планирование совещания

Если у вас не настроена служба календаря, то при планировании, изменении или отмене совещания Webex автоматически отправляет всем участникам новое электронное письмо, чтобы они оставались в курсе событий. При изменении или отмене совещания Webex автоматически отправляет всем участникам новое электронное письмо с обновленными данными. Когда придет время, Webex отправит электронные письма с напоминаниями.

Если у вас есть Гибридная служба календаря, то при планировании совещания Webex больше не отправляет электронные письма, а создает новое событие в календаре. Приглашенные получают приглашение. При изменении встречи приглашенные получат обновленное приглашение. Когда вы отменяете встречу, она удаляется из вашего календаря. Кроме того, организаторы и приглашенные получат всплывающее напоминание перед встречей.

Планирование совещания

1

Войдите в User Hub, нажмите вкладку Meetings, затем нажмите раскрывающееся меню Schedule и выберите Schedule a meeting.

  1. Если у вас есть сохраненные шаблоны встреч, вы можете выбрать один из раскрывающегося меню Шаблоны встреч.

2

Добавьте стандартную информацию о встрече:

  • Тема— Выберите тему, которая будет понятна и интересна людям.
  • В разделе Уровень классификации встречвыберите раскрывающееся меню, чтобы просмотреть доступные метки классификации. Эти метки помогают гарантировать, что информация передается надлежащим образом и соответствует стандартам безопасности вашей организации.

    При включении классификаций система автоматически создает общедоступную классификацию и устанавливает ее по умолчанию. Вы можете переименовать публичную классификацию, но не можете ее удалить.

    Как организатор встречи, вы можете изменить классификацию в любое время до начала встречи. Классификацию нельзя изменить после начала встречи и после ее окончания.

  • Дата и время— Укажите, когда состоится встреча. Если вы приглашаете людей из разных часовых поясов, нажмите Планировщик, чтобы найти время, которое лучше всего подойдет всем.

    Вы также можете настроить повторение встречи ежедневно, еженедельно или ежемесячно, установив флажок Повторение.

  • Описание— Добавьте любой контекст или подробности, которые вы хотите донести до участников предстоящей встречи.
3

В разделе Приглашенныевведите адреса электронной почты людей, которых вы хотите пригласить на встречу.

Если у приглашенного есть служба гибридного календаря, рядом с его именем появится значок, показывающий, доступен ли он для выбранного вами времени встречи. Если у них есть учетная запись на этом сайте, вы можете нажать на значок, чтобы сделать их соорганизаторами.

  1. Если у вас подключена служба гибридного календаря, время вашей встречи появится в календаре на странице планирования. Перетащите встречу на другое время или наведите курсор на край встречи и перетащите его вверх или вниз, чтобы изменить продолжительность встречи.

    Календарь показывает доступность только для участников, у которых есть услуга гибридного календаря.
4

Выберите из доступных дополнительных опций:

  • Тип встречи— Типы встреч — это стандартные или настраиваемые наборы функций встречи, доступные для вашего сайта. С учетной записью можно связать один или несколько типов совещаний.
  • Параметры безопасности— Выберите способ защиты вашей встречи. Установите пароль для встречи и выберите параметры для Исключить пароль из приглашения по электронной почте, Правила присоединения, Автоматическая блокировка, Водяные знаки для звукаи Визуальные водяные знаки.
  • Параметры звука— выберите способ подключения к аудиоконференции, выберите, что будут слышать участники конференции, когда кто-то присоединяется или покидает ее, а также выберите параметры отключения и включения звука.
  • Параметры расписания— выберите более расширенные параметры планирования, такие как выбор соорганизаторов, видеосистем, автоматическая запись, добавление секционных заседаний, регистрация, перевод, язык жестов, параметры встречи и привилегии участников.
5

Нажмите Назад, затем выберите Расписание.

Редактирование запланированного совещания

Запланировав встречу, вы можете вернуться и отредактировать данные, если вы забыли что-то включить или хотите изменить определенные настройки. После начала встречи ее нельзя редактировать.

1

Войдите в User Hub.

2

Нажмите вкладку Встречи и выберите встречу, которую вы хотите отредактировать, из списка Предстоящие.

3

Нажмите Редактировать Кнопка "Редактировать", затем обновите сведения о встрече.

Редактировать совещания, запланированные из Microsoft Outlook, Webex App, можно только с соответствующей платформы. Значок редактирования не отображается для этих встреч.

Если вы добавляете участников встречи, не удаляйте первоначальных участников из списка, так как они могут получить электронные письма об отмене.

4

Нажмите Сохранить, затем выберите, кому вы хотите отправить обновленную информацию о встрече.

Отменить запланированную встречу

Запланировав встречу, вы можете отменить ее в любое время до ее начала.

1

Войдите в User Hub.

2

Нажмите вкладку Встречи и выберите встречу, которую вы хотите отменить, из списка Предстоящие.

3

Нажмите Отменить встречу Кнопка «Удалить» представлена значком корзины.и при появлении запроса нажмите Да.

Это отменяет встречу и уведомляет всех участников. Это действие не может быть отменено.