Quando il proprio team inizia a lavorare nell'app Webex, si dovrebbe prendere del tempo per pensare a come strutturare al meglio i team e gli spazi. Se si adotta un approccio sistematico, sarà più semplice controllare il flusso di lavoro e supportare meglio il team. È possibile stabilire processi comuni, prendere decisioni, costruire conoscenza comune e facilitare la cultura del team.

Conformità alle linee guida della società

La società potrebbe disporre già di specifiche linee guida da seguire durante la creazione di spazi o team. Ad esempio, per i responsabili potrebbe essere previsto uno spazio dedicato ai propri referenti diretti oppure un intero gruppo tecnologia potrebbe disporre di un team a cui tutti gli utenti vengono aggiunti automaticamente. Pertanto, se si è nella posizione di poter creare nuovi spazi e team per la collaborazione dei propri colleghi, verificare in primo luogo le linee guida della società. Dal momento che la maggior parte delle persone lavorerà in più spazi e team allo stesso tempo, la conformità a simili linee guida renderà tutto più facile.

Definizione dello spazio

Lo spazio è la posizione in cui si svolgono tutte le azioni nell'app Webex. Qui è dove si inviano messaggi, si condividono file, si pianificano riunioni, si effettuano chiamate e così via. È possibile avere diversi tipi di spazi: uno con un'altra persona, uno con più persone e uno che fa parte di un team più grande. Quando si posta direttamente un messaggio a un utente , si crea uno spazio solo tra te e l'altro; nessun altro può accedere a tale conversazione. Se occorre comunicare con più persone su un argomento specifico, è possibile creare uno spazio in cui lavorare tutti insieme. Se l'ambito si espande dall'intenzione originale di tale spazio, potrebbe essere necessario creare un team e spostare lo spazio in un team .

Creazione dei team

Generalmente i team vengono creati per uno di due motivi: se si ha in mente una struttura di comunicazione specifica per un grande progetto o gruppo di persone oppure se uno spazio creato non è più sufficiente. I team sono semplicemente una raccolta di spazi correlati. Sono ideali per un gruppo coerente di persone che collaborano su qualcosa per diverso tempo. Quel qualcosa potrebbe essere complicato e coinvolgere diverse attività o sottoprogetti contemporaneamente. È possibile creare uno spazio diverso per ogni tessera del puzzle.

Si supponga di dover gestire un team di circa 10 persone nel reparto finanziario di una grande azienda. Una volta che il team utilizza l'app, è possibile creare un team denominato "Finanza". Quando si crea un team, se ne diventa il moderatore e tutte le persone aggiunto diventano membri del team. Tali utenti vengono aggiunti automaticamente allo spazio Generale del team, che è lo spazio predefinito e l'unico a cui i membri vengono aggiunti automaticamente.

Organizzazione del team

Si consiglia di utilizzare lo spazio Generale per gli annunci in cui condividere importanti informazioni come messaggi di sola lettura. Solo i moderatori dei team saranno in grado di pubblicare post nello spazio e si potrà evitare di perdere questi importanti messaggi nelle discussioni in corso negli altri spazi del team.

Il modo in cui viene strutturato il team è fondamentale per il successo del team. Chiunque nel team può aggiungere spazi al team per condividere la propria conoscenza. Tutti i membri del team possono visualizzare gli spazi del team disponibili e accedere a essi per proprio conto. Se si desidera che il team segua le linee guida quando si creano gli spazi del team, accertarsi che ne siano a conoscenza.

Modera spazi team

Quando si modera uno spazio in un team, si controllano gli spazi disponibili e chi li appartiene. Ciò consente di controllare chi visualizza il contenuto nello spazio. Ciò è utile, ad esempio, se si è un moderatore che fornisce informazioni sensibili o confidenziali a un gruppo specifico di persone. È possibile bloccare queste informazioni sensibili da altre persone nel team che non dispongono delle autorizzazioni richieste.

Quando si crea un team, si è un moderatore team e si controllano gli spazi e i membri del team.

I moderatori dei team possono anche assegnarsi come moderatori a qualsiasi spazio con moderatore nei relativi team. I moderatori dei team possono accedere a qualsiasi spazio e promuovere se stessi a moderare tale spazio. I moderatori possono anche assegnare altri moderatori dello spazio che devono essere membri del team.

Chiunque nel team può creare uno spazio del team e può scegliere di moderare lo spazio. Tali persone quindi diventano il moderatore di tale spazio. Gli altri membri del team non possono accedere autonomamente e devono chiedere al moderatore di accedere.

Aggiunta di più moderatori

È anche possibile assegnare altri moderatori al team per mantenere l'elenco dei membri del team aggiornato o per aggiornare i dettagli del team. I moderatori possono aiutare ad accertarsi che gli spazi del team siano tutti attivi mediante l'archiviazione degli spazi non in uso o il ripristino di altri nuovamente necessari. I team possono anche rimuovere dal team persone che non vi stanno più lavorando.

Infine, quando il lavoro di tutti viene spostato in nuovi progetti, è possibile archiviare il team e prepararsi a creare il prossimo team.