Noudata yrityksesi ohjeita

Yritykselläsi saattaa jo olla erityisiä ohjeita, joita sinun tulisi noudattaa tiloja tai tiimejä luodessasi. Esimerkiksi esimiehiltä voidaan odottaa, että heillä on oma tilansa suorille alaisilleen, tai kokonaisella teknologiaryhmällä voi olla tiimi, johon kaikki lisätään automaattisesti. Joten jos olet asemassa luomaan uusia tiloja ja tiimejä työtovereidesi yhteistyöhön, tarkista ensin yrityksesi ohjeet. Koska useimmat ihmiset työskentelevät useissa tiloissa ja tiimeissä samanaikaisesti, samanlaisten ohjeiden noudattaminen helpottaa kaikkien elämää.

Aloita välilyönneillä

Tila on se paikka, jossa kaikki Webex-sovelluksen toiminta tapahtuu. Siellä lähetät viestejä, jaat tiedostoja, sovit kokouksia, soitat puheluita ja niin edelleen. Voit käyttää useita erityyppisiä välilyöntejä : yksi vain yhden muun henkilön kanssa, yksi monien ihmisten kanssa ja yksi, joka on osa suurempaa tiimiä. Kun lähetät viestin jollekulle suoraan , luot tilan vain teidän kahden välille, eikä kukaan muu voi liittyä keskusteluun. Jos sinun täytyy kommunikoida useamman ihmisen kanssa tietystä aiheesta, voit luoda tilan , jossa voitte kaikki työskennellä yhdessä. Jos laajuutesi laajenee tilan alkuperäisestä tarkoituksesta, sinun on ehkä luotava tiimi ja siirrettävä tila tiimiksi .

Rakenna tiimisi

Yleensä luot tiimejä yhdestä kahdesta syystä – jos sinulla on mielessäsi tietty viestintärakenne suurelle projektille tai ihmisryhmälle tai jos olet kasvanut ulos luomastasi tilasta. Tiimit ovat yksinkertaisesti kokoelma toisiinsa liittyviä tiloja. Ne sopivat erinomaisesti säännölliselle ihmisryhmälle, joka aikoo työskennellä jonkin asian parissa pitkään. Että jokin saattaa olla monimutkainen ja sisältää paljon samanaikaisesti tapahtuvia aktiviteetteja tai aliprojekteja. Voit luoda jokaiselle palapelin palalle oman tilan.

Oletetaan, että johdat noin 10 hengen tiimiä suuren yrityksen talousosastolla. Kun tiimisi käyttää sovellusta, voit luoda tiimin nimeltä "Talous". Kun luot tiimin, sinusta tulee sen moderaattori , ja kaikki lisäämäsi henkilöt ovat tiimin jäseniä. Heidät lisätään automaattisesti tiimin Yleinen -tilaan, joka on oletusarvoinen tila ja ainoa, johon tiimisi jäsenet lisätään automaattisesti.

Järjestä tiimisi

Harkitse Yleinen -tilan käyttämistä ilmoituksille , joissa voit jakaa tärkeitä tietoja vain luku -tilassa. Vain tiimin moderaattorit voivat julkaista viestejä tilaan, ja näin estät näiden tärkeiden viestien katoamisen muissa tiimitiloissa käynnissä olevissa keskusteluissa.

Se, miten rakennat tiimisi, on avain tiimisi menestykseen. Kuka tahansa tiimissä voi lisätä tiloja tiimiin jakaakseen tietämystään. Kaikki tiimin jäsenet voivat nähdä käytettävissä olevat tiimitilat ja liittyä niihin itsenäisesti. Jos haluat tiimisi noudattavan ohjeita tiimitiloja luodessaan, muista kertoa siitä heille.

Kohtuulliset tiimitilat

Kun moderoit tilaa tiimissä, sinä hallitset, mitkä tilat ovat käytettävissä ja ketkä niihin kuuluvat. Näin voit hallita sitä, kuka näkee tilan sisällön. Tästä on hyötyä esimerkiksi silloin, kun olet moderaattori ja annat arkaluonteisia tai luottamuksellisia tietoja kohderyhmälle. Voit estää näiden arkaluonteisten tietojen pääsyn tiimisi jäsenille, joilla ei ole tarvittavia käyttöoikeuksia.

Kun luot tiimin, olet tiimin moderaattorija hallitset tiimisi tiloja ja jäseniä.

Tiimin moderaattorit voivat myös nimetä itsensä moderaattoreiksi mihin tahansa tiiminsä moderoituihin tiloihin. Tiimin moderaattorit voivat liittyä mihin tahansa tilaan ja ylentää itsensä tilan moderaattoriksi. He voivat myös nimetä muita tilan moderaattoreita, joiden on oltava tiimin jäseniä.

Kuka tahansa tiimissä voi luoda tiimitilan ja toimia tilan moderoijana. Heistä tulee sitten kyseisen tilan moderaattoreita. Muut tiimin jäsenet eivät voi liittyä itse, vaan heidän on pyydettävä moderaattoria liittymään.

Lisää moderaattoreita

Voit myös nimetä tiimiin muita moderaattoreita pitämään tiimin jäsenluettelon ajan tasalla tai päivittämään tiimin tietoja. Moderaattorit voivat auttaa varmistamaan, että tiimisi tilat ovat aktiivisia arkistoimalla tiloja , joita et käytä, tai palauttamalla ne, joita tarvitset uudelleen. He voivat myös poistaa tiimistä ihmisiä, jotka eivät enää työskentele sen parissa.

Lopuksi, kun kaikkien työt ovat siirtyneet uusiin projekteihin, voit arkistoida tiimisi ja valmistautua luomaan seuraavan tiimisi!