Pianificazione e accesso alle riunioni con Cisco Webex per Google Calendar per G Suite

Impostazione del sito Webex in Google Calendar

Prima di pianificare una riunione Webex o una riunione nella sala riunioni personale Webex, è necessario specificare il sito Webex da utilizzare con l'account.

In Google Calendar, selezionare Crea evento.

In Dettagli evento, selezionare Aggiungi conferenza, quindi selezionare Riunione Webex o Riunione nella sala riunioni personale Webex.

Se non vengono visualizzate queste opzioni in Aggiungi conferenza, l'amministratore non ha installato l'app Cisco Webex per Google Calendar. È possibile installare l'app da sé. Per ulteriori informazioni, vedere Aggiunta dell'app Cisco Webex da G Suite Marketplace.

In Aggiungi posizione, viene visualizzata l'opzione Autorizza o Accesso richiesto:

Se viene visualizzato Autorizza, significa che è necessario autorizzare l'app Cisco Webex per Google Calendar al fine di accedere all'account Google. Selezionare Autorizza e passare al punto 4.
Se viene visualizzato Accesso richiesto, significa che si utilizza lo stesso indirizzo e-mail per l'account Webex e per G Suite e che l'amministratore ha già autorizzato l'app Cisco Webex per Google Calendar ad accedere all'account Google. Selezionare Accedi e passare al punto 5 per accedere al sito Webex da utilizzare per le riunioni.

Per autorizzare, selezionare l'account G Suite che si desidera utilizzare con Cisco Webex per Google Calendar.

Selezionare Consenti.

Accedere al sito Webex che si desidera utilizzare per pianificare le riunioni, quindi selezionare Avanti.

Se non è stato eseguito l'accesso in precedenza, viene richiesto di eseguirlo ora. Selezionare Accedi.

I dettagli della conferenza vengono aggiunti alla riunione.

Se si desidera continuare a pianificare una riunione, andare a Pianifica riunione; altrimenti, selezionare Annulla creazione evento.

Pianificazione di una riunione

Dopo aver impostato il sito Webex, è possibile pianificare una riunione Webex o una riunione nella sala riunioni personale Webex da Google Calendar.

1	In Google Calendar, selezionare Crea evento.
2	In Dettagli evento, selezionare Aggiungi conferenza, quindi selezionare Riunione Webex o Riunione nella sala riunioni personale Webex.
3	Aggiungere il titolo, la data e l'ora della riunione.
4	Se si desidera ripetere la riunione, selezionare Non si ripete e scegliere con quale frequenza si desidera ripetere la riunione e quando si desidera che termini la ripetizione della riunione.
5	Aggiungere gli ospiti.
6	Per consentire l'accesso a una riunione da una sala Cisco Webex o un dispositivo della scrivania, selezionare Sale riunioni, quindi selezionare i dispositivi di sala da aggiungere. È possibile effettuare una scelta tra le sale suggerite o ricercarne una nuova. In questo modo, sul dispositivo viene visualizzato il pulsante Accedi prima dell'inizio della riunione. L'amministratore deve impostare l'account con il servizio di calendario ibrido Cisco Webex in modo da consentire la pianificazione dei dispositivi di sala in questo modo.
7	Selezionare Salva, quindi Invia.

L'invito di calendario mostra i dettagli della riunione Webex, incluso un collegamento di accesso alla riunione. È possibile copiare il collegamento e condividerlo con altri utenti.

Nelle riunioni pianificate direttamente da Google Calendar, non è possibile modificare la password della riunione, il tipo di conferenza o di conferenza audio e non è possibile designare un organizzatore alternativo.

Se la riunione viene ripetuta e occorre modificare la data o l'ora di una delle riunioni, individuare e selezionare l'istanza della riunione, selezionare modifica evento, apportare le modifiche, selezionare Salva > Questo evento, quindi selezionare OK.

Se la riunione si ripete e si desidera eliminare un'occorrenza della riunione poiché si è in vacanza o si tratta di una festività pubblica, individuare e selezionare l'istanza della riunione, selezionare Elimina evento > Questo evento, quindi selezionare OK.

Autorizzazione alla pianificazione delle riunioni per proprio conto

È possibile delegare qualcun altro a pianificare riunioni per proprio conto in Google Calendar. Questa funzione risulta utile se non si ha a disposizione un computer o se un'altra persona si occupa della gestione del calendario.

Il delegato deve disporre di un account organizzatore in Cisco Webex Meetings.

1	Accedere al sito Webex, selezionare Vista classica, quindi selezionare Webex personale.
2	Seleziona Preferenze > Opzioni di pianificazione.
3	Nella casella Autorizzazione pianificazione, inserire l'indirizzo e-mail di uno o più organizzatori a cui si desidera consentire di pianificare riunioni per proprio conto.
4	Selezionare Salva nella parte inferiore della pagina Preferenze.
5	In Google Calendar, in calendari personali, puntare al calendario per il quale si desidera creare un delegato e selezionare le Opzioni per `<calendar name>` > le impostazioni e la condivisione.
6	In Condividi con persone specifiche, selezionare Aggiungi persone.
7	Inserire l'indirizzo e-mail di uno o più organizzatori ai quali si desidera delegare il calendario.
8	Selezionare la casella Autorizzazioni, selezionare il livello di privilegio, quindi selezionare Invia.

Avvia o accedi a una riunione

È possibile avviare o accedere facilmente a una riunione pianificata utilizzando Google Calendar.

Effettuare una delle seguenti operazioni:

Selezionare il collegamento nell'invito di calendario in Google Calendar.
Accedere da un sistema o un'applicazione video inserendo l'indirizzo video nell'invito di calendario.
Accedere per telefono componendo il numero nell'invito di calendario.
Se si dispone di un servizio di calendario ibrido Cisco Webex, selezionare Accedi sul dispositivo video. Il pulsante Accedi viene visualizzato 5 minuti prima dell'inizio della riunione.
Dall'app Cisco Webex Teams, selezionare Accedi. Il pulsante Accedi viene visualizzato 5 minuti prima dell'inizio della riunione, se si sta utilizzando il servizio di calendario ibrido Cisco Webex.

Aggiunta dell'app Cisco Webex da G Suite Marketplace

Se l'amministratore non ha installato l'app Cisco Webex per G Suite, ma l'ha aggiunta all'elenco delle app approvate, è possibile passare a G Suite Marketplace e installare l'app da sé.

Se le restrizioni vengono applicate alle app Marketplace, l'amministratore di Google può aggiungere l'app Cisco WebEx all'elenco di app approvate o selezionare Consenti agli utenti di installare qualsiasi applicazione da G Suite Marketplace nelle Impostazioni Marketplace > Gestisci accesso alle app.

Andare all'app Cisco Webex per G Suite, quindi fare clic su Installa.

Solo gli utenti con account G Suite possono visualizzare questa pagina in G Suite Marketplace.

Una volta installata l'app, seguire le istruzioni in Impostazione del sito Webex in Google Calendar.

Modifica del sito Webex utilizzato in Google Calendar

Se sono presenti più siti Webex utilizzati per le riunioni, è possibile specificare il sito preferito da usare per la pianificazione delle riunioni in Google Calendar.

1	In Google Calendar, selezionare menu impostazioni > impostazioni.
2	Nella sezione Componenti aggiuntivi, accanto a Cisco Webex, selezionare Impostazioni.
3	Selezionare Modifica sito.
4	Accedere al sito Webex che si desidera utilizzare per pianificare le riunioni, quindi selezionare Avanti.
5	Chiudere la finestra del browser.

Operazioni successive

La volta successiva che si crea un evento, quando si aggiunge una conferenza, sarà necessario eseguire l'accesso al sito Webex specificato per l'uso.

Disinstallare l'integrazione Cisco Webex per Google Calendar

Se non si desidera più pianificare riunioni Webex e riunioni nella sala riunioni personale Webex direttamente da Google Calendar, è possibile rimuovere l'integrazione Cisco Webex per Google Calendar.

1	In Google Calendar, selezionare menu impostazioni > impostazioni.
2	Nella sezione componenti aggiuntivi , accanto a Cisco WebEx, selezionare impostazioni > Rimuovi.