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Reuniões Webex agendadas

Recomendamos reuniões Webex agendadas quando a segurança é importante para você ou sua organização. As reuniões agendadas são reuniões únicas que são protegidas por senha e têm uma ampla variedade de recursos de segurança nos controles de recursos de reunião e controles de participantes. Como administrador, você pode controlar os recursos de segurança de todas as reuniões agendadas em seu site Webex. Os anfitriões também podem configurar a segurança da reunião, as opções da reunião e os privilégios dos participantes ao agendar a reunião.

Reuniões na sala pessoal

Webex MeetingsAs salas pessoais são uma forma de reunião Webex que está continuamente disponível para o organizador da reunião. O organizador da reunião ativa sua sala pessoal quando entra e desativa a sala de reunião quando sai. As salas pessoais têm como objetivo fornecer uma maneira rápida e conveniente para participantes confiáveis se reunirem e, portanto, têm um conjunto limitado de recursos de segurança configuráveis. Se a segurança da reunião for sua principal preocupação, recomendamos o uso de reuniões Webex agendadas que tenham um conjunto abrangente de recursos de segurança configuráveis.

Você pode ativar ou desativar reuniões de sala pessoal para todos os usuários em seu site Webex. Quando ativado para seu site Webex, você também pode ativá-los ou desativá-los para usuários individuais.

Para habilitar reuniões na Sala Pessoal:

O bloqueio de reuniões Webex afeta o comportamento de entrada na reunião para todos os usuários. Por padrão, todas as reuniões são bloqueadas após 5 minutos e todos devem esperar no saguão até que o anfitrião as admita.

Configurações separadas de bloqueio de reunião estão disponíveis para reuniões agendadas e reuniões de sala pessoal em seu site Webex.

Os controles de bloqueio de reunião permitem que um administrador faça o seguinte:

• Bloqueie automaticamente a reunião 0, 5, 10, 15 ou 20 minutos após o início da reunião.

• Configure o comportamento de entrada na reunião quando a reunião estiver bloqueada:

  • Todos esperam no saguão até que o anfitrião os admita.

  • Ninguém pode participar da reunião.

A configuração padrão quando uma reunião é bloqueada é Todos esperam no lobby até que o organizador a admita.

Como administrador, você pode forçar os organizadores da reunião a usarem as configurações padrão de bloqueio de reunião em todo o site ou permitir que o organizador defina o número de minutos após o início da reunião quando ela for bloqueada. Recomendamos que você imponha o bloqueio automático das reuniões após um horário definido. Os organizadores da reunião sempre podem usar os controles da reunião para bloquear e desbloquear a reunião enquanto ela está em andamento.

O lobby é ativado por padrão para todas as reuniões agendadas do Webex. Com essa configuração padrão para reuniões desbloqueadas, todos os usuários convidados são colocados no lobby até que o anfitrião os admita.

Um usuário convidado é definido da seguinte forma:

• Recebeu um convite para reunião, mas não entrou (identidade não autenticada)

• Não recebi um convite por e-mail

Com a configuração padrão para reuniões desbloqueadas, elas esperam no lobby até que o anfitrião as deixe entrar. As pessoas que receberam um convite para reunião e entraram com uma conta Webex usando uma licença de anfitrião ou participante ignoram o lobby e entram diretamente na reunião.

Você pode optar por permitir que os participantes que entram com uma conta Webex na mesma organização que o anfitrião sempre participem de reuniões desbloqueadas para todas as reuniões agendadas em sua organização.

O organizador da reunião pode ver uma lista de participantes esperando no saguão. Quando os usuários são colocados no lobby, eles aparecem em um dos três grupos para simplificar a seleção de usuários e as opções de admissão em reuniões:

• Usuários internos (usuários autenticados em sua organização)

• Usuários externos (usuários autenticados em organizações externas)

• Usuários não verificados (usuários que não fizeram login e não podem ser autenticados)

Usuários autenticados internos e externos fizeram login e verificaram sua identidade. A identidade de usuários não verificados (usuários que não fizeram login) não pode ser considerada verdadeira porque eles não foram autenticados.

Os usuários podem ser admitidos na reunião ou removidos do lobby individualmente ou em grupo.

Alterar as configurações do lobby para reuniões agendadas

O lobby está habilitado por padrão para todas as reuniões agendadas na Sala Pessoal. Com essa configuração padrão para reuniões desbloqueadas, todos os usuários convidados são colocados no lobby até que o anfitrião os admita.

Um usuário convidado é definido da seguinte forma:

• Recebeu um convite para reunião, mas não entrou (identidade não autenticada)

• Não recebi um convite por e-mail

O organizador da reunião pode ver uma lista de participantes esperando no saguão. Quando os usuários são colocados no lobby, eles aparecem em um dos três grupos para simplificar a seleção de usuários e as opções de admissão em reuniões:

• Usuários internos (usuários autenticados em sua organização)

• Usuários externos (usuários autenticados em organizações externas)

• Usuários não verificados (usuários que não fizeram login e não podem ser autenticados)

Usuários autenticados internos e externos fizeram login e verificaram sua identidade. A identidade de usuários não verificados (usuários que não fizeram login) não pode ser considerada verdadeira porque eles não foram autenticados.

Os usuários podem ser admitidos na reunião ou removidos do lobby individualmente ou em grupo.

Alterar as configurações do lobby para reuniões de sala pessoal

Recomendamos que você imponha a exigência de senha aos usuários que ingressam em reuniões agendadas a partir de sistemas de telefone ou videoconferência. O sistema gera automaticamente uma senha numérica de oito dígitos para os participantes do sistema de telefone e videoconferência e a adiciona ao convite da reunião. Essa medida garante que somente pessoas com um convite possam participar da reunião ao usar um sistema de telefone ou videoconferência.

Recomendamos que você evite que os participantes participem antes do anfitrião, a menos que você compreenda totalmente o risco de segurança e exija essa funcionalidade.

Considere desativar as opções de inscrição antes de hospedar seu site, especialmente para reuniões listadas. Caso contrário, os participantes externos poderiam aproveitar as reuniões agendadas para seus próprios propósitos, sem o conhecimento ou consentimento do anfitrião.

Da mesma forma, se você permitir que os participantes entrem antes do anfitrião, considere não permitir que eles entrem no áudio antes do anfitrião. Se sua reunião estiver listada em seu site ou não estiver protegida por senha, usuários não autorizados poderão obter acesso e iniciar chamadas caras sem o conhecimento ou consentimento do organizador.

Para reuniões de conferência pessoal (reuniões PCN), recomendamos desativar a opção de entrar em áudio antes do organizador. O anfitrião deve discar o número de acesso Webex da ponte de áudio e, em seguida, inserir o código de acesso do anfitrião e o PIN do anfitrião, antes que os participantes possam entrar na reunião.

Além de usar o lobby da reunião e os recursos de bloqueio de reuniões para reuniões em salas pessoais, você pode usar o CAPTCHA para detectar e bloquear invasores usando robôs e scripts para obter acesso fraudulento às suas reuniões de sala pessoal. Quando ativado, o CAPTCHA se aplica aos convidados que se juntam à sua reunião em sala pessoal.

Um usuário convidado é definido da seguinte forma:

• Não conectado (a identidade não está autenticada)

• Conectado, mas pertence a uma organização externa

A fraude de retorno de chamada telefônica pode acontecer quando alguém entra em uma de suas reuniões e usa o retorno de chamada para ligar para números de telefone suspeitos de diferentes países, o que custa dinheiro à sua organização. Esses números de telefone suspeitos podem vir de qualquer lugar do mundo; no entanto, observamos que os países e regiões que têm uma porcentagem maior de fraudes são originários de:

• Bélgica

• Costa Rica

• Equador

• Egito

• Etiópia

• França

• Moldávia

• Níger

• Panamá

• Filipinas

• Portugal

• Arábia Saudita

• África do Sul

• Sri Lanka

• Taiwan

• Turquia

• Ucrânia

• Emirados Árabes Unidos

• Reino Unido

• Vietname

Se houver países com os quais você não faz negócios, ou se você quiser evitar chamadas fraudulentas ou suspeitas para suas reuniões de determinados países ou regiões, você pode desmarcá-los na lista de países de retorno de chamada permitidos do Webex.

Até mesmo os títulos das reuniões podem revelar informações confidenciais. Por exemplo, uma reunião intitulada “Discuta a aquisição da Empresa A” pode ter impactos financeiros, se revelada com antecedência. A criação de reuniões não listadas mantém a segurança das informações confidenciais.

Para reuniões listadas, o tópico da reunião e outros detalhes aparecem em seu site Webex para usuários autenticados, bem como usuários e convidados não autenticados verem. Recomendamos que você marque todas as reuniões como não listadas, a menos que sua organização tenha uma necessidade comercial específica de exibir os títulos e as informações das reuniões publicamente.

Se sua organização trabalha com informações confidenciais, recomendamos que você exija que todos os usuários tenham uma conta no seu site Webex. Quando ativado, o Webex solicita suas credenciais a todos os anfitriões e participantes quando eles participam de uma reunião, evento ou sessão de treinamento.

Além disso, recomendamos que você exija que os participantes façam login quando ligarem de um telefone. Esse requisito impede que qualquer pessoa entre na reunião ou na sessão de treinamento sem as credenciais adequadas.

Ocultar os links nas reuniões impede que os participantes convidem convidados indesejados, tornando os links menos fáceis de copiar e compartilhar. Isso não impede que os participantes copiem e compartilhem links de reuniões de seus convites por e-mail.