphérique 5 minutes avant le début de la réunion. Votre administrateur doit configurer votre compte avec le calendrier hybride pour vous pouvoir programmer des périphériques de salle de cette façon. Si vous ne pouvez pas ajouter un périphérique de salle ou de bureau ou si vous ne voyez pas le bouton Rejoindre avant la réunion, contactez votre administrateur.
5	Envoyez l’invitation à une réunion.

Scheduler de l’application Webex

1	Dans cet espace, cliquez sur Planifier une réunion , puis saisissez les informations relatives à votre réunion : Veuillez saisir un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion. À partir de Niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour afficher les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et conformément aux normes de sécurité de votre organisation. Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit comme classification par défaut. Vous pouvez renommer la classification publique, mais vous ne pouvez pas la supprimer. En tant que propriétaire de l'espace, vous pouvez améliorer la classification de l'espace à un niveau de priorité supérieur (par exemple, de public à privé), mais vous ne pouvez pas la dégrader (par exemple, de privé à public). Seul un administrateur de Control Hub disposant des privilèges de responsable de la conformité peut effectuer des rétrogradations. Consultez les directives ou politiques de votre organisation en matière de classification des espaces afin de vous assurer de choisir l'étiquette appropriée en fonction de la sensibilité de l'espace et du public visé. Sous Date et heure, choisissez une date et une heure de début et de fin. Cochez Récurrence, pour programmer la réunion pour qu'elle se répète régulièrement, choisissez parmi des incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Saisissez une description, qui sera incluse dans l'invitation par courriel.
2	Tous les membres de l’espace sont automatiquement invités à la réunion. Ajoutez des invités en tapant leur nom ou leur adresse électronique. Supprimez les invités en survolant leur nom et en cliquant sur Supprimer. Vous voyez des icônes à côté du nom de chaque personne : Disponible Indisponible Disponibilité inconnue Si les invités ne sont pas disponibles, modifiez l'heure de la réunion et leurs mises à jour de disponibilité, ou cliquez sur Consulter le calendrier pour voir leur disponibilité. Pour faire d'un invité un co-hôte, survolez son nom, cliquez sur , puis cliquez sur Faire co-hôte. Cette option s'affiche si l'invité possède un compte hôte sur le même site Webex que vous.
3	Pour réserver une salle de réunion, allez dans Salles et saisissez le nom ou l'emplacement d'une salle de réunion. Des icônes apparaissent à côté du nom des chambres pour indiquer leur disponibilité. Cliquez sur le nom d'une salle pour l'ajouter à l'invitation à la réunion. Seules les salles de réunion répertoriées dans l'annuaire de votre organisation sont affichées.
4	Cliquez sur Paramètres avancés et choisissez parmi les options disponibles : Type de réunion Sécurité Vous pouvez ajouter des filigranes audio aux vidéos de vos participants et au contenu partagé. Sous Filigranes audio, cochez Ajouter des filigranes à l'audio de la réunion. L'administrateur du site peut télécharger des réunions marquées d'un filigrane sur Control Hub, qui analyse ensuite l'enregistrement et recherche les identifiants uniques. Ils peuvent consulter les résultats pour voir quel client ou appareil source a enregistré la réunion. Vous pouvez ajouter des filigranes visuels aux vidéos des participants et au contenu partagé. Connexion audio Options de programmation Activer automatiquement l'assistant IA au début de la réunion Démarrer automatiquement l' enregistrement au début de la réunion Activer les sessions de groupe Configurez les options de réunion, par exemple en désactivant le chat et la possibilité d'ajouter ou de télécharger des fichiers.
5	Cliquez sur Programmer. La réunion est ajoutée à votre calendrier. Une invitation par courriel est envoyée à toutes les personnes invitées à la réunion.

Que faire ensuite

Si vous devez effectuer des modifications, vous pouvez mettre à jour les détails de la réunion ou annuler la réunion.

Vous trouverez toutes les réunions qui sont programmées dans l’espaceici.

Autres calendriers

1	Dans l’espace, cliquez sur Programmer. Si votre administrateur a configuré votre compte avec le calendrier hybride, c'est ici que vous trouverez toutes les réunions programmées dans l'espace .
2	Cliquez sur Informations sur la réunion de l'espace, sélectionnez Copier, puis allez dans votre calendrier et collez les informations sur la réunion dans une réunion. En fonction de votre configuration, les informations sur la réunion comprennent un lien pour rejoindre la réunion, les options pour la rejoindre par téléphone et une adresse vidéo pour que les personnes peuvent la rejoindre à partir de tous les systèmes vidéo standard.
3	Retournez à votre application Webex et à l’affichage Informations sur la réunion de l’espace . À côté de Personnes, sélectionnez Copier, puis allez à votre calendrier et collez les adresses électroniques dans la section À de la réunion.
4	Spécifiez la date, l’heure et d’autres détails et envoyez l’invitation.

Avant de commencer

Vous pouvez utiliser le scheduler intégré à l’application si vous avez des réunions améliorées associées à un espace. Si vous avez des réunions classiques associées à un espace, copiez les informations sur la réunion et collez-les dans un calendrier tiers.

1	Allez dans Messagerie et sélectionnez un espace.
2	Dans l’espace, tapez sur le menu d’activités et choisissez Programmer. Veuillez saisir un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion. À partir de Niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour afficher les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et conformément aux normes de sécurité de votre organisation. Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit comme classification par défaut. Vous pouvez renommer la classification publique, mais vous ne pouvez pas la supprimer. En tant que propriétaire de l'espace, vous pouvez améliorer la classification de l'espace à un niveau de priorité supérieur (par exemple, de public à privé), mais vous ne pouvez pas la dégrader (par exemple, de privé à public). Seul un administrateur de Control Hub disposant des privilèges de responsable de la conformité peut effectuer des rétrogradations. Consultez les directives ou politiques de votre organisation en matière de classification des espaces afin de vous assurer de choisir l'étiquette appropriée en fonction de la sensibilité de l'espace et du public visé. Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin. Appuyez sur Récurrence, pour programmer la réunion pour qu'elle se répète régulièrement, choisissez parmi des incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Les personnes dans l’espace sont automatiquement ajoutées en tant qu’invités. Tapez sur Invités pour ajouter ou supprimer des personnes. Appuyez sur Consultez le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers ce créneau horaire. Vous pouvez également : Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée. Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente. Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler. Pour faire d'un invité un co-hôte, appuyez sur à côté de son nom, puis sur Faire co-hôte. Cette option s'affiche si l'invité possède un compte hôte sur le même site Webex que vous. Saisissez une description.
3	Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

Avant de commencer

1	Allez à Messagerie et sélectionnez un espace.
2	Dans l’espace, tapez sur le menu d’activités et choisissez Programmer. Veuillez saisir un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion. À partir de Niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour afficher les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et conformément aux normes de sécurité de votre organisation. Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit comme classification par défaut. Vous pouvez renommer la classification publique, mais vous ne pouvez pas la supprimer. En tant que propriétaire de l'espace, vous pouvez améliorer la classification de l'espace à un niveau de priorité supérieur (par exemple, de public à privé), mais vous ne pouvez pas la dégrader (par exemple, de privé à public). Seul un administrateur de Control Hub disposant des privilèges de responsable de la conformité peut effectuer des rétrogradations. Consultez les directives ou politiques de votre organisation en matière de classification des espaces afin de vous assurer de choisir l'étiquette appropriée en fonction de la sensibilité de l'espace et du public visé. Choisissez une date et une heure de démarrage et de fin. Appuyez sur Récurrence pour programmer la réunion pour qu'elle se répète régulièrement, choisissez parmi des incréments quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Les personnes dans l’espace sont automatiquement ajoutées en tant qu’invités. Tapez sur Invités pour ajouter ou supprimer des personnes. Pour faire d'un invité un co-hôte, appuyez sur à côté de son nom, puis sur Faire co-hôte. Cette option s'affiche si l'invité possède un compte hôte sur le même site Webex que vous. Tapez sur Vérifier le calendrier pour voir à quelle heure tout le monde est libre et faites glisser votre réunion vers cette plage horaire. Vous pouvez également : Consultez une liste des personnes disponibles à l’heure sélectionnée. Tapez et maintenez la réunion en main, pour la faire glisser et la déposer sur une plage horaire différente. Tapez et faites glisser les onglets de la réunion, pour modifier la durée de la réunion. Toutes les modifications sont reflétées dans les heures de démarrage et de fin du scheduler. Saisissez une description.
3	Tapez sur Programmer pour programmer votre réunion.

1	Connectez-vous à Webex et à partir de votre espace, cliquez sur Programmer .
2	Sélectionnez un type de réunion à Liste déroulante réunion, si votre compte en a plusieurs associés. Les types de réunions sont les ensembles par défaut ou personnalisés des fonctionnalités de réunion disponibles pour votre organisation.
3	Veuillez saisir un nom pour la réunion dans Sujet de la réunion.
4	À partir de Niveau de classification des réunions, sélectionnez le menu déroulant pour afficher les étiquettes de classification disponibles. Ces étiquettes permettent de garantir que les informations sont partagées de manière appropriée et conformément aux normes de sécurité de votre organisation. Lorsque vous activez les classifications, le système crée automatiquement une classification publique et la définit comme classification par défaut. Vous pouvez renommer la classification publique, mais vous ne pouvez pas la supprimer. En tant que propriétaire de l'espace, vous pouvez améliorer la classification de l'espace à un niveau de priorité supérieur (par exemple, de public à privé), mais vous ne pouvez pas la dégrader (par exemple, de privé à public). Seul un administrateur de Control Hub disposant des privilèges de responsable de la conformité peut effectuer des rétrogradations. Consultez les directives ou politiques de votre organisation en matière de classification des espaces afin de vous assurer de choisir l'étiquette appropriée en fonction de la sensibilité de l'espace et du public visé.
5	À côté de l'option Informations sur la réunion, sélectionnez Copier, puis allez dans votre calendrier et collez les informations sur la réunion dans une réunion. En fonction de votre configuration, les informations sur la réunion comprennent un lien pour rejoindre la réunion, des options pour la rejoindre par téléphone et une adresse vidéo pour que les personnes peuvent la rejoindre à partir de tous les systèmes vidéo standard.
6	Retournez à l’application Webex et à l’affichage Informations sur la réunion de l’espace . À côté de Personnes, sélectionnez Copier, puis allez à votre calendrier et collez les adresses électroniques dans la section À de la réunion.
7	Spécifiez la date, l'heure et tous les autres détails que vous devez inclure, puis envoyez l'invitation.

Cisco AI Assistant

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