scheduling a meeting

Si no tiene un servicio de calendario configurado, cuando planifica, modifica o cancela una reunión, Webex envía automáticamente a todos un nuevo correo electrónico para que estén al día. Cuando modifica o cancela la reunión, Webex envía automáticamente a todos un nuevo correo electrónico con los detalles actualizados. Cuando llega el momento, Webex envía correos electrónicos de recordatorio.

Si tiene el Servicio de calendario híbrido, al planificar una reunión, Webex ya no envía correos electrónicos, sino que crea un nuevo evento en el calendario. Los invitados reciben una invitación. Cuando modifica la reunión, los invitados reciben una invitación actualizada. Cuando cancela la reunión, su calendario elimina la reunión. Además, los organizadores y los invitados reciben un mensaje de recordatorio emergente antes de la reunión.

Planificar su reunión

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Inicie sesión en User Hub, haga clic en la ficha Meetings (Reuniones), luego, haga clic en el menú desplegable Schedule (Planificar) y seleccione Schedule a meeting (Planificar una reunión).

  1. Si tiene alguna plantilla de reunión guardada, puede seleccionar una en el menú desplegable Plantillas de reunión.

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Agregue la información estándar de la reunión:

  • Tema: elija un tema que las personas puedan reconocer y entusiasmarse.
  • Fecha y hora —Indique cuándo tiene lugar la reunión. Si está invitando a personas de diferentes zonas horarias, haga clic en Planificador para encontrar una hora que funcione mejor para todos.

    También puede configurar la reunión para que se repita diariamente, semanalmente o mensualmente; para ello, marque Recurrencia.

  • Descripción: agregue cualquier contexto o detalles que desee que tengan los asistentes sobre la próxima reunión.
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En Invitados, introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas que desea invitar a la reunión.

Si el invitado tiene el Servicio de calendario híbrido, aparece un icono junto a su nombre que muestra si está disponible para la hora de reunión que eligió. Si tienen una cuenta en este sitio, puede seleccionar el icono para convertirlos en coorganizador.

  1. Si tiene el Servicio de calendario híbrido, la hora de la reunión aparece en el calendario de la página de planificación. Arrastre la reunión a otra hora o pase el cursor sobre el borde de la reunión y arrástrela hacia arriba o hacia abajo para ajustar la duración de la reunión.


     
    El calendario solo muestra la disponibilidad para los asistentes que tienen el Servicio de calendario híbrido.
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Elija una de las opciones avanzadas disponibles:

  • Tipo de reunión —Los tipos de reuniones son conjuntos predeterminados o personalizados de funciones de reuniones disponibles para su sitio. Su cuenta puede tener uno o más tipos de reuniones asociados.
  • Opciones de seguridad: elija cómo proteger su reunión. Establezca una contraseña para la reunión y elija las opciones Excluir contraseña de la invitación por correo electrónico, Reglas para entrar, Bloqueo automático, Marcado de agua de audio y Marcas de agua visuales.
  • Opciones de audio: seleccione cómo conectarse al audio de la reunión, elija lo que las personas de la reunión escuchan cuando alguien entra o sale, y elija las opciones para silenciar y cancelar el silencio.
  • Opciones de planificación: elija opciones de planificación más avanzadas, como la elección de coorganizadores, sistemas de vídeo, grabación automática, adición de sesiones de subgrupo, inscripción, interpretación, lenguaje de señas, opciones de reunión y privilegios de los asistentes.
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Haga clic en Atrás y seleccione Planificar.

Editar una reunión planificada

Después de planificar su reunión, puede volver y editar los detalles si olvidó incluir algo o desea cambiar la configuración específica. No puede editar una reunión después de iniciarla.

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Inicie sesión en User Hub.

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Haga clic en la ficha Reuniones y seleccione la reunión que desea editar en la lista Próximas.

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Haga clic en Editar y actualice los detalles de la reunión.


 

Solo puede editar las reuniones planificadas desde Microsoft Outlook y la Aplicación de Webex desde la plataforma correspondiente. El icono de edición no aparece para estas reuniones.

Si agrega asistentes a la reunión, no elimine los asistentes originales de la lista, ya que es posible que reciban correos electrónicos de cancelación.

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Haga clic en Guardar y, a continuación, elija a quién desea enviar la información actualizada de la reunión.