Noudata yrityksesi ohjeita

Yrityksellänne saattaa jo olla erityisiä ohjeita, joita on noudatettava tiloja tai ryhmiä luotaessa. Esimerkiksi johtajilla saatetaan odottaa olevan tila, joka on omistettu heidän suorille alaisilleen, tai koko teknologiaryhmällä saattaa olla tiimi, johon kaikki lisätään automaattisesti. Jos siis haluat luoda uusia tiloja ja tiimejä, joissa työtoverisi voivat työskennellä yhdessä, tarkista ensin, mitkä ovat yrityksesi ohjeet. Koska useimmat ihmiset työskentelevät useissa tiloissa ja tiimeissä samanaikaisesti, samankaltaisten ohjeiden noudattaminen helpottaa kaikkien työtä.

Aloita tiloista

Webex Appissa kaikki toiminta tapahtuu tilassa. Siellä lähetät viestejä, jaat tiedostoja, suunnittelet kokouksia, soitat puheluita ja niin edelleen. Sinulla voi olla useita erilaisia tiloja : yksi vain yhden henkilön kanssa, yksi monien ihmisten kanssa ja yksi, joka on osa suurempaa tiimiä. Kun lähetät viestin suoraan jollekulle , luot vain teidän kahden välisen tilan, eikä kukaan muu voi liittyä tähän keskusteluun. Jos haluat kommunikoida useampien ihmisten kanssa tietystä aiheesta, voit luoda osoitteeseen tilan , jossa voitte työskennellä yhdessä. Jos toimintakenttäsi laajenee kyseisen tilan alkuperäisestä tarkoituksesta, sinun on ehkä luotava tiimi ja siirrettävä tila tiimiin .

Rakenna tiimisi

Yleensä luot tiimejä kahdesta syystä: jos sinulla on mielessäsi tietty viestintärakenne suurta projektia tai ihmisryhmää varten tai jos olet kasvanut ulos luomastasi tilasta. Joukkueet ovat yksinkertaisesti kokoelma toisiinsa liittyviä tiloja. Ne sopivat erinomaisesti yhtenäiselle ryhmälle ihmisiä, jotka työskentelevät jonkin asian parissa pitkään. Kyseinen asia voi olla monimutkainen ja siihen voi liittyä monia samanaikaisesti toteutettavia toimia tai osaprojekteja. Voit luoda jokaiselle palapelin palalle oman tilan.

Oletetaan, että johdat noin 10 hengen tiimiä suuren yrityksen talousosastolla. Kun tiimisi käyttää sovellusta, voit luoda tiimin nimellä "Finance". Kun luot tiimin, sinusta tulee sen moderaattori , ja kaikki lisäämäsi henkilöt ovat tiimin jäseniä. Heidät lisätään automaattisesti tiimin tilaan General , joka on oletustila ja ainoa tila, johon tiimin jäsenet lisätään automaattisesti.

Järjestä tiimisi

Harkitse Yleistä -tilan käyttöä ilmoituksiin , jossa voit jakaa tärkeää tietoa vain lukuviesteinä. Vain tiimin moderaattorit voivat lähettää viestejä kyseiseen tilaan, ja vältät tärkeiden viestien katoamisen muissa tiimitiloissa käynnissä oleviin keskusteluihin.

Se, miten rakennat tiimisi, on avain tiimisi menestykseen. Kuka tahansa tiimin jäsen voi lisätä tiloja tiimiin ja jakaa näin tietämystään. Kaikki tiimin jäsenet näkevät käytettävissä olevat tiimipaikat ja voivat liittyä niihin . Jos haluat, että tiimisi noudattaa ohjeita tiimitiloja luodessaan, muista kertoa heille siitä.

Kohtalaiset tiimitilat

Kun malttaa tilaa tiimissä, voit valvoa, mitkä tilat ovat käytettävissä ja kuka niihin kuuluu. Näin voit hallita sitä, kuka näkee tilan sisällön. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi silloin, kun olet moderaattori, joka tarjoaa arkaluonteista tai luottamuksellista tietoa kohdennetulle henkilöryhmälle. Voit estää näiden arkaluonteisten tietojen käytön muilta tiimisi jäseniltä, joilla ei ole tarvittavia oikeuksia.

Kun luot tiimin, olet Tiimin moderaattori, ja hallitset tiimisi tiloja ja jäseniä.

Tiimien moderaattorit voivat myös määrätä itsensä moderaattoreiksi kaikkiin tiimiensä moderoitaviin tiloihin. Ryhmämoderaattorit voivat liittyä itse mihin tahansa tilaan ja mainostaa itsensä kyseisen tilan moderaattoriksi. He voivat myös nimetä muita tilan moderaattoreita, joiden on oltava ryhmän jäseniä.

Kuka tahansa tiimin jäsen voi luoda tiimitilan ja voi valita tilan moderoinnin. Heistä tulee sitten kyseisen tilan moderaattoreita. Muut tiimin jäsenet eivät voi liittyä itse, vaan heidän on pyydettävä moderaattoria liittymään.

Lisää moderaattoreita

Voit myös määrätä muita moderaattoreita tiimiin pitämään tiimin jäsenluettelon ajan tasalla tai päivittämään tiimin tietoja. Moderaattorit voivat auttaa varmistamaan, että kaikki tiimisi tilat ovat aktiivisia arkistoimalla tilat , joita et käytä, tai palauttamalla tilat, joita tarvitset uudelleen. He voivat myös poistaa tiimistä henkilöt, jotka eivät enää työskentele tiimin parissa.

Lopuksi, kun kaikki ovat siirtyneet uusiin projekteihin, voit arkistoida tiimisi ja valmistautua luomaan seuraavan tiimin!