Když váš tým začne pracovat v aplikaci Webex, měli byste si udělat čas na rozmyšlení nad tím, jak nejlépe strukturovat své týmy a prostory. Pokud budete postupovat systematicky, pravděpodobně bude pro vás snazší řídit pracovní postup a lépe podporovat svůj tým. Můžete vytvářet běžné procesy, rozhodovat se, budovat společné znalosti a usnadňovat týmovou kulturu.

Dodržujte pokyny vaší společnosti

Vaše společnost již může mít konkrétní pokyny, které byste měli dodržovat při vytváření prostorů nebo týmů. Lze například očekávat, že manažeři budou mít prostor vyhrazený pro jejich přímé sestavy nebo celá technologická skupina může mít tým, do kterého budou všichni automaticky přidáni. Pokud tedy můžete vytvořit nové prostory a týmy pro spolupráci vašich spolupracovníků, podívejte se nejprve na pokyny vaší společnosti. Vzhledem k tomu, že většina lidí bude pracovat ve více prostorech a týmech najednou, dodržování podobných pokynů usnadňuje všem.

Začněte s mezerami

Prostor je místo, kde se všechny akce odehrá v aplikaci Webex. Je to místo, kde odesíláte zprávy, sdílíte soubory, plánujete schůzky, voláte atd. Můžete mít několik typů prostorů: jeden s pouze jednou další osobou, jeden s mnoha lidmi a jeden, který je součástí většího týmu. Když někomu pošlete zprávu přímo , vytváříte mezeru mezi vámi dvěma a nikdo jiný se k této konverzaci nemůže připojit. Pokud potřebujete komunikovat s více lidmi o konkrétním tématu, můžete vytvořit prostor, kde můžete všichni spolupracovat. Pokud se váš obor rozšíří z původního záměru tohoto prostoru, možná budete muset vytvořit tým a přesunout prostor do týmu .

Sestavte si své týmy

Týmy obvykle vytvoříte z jednoho ze dvou důvodů – pokud máte na mysli konkrétní komunikační strukturu pro velký projekt nebo skupinu lidí nebo pokud jste vyrostli z prostoru, který jste vytvořili. Týmy jsou jednoduše souborem souvisejících prostor. Jsou skvělé pro konzistentní skupinu lidí, kteří budou na něčem pracovat po dlouhou dobu. Že něco může být komplikované a zahrnovat spoustu aktivit nebo dílčích projektů, které se dějí současně. Pro každý díl skládačky můžete vytvořit jiný prostor.

Řekněme, že řídíte tým asi 10 lidí ve finančním oddělení velké společnosti. Jakmile váš tým aplikaci používá, můžete vytvořit tým s názvem "Finance". Když vytvoříte tým, stanete se jeho moderátorem a každý, koho přidáte, je členem týmu. Automaticky se přidají do obecného týmu , což je výchozí prostor a jediné, do kterého budou členové týmu automaticky přidáni.

Uspořádejte své týmy

Zvažte použití obecného prostoru pro oznámení, kde můžete sdílet důležité informace jako zprávy jen pro čtení. Do prostoru budou moci psát pouze týmoví moderátoři a zabráníte ztrátě těchto důležitých zpráv v probíhajících diskusích probíhajících v ostatních týmových prostorech.

Způsob struktury týmu je klíčem k úspěchu vašeho týmu. Kdokoli v týmu může přidat prostory do týmu jako způsob sdílení svých znalostí. Každý v týmu může vidět dostupné prostory týmu a připojit se k nim sám. Pokud chcete, aby se váš tým při vytváření týmových prostor řídil pokyny, dejte jim vědět.

Umírněné týmové prostory

Při moderování prostoru v týmu můžete určit, které prostory jsou k dispozici a kdo k nim patří. To vám dává kontrolu nad tím, kdo vidí obsah v prostoru. To je užitečné například v případě, že jste moderátor, který poskytuje citlivé nebo důvěrné informace cílové skupině lidí. Tyto citlivé informace můžete zablokovat od ostatních lidí ve vašem týmu, kteří nemají požadovaná oprávnění.

Když vytvoříte tým, jste týmový moderátora budete ovládat prostory a členy svého týmu.

Týmoví moderátoři se také mohou přiřadit jako moderátoři k libovolným moderovaným prostorům ve svých týmech. Týmoví moderátoři se mohou sami připojit k libovolnému prostoru a propagovat se, aby tento prostor moderovali. Mohou také přiřadit další moderátory prostoru, kteří musí být členy týmu.

Každý v týmu může vytvořit týmový prostor a může se rozhodnout prostor moderovat. Poté se stanou moderátorem tohoto prostoru. Ostatní členové týmu se nemohou sami připojit a musí požádat moderátora, aby se připojil.

Přidat další moderátory

Můžete také přiřadit další moderátory týmu, aby pomohli udržovat seznam členů týmu aktuální, nebo aktualizovat podrobnosti o týmu. Moderátoři vám mohou pomoci zajistit, aby všechny prostory ve vašem týmu byly aktivní, archivací prostorů, které nepoužíváte, nebo obnovením všech, které potřebujete, znovu. Mohou také odebrat lidi z týmu, kteří na tom již nepracují.

A konečně, když se práce všech přesunula k novým projektům, můžete archivovat svůj tým a připravit se na vytvoření dalšího týmu!