Pianifica e partecipa alle riunioni con Webex Scheduler per Microsoft Outlook

Aggiungere il componente aggiuntivo Webex Scheduler da Microsoft AppSource

Se dispone di un account Microsoft 365 e il suo amministratore non ha installato il componente aggiuntivo Webex Scheduler, può installare l'app da solo.

1	Vai a Microsoft AppSource.
2	Cerca il componente aggiuntivo `Webex Scheduler`.
3	Seleziona Scarichi ora e segua le istruzioni sullo schermo. Dopo aver aggiunto l'app, segua le istruzioni in Impostare il suo sito Webex in Outlook.

Imposta il suo sito Webex in Outlook

Prima di poter programmare una riunione utilizzando Webex Scheduler, deve specificare il sito Webex da utilizzare con il suo account.

1	Se utilizza Outlook per desktop, nel Cisco Webexgruppo sulla barra multifunzione, seleziona Aggiungi Webex Meeting. Se sta usando Outlook sul web, selezioni Nuovo evento > Cisco Webex Pianificazione > Aggiungi Webex Meeting. Per visualizzare questa opzione, Lei o il suo amministratore deve aver aggiunto il componente aggiuntivo Webex Scheduler e l'amministratore del suo sito Webex deve aver configurato Webex Scheduler per Microsoft 365. Viene visualizzata la schermata di benvenuto.
2	Seleziona Inizia.
3	Seleziona o inserisci l'URL del sito Webex che desidera utilizzare, nel formato `azienda`, quindi seleziona Avanti. Se vede un messaggio che Webex Preferences desidera visualizzare in una nuova finestra, selezioni Consenti.
4	La schermata di accesso si apre in una nuova finestra del browser. Inserisca il suo indirizzo email Microsoft 365, quindi selezioni Avanti.
5	Inserisca la sua password Microsoft 365, quindi selezioni Accedi. Se vede un messaggio Stay connesso? messaggio, selezioni Sì per ridurre il numero di volte che deve accedere.

Pianifica una riunione da Outlook

Dopo aver impostato il suo sito Webex, può aggiungere una riunione Webex a qualsiasi appuntamento creato in Outlook.

1	Crei un appuntamento in Outlook.
2	Inserire il nome dell'appuntamento, il livello di classificazione delle riunioni, il luogo e gli orari di inizio e fine.
3	Se desidera che l'appuntamento si ripeta, effettui una delle seguenti operazioni: Nell'app desktop, selezioni Ricorrenza nella barra multifunzione, quindi selezioni la frequenza con cui desidera che questo appuntamento si ripeta e quando finisca. Nell'app web, faccia clic sull'elenco a discesa nel campo Ripeti e selezioni la frequenza con cui desidera che la riunione si ripeta e quando finisca.
4	Per invitare altri, effettui una delle seguenti operazioni: Nell'app desktop, seleziona Invita partecipanti e digita uno o più indirizzi email nella casella Obbligatorio. Nell'app web, digiti uno o più indirizzi email nel campo Invita partecipanti.
5	Se utilizza Outlook per desktop, nel Cisco Webexgruppo sulla barra multifunzione di Outlook, seleziona Aggiungi Webex Meeting. Se utilizza Outlook sul Web, selezioni lo Cisco Webex Scheduler e dall'elenco a discesa selezioni Aggiungi Webex Meeting. Dopo alcuni istanti, un link alla riunione viene aggiunto al campo del luogo e i dettagli della riunione vengono aggiunti al corpo dell'appuntamento. Se riscontra un errore dopo aver provato ad aggiungere una riunioneWebex Meetings, può vedere i dettagli dell'errore sopra il corpo dell'appuntamento.
6	(Facoltativo) Modifica le opzioni della riunione, ad esempio aggiungere un organizzatore o un coorganizzatore alternativo. Può anche impostare il tono di entrata e uscita, cambiare la password della riunione o aggiungere un codice di tracciamento. Se utilizza Outlook per desktop, nel Cisco Webexgruppo sulla barra multifunzione di Outlook, seleziona Preferenze Webex. Dal livello di classificazione di Meetings, selezioni il menu a discesa per visualizzare le etichette di classificazione disponibili. Queste etichette aiutano a garantire che le informazioni siano condivise in modo appropriato e in linea con gli standard di sicurezza della sua organizzazione. Quando attiva le classificazioni, il sistema crea automaticamente una classificazione pubblica e la imposta come predefinita. Può rinominare la classificazione pubblica, ma non può eliminarla. In qualità di organizzatore della riunione, può modificare la classificazione in qualsiasi momento prima dell' inizio della riunione, la classificazione non può essere modificata una volta iniziata la riunione e quando la riunione è terminata. Se utilizza Outlook sul Web, selezioni Cisco Webex Scheduler > Preferenze Webex. Seleziona Aggiorna riunione quando ha finito di modificare le opzioni della riunione.
7	Seleziona Invia. L'appuntamento mostra i dettagli della riunione, incluso un link per partecipare alla riunione. Può copiare il link e condividerlo con altri.

Cosa fare dopo

A seconda delle impostazioni del suo sito, potrebbe essere in grado di integrare il suo calendario Microsoft 365 con il suo sito Webex. Potrebbe accedere alle riunioni Webex programmate in Microsoft 365 da Meetings.

Avviare o partecipare a una riunione

È comodo avviare o partecipare a una riunione pianificata utilizzando Webex Scheduler in. Microsoft Outlook

Per avviare o partecipare a una riunione, effettui una delle seguenti operazioni:

Seleziona il link nell'invito del calendario in Outlook.
Partecipa da un sistema video o da un'applicazione componendo l'indirizzo del video nell'invito del calendario.
Si iscriva telefonicamente componendo il numero nell'invito del calendario.
Seleziona Partecipa sul suo dispositivo video registrato nel cloud. Il pulsante Partecipa viene visualizzato 5 minuti prima dell'inizio della riunione.

Modificare una riunione

Dopo aver programmato una riunione, usi Outlook per modificarla in qualsiasi momento. Modificare i partecipanti e le informazioni sulla riunione, come la data e l'ora, o modificare le opzioni della riunione, come il tipo o il modello di riunione.

Quando modifica una riunione programmata, viene inviato un invito e-mail aggiornato ai partecipanti e le informazioni sulla riunione sul suo sito Webex vengono aggiornate.

1	Nel suo calendario di Outlook, modifichi la riunione programmata.
2	Modificare una delle seguenti opzioni: Per aggiungere partecipanti, seleziona Obbligatorio. Modificare l'oggetto, il luogo, la data, l'ora o la ricorrenza. I dettagli della riunione Webex sono simili ai seguenti:
3	Modificare le opzioni per le riunioni Webex. Se utilizza Outlook per desktop, nel Cisco Webexgruppo sulla barra multifunzione di Outlook, seleziona Preferenze Webex. Se utilizza Outlook sul Web, selezioni Cisco Webex Scheduler > Preferenze Webex.
4	Seleziona Aggiorna quando ha finito di modificare le opzioni della riunione, quindi seleziona Invia aggiornamento. Se sta usando Outlook perMicrosoft Exchange, non è necessario selezionare Aggiorna. Le sue riunioni si aggiornano automaticamente quando modifica i dettagli della riunione.

Rimuovere una riunione

Rimuovere le riunioni Webex dagli appuntamenti di Outlook che non ne hanno più bisogno o se desidera modificare il tipo di riunione Webex.

Nel suo calendario di Outlook, apra un appuntamento che contiene una riunione Webex.

Aprire le preferenze Webex:

Se utilizza Outlook per desktop, nel Cisco Webexgruppo sulla barra multifunzione di Outlook, seleziona Preferenze Webex.
Se sta usando Outlook per il web, selezioni Cisco Webex Scheduler > Preferenze Webex.

Seleziona Rimuovi o Rimuovi riunione.

Modificare il tipo di riunione predefinito

Può modificare il tipo predefinito di riunione Webex da utilizzare quando aggiunge una riunione a un appuntamento in Outlook:

Genera un link una tantum alla riunione: ogni riunione ha un link e un indirizzo video univoci.
Usa il link della mia sala personale: tutte le riunioni utilizzano il suo link alla sala personale come link alla riunione e l'indirizzo video della sua sala personale come indirizzo video.

1	Se utilizza Outlook per desktop, nel Cisco Webexgruppo sulla barra multifunzione di Outlook, seleziona Preferenze Webex. Se sta usando Outlook sul web, selezioni Nuovo evento > Cisco Webex Pianificazione > Preferenze Webex.
2	Seleziona il tipo di riunione predefinito in Webex Meeting Link e seleziona Salva. La modifica si applica a tutte le future riunioni Webex che Lei aggiungerà agli appuntamenti.

Cambia il sito Webex che utilizza in Outlook

Se è presente più di un sito Webex che utilizza per le riunioni, può specificare quale sito preferisce utilizzare quando aggiunge una riunione Webex a un appuntamento in Outlook.

1	Se utilizza Outlook per desktop, nel Cisco Webexgruppo sulla barra multifunzione di Outlook, seleziona Preferenze Webex. Se sta usando Outlook sul web, selezioni Nuovo evento > Cisco Webex Pianificazione > Preferenze Webex.
2	Seleziona Cambia sito Webex.
3	Seleziona o inserisci l'URL del sito Webex che desidera utilizzare e seleziona Avanti.
4	Seleziona il tipo di riunione predefinito e seleziona Salva.

Rimuovere il componente aggiuntivo Webex Scheduler

Se ha installato l'app da solo e non desidera più programmare riunioni utilizzando Webex Scheduler, può rimuovere l'app. Se il suo amministratore ha installato l'app, contatti il suo amministratore per rimuoverla.

1	Se utilizza Outlook per desktop, seleziona Ottieni componenti aggiuntivi nel gruppo Componenti aggiuntivi nella barra multifunzione di Outlook. Se utilizza Outlook sul Web, selezioni Altre opzioni > Ottieni componenti aggiuntivi.
2	Seleziona I miei componenti aggiuntivi nella finestra Componenti aggiuntivi di Microsoft 365.
3	Individui lo Cisco WebexScheduler e selezioni > Rimuovere.

Cisco AI Assistant

Grazie per il feedback.

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