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Réunions Webex programmées

Nous vous recommandons de programmer des réunions Webex lorsque la sécurité est importante pour vous ou pour votre organisation. Les réunions programmées sont des réunions ponctuelles protégées par mot de passe et dotées d'un large éventail de fonctionnalités de sécurité en matière de contrôle des fonctionnalités de réunion et de contrôle des participants. En tant qu'administrateur, vous pouvez contrôler les fonctionnalités de sécurité de toutes les réunions programmées sur votre site Webex. Les hôtes peuvent également configurer la sécurité des réunions, les options de réunion et les privilèges des participants lorsqu' ils planifient leur réunion.

Réunions personnelles dans les salles

Webex MeetingsLes salles personnelles sont une forme de réunion Webex accessible en permanence à l'hôte de la réunion. L'hôte de la réunion active sa salle personnelle lorsqu'il rejoint la réunion et la désactive lorsqu'il la quitte. Les salles personnelles sont destinées à permettre à des participants de confiance de se rencontrer rapidement et facilement. Elles disposent donc d'un ensemble limité de dispositifs de sécurité configurables. Si la sécurité des réunions est votre principale préoccupation, nous vous recommandons d'utiliser les réunions Webex programmées, qui disposent d'un ensemble complet de fonctionnalités de sécurité configurables.

Vous pouvez activer ou désactiver les réunions dans les salles personnelles pour tous les utilisateurs de votre site Webex. Lorsque cette option est activée pour votre site Webex, vous pouvez également les activer ou les désactiver pour les utilisateurs individuels.

Pour activer les réunions dans les salles personnelles :

Le verrouillage des réunions Webex affecte le comportement de tous les utilisateurs en matière d'accès aux réunions. Par défaut, toutes les réunions sont bloquées au bout de 5 minutes, et tout le monde doit attendre dans le hall jusqu'à ce que l'hôte l'accepte.

Des paramètres de verrouillage des réunions distincts sont disponibles pour les réunions programmées et les réunions personnelles sur votre site Webex.

Les commandes de verrouillage des réunions permettent à un administrateur de faire ce qui suit :

• Verrouillez automatiquement la réunion 0, 5, 10, 15 ou 20 minutes après le début de la réunion.

• Configurez le comportement d'entrée à la réunion lorsque celle-ci est verrouillée :

  • Tout le monde attend dans le hall jusqu'à ce que l'hôte l'accepte.

  • Personne ne peut participer à la réunion.

Le réglage par défaut lorsqu'une réunion est verrouillée est que tout le monde attend dans le hall jusqu'à ce que l'hôte l'accepte.

En tant qu'administrateur, vous pouvez obliger les organisateurs de réunions à utiliser les paramètres de verrouillage des réunions par défaut de l'ensemble du site, ou autoriser l'hôte à définir le nombre de minutes après le début de la réunion lorsqu'elle sera verrouillée. Nous vous recommandons d'appliquer le verrouillage automatique des réunions après une heure donnée. Les hôtes de réunions peuvent toujours utiliser les commandes pendant la réunion pour verrouiller et déverrouiller leur réunion pendant qu'elle est en cours.

Le lobby est activé par défaut pour toutes les réunions Webex programmées. Avec ce réglage par défaut pour les réunions déverrouillées, tous les utilisateurs invités sont placés dans le hall jusqu'à ce que l'hôte les accepte.

Un utilisateur invité est défini comme suit :

• J'ai reçu une invitation à une réunion, mais je ne me suis pas connectée (identité non authentifiée)

• Je n'ai pas reçu d'invitation par e-mail

Avec le réglage par défaut pour les réunions déverrouillées, ils attendent dans le hall jusqu'à ce que l' hôte les laisse entrer. Les personnes qui ont reçu une invitation à une réunion et se sont connectées avec un compte Webex à l'aide d'une licence d'hôte ou de participant contournent le hall et rejoignent directement la réunion .

Vous pouvez choisir d'autoriser les participants qui se connectent avec un compte Webex de la même organisation que l'hôte à toujours participer aux réunions débloquées pour toutes les réunions prévues dans votre organisation.

L'hôte de la réunion peut voir la liste des participants qui attendent dans le hall. Lorsque les utilisateurs sont placés dans le hall, ils apparaissent dans l'un des trois groupes suivants afin de simplifier la sélection des utilisateurs et les choix d'admission lors des réunions :

• Utilisateurs internes (utilisateurs authentifiés de votre organisation)

• Utilisateurs externes (utilisateurs authentifiés au sein d'organisations externes)

• Utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés et qui ne peuvent pas être authentifiés)

Des utilisateurs authentifiés internes et externes se sont connectés et ont vérifié leur identité. L' identité des utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés) ne peut pas être considérée comme vraie car ils n'étaient pas authentifiés.

Les utilisateurs peuvent être admis à la réunion ou expulsés du hall individuellement ou en groupe.

Modifier les paramètres du lobby pour les réunions programmées

Le lobby est activé par défaut pour toutes les réunions prévues dans le Personal Room. Avec ce réglage par défaut pour les réunions déverrouillées, tous les utilisateurs invités sont placés dans le hall jusqu'à ce que l'hôte les accepte.

Un utilisateur invité est défini comme suit :

• J'ai reçu une invitation à une réunion, mais je ne me suis pas connectée (identité non authentifiée)

• Je n'ai pas reçu d'invitation par e-mail

L'hôte de la réunion peut voir la liste des participants qui attendent dans le hall. Lorsque les utilisateurs sont placés dans le hall, ils apparaissent dans l'un des trois groupes suivants afin de simplifier la sélection des utilisateurs et les choix d'admission lors des réunions :

• Utilisateurs internes (utilisateurs authentifiés de votre organisation)

• Utilisateurs externes (utilisateurs authentifiés au sein d'organisations externes)

• Utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés et qui ne peuvent pas être authentifiés)

Des utilisateurs authentifiés internes et externes se sont connectés et ont vérifié leur identité. L' identité des utilisateurs non vérifiés (utilisateurs qui ne se sont pas connectés) ne peut pas être considérée comme vraie car ils n'étaient pas authentifiés.

Les utilisateurs peuvent être admis à la réunion ou expulsés du hall individuellement ou en groupe.

Modifier les paramètres du lobby pour les réunions dans la salle personnelle

Nous vous recommandons d'imposer un mot de passe aux utilisateurs qui participent à des réunions programmées depuis un système téléphonique ou de visioconférence. Le système génère automatiquement un mot de passe numérique à huit chiffres pour les participants au système de visioconférence et l'ajoute à l'invitation à la réunion. Cette mesure garantit que seules les personnes invitées peuvent participer à la réunion par téléphone ou par vidéoconférence.

Nous vous recommandons d'empêcher les participants de participer avant l'hôte, à moins que vous ne compreniez parfaitement le risque de sécurité et que vous n'ayez besoin de cette fonctionnalité.

Envisagez de désactiver les options « Rejoindre avant d'héberger » sur votre site, en particulier pour les réunions répertoriées. Sinon, les participants externes pourraient tirer parti des réunions prévues à leurs propres fins, à l'insu ou sans le consentement de l'hôte.

De même, si vous autorisez les participants à participer avant l'animateur, pensez à ne pas les autoriser à participer à l'audio avant l'animateur. Si votre réunion est répertoriée sur votre site ou n'est pas protégée par mot de passe, des utilisateurs non autorisés pourraient y accéder et passer des appels coûteux à l'insu et sans le consentement de l'hôte.

Pour les réunions de conférence personnelles (PCN Meetings), nous vous recommandons de désactiver l'option Rejoindre le son avant l'hôte. L'hôte doit composer le numéro d'accès Webex pour le pont audio, puis saisir le code d'accès et le code PIN de l'hôte pour que les participants puissent participer à la réunion.

En plus d'utiliser le lobby des réunions et les fonctions de verrouillage des réunions pour les réunions personnelles, vous pouvez utiliser le CAPTCHA pour détecter et bloquer les attaquants à l'aide de robots et de scripts pour accéder frauduleusement à vos réunions de salon personnelles. Lorsqu'il est activé, le CAPTCHA s'applique aux invités qui rejoignent votre réunion de chambre personnelle.

Un utilisateur invité est défini comme suit :

• Non connectée (l'identité n'est pas authentifiée)

• Connectée, mais appartient à une organisation externe

Une fraude aux rappels téléphoniques peut se produire lorsqu'une personne participe à l'une de vos réunions et utilise le rappel pour appeler des numéros de téléphone suspects depuis différents pays, ce qui coûte de l'argent à votre organisation. Ces numéros de téléphone suspects peuvent provenir de n'importe où dans le monde. Cependant, nous avons remarqué que les pays et les régions qui enregistrent un pourcentage de fraude le plus élevé proviennent de :

• Belgique

• Costa Rica

• Équateur

• Égypte

• Ethiopie

• France

• Moldavie

• Niger

• Panama

• Philippines

• Portugal

• Arabie Saoudite

• Afrique du Sud

• Sri Lanka

• Taïwan

• Turquie

• Ukraine

• Émirats arabes unis

• Royaume-Uni

• Viêt Nam

S'il y a des pays avec lesquels vous ne faites pas affaire, ou si vous voulez empêcher les appels frauduleux ou suspects à vos réunions en provenance de certains pays ou régions, vous pouvez les décocher de la liste des pays de rappel autorisés par Webex.

Même le titre des réunions peut révéler des informations sensibles. Par exemple, une réunion intitulée « Discuter de l'acquisition de la société A » peut avoir un impact financier, si elle est révélée à l'avance. La création de réunions non répertoriées permet de garantir la sécurité des informations sensibles.

Pour les réunions répertoriées, le sujet de la réunion et d'autres informations apparaissent sur votre site Webex pour les utilisateurs authentifiés, ainsi que pour les utilisateurs et invités non authentifiés. Nous vous recommandons de marquer toutes les réunions comme non répertoriées, sauf si votre organisation a besoin d'afficher publiquement les titres et les informations des réunions.

Si votre organisation utilise des informations sensibles, nous vous recommandons de demander à tous les utilisateurs de posséder un compte sur votre site Webex. Lorsque cette option est activée, Webex demande à tous les hôtes et participants leurs informations d'identification lorsqu'ils participent à une réunion, à un événement ou à une session de formation.

De plus, nous vous recommandons de demander aux participants de se connecter lorsqu'ils se connectent depuis un téléphone. Cette exigence empêche quiconque de participer à la réunion ou à la session de formation sans avoir les informations requises.

Le fait de masquer les liens dans les réunions dissuade les participants d'inviter des invités indésirables en rendant les liens moins faciles à copier et à partager. Cela n'empêche pas les participants de copier et de partager les liens des réunions contenus dans leurs invitations par e-mail.