Når teamet ditt begynner å arbeide i Webex-appen, bør du ta deg tid til å tenke på hvordan du best kan strukturere teamene og områdene dine. Hvis du tar en systematisk tilnærming, vil du sannsynligvis finne det enklere å kontrollere arbeidsflyten og bedre støtte teamet ditt. Du kan etablere felles prosesser, ta beslutninger, bygge felles kunnskap og legge til rette for teamkulturen din.

Følg selskapets retningslinjer

Bedriften din har kanskje allerede spesifikke retningslinjer som du bør følge når du oppretter områder eller team. Ledere kan for eksempel forventes å ha et område dedikert til sine direkte rapporter, eller en hel teknologigruppe kan ha et team som alle blir lagt til automatisk. Så hvis du er i stand til å skape nye områder og team der kollegene dine kan jobbe sammen, må du først se etter firmaets retningslinjer. Siden de fleste vil jobbe i flere områder og team om gangen, gjør det enklere for alle å følge lignende retningslinjer.

Start med mellomrom

Et område er der all handlingen finner sted i Webex-appen. Det er der du sender meldinger, deler filer, planlegger møter, ringer og så videre. Du kan ha flere typer områder: En med bare én annen person, en med mange mennesker, og en som er en del av et større team. Når du sender direktemeldinger til noen, oppretter du et mellomrom mellom dere to, og ingen andre kan bli med i samtalen. Hvis du trenger å kommunisere med flere personer om et bestemt emne, kan du skape et område der alle kan jobbe sammen. Hvis omfanget ditt utvider seg fra områdets opprinnelige intensjon, må du kanskje opprette et team og flytte området til et team .

Bygg teamene dine

Du vil vanligvis opprette team av én av to grunner – hvis du har en bestemt kommunikasjonsstruktur i tankene for et stort prosjekt eller en gruppe mennesker, eller hvis du har vokst ut av et område du har opprettet. Team er ganske enkelt en samling av relaterte områder. De er gode for en konsekvent gruppe mennesker som kommer til å jobbe på noe lenge. At noe kan være komplisert og involvere mange aktiviteter eller delprosjekter som skjer samtidig. Du kan opprette et annet område for hver brikke i puslespillet.

La oss si at du leder et team på rundt 10 personer i finansdepartementet i et stort selskap. Når teamet ditt bruker appen, kan du opprette et team kalt «Finans». Når du oppretter et team, blir du dets moderator , og alle du legger til er teammedlem. De legges automatisk til i teamets Generelt, som er standardområdet, og det eneste som teammedlemmene dine legges til automatisk.

Organiser teamene dine

Vurder å bruke Generelt område for kunngjøringer der du kan dele viktig informasjon som skrivebeskyttede meldinger. Bare teammoderatorer kan legge innlegg til området, og du vil unngå å miste disse viktige meldingene i de pågående diskusjonene som skjer i de andre teamområdene.

Hvordan du strukturerer teamet ditt, er nøkkelen til teamets suksess. Alle i teamet kan legge til områder i teamet som en måte å dele kunnskapen sin på. Alle i teamet kan se de tilgjengelige teamområdene og bli med på egen hånd. Hvis du vil at teamet ditt skal følge retningslinjene når du oppretter teamområder, må du informere dem.

Moderer teamområder

Når du modererer et område i et team, kontrollerer du hvilke områder som er tilgjengelige og hvem som tilhører dem. Dette gir deg kontroll over hvem som ser innholdet i området. Dette er for eksempel nyttig når du er moderator og gir sensitiv eller konfidensiell informasjon til en målgruppe personer. Du kan blokkere denne sensitive informasjonen fra andre personer i teamet ditt som ikke har de nødvendige tillatelsene.

Når du oppretter et team, er du en teammoderator, og du kontrollerer områdene og medlemmene i teamet ditt.

Teammoderatorer kan også tilordne seg moderatorer til alle modererte områder i teamene sine. Teammoderatorer kan bli med i et hvilket som helst område, og forfremme seg selv til å moderere det området. De kan også tilordne andre områdemoderatorer, som må være medlemmer av teamet.

Alle i teamet kan opprette et teamområde og kan velge å moderere området. De blir da moderatorene for dette området. Andre teammedlemmer kan ikke bli med selv og må be moderatoren om å bli med.

Legg til flere moderatorer

Du kan også tilordne andre moderatorer til teamet for å holde teammedlemmene oppdatert eller for å oppdatere teamdetaljene. Moderatorer kan bidra til å sikre at alle områdene i teamet ditt er aktive ved å arkivere områder du ikke bruker, eller gjenopprette de du trenger igjen. De kan også fjerne folk fra teamet som ikke jobber med det lenger.

Til slutt, når alles arbeid har gått videre til nye prosjekter, kan du arkivere teamet ditt og gjøre deg klar til å lage ditt neste team!