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Programmez des réunions avec des options adaptées à vos besoins. Programmez des réunions rapidement ou organisez une série de réunions avec des options avancées pour votre équipe.
Si vous n’avez pas configuré de service de calendrier, lorsque vous programmez, modifiez ou annulez une réunion, Webex envoie automatiquement un nouveau courrier électronique à tous les participants afin qu’ils restent à jour. Lorsque vous modifiez ou annulez la réunion, Webex envoie automatiquement à tout le monde un nouveau courrier électronique contenant les informations mises à jour. Le moment venu, Webex envoie des courriers électroniques de rappel.
Si vous avez le Service de calendrier hybride, lorsque vous programmez une réunion, Webex n'envoie plus de courriers électroniques, mais crée un nouvel événement dans le calendrier. Les invités reçoivent une invitation. Lorsque vous modifiez la réunion, les invités reçoivent une invitation mise à jour. Lorsque vous annulez la réunion, votre calendrier supprime la réunion. De plus, les organisateurs et les invités reçoivent un message contextuel de rappel avant la réunion.
Programmez votre réunion
1 | Connectez-vous à User Hub, cliquez sur l’onglet Réunions, puis cliquez sur le menu déroulant Programmer et sélectionnez Programmer une réunion. |
2 | Ajoutez les informations standard sur la réunion :
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3 | Sous Invités, saisissez les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion. Si les invités ont le service de calendrier hybride, une icône s'affiche à côté de leur nom qui indique s'ils sont disponibles pour l'heure de réunion que vous avez choisie. S’ils ont un compte sur ce site, vous pouvez sélectionner l’icône pour leur donner le rôle de coorganisateur.
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4 | Choisissez parmi les options avancées disponibles :
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5 | Cliquez sur Retour, puis sélectionnez Programmer. |
Modifier une réunion programmée
Après avoir programmé votre réunion, vous pouvez revenir en arrière et modifier les détails si vous avez oublié d’inclure quelque chose ou si vous souhaitez modifier des paramètres spécifiques. Vous ne pouvez pas modifier une réunion après l’avoir démarrée.
1 | Connectez-vous à User Hub. | ||
2 | Cliquez sur l'onglet Réunions et sélectionnez la réunion que vous souhaitez modifier dans la liste À venir. | ||
3 | Cliquez sur Edit, puis modifiez les détails de la réunion.
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4 | Cliquez sur Enregistrer, puis choisissez à qui vous souhaitez envoyer les informations mises à jour de la réunion. |