Osvedčené postupy pre bezpečné stretnutia: hostiteľov

Vstupná hala osobnej izby

Vstupná hala je predvolene povolená pre všetky stretnutia v osobnej miestnosti. S týmto predvoleným nastavením, keď začnete schôdzu v osobnej miestnosti a schôdza je odomknutá, všetci hostia sa dostanú do haly, kým ich (hostiteľ) nepripustíte.

Hosť je definovaný takto:

• Neprihlásený (identita nie je overená)

• Prihlásený, ale patrí k externej organizácii

V predvolenom nastavení Čakajú vo vstupnej hale, kým ich hostiteľ nepovolí, ľudia vo vašej organizácii, ktorí sa prihlásili pomocou účtu Webex pomocou hostiteľskej alebo účastníckej licencie, obídu halu a priamo sa pripájajú k odomknutým schôdzam.

Správca stránky Webex môže zmeniť nastavenie vstupnej haly pre všetky osobné miestnosti vo vašej organizácii z možnosti Čakajú vo vstupnej hale, kým ich hostiteľ nepovolí na jednu z nasledujúcich možností:

• Môžu sa pripojiť k schôdzi – deaktivuje vstupnú halu pre všetky osobné miestnosti vo vašej organizácii a umožní komukoľvek priamo sa pripojiť k vašej schôdzi v osobnej miestnosti, keď je odomknutá. Dôrazne neodporúčame deaktiváciu lobby, pretože tak bude vaša schôdza zraniteľná voči neželaným účastníkom, ktorí sa pripájajú k vašej schôdzi, a podvodom s mýtnym.

• Nemôžu sa pripojiť k schôdzi – všetci účastníci musia mať účet na vašej lokalite a musia byť prihlásení, aby sa mohli schôdze zúčastniť. Toto nastavenie robí stretnutia v osobnej miestnosti iba internými, čo znamená, že sú dostupné iba pre ľudí vo vašej organizácii.

Keď sú ľudia umiestnení do vstupnej haly vašej osobnej miestnosti, sú zaradení do jednej z troch kategorizovaných skupín, aby sa zjednodušili vaše výbery vstupného na premietanie a stretnutia:

• Interní používatelia (overení používatelia vo vašej organizácii)

• Externí používatelia (overení používatelia v externých organizáciách)

• Neoverení používatelia (používatelia, ktorí sa neprihlásili a nie sú overení)

Interní a externí overení používatelia sa prihlásili a overili svoju identitu. Identitu neoverených používateľov (používateľov, ktorí sa neprihlásili) nemožno považovať za pravdivú, pretože nie sú overení.

Ľudia môžu byť prijatí na schôdzu alebo môžu byť odstránení z lobby jednotlivo alebo ako skupina.

Automaticky uzamknúť svoju osobnú miestnosť

Uzamknutie miestnosti v osobnej miestnosti ovplyvní správanie každého pri vstupe na schôdzu. V predvolenom nastavení, keď je schôdza zamknutá, všetci musia čakať vo vstupnej hale, kým ich hostiteľ nepripustí.

Váš správca lokality môže tiež nakonfigurovať obmedzujúcejšie nastavenie pre všetky osobné miestnosti vo vašej organizácii. S týmto prísnejším nastavením sa nikto nemôže pripojiť k schôdzi, keď je zamknutá.

Ako hostiteľ schôdze môžete schôdzu počas jej priebehu kedykoľvek uzamknúť a odomknúť pomocou ovládacích prvkov schôdze.

Svoju osobnú miestnosť môžete nastaviť tak, aby sa automaticky zamykala výberom položky Predvoľby > Moja osobná miestnosť na vašej stránke Webex.

Toto nastavenie uzamkne vašu miestnosť a zabráni účastníkom automaticky sa pripojiť k schôdzi. S týmto nastavením uvidíte upozornenia, keď účastníci čakajú vo vstupnej hale. Môžete preveriť ľudí vo vstupnej hale a povoliť vstup na schôdzu iba oprávneným účastníkom.

Váš správca stránky môže uzamknúť nastavenie automatického uzamknutia a nastaviť časové obdobie automatického uzamknutia pre vašu osobnú miestnosť, aby ste ho nemohli zmeniť. Táto funkcia správy nastavuje predvolenú hodnotu automatického uzamknutia pre vašu osobnú miestnosť, ale vždy máte možnosť odomknúť a znova zamknúť schôdzu, kým prebieha.

Upozornenia osobnej miestnosti pred stretnutím

Keď ľudia vstúpia do vašej vstupnej haly osobnej miestnosti, môžu vám poslať e-mailové upozornenie, že čakajú na začiatok stretnutia. Dokonca aj neoprávnené osoby, ktoré získajú prístup do vašej vstupnej haly Osobnej miestnosti, môžu posielať upozornenia.

Pred začatím schôdze vám odporúčame skontrolovať e-mailové upozornenia, aby ste preverili neoprávnených účastníkov.

Ak sa vám zobrazuje príliš veľa e-mailových upozornení od neoprávnených účastníkov, zvážte vypnutie týchto upozornení. Na svojej webovej lokalite Webex prejdite do časti Predvoľby > Moja osobná miestnosť a zrušte začiarknutie políčka Upozorniť ma e-mailom, keď niekto vstúpi do haly mojej osobnej miestnosti, keď som preč.

Upozornenia osobnej miestnosti počas stretnutia

Ak uzamknete svoju osobnú miestnosť, môžete preveriť každého, kto čaká vo vašej hale. Počas zamknutého stretnutia vás upozornenia upozornia, keď niekto nový vstúpi do haly; môžete sa rozhodnúť, či ich prijmete. Keď vo vašej vstupnej hale Osobnej miestnosti čaká viacero účastníkov, môžete si vybrať, či prijmete na schôdzu vybraných jednotlivcov alebo všetkých čakajúcich účastníkov.

Naplánované stretnutia

Plánované stretnutia Webex sú naším odporúčaným typom stretnutí, keď je pre vás alebo vašu organizáciu dôležitá bezpečnosť. Naplánované schôdze sú jednorazové schôdze chránené heslom a majú širokú škálu bezpečnostných funkcií, ovládacích prvkov funkcií schôdzí a ovládacích prvkov účastníkov. Pozrite si nasledujúce kroky, ako zabezpečiť naplánované stretnutia.

Starostlivo si vyberte tému stretnutia

Uvedená schôdza alebo preposlaný e-mail s pozvánkou by mohli prinajmenšom odhaliť názvy stretnutí neúmyselnému publiku. Názvy stretnutí môžu neúmyselne odhaliť súkromné informácie. Ak chcete minimalizovať vystavenie citlivých údajov, ako sú názvy spoločností alebo udalosti, starostlivo formulujte názvy stretnutí.

Vylúčte z pozvánok heslo na schôdzu

V prípade veľmi citlivých stretnutí, webinárov, podujatí alebo školení vylúčte heslo z e-mailu s pozvánkou. Toto opatrenie zabraňuje neoprávnenému prístupu k podrobnostiam schôdze, ak sa e-mailová správa s pozvánkou prepošle neúmyselnému príjemcovi.

Ak pri plánovaní stretnutia, webinára, udalosti alebo školenia začiarknete políčko Vylúčiť heslo z e-mailovej pozvánky , heslo sa v pozvánke nezobrazí. Heslo poskytnite účastníkom iným spôsobom, napríklad telefonicky.

Vstupná hala plánovanej zasadacej miestnosti

Pre Webex verziu 43.3 a novšiu je lobby štandardne povolená pre všetky plánované stretnutia Webex. Na existujúcich stránkach, ktoré nemajú predvolene povolenú lobby, sa nevykonajú žiadne zmeny.

Pri tomto predvolenom nastavení, keď sa naplánovaná schôdza začne a schôdza sa odomkne, všetci hostia sa dostanú do haly, kým ich (hostiteľ) nepripustíte. Ľudia, ktorí dostali pozvánku na stretnutie a ktorí sa prihlásili pomocou účtu Webex, obchádzajú lobby a priamo sa pripájajú k odomknutým stretnutiam.

Hosť je definovaný takto:

• Neprihlásený (identita nie je overená)

• Prihlásený, ale patrí k externej organizácii

Keď naplánujete stretnutie na svojej stránke Webex, môžete zmeniť predvolené nastavenie lobby z možnosti Čakajú v hale, kým ich hostiteľ pustí dovnútra na Môžu sa pripojiť k schôdzi alebo Nemôže sa pripojiť k schôdzi v závislosti od nastavení zabezpečenia správcu vašej lokality.

Keď sú ľudia umiestnení do vestibulu vášho stretnutia, sú rozdelení do troch kategorizovaných skupín, aby sa zjednodušili vaše výbery pre premietanie a výber na stretnutie:

• Interní používatelia (overení používatelia vo vašej organizácii)

• Externí používatelia (overení používatelia v externých organizáciách)

• Neoverení používatelia (používatelia, ktorí sa neprihlásili a nie sú overení)

Interní a externí overení používatelia sa prihlásili a overili svoju identitu. Identitu neoverených používateľov nemožno považovať za pravdivú, pretože nie sú overení.

Môžete prijať alebo odstrániť ľudí z lobby jednotlivo alebo ako skupinu.

Automatické uzamknutie pre naplánované stretnutia

Uzamknutie schôdze ovplyvní správanie pri zadávaní schôdze pre všetkých používateľov. V predvolenom nastavení, keď zamknete schôdzu, všetci musia čakať v hale, kým ich hostiteľ nepripustí.

Správca lokality môže tiež nakonfigurovať prísnejšie nastavenie pre všetky plánované schôdze organizované používateľmi vo vašej organizácii. S týmto prísnejším nastavením sa nikto nemôže pripojiť k schôdzi, keď je zamknutá.

Ako hostiteľ schôdze môžete schôdzu počas jej priebehu kedykoľvek uzamknúť a odomknúť pomocou ovládacích prvkov schôdze.

Keď naplánujete stretnutie, môžete nastaviť, aby sa stretnutie automaticky uzamklo pomocou ovládacích prvkov v sekcii Zabezpečenie na vašej lokalite Webex.

Pri tomto nastavení uvidíte upozornenie, keď účastníci čakajú vo vstupnej hale. Môžete preveriť používateľov vo vstupnej hale a povoliť prístup iba oprávneným účastníkom.

Váš správca lokality môže uzamknúť nastavenie automatického uzamknutia a nastaviť časové obdobie automatického uzamknutia pre vaše naplánované stretnutia, aby ste ich nemohli zmeniť. Táto funkcia správy nastavuje predvolenú hodnotu automatického uzamknutia pre naplánované stretnutie, ale počas prebiehajúceho stretnutia ho môžete kedykoľvek odomknúť a znova uzamknúť.

Požadovať od pozvaných, aby sa zaregistrovali na vaše stretnutie, udalosť alebo školenie

Môžete požiadať svojich pozvaných, aby sa zaregistrovali na vašu schôdzu, webový seminár, udalosť alebo školenie predtým, ako sa pridajú. To vám umožní zabezpečiť informácie o stretnutiach a sledovať a zhromažďovať informácie o pozvaných, ktorí sa plánujú zúčastniť vášho stretnutia, udalosti alebo školenia.

Táto funkcia je povolená počas plánovania. Ak chcete povoliť toto nastavenie v stretnutiach Webex a webových seminároch Webex, prejdite do časti Rozšírené možnosti a v časti Registrácia vyberte možnosť Vyžadovať registráciu účastníka.

Použite vstupný alebo výstupný tón alebo funkciu oznamovania mena

Pomocou tejto funkcie zabránite niekomu pripojiť sa k zvukovej časti vášho stretnutia bez vášho vedomia. Táto funkcia je predvolene povolená pre Webex Meetings a Webex Training. Môžete prejsť do časti Predvoľby > Zvuk a video a v sekcii Tón vstupu a výstupu vyberte z rozbaľovacieho zoznamu možnosť tónu.

Pri plánovaní schôdze, webinára, udalosti alebo školenia prejdite do časti Možnosti pripojenia zvuku a v časti Tón vstupu a výstupu vyberte z rozbaľovacieho zoznamu možnosť tónu. .

Obmedzte dostupné funkcie

Obmedzte dostupné funkcie, ako je chat a zvuk, ak povolíte účastníkom pripojiť sa k schôdzi, webináru, udalosti alebo školeniu pred hostiteľom.

Požiadajte, aby pozvaní nepreposielali pozvánky

Požiadajte, aby vaši pozvaní neposielali pozvánku ďalej, najmä na dôverné stretnutia.

Priraďte spoluhostiteľa

Priraďte cohost na spustenie a riadenie stretnutia, webinára, udalosti alebo školenia (cohost). Tento postup udržuje stretnutia, webináre, udalosti a školenia bezpečnejšie tým, že eliminuje možnosť, že rola hostiteľa bude pridelená neočakávanému alebo neoprávnenému účastníkovi v prípade, že stratíte spojenie so schôdzou.

Obmedziť prístup k schôdzi

Po pripojení všetkých účastníkov uzamknite schôdzu, webinár, udalosť alebo školenie. To zabraňuje ďalším účastníkom pripojiť sa. Hostitelia môžu počas relácie uzamknúť alebo odomknúť schôdzu, webinár, udalosť alebo školenie. Ak chcete uzamknúť schôdzu, ktorú práve organizujete, kliknite na tlačidlo a potom kliknite na posúvač vedľa položky Uzamknúť schôdzu.

Overte identitu všetkých používateľov v hovore

Účtovanie každého účastníka pomocou hovoru je bezpečný postup. Požiadajte používateľov, aby zapli svoje video alebo uviedli svoje meno na potvrdenie svojej identity.

Odstráňte účastníka zo stretnutia alebo webinára

Účastníkov môžete vylúčiť kedykoľvek počas stretnutia. Hostitelia, spoluhostovatelia a účastníci panelov môžu vylúčiť účastníkov z webinárov vrátane webinárov v zobrazení webového vysielania. Vyberte meno účastníka, ktorého chcete odstrániť, a potom kliknite na položku Účastník > Vylúčiť.

Zdieľajte aplikáciu, nie svoju obrazovku

Keď vyberiete možnosť Zdieľať, môžete sa rozhodnúť, že webináre v zobrazení webového vysielania budú zdieľať aplikáciu namiesto obrazovky. Zdieľanie aplikácie namiesto obrazovky pomáha predchádzať náhodnému vystaveniu citlivých informácií.

Ovládajte, kto môže zdieľať

Ak je to povolené na úrovni lokality, hostitelia si môžu vybrať, či povolia zdieľanie všetkým účastníkom. Ak túto možnosť nepovolíte, rolu prezentujúceho môžete priradiť vybratým účastníkom alebo účastníkom.

Ukončite stretnutie

Keď sa stretnutie, podujatie alebo školenie skončí, nezabudnite ho ukončiť pre všetkých účastníkov. Môže sa otvoriť dialógové okno, ktoré vám poskytne možnosť opustiť schôdzu, webový seminár, udalosť alebo školenie bez ukončenia. Ak potrebujete odísť skôr, urobte hostiteľom niekoho iného, aby mohol byť zodpovedný za ukončenie stretnutia, udalosti alebo školenia.

Priraďte heslá k nahrávkam

Odporúčame, aby ste nevytvárali nahrávky, ktoré obsahujú citlivé informácie.

Ak vytvárate nahrávky, môžete ich pred zdieľaním upraviť a pridať heslá, aby boli informácie v bezpečí. Nahrávky chránené heslom vyžadujú, aby príjemcovia mali heslo, aby si ich mohli prezerať.

1. Ak chcete k nahrávkam priradiť heslá, prejdite na svoju osobnú webovú stránku používateľa Webex do časti Nahrávky a kliknutím na položku otvorte okno zdieľania nahrávky.

2. V okne Zdieľať záznam začiarknite políčko vedľa položky Verejný odkaz.

3. Začiarknite políčko vedľa položky Ochrana heslom a potom do textového poľa zadajte heslo.

4. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

Odstrániť nahrávky

Vymažte nahrávky, keď už nie sú relevantné.

1. Prejdite na položku Nahrávky a potom na nahrávke vyberte možnosť .

2. Kliknite na tlačidlo Odstrániť a potom znova kliknite na tlačidlo Odstrániť .

Vytvorte silný zvukový kód PIN a chráňte ho. Prihláste sa na svoju osobnú webovú stránku používateľa lokality Webex a prejdite do časti Predvoľby > Zvuk a video a vytvorte si kód PIN zvuku.

Váš PIN je poslednou úrovňou ochrany, ktorá zabraňuje neoprávnenému prístupu k vášmu osobnému konferenčnému stretnutiu (PCN Meeting). Aj keď neoprávnená osoba získa váš prístupový kód hostiteľa, konferencia sa nemôže začať bez zvukového PIN. Chráňte svoj zvukový kód PIN a nezdieľajte ho.