Når dit team begynder at arbejde i Cisco Spark, er det en god ide at bruge lidt tid på at overveje, hvordan du strukturerer dine teams og rum bedst muligt. Hvis du bruger en systematisk tilgang, vil det sandsynligvis være lettere for dig at kontrollere din arbejdsgang og støtte dit team bedre. Du kan oprette almindelige processer, træffe beslutninger, opbygge fælles viden og fremme dit teams kultur.

Følg din virksomheds retningslinjer

Din virksomhed har muligvis allerede specifikke retningslinjer, som du skal følge ved oprettelse af rum eller teams. For eksempel kan ledere forventes at have et rum, der er dedikeret til deres direkte rapporter, eller en hel teknologigruppe kan have et team, som alle bliver føjet til automatisk. Så hvis du kan oprette nye rum og teams til dine kollegaer, hvor de kan arbejde sammen, skal du først tjekke din virksomheds retningslinjer. Da de fleste vil arbejde i flere rum og teams på samme tid, vil det være nemmere for alle, hvis de følger de samme retningslinjer.

Start med rum

Et rum er dér, hvor det hele finder sted i Cisco Spark. Det er dér, du kan sende meddelelser, dele filer, planlægge møder, foretage opkald og meget mere. Du kan have flere typer rum: én med kun én anden person, én med masser af mennesker, og én, der er en del af et større team. Når du sender en meddelelse direkte til nogen, opretter du et rum kun til jer to, og ingen andre vil kunne deltage i samtalen. Hvis du har brug at kommunikere med flere personer om et bestemt emne, kan du oprette et rum, hvor I alle kan arbejde sammen. Hvis rummets oprindelige rækkevidde bliver udvidet, skal du muligvis oprette et team og flytte rummet til et team.

Opbyg dine teams

Du vil generelt oprette teams af én af to grunde – hvis du har en bestemt kommunikationsstruktur i tankerne til et stort projekt eller en gruppe af personer, eller hvis der mangler plads i et rum, du har oprettet. Teams er blot en samling af relaterede rum. De er gode til en fast gruppe af personer, der vil arbejde på noget i lang tid. Det kan for eksempel være noget, der er kompliceret og indebærer mange aktiviteter eller underprojekter, som finder sted på samme tid. Du kan oprette forskellige rum til hver enkelt brik i puslespillet.

Lad os antage, at du leder et team på ca. 10 personer i en stor virksomheds økonomiafdeling. Når dit team bruger app'en, kan du oprette et team, der hedder "Økonomi". Når du opretter et team, bliver du teamets moderator, og alle, du tilføjer, bliver et teammedlem. De bliver automatisk føjet til Generelt, som er teamets standardrum og det eneste rum, som dine teammedlemmer automatisk føjes til.

Organiser dine teams

Overvej at bruge Generelt-rummet til bekendtgørelser, hvor du kan dele vigtige oplysninger som skrivebeskyttede meddelelser. Det er kun teammoderatorer, der kan lave opslag i det rum, og sådan undgår du, at disse vigtige meddelelser bliver overset i de igangværende diskussioner, der finder sted i de andre teamrum.

Struktureringen af dit team er nøglen til dit teams succes. Enhver person i teamet kan tilføje rum til teamet og på den måde dele deres viden. Alle i teamet kan se de tilgængelige teamrum og deltage i dem på egen hånd. Hvis du ønsker, at dit team følger retningslinjerne, når de opretter teamrum, skal du sørge for at informere dem.

Moderér teamrum

Når du modererer et rum i et team, styrer du, hvilke rum der er tilgængelige, og hvem der tilhører dem. Dette giver dig kontrol over, hvem der ser indholdet i rummet. Dette er f.eks. nyttigt, når du er moderator, der giver følsomme eller fortrolige oplysninger til en målgruppe. Du kan blokere disse følsomme oplysninger fra andre personer i dit team, der ikke har de nødvendige tilladelser.

Når du opretter et team, er du teammoderator, og du kontrollerer rum og medlemmer af dit team.

Teammoderatorer kan også tildele sig selv som moderatorer til alle modererede rum i deres teams. Teammoderatorer kan selv deltage i ethvert rum og promovere sig selv til at moderere dette rum. De kan også tildele andre rummoderatorer, som skal være medlemmer af teamet.

Alle på teamet kan oprette et teamrum og vælge at moderere rummet. Derefter bliver de moderator for det rum. Andre teammedlemmer kan ikke selv deltage og skal bede moderatoren om at deltage.

Tilføj flere moderatorer

Det kan være, du også vil finde det nyttigt at tilføje andre moderatorer til teamet, som kan hjælpe med at holde listen med teammedlemmer opdateret eller opdatere oplysninger om teamet. Moderatorer kan hjælpe til med at sikre, at alle rum i dit team er aktive ved at arkivere rum, som I ikke bruger, eller gendanne rum, som I skal bruge igen. De kan også fjerne personer, der ikke længere arbejder i teamet.

Når alle personers arbejde er afsluttet, og de er i gang med nye projekter, kan du arkivere dit team og gøre dig klar til at oprette dit næste team!