פעל לפי הנחיות החברה שלך

ייתכן שלחברה שלך כבר יש קווים מנחים ספציפיים שעליך לעקוב אחריהם בעת יצירת רווחים או צוותים. לדוגמה, ניתן לצפות ממנהלים שיהיה להם שטח המוקדש לדוחות הישירים שלהם, או שלקבוצת טכנולוגיה שלמה עשוי להיות צוות שכולם יתווספו אליו באופן אוטומטי. לכן, אם אתה בעמדה ליצור מרחבים וצוותים חדשים כדי שעמיתיך לעבודה יעבדו יחד, בדוק תחילה את הנחיות החברה שלך. מכיוון שרוב האנשים יעבדו במספר חללים וצוותים בכל פעם, שמירה על הנחיות דומות מקלה על כולם.

התחילו עם רווחים

מרחב הוא המקום שבו כל הפעולות מתרחשות באפליקציית Webex. זה המקום שבו אתה שולח הודעות, משתף קבצים, מתזמן פגישות, מבצע שיחות וכן הלאה. יכולים להיות לך סוגים שונים של מרחבים: אחד עם רק אדם אחד, אחד עם הרבה אנשים, ואחד שהוא חלק מצוות גדול יותר. כשאתה שולח הודעה ישירה למישהו , אתה יוצר רווח רק בין שניכם, ואף אחד אחר לא יכול להצטרף לשיחה הזו. אם אתה צריך לתקשר עם יותר אנשים על נושא מסוים, אתה יכול ליצור מרחב שבו כולכם יכולים לעבוד יחד. אם ההיקף שלך מתרחב מהכוונה המקורית של מרחב זה, ייתכן שיהיה עליך ליצור צוות ולהעביר את המרחב לצוות .

בנה את הצוותים שלך

בדרך כלל תיצור צוותים מאחת משתי סיבות – אם יש לך מבנה תקשורת ספציפי בראש עבור פרוייקט גדול או קבוצת אנשים, או אם צמחת מתוך מרחב שיצרת. צוותים הם פשוט אוסף של מרחבים קשורים. הם נהדרים עבור קבוצה עקבית של אנשים שהולכים לעבוד על משהו במשך זמן רב. שמשהו עלול להיות מסובך ולכלול הרבה פעילויות או תת פרוייקטים שקורים בו זמנית. אתה יכול ליצור חלל אחר עבור כל חתיכה של הפאזל.

נניח שאתה מנהל צוות של כ -10 אנשים במחלקת הכספים של חברה גדולה. לאחר שהצוות שלך משתמש באפליקציה, באפשרותך ליצור צוות בשם "כספים". כאשר אתה יוצר צוות, אתה הופך למנחה שלו , וכל מי שאתה מוסיף הוא חבר צוות. הם יתווספו באופן אוטומטי ל-General של הצוות , שהוא מרחב ברירת המחדל, והיחיד שחברי הצוות שלך יתווספו אליו באופן אוטומטי.

ארגון הצוותים שלך

שקול להשתמש במרחב כללי עבור הודעות שבו באפשרותך לשתף מידע חשוב כהודעות לקריאה בלבד. רק מנהלי צוות יוכלו לפרסם בחלל, ואתה תמנע אובדן של הודעות חשובות אלה בדיונים המתמשכים המתרחשים במרחבי הצוות האחרים.

האופן שבו אתה בונה את הצוות שלך הוא המפתח להצלחת הצוות שלך. כל אחד בצוות יכול להוסיף רווחים לצוות כדרך לשתף את הידע שלו. כל אחד בצוות יכול לראות את חללי הצוות הזמינים ולהצטרף אליהם בכוחות עצמו. אם ברצונך שהצוות שלך יפעל לפי ההנחיות בעת יצירת מרחבי צוות, הקפד ליידע אותם.

מרחבי צוות מתונים

כשאתה מנחה מרחב בצוות, אתה קובע אילו מרחבים זמינים ומי שייך להם. זה נותן לך שליטה על מי שרואה את התוכן במרחב. זה שימושי, למשל, כאשר אתה מנחה המספק מידע רגיש או סודי לקבוצה ממוקדת של אנשים. באפשרותך לחסום מידע רגיש זה מאנשים אחרים בצוות שלך שאין להם את ההרשאות הנדרשות.

כאשר אתה יוצר צוות, אתה מנחהצוות, ואתה שולט ברווחים ובחברי הצוות שלך.

מנהלי צוותים יכולים גם להקצות את עצמם כמנחים לכל מרחבים מנוהלים בצוותים שלהם. מנהלי צוות יכולים להצטרף בעצמם לכל מרחב, ולקדם את עצמם כדי למתן את המרחב הזה. הם יכולים גם להקצות מנחי חלל אחרים, שחייבים להיות חברים בצוות.

כל אחד בצוות יכול ליצור מרחב צוות ויכול לבחור למתן את המרחב. לאחר מכן הם הופכים למנחים של אותו מרחב. חברי צוות אחרים אינם יכולים להצטרף בעצמם וצריכים לבקש מהמנחה להצטרף.

הוסף מנחים נוספים

באפשרותך גם להקצות מנחים אחרים לצוות כדי לעזור לשמור על עדכניות רשימת חברי הצוות, או כדי לעדכן את פרטי הצוות. מנחים יכולים לעזור לוודא שהרווחים בצוות שלך פעילים כולם על-ידי אחסון בארכיון של רווחים שאינך משתמש בהם בארכיון, או שחזור של רווחים הדרושים לך שוב. הם יכולים גם להסיר אנשים מהצוות שלא עובדים על זה יותר.

לבסוף, כאשר העבודה של כולם עברה לפרויקטים חדשים, תוכל לאחסן בארכיון את הצוות שלך ולהתכונן ליצירת הצוות הבא שלך!