Følg bedriftens retningslinjer

Bedriften din har kanskje allerede spesifikke retningslinjer som du bør følge når du oppretter rom eller team. For eksempel kan det forventes at ledere har et område dedikert til sine direkte underordnede, eller at en hel teknologigruppe har et team som alle legges til automatisk. Så hvis du er i en posisjon til å opprette nye rom og team der kollegene dine kan jobbe sammen, bør du først sjekke bedriftens retningslinjer. Siden folk flest jobber i flere rom og team samtidig, gjør det det enklere for alle å følge lignende retningslinjer.

Start med mellomrom

Et område er der all handlingen finner sted i Webex-appen. Det er der du sender meldinger, deler filer, planlegger møter, ringer og så videre. Du kan ha flere typer mellomrom : en med bare én annen person, en med mange mennesker, og en som er en del av et større team. Når du sender melding direkte til noen , skaper du et rom mellom dere to, og ingen andre kan bli med i samtalen. Hvis du trenger å kommunisere med flere personer om et bestemt emne, kan du opprette et rom hvor dere alle kan samarbeide. Hvis omfanget ditt utvides fra den opprinnelige intensjonen for det rommet, må du kanskje opprette et team og flytte rommet til et team .

Bygg teamene dine

Du oppretter vanligvis team av én av to grunner – hvis du har en spesifikk kommunikasjonsstruktur i tankene for et stort prosjekt eller en gruppe mennesker, eller hvis du har vokst ut av et rom du har opprettet. Team er rett og slett en samling av relaterte områder. De er flotte for en konsistent gruppe mennesker som skal jobbe med noe over lengre tid. At noe kan være komplisert og involvere mange aktiviteter eller delprosjekter som skjer samtidig. Du kan lage et annet rom for hver brikke i puslespillet.

La oss si at du leder et team på omtrent 10 personer i finansavdelingen i et stort selskap. Når teamet ditt bruker appen, kan du opprette et team som heter «Finans». Når du oppretter et team, blir du moderatoren for teamet, og alle du legger til er teammedlemmer. De blir automatisk lagt til i teamets Generelt , som er standardområdet og det eneste som teammedlemmene dine blir lagt til automatisk.

Vurder å bruke Generelt -området for kunngjøringer der du kan dele viktig informasjon som skrivebeskyttede meldinger. Bare teammoderatorer vil kunne legge ut innlegg i rommet, og du vil forhindre at disse viktige meldingene går tapt i de pågående diskusjonene som foregår i de andre teamområdene.

Hvordan du strukturerer teamet ditt er nøkkelen til teamets suksess. Alle i teamet kan legge til mellomrom i teamet som en måte å dele kunnskapen sin på. Alle i teamet kan se de tilgjengelige teamplassene og bli med i dem på egenhånd. Hvis du vil at teamet ditt skal følge retningslinjene når de oppretter teamområder, må du sørge for å gi dem beskjed.

Modererte teamrom

Når du modererer et område i et team, kontrollerer du hvilke områder som er tilgjengelige og hvem som tilhører dem. Dette gir deg kontroll over hvem som ser innholdet i rommet. Dette er nyttig når du for eksempel er en moderator som gir sensitiv eller konfidensiell informasjon til en målrettet gruppe mennesker. Du kan blokkere denne sensitive informasjonen fra andre personer i teamet ditt som ikke har de nødvendige tillatelsene.

Når du oppretter et team, er du en Teammoderator, og du kontrollerer områdene og medlemmene i teamet ditt.

Teammoderatorer kan også tilordne seg selv som moderatorer for modererte områder i teamene sine. Teammoderatorer kan bli med i et hvilket som helst rom selv og promotere seg selv til å moderere det rommet. De kan også tildele andre rommoderatorer, som må være medlemmer av teamet.

Alle i teamet kan opprette et teamområde og kan velge å moderere området. De blir deretter moderator for det rommet. Andre teammedlemmer kan ikke bli med selv og må be moderatoren om å bli med.

Legg til flere moderatorer

Du kan også tildele andre moderatorer til teamet for å holde listen over teammedlemmer oppdatert, eller for å oppdatere teamdetaljene. Moderatorer kan sørge for at alle områdene i teamet ditt er aktive ved å arkivere områder som du ikke bruker, eller gjenopprette alle du trenger igjen. De kan også fjerne folk fra teamet som ikke jobber med det lenger.

Til slutt, når alles arbeid har gått videre til nye prosjekter, kan du arkivere teamet ditt og gjøre deg klar til å opprette ditt neste team!