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Riunioni Webex programmate

Consigliamo riunioni Webex programmate quando la sicurezza è importante per Lei o la sua organizzazione. Le riunioni programmate sono riunioni una tantum protette da password e dispongono di un'ampia gamma di funzioni di sicurezza nei controlli delle funzionalità delle riunioni e nei controlli dei partecipanti. In qualità di amministratore può controllare le funzionalità di sicurezza per tutte le riunioni programmate sul suo sito Webex. Gli organizzatori possono anche configurare la sicurezza delle riunioni, le opzioni delle riunioni e i privilegi dei partecipanti quando programmano la riunione.

Riunioni personali in sala

Webex MeetingsLe sale personali sono una forma di riunione Webex che è continuamente disponibile per l'organizzatore della riunione. L'organizzatore della riunione attiva la sala personale quando entra e disattiva la sala riunioni quando esce. Le sale personali hanno lo scopo di fornire un modo rapido e conveniente per i partecipanti fidati di incontrarsi e quindi hanno una serie limitata di funzioni di sicurezza configurabili. Se la sicurezza delle riunioni è la sua principale preoccupazione, si consiglia di utilizzare riunioni Webex programmate che dispongono di una serie completa di funzionalità di sicurezza configurabili.

Può abilitare o disabilitare le riunioni della sala personale per tutti gli utenti del suo sito Webex. Se abilitato per il suo sito Webex, può anche abilitarli o disabilitarli per singoli utenti.

Per abilitare le riunioni nella sala personale:

Il blocco delle riunioni Webex influisce sul comportamento di accesso alle riunioni per tutti gli utenti. Per impostazione predefinita, tutte le riunioni si chiudono dopo 5 minuti e tutti devono aspettare nell'atrio finché l'organizzatore non li ammette.

Sono disponibili impostazioni separate di blocco delle riunioni per le riunioni programmate e le riunioni della sala personale sul suo sito Webex.

I controlli di blocco delle riunioni consentono a un amministratore di eseguire le seguenti operazioni:

• Blocca automaticamente la riunione 0, 5, 10, 15 o 20 minuti dopo l' inizio della riunione.

• Configura il comportamento di accesso alla riunione quando la riunione è bloccata:

  • Tutti aspettano nell'atrio finché il padrone di casa non li ammette.

  • Nessuno può partecipare alla riunione.

L'impostazione predefinita quando una riunione è bloccata è Tutti attendono nella lobby finché l'organizzatore non li ammette.

In qualità di amministratore, può forzare gli organizzatori della riunione a utilizzare le impostazioni di blocco della riunione predefinite a livello di sito o consentire all'organizzatore di impostare il numero di minuti dopo l'inizio della riunione quando viene bloccata. Le consigliamo di imporre il blocco automatico delle riunioni dopo un orario prestabilito. Gli organizzatori della riunione possono sempre utilizzare i controlli durante la riunione per bloccare e sbloccare la riunione mentre è in corso.

La lobby è abilitata per impostazione predefinita per tutte le riunioni Webex programmate. Con questa impostazione predefinita per le riunioni sbloccate, tutti gli utenti ospiti vengono inseriti nella lobby finché l'organizzatore non li ammette.

Un utente ospite è definito come segue:

• Ha ricevuto un invito a una riunione, ma non ha effettuato l'accesso (identità non autenticata)

• Non ha ricevuto un invito via email

Con l'impostazione predefinita per le riunioni sbloccate, aspettano nella lobby finché l' organizzatore non fa entrare, le persone che hanno ricevuto un invito alla riunione e hanno effettuato l'accesso con un account Webex utilizzando una licenza host o partecipante bypassano la lobby e si uniscono direttamente alla riunione.

Può scegliere di consentire ai partecipanti che accedono con un account Webex nella stessa organizzazione dell'organizzatore di partecipare sempre alle riunioni sbloccate per tutte le riunioni programmate nella sua organizzazione.

Il conduttore della riunione può vedere l'elenco dei partecipanti in attesa nell'atrio. Quando gli utenti vengono inseriti nella lobby, appaiono in uno dei tre gruppi per semplificare lo screening degli utenti e le scelte di ammissione alle riunioni:

• Utenti interni (utenti autenticati della sua organizzazione)

• Utenti esterni (utenti autenticati in organizzazioni esterne)

• Utenti non verificati (utenti che non hanno effettuato l'accesso e non possono essere autenticati)

Gli utenti autenticati interni ed esterni hanno effettuato l'accesso e verificato la propria identità. L' identità degli utenti non verificati (utenti che non hanno effettuato l'accesso) non può essere considerata vera perché non erano autenticati.

Gli utenti possono essere ammessi alla riunione o rimossi dalla lobby individualmente o come gruppo.

Modificare le impostazioni della lobby per le riunioni programmate

La lobby è abilitata per impostazione predefinita per tutte le riunioni della sala personale programmate. Con questa impostazione predefinita per le riunioni sbloccate, tutti gli utenti ospiti vengono inseriti nella lobby finché l'organizzatore non li ammette.

Un utente ospite è definito come segue:

• Ha ricevuto un invito a una riunione, ma non ha effettuato l'accesso (identità non autenticata)

• Non ha ricevuto un invito via email

Il conduttore della riunione può vedere l'elenco dei partecipanti in attesa nell'atrio. Quando gli utenti vengono inseriti nella lobby, appaiono in uno dei tre gruppi per semplificare lo screening degli utenti e le scelte di ammissione alle riunioni:

• Utenti interni (utenti autenticati della sua organizzazione)

• Utenti esterni (utenti autenticati in organizzazioni esterne)

• Utenti non verificati (utenti che non hanno effettuato l'accesso e non possono essere autenticati)

Gli utenti autenticati interni ed esterni hanno effettuato l'accesso e verificato la propria identità. L' identità degli utenti non verificati (utenti che non hanno effettuato l'accesso) non può essere considerata vera perché non erano autenticati.

Gli utenti possono essere ammessi alla riunione o rimossi dalla lobby individualmente o come gruppo.

Modificare le impostazioni della lobby per le riunioni della sala personale

Le consigliamo di imporre il requisito della password agli utenti che partecipano alle riunioni programmate da sistemi di telefonia o videoconferenza. Il sistema genera automaticamente una password numerica di otto cifre per i partecipanti al telefono e al sistema di videoconferenza e la aggiunge all'invito alla riunione. Questa misura garantisce che solo le persone su invito possano partecipare alla riunione quando utilizzano un telefono o un sistema di videoconferenza.

Le consigliamo di impedire ai partecipanti di entrare prima dell'organizzatore, a meno che Lei non comprenda appieno il rischio per la sicurezza e non richieda questa funzionalità.

Valuti la possibilità di disabilitare le opzioni di iscrizione prima dell'host per il suo sito, in particolare per le riunioni elencate. Altrimenti, i partecipanti esterni potrebbero sfruttare le riunioni programmate per i propri scopi, senza la conoscenza o il consenso dell'organizzatore.

Allo stesso modo, se consente ai partecipanti di partecipare prima dell'organizzatore, consideri di non consentire loro di partecipare all'audio prima dell'organizzatore. Se la sua riunione è elencata sul suo sito o non è protetta da password, gli utenti non autorizzati potrebbero potenzialmente accedere e avviare chiamate costose all'insaputa o al consenso dell'organizzatore.

Per le riunioni in conferenza personale (riunioni PCN), consigliamo di disabilitare l'opzione Partecipa all'audio prima dell'organizzatore. L'organizzatore deve comporre il numero di accesso Webex per il bridge audio, quindi inserire il codice di accesso dell'host e il PIN dell'host, prima che i partecipanti possano partecipare alla riunione.

Oltre a utilizzare le funzioni di lobby delle riunioni e di blocco delle riunioni per le riunioni in sala personale, può utilizzare CAPTCHA per rilevare e bloccare gli aggressori che utilizzano robot e script per accedere in modo fraudolento alle sue riunioni personali in sala. Se abilitato, il CAPTCHA si applica agli ospiti che partecipano alla riunione personale della sua sala riunioni.

Un utente ospite è definito come segue:

• Non ha effettuato l'accesso (l'identità non è autenticata)

• Ha effettuato l'accesso, ma appartiene a un'organizzazione esterna

Le frodi telefoniche possono verificarsi quando qualcuno partecipa a una delle sue riunioni e utilizza la richiamata per chiamare numeri di telefono sospetti di diversi paesi, il che è costato denaro alla sua organizzazione. Questi numeri di telefono sospetti possono provenire da qualsiasi parte del mondo; tuttavia, abbiamo osservato che i Paesi e le regioni con una percentuale più elevata di frodi provengono da:

• Belgio

• Costa Rica

• Ecuador

• Egitto

• Etiopia

• Francia

• Moldavia

• Niger

• Panama

• Filippine

• Portogallo

• Arabia Saudita

• Sudafrica

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turchia

• Ucraina

• Emirati Arabi Uniti

• Regno Unito

• Vietnam

Se ci sono Paesi con cui non intrattiene rapporti commerciali o se desidera evitare chiamate fraudolente o sospette alle sue riunioni da determinati Paesi o aree geografiche, può deselezionarle dall'elenco dei Paesi di richiamata consentiti da Webex.

Anche i titoli delle riunioni possono rivelare informazioni sensibili. Ad esempio, una riunione intitolata «Discutere l'acquisizione della società A» può avere impatti finanziari, se rivelata in anticipo. La creazione di riunioni non elencate mantiene la sicurezza delle informazioni sensibili.

Per le riunioni elencate, l'argomento della riunione e altri dettagli vengono visualizzati sul suo sito Webex agli utenti autenticati, nonché agli utenti e agli ospiti non autenticati. Le consigliamo di contrassegnare tutte le riunioni come non elencate, a meno che la sua organizzazione non abbia un'esigenza aziendale specifica di mostrare pubblicamente i titoli e le informazioni delle riunioni.

Se la sua organizzazione lavora con informazioni sensibili, Le consigliamo di richiedere a tutti gli utenti di avere un account sul suo sito Webex. Se abilitato, Webex richiede a tutti gli organizzatori e i partecipanti le proprie credenziali quando partecipano a una riunione, un evento o una sessione di formazione.

Inoltre, Le consigliamo di richiedere ai partecipanti di accedere quando effettuano la chiamata da un telefono. Questo requisito impedisce a chiunque di accedere alla riunione o alla sessione di formazione senza le credenziali adeguate.

Nascondere i link all'interno delle riunioni scoraggia i partecipanti dall'invitare ospiti indesiderati rendendo i link meno comodi da copiare e condividere. Non impedisce ai partecipanti di copiare e condividere i link alle riunioni dai loro inviti via email.