Upoštevajte smernice svojega podjetja

Vaše podjetje morda že ima posebne smernice, ki jih morate upoštevati pri ustvarjanju prostorov ali ekip. Na primer, od menedžerjev se lahko pričakuje, da bodo imeli prostor, namenjen njihovim neposrednim podrejenim, ali pa ima lahko celotna tehnološka skupina ekipo, v katero so vsi samodejno dodani. Če torej lahko ustvarite nove prostore in ekipe za sodelovanje sodelavcev, najprej preverite smernice svojega podjetja. Ker bo večina ljudi delala v več prostorih in ekipah hkrati, bo sledenje podobnim smernicam olajšalo delo vsem.

Začnite s prostori

Prostor je prostor, kjer se v aplikaciji Webex odvija vse dogajanje. Tukaj pošiljate sporočila, delite datoteke, načrtujete sestanke, opravljate klice in tako naprej. Lahko imate več vrst presledkov : enega samo z eno drugo osebo, enega z veliko ljudmi in enega, ki je del večje ekipe. Ko nekomu pošlješ neposredno sporočilo , ustvariš prostor samo med vama in nihče drug se ne more pridružiti temu pogovoru. Če morate o določeni temi komunicirati z več ljudmi, lahko ustvarite prostor , kjer lahko vsi sodelujete. Če se vaš obseg razširi od prvotnega namena tega prostora, boste morda morali ustvariti ekipo in premakniti prostor v ekipo .

Zgradite svoje ekipe

Ekipe boste običajno ustvarili iz enega od dveh razlogov – če imate v mislih specifično komunikacijsko strukturo za velik projekt ali skupino ljudi ali če ste prerasli prostor, ki ste ga ustvarili. Ekipe so preprosto zbirka povezanih prostorov. Odlični so za dosledno skupino ljudi, ki bodo na nečem delali dlje časa. Da je nekaj lahko zapleteno in vključuje veliko dejavnosti ali podprojektov, ki se dogajajo hkrati. Za vsak del sestavljanke lahko ustvarite drugačen prostor.

Recimo, da vodite ekipo približno 10 ljudi v finančnem oddelku velikega podjetja. Ko vaša ekipa uporablja aplikacijo, lahko ustvarite ekipo z imenom »Finance«. Ko ustvarite ekipo, postanete njen moderator in vsi, ki jih dodate, so člani ekipe. Samodejno bodo dodani v ekipo Splošno , ki je privzeti prostor in edini, kamor se člani vaše ekipe samodejno dodajo.

Organizirajte svoje ekipe

Razmislite o uporabi prostora Splošno za obvestila , kjer lahko pomembne informacije delite kot sporočila samo za branje. V prostoru bodo lahko objavljali samo moderatorji ekipe, s čimer boste preprečili, da bi ta pomembna sporočila izgubili v tekočih razpravah, ki potekajo v drugih prostorih ekipe.

Način, kako strukturirate svojo ekipo, je ključ do njenega uspeha. Vsakdo v ekipi lahko doda presledke v ekipo kot način deljenja svojega znanja. Vsi v ekipi si lahko ogledajo razpoložljive prostore za ekipo in se jim pridružijo . Če želite, da vaša ekipa pri ustvarjanju timskih prostorov upošteva smernice, jih o tem obvezno obvestite.

Moderiranje ekipnih prostorov

Ko moderirate prostor v ekipi, nadzorujete, kateri prostori so na voljo in kdo jim pripada. To vam daje nadzor nad tem, kdo vidi vsebino v prostoru. To je na primer uporabno, kadar ste moderator, ki posreduje občutljive ali zaupne informacije ciljni skupini ljudi. Te občutljive podatke lahko blokirate pred drugimi člani vaše ekipe, ki nimajo potrebnih dovoljenj.

Ko ustvarite ekipo, ste Moderator ekipein nadzorujete prostore in člane svoje ekipe.

Moderatorji ekip se lahko tudi sami dodelijo kot moderatorji katerim koli moderiranim prostorom v svojih ekipah. Moderatorji ekip se lahko sami pridružijo kateremu koli prostoru in se promovirajo za moderatorje tega prostora. Lahko pa določijo tudi druge moderatorje prostora, ki morajo biti člani ekipe.

Vsakdo v ekipi lahko ustvari ekipni prostor in se odloči, da ga bo moderiral. Nato postanejo moderator tega prostora. Drugi člani ekipe se ne morejo pridružiti sami in morajo za pridružitev prositi moderatorja.

Dodaj več moderatorjev

Ekipi lahko dodelite tudi druge moderatorje, da bo seznam članov ekipe posodobljen ali da bodo posodobljeni podatki o ekipi. Moderatorji lahko pomagajo zagotoviti, da so vsi prostori v vaši ekipi aktivni, tako da arhivirajo prostore , ki jih ne uporabljate, ali obnovijo tiste, ki jih ponovno potrebujete. Prav tako lahko odstranijo ljudi iz ekipe , ki na tem ne delajo več.

Končno, ko se delo vseh premakne na nove projekte, lahko arhivirate svojo ekipo in se pripravite na ustvarjanje naslednje ekipe!