Du kan bruke en talepostgruppe i følgende tilfeller:

  • Du trenger en generell telefonsvarer for en avdeling eller arbeidsgruppe.

  • Du vil legge til et talepostalternativ i en automatisk svarer eller søkegruppe.

  • Du vil sende de overfylte innkommende anropene fra en samtalekø til en delt talepostkasse.

  • Du har brukere som bare trenger en talepostkasse.

Opprett en talepostgruppe med MWI ved hjelp av en virtuell linje

Virtuell linje kan brukes til å opprette en gruppe-talemelding. Når noen legger igjen en talemelding, aktiveres meldingsventeindikatoren (MWI) på enhetene som det virtuelle linjenummeret er tilordnet.

Før du begynner

For å konfigurere et virtuelt linjenummer som en gruppe-talepost, må du først konfigurere det virtuelle linjenummeret til mer enn én brukers enhet som en delt linje. Hvis du vil ha mer informasjon om konfigurasjon av delt linje, kan du se Konfigurasjon av delt linje for flerplattformtelefoner (MPP).

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Virtuelle linjer.

3

Velg et virtuelt linjenummer som du har tilordnet som en delt linje, og klikk på Ringer.

4

Fra delen Talepost, faks og kunngjøringsspråk klikker du på Talepost.

5

Slå på Talepost og Send alle innkommende anrop til talepost.

Innstillinger i Control Hub for virtuelle linjer, inkludert veksleknappene for «Talepost» og «Send anrop til talepost»
6

Klikk på Lagre.

Når en bruker ringer og legger igjen en talemelding, slås MWI-lampen på for å indikere at det er en talemelding. En bruker i en gruppe kan sjekke talemeldingen ved å taste inn PIN-koden til talepostkassen.

Opprett en talepostgruppe ved hjelp av en primærlinje eller internlinje

Du kan opprette en delt talepost eller innkommende faksboks ved å opprette en ny talepostgruppe i Control Hub.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Velg kortet Talepostgruppe og klikk deretter på Legg til ny.

4

På siden Grunnleggende skriver du inn følgende informasjon, og klikker deretter på Neste.

  • Plassering– Der denne talepostgruppetjenesten er tilordnet.
  • Navn på talepostgruppe– Navnet som brukes til å identifisere denne talepostgruppen.
  • Telefonnummer– Tildel et telefonnummer and/or forlengelse.

    For fakstjenester kreves et separat, fullstendig telefonnummer. For kun telefonsvarertjeneste er et telefonnummer valgfritt.

  • Navn på innringer-ID for direkte linje– Velg en innringer-ID som skal vises når en person ringer fra denne talepostgruppen. Du kan velge Visningsnavn eller Annet direktenummer for innringer-ID. Det vises et felt der du kan skrive inn et egendefinert navn.

    Andre navn på direkte oppringer-ID støtter Unicode-tegn med maksimalt 128 tegns lengde.

  • Ring etter navn– Skriv inn et navn du vil bruke for å ringe til denne talepostgruppen.

    Feltet «Ring etter navn» støtter ASCII-tegn.

  • Passord for talepost– Bruk denne koden for å få tilgang til talepostgruppen når du ringer.
5

På siden Innstillinger skriver du inn følgende informasjon, og klikker deretter på Neste.

  • Språk– Velg språk for lydmeldingene.
  • Meldingslagring– Velg hvor meldinger skal lagres.

    • Bruk intern postkasse– Hvis du velger dette alternativet, kan brukere få tilgang til talemeldingene sine fra telefonen, Webex-appen og brukerhub.

      Den interne postkassen har følgende lagringsbegrensninger:

      • Grense på én enkelt melding på 10 minutter

      • Total postboksgrense på 100 minutter

    • Bruk ekstern postkasse– Hvis du velger dette alternativet, sendes alle talemeldingene til en angitt e-postadresse. Brukere har ikke tilgang til talemeldinger fra telefonen, Webex-appen eller brukerhuben. Talemeldinger blir heller ikke transkribert.

  • Varsling om ny melding– Motta varsler om nye talemeldinger eller fakser til en e-postadresse.

    Hvis aktivert, skriv inn e-postadressen.

  • Faksmeldinger– Tillat denne talepostgruppen å motta faksmeldinger.
  • Ytterligere innstillinger for talepost– Velg ett eller begge av følgende:

    • Velg Overfør til '0' til telefonnummer og skriv inn telefonnummeret som innringere skal overføres til.

    • Velg Send en kopi av meldingen via e-post og skriv inn e-postadressen som opptaket av alle talemeldinger skal sendes til.

6

På siden Se gjennom, under hver fane, se gjennom de nye innstillingene for talepostgruppen for å sørge for at alt er riktig. Du kan klikke på Tilbake for å gjøre endringer, eller klikke på Opprett for å bruke innstillingene på den nye talepostgruppen.

7

Klikk på Ferdig.

Hva du skal gjøre nå

Hvis du har konfigurert talepostgruppen for en bestemt arbeidsgruppe eller bestemte brukere, må du dele talepostgruppens nummer og passord med disse brukerne eller gruppene. Du må også legge til et telefonnummer eller en internnummer i taleportalen, hvis du ikke allerede har gjort det.

Aktiver eller deaktiver en talepostgruppe

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Velg kortet Talepostgruppe og klikk på Administrer.

4

Velg en talepostgruppe du vil redigere.

5

Klikk på Taleposti sidepanelet.

6

Aktiver eller deaktiver talepostgruppetjenesten.

7

Klikk på Lagre.

Rediger innstillingene for en talepostgruppe

Du kan når som helst redigere innstillingene for en tidligere opprettet talepostgruppe i Control Hub.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Velg kortet Talepostgruppe og klikk på Administrer.

4

Velg en talepostgruppe du vil redigere.

5

I sidepanelet redigerer du Telefonnummer, Internnummer, Nummer som ringerog Tidssone.

Du kan ikke endre plasseringen. For å endre plasseringen må du slette denne talepostgruppen og opprette den på nytt.

6

Klikk på Talepost for å redigere de ekstra talepostinnstillingene.

Hvis talepostgruppetjenesten er deaktivert, vises ikke de ekstra innstillingene.

  • Velg språket som skal brukes på lydmeldingene.

  • Velg meldingen som spilles av når innringere når denne talemeldingen.

    • Standardhilsen– Spiller av en standardhilsen for innkommende anrop.

    • Tilpasset hilsen– Last opp en lydfil, eller spill inn en hilsen med opptaksfunksjonen.

    Konfigurasjonen av talepostgruppen tilbyr bare ett enkelt hilsenalternativ som fungerer som hilsen ved ikke-svar. Denne ene hilsenen gjelder både for «Ingen svar» og «Opptatt»-situasjoner.

  • Slå på Motta varsler om nye talemeldinger eller fakser til en e-postadresse for å angi e-postadressen.

  • Slå på Tillat denne talepostgruppen å motta faksmeldinger og velg et telefonnummer. Du kan også legge inn en utvidelse.

    Dette alternativet kan være utilgjengelig hvis videresending av talemeldinger er deaktivert.

  • Merk eller fjern merkingen for Overfør til '0' til telefonnummer. Hvis valgt, skriv inn telefonnummeret som innringere overføres til.

    Hvis du velger dette alternativet, må du sørge for at talemeldingshilsenen din informerer innringere om at de settes over når du trykker på «0».

  • Merk eller fjern merkingen fra Send en kopi av meldingen via e-post. Hvis valgt, skriv inn e-postadressen som opptaket av alle talemeldinger sendes til.

  • Endre passordet for denne talepostgruppen om nødvendig.

7

Klikk på Lagre.

Fjern tildeling av telefonnummer og internnummer

Du kan fjerne tilordningen av et telefonnummer eller en internnummer fra en talepostgruppe.

Hvis du bruker funksjonen for talepostgruppe for fakstjenesten, kreves et telefonnummer. Hvis du bare bruker den til telefonsvarer, er et telefonnummer valgfritt.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Velg kortet Talepostgruppe og klikk på Administrer.

4

I kolonnen Handlinger i en talepostgruppe klikker du på Opphev tildeling Opphev tildeling-ikonet.

5

Du blir bedt om å bekrefte at du vil fjerne tilordningen av dette telefonnummeret fra talepostgruppen. Klikk på Opphev tildeling for å bekrefte.

Hvis faksmeldinger er aktivert for denne talepostgruppen, blir du bedt om å deaktivere en faksmelding før du opphever tilordningen av telefonnummeret. For å bekrefte, klikk på OK. Klikk deretter på Deaktiver og opphev tildeling.

Slett en talepostgruppe

Du kan slette en tidligere opprettet talepostgruppe. Når en talepostgruppe fjernes, slettes alle meldinger og relaterte data, og de kan ikke gjenopprettes. Hvis det er tilordnet et telefonnummer eller en internnummer, blir det ikke tilordnet.

1

Logg inn på Kontrollhub.

2

Gå til Tjenester > Ringer > Funksjoner.

3

Velg kortet Talepostgruppe og klikk på Administrer.

4

I kolonnen Handlinger i en talepostgruppe klikker du på Slett-knapp representert av et søppelbøtteikon.

5

For å bekrefte, klikk på Slett.