Postupujte podle pokynů vaší společnosti

Vaše společnost již může mít konkrétní pokyny, kterými byste se měli řídit při vytváření prostorů nebo týmů. Lze například očekávat, že manažeři budou mít prostor vyhrazený pro své přímé podřízené, nebo že v celé technologické skupině bude automaticky přidán každý. Pokud tedy můžete vytvářet nové prostory a týmy, aby vaši spolupracovníci mohli spolupracovat, nejprve se podívejte na pokyny vaší společnosti. Vzhledem k tomu, že většina lidí bude pracovat ve více prostorech a týmech najednou, dodržování podobných pokynů usnadňuje práci všem.

Začít s mezerami

Prostor je místo, kde se všechny akce odehrávají v aplikaci Webex. Je to místo, kde odesíláte zprávy, sdílíte soubory, plánujete schůzky, uskutečňujete hovory a tak dále. Můžete mít několik typů prostorů: jeden s jednou další osobou, druhý se spoustou lidí a jeden, který je součástí většího týmu. Když někomu pošlete zprávu přímo, vytváříte prostor jen mezi vámi dvěma a nikdo jiný se k této konverzaci nemůže připojit. Pokud potřebujete komunikovat s více lidmi o konkrétním tématu, můžete vytvořit prostor , kde můžete všichni spolupracovat. Pokud se váš rozsah rozšíří od původního záměru daného prostoru, možná budete muset vytvořit tým a přesunout prostor do týmu .

Sestavte své týmy

Obecně vytváříte týmy z jednoho ze dvou důvodů – pokud máte na mysli konkrétní komunikační strukturu pro velký projekt nebo skupinu lidí nebo pokud jste vyrostli z prostoru, který jste vytvořili. Týmy jsou prostě sbírkou souvisejících prostorů. Týmy jsou skvělé pro konzistentní skupinu lidí, na kterých se bude pracovat něco po dlouhou dobu. Že něco může být komplikované a zahrnuje mnoho aktivit nebo dílčích projektů, které se odehrávají současně. Pro každý kousek skládačky můžete vytvořit jiný prostor.

Řekněme, že řídíte tým asi 10 lidí v oddělení financí velké společnosti. Jakmile váš tým aplikaci používá, můžete vytvořit tým nazvaný „Finance“. Když vytvoříte tým, stanete se jeho moderátorem a každý, koho přidáte, je členem týmu. Budou automaticky přidány do služby General týmu, což je výchozí prostor, a k jedinému, do kterého se členové vašeho týmu automaticky přidají.

Organizování svých týmů

Zvažte použití obecného prostoru pro oznámení , kde můžete sdílet důležité informace ve formě zpráv pouze ke čtení. Do prostoru budou moci posílat příspěvky pouze moderátoři týmu, čímž zabráníte ztrátě těchto důležitých zpráv v probíhajících diskusích probíhajících v ostatních týmových prostorech.

Klíčem k úspěchu týmu je to, jak strukturovat svůj tým. Kdokoli v týmu může do týmu přidat prostory jako způsob sdílení svých znalostí. Každý v týmu může vidět dostupné týmové prostory a připojit se k nim samostatně. Pokud chcete, aby váš tým při vytváření týmových prostorů dodržoval pokyny, informujte je o tom.

Moderujte dění v týmových prostorech

Když moderujete prostor v týmu, řídíte, které prostory jsou k dispozici a kdo do nich patří. To vám dává kontrolu nad tím, kdo vidí obsah v prostoru. To je užitečné například v případě, že jste moderátor a poskytujete citlivé nebo důvěrné informace cílové skupině lidí. Tyto citlivé informace můžete zablokovat od jiných lidí ve vašem týmu, kteří nemají požadovaná oprávnění.

Když vytvoříte tým, jste moderátorem týmu a ovládáte prostory a členy týmu.

Moderátoři týmů mohou také sami sebe přiřadit jako moderátory libovolných moderovaných prostorů ve svých týmech. Moderátoři týmů se mohou sami připojit k libovolnému prostoru a povýšit sami sebe, aby daný prostor moderovali. Mohou také přiřadit další moderátory prostoru, kteří musí být členy týmu.

Kdokoli v týmu může vytvořit týmový prostor a může se rozhodnout prostor moderovat. Pak se stávají moderátorem tohoto prostoru. Ostatní členové týmu se nemohou sami připojit a musí o připojení požádat moderátora.

Přidat další moderátory

K týmu můžete také přiřadit další moderátory , kteří vám pomohou aktualizovat seznam členů týmu nebo aktualizovat podrobnosti o týmu. Moderátoři mohou pomoci zajistit, že prostory ve vašem týmu jsou aktivní, a to archivací prostorů , které nepoužíváte, nebo opětovným obnovením těch, které potřebujete. Mohou také z týmu odebrat lidi , kteří na něm už nepracují.

Nakonec, když se práce všech přesunula na nové projekty, můžete archivovat svůj tým a připravit se na vytvoření dalšího týmu!