Dodržiavajte pokyny svojej spoločnosti

Vaša spoločnosť už možno má konkrétne pokyny, ktoré by ste mali dodržiavať pri vytváraní priestorov alebo tímov. Napríklad sa od manažérov môže očakávať, že budú mať priestor vyhradený pre svojich priamych podriadených, alebo celá technologická skupina môže mať tím, do ktorého sa každý automaticky pridá. Ak teda môžete vytvoriť nové priestory a tímy pre spoluprácu svojich kolegov, najskôr si overte pokyny vašej spoločnosti. Keďže väčšina ľudí bude pracovať vo viacerých priestoroch a tímoch súčasne, dodržiavanie podobných pokynov to uľahčí všetkým.

Začnite s priestormi

Priestor je miesto, kde sa v aplikácii Webex odohráva všetka akcia. Je to miesto, kde posielate správy, zdieľate súbory, plánujete stretnutia, telefonujete atď. Môžete mať niekoľko typov medzier : jeden len s jednou ďalšou osobou, jeden s mnohými ľuďmi a jeden, ktorý je súčasťou väčšieho tímu. Keď niekomu priamo pošlete správu , vytvoríte priestor len medzi vami dvoma a nikto iný sa do tejto konverzácie nemôže pripojiť. Ak potrebujete komunikovať s viacerými ľuďmi o konkrétnej téme, môžete vytvoriť priestor , kde môžete všetci spolupracovať. Ak sa váš rozsah rozšíri oproti pôvodnému zámeru daného priestoru, možno budete musieť vytvoriť tím a presunúť priestor do tímu .

Budujte svoje tímy

Tímy zvyčajne vytvárate z jedného z dvoch dôvodov – ak máte na mysli špecifickú komunikačnú štruktúru pre veľký projekt alebo skupinu ľudí, alebo ak ste vyrástli z priestoru, ktorý ste si vytvorili. Tímy sú jednoducho súborom súvisiacich priestorov. Sú skvelé pre stálu skupinu ľudí, ktorí budú na niečom pracovať dlhší čas. Že niečo môže byť komplikované a zahŕňať veľa aktivít alebo čiastkových projektov, ktoré sa dejú súčasne. Pre každý dielik skladačky môžete vytvoriť iný priestor.

Povedzme, že riadite tím približne 10 ľudí vo finančnom oddelení veľkej spoločnosti. Keď váš tím začne používať aplikáciu, môžete vytvoriť tím s názvom „Financie“. Keď vytvoríte tím, stanete sa jeho moderátorom a každý, koho pridáte, je členom tímu. Budú automaticky pridaní do tímovej sekcie Všeobecné , čo je predvolený priestor a jediný, do ktorého sa členovia vášho tímu automaticky pridajú.

Zorganizujte si tímy

Zvážte použitie priestoru Všeobecné pre oznámenia , kde môžete zdieľať dôležité informácie ako správy iba na čítanie. Do priestoru budú môcť prispievať iba moderátori tímu a vy zabránite strate týchto dôležitých správ v prebiehajúcich diskusiách v ostatných tímových priestoroch.

Spôsob, akým štruktúrujete svoj tím, je kľúčom k jeho úspechu. Ktokoľvek v tíme môže pridať do tímu medzery ako spôsob zdieľania svojich vedomostí. Každý člen tímu si môže pozrieť dostupné tímové priestory a pripojiť sa k nim . Ak chcete, aby váš tím pri vytváraní tímových priestorov dodržiaval pokyny, nezabudnite ho o tom informovať.

Moderovanie tímových priestorov

Keď moderujete priestor v tíme, kontrolujete, ktoré priestory sú k dispozícii a kto do nich patrí. Vďaka tomu máte kontrolu nad tým, kto vidí obsah v priestore. Toto je užitočné napríklad, keď ste moderátor a poskytujete citlivé alebo dôverné informácie cieľovej skupine ľudí. Tieto citlivé informácie môžete zablokovať pred ostatnými ľuďmi vo vašom tíme, ktorí nemajú požadované povolenia.

Keď vytvoríte tím, stanete sa moderátorom tímua máte kontrolu nad priestormi a členmi svojho tímu.

Moderátori tímov sa tiež môžu sami priradiť ako moderátori do akýchkoľvek moderovaných priestorov vo svojich tímoch. Moderátori tímov sa môžu sami pripojiť k akémukoľvek priestoru a povýšiť sa na moderovanie daného priestoru. Môžu tiež priradiť ďalších moderátorov priestoru, ktorí musia byť členmi tímu.

Ktokoľvek v tíme môže vytvoriť tímový priestor a môže sa rozhodnúť, že ho bude moderovať. Potom sa stanú moderátormi daného priestoru. Ostatní členovia tímu sa nemôžu pripojiť sami a musia o pripojenie požiadať moderátora.

Pridať ďalších moderátorov

Môžete tiež priradiť tímu ďalších moderátorov , aby ste udržali zoznam členov tímu aktuálny alebo aby ste aktualizovali podrobnosti o tíme. Moderátori vám môžu pomôcť zabezpečiť, aby boli všetky priestory vo vašom tíme aktívne, a to archiváciou priestorov , ktoré nepoužívate, alebo obnovením tých, ktoré znova potrebujete. Môžu tiež odstrániť z tímu ľudí , ktorí na tom už nepracujú.

Nakoniec, keď sa práca všetkých presunie na nové projekty, môžete archivovať svoj tím a pripraviť sa na vytvorenie ďalšieho tímu!