Планирование совещаний и присоединение к ним с помощью планировщика Webex Scheduler для Microsoft Outlook

Добавление надстройки планировщика Webex Scheduler в магазине Microsoft AppSource

Если у вас есть учетная запись Microsoft 365 и администратор не установил надстройку планировщика Webex, приложение можно установить самостоятельно.

1	Откройте Microsoft AppSource.
2	Найдите надстройку `Webex Scheduler`.
3	Выберите Получить и следуйте инструкциям на экране. После добавления приложения следуйте инструкциям в разделе Настройка веб-сайта Webex в Outlook.

Настройка веб-сайта Webex в Outlook

Прежде чем планировать совещание с помощью планировщика Webex Scheduler, необходимо указать веб-сайт Webex, который будет использоваться с вашей учетной записью.

1	В настольном приложении Outlook в группе Cisco Webex на ленте выберите Добавить совещание Webex. В веб-приложении Outlook на веб-сайте выберите Новое event-совещание > Cisco Webex Scheduler > Добавить совещание Webex. Для просмотра этого параметра вы или администратор должны добавить надстройку планировщика Webex Scheduler, а администратор веб-сайта Webex должен настроить планировщик Webex Scheduler для Microsoft 365. Откроется экран приветствия.
2	Выберите Начало работы.
3	Выберите или введите URL-адрес сайта Webex, который вы хотите использовать, в формате `company`, а затем выберите Далее. При появлении сообщения с запросом отображения предпочтительных параметров Webex в новом окне выберите Разрешить.
4	Экран входа в систему будет открыт в новом окне браузера. Введите свой адрес электронной почты Microsoft 365 и щелкните Далее.
5	Введите свой проль Microsoft 365 и щелкните Войти. При отображении сообщения Оставаться в системе? выберите Да, чтобы сократить количество попыток входа в систему.

Запланируйте встречу из Outlook

После настройки веб-сайта Webex можно добавить совещание Webex в любую встречу, созданную в Outlook.

1	Создайте встречу в Outlook.
2	Введите название встречи, уровень классификации встречи, место проведения, а также время начала и окончания.
3	Чтобы встреча повторялись, сделайте одно из следующих действий: В настольном приложении выберите Повторение в ленте, а затем выберите периодичность проведения встречи и время, когда ее необходимо завершить. В веб-приложении щелкните в раскрывающемся списке в поле Повторение и выберите, периодичность проведения совещания и время, когда его необходимо закончить.
4	Чтобы пригласить других пользователей, выполните одно из перечисленных ниже действий. В настольном приложении выберите Пригласить посетителей и введите один или несколько адресов электронной почты в требуемое поле. В веб-приложении введите один или несколько адресов электронной почты в поле Пригласить посетителей.
5	В настольном приложении Outlook в группе Cisco Webex на ленте в Outlook выберите Добавить совещание Webex. Если вы используете Outlook в веб-версии, выберите Планировщик Cisco Webex и из раскрывающегося списка выберите Добавить собрание Webex. Через несколько секунд ссылка на совещание будет добавлена в поле местоположения, а в контенте встречи будут добавлены сведения о совещании. Если при попытке добавления совещания в Webex Meetings появляется ошибка, сведения об ошибке будут отображаться над контентом встречи.
6	(Необязательно) Отредактируйте параметры встречи, например, добавьте дополнительного организатора или соорганизатора. Вы также можете установить звуковой сигнал входа и выхода, изменить пароль для собрания или добавить код отслеживания. В настольном приложении Outlook в группе Cisco Webex на ленте в Outlook выберите Предпочтительные параметры Webex. В разделе Уровень классификации совещанийвыберите пункт в раскрывающемся меню, чтобы просмотреть доступные метки классификации. Эти метки помогают обеспечить надлежащий обмен информацией и соответствие стандартам безопасности вашей организации. При включении классификации система автоматически создает общедоступную классификацию и устанавливает ее в качестве классификации по умолчанию. Вы можете переименовать общедоступную классификацию, но не можете её удалить. В качестве организатора встречи вы можете изменить классификацию в любое время до начала встречи; изменить классификацию после начала и окончания встречи невозможно. В веб-приложении Outlook выберите Cisco Webex Scheduler > Предпочтительные параметры Webex. Нажмите Обновить совещание по завершении редактирования параметров совещания.
7	Нажмите Отправить. Во встрече отображаются сведения о совещании, включая ссылку для присоединения к совещанию. Вы можете скопировать ссылку и предоставить другим совместный доступ к ней.

Дальнейшие действия

В зависимости от настроек веб-сайта можно объединить свой календарь Microsoft 365 со своим веб-сайтом Webex. Вы сможете получить доступ к собраниям Webex, запланированным в Microsoft 365, через Совещания.

Начало совещания или присоединение к нему

Начинать совещания, которые были запланированы с помощью планировщика Webex Scheduler в Microsoft Outlook, и присоединяться к ним очень удобно.

Чтобы начать совещание или присоединиться к нему, выполните одно из перечисленных ниже действий.

Перейдите по ссылке в приглашении календаря в Outlook.
Присоединитесь с помощью видеосистемы или приложения, набрав адрес видео в приглашении календаря.
Присоединитесь с помощью телефона, набрав номер в приглашении календаря.
Выберите Присоединиться на зарегистрированном в облаке видеоустройстве. Кнопка Присоединиться появляется за 5 минут до начала совещания.

Редактирование совещания

Запланив совещание, в любой момент отредактируете его с помощью Outlook. Изменяйте участников и информацию о встрече, например, дату и время, или изменяйте параметры встречи, такие как тип встречи или шаблон.

При редактировании запланированной встречи участникам отправляется обновленное приглашение по электронной почте, а информация о встрече на вашем сайте Webex обновляется.

1	Отредактируйте запланированное совещание в календаре Outlook.
2	Внесите необходимые изменения. Чтобы добавить посетителей, выберите Требуются. Отредактируйте тему, местоположение, дату, время и периодичность. Сведения о совещании Webex выглядят, как приведено ниже.
3	Измените параметры совещания Webex. В настольном приложении Outlook в группе Cisco Webex на ленте в Outlook выберите Предпочтительные параметры Webex. Если вы используете Outlook в веб-версии, выберите Планировщик Cisco Webex > Настройки Webex.
4	По завершению редактирования параметров совещания выберите Обновить, затем выберите Отправить обновление. Если вы используете Outlook для Microsoft Exchange, вам не нужно выбирать Обновить. Ваши встречи автоматически обновляются при изменении их деталей.

Удалить совещание

Удаляйте встречи Webex из встреч Outlook, которые больше не нужны, или если вы хотите изменить тип встречи Webex.

В календаре Outlook откройте событие, включающее встречу Webex.

Открыть параметры Webex.

В настольном приложении Outlook в группе Cisco Webex на ленте в Outlook выберите Предпочтительные параметры Webex.
Если вы используете Outlook для веб-версии, выберите Планировщик Cisco Webex > Настройки Webex.

Выберите Удалить или Удалить совещание.

Изменение типа совещания по умолчанию

Можно изменить тип совещания Webex по умолчанию, который будет использоваться при добавлении совещания во встречу в Outlook.

Создать одноразовую ссылку на встречу— Каждая встреча имеет уникальную ссылку и видеоадрес.
Используйте ссылку на мою личную комнату— Для всех встреч используется ссылка на вашу личную комнату в качестве ссылки на встречу, а адрес видео из вашей личной комнаты — в качестве адреса видео.

1	В настольном приложении Outlook в группе Cisco Webex на ленте в Outlook выберите Предпочтительные параметры Webex. В веб-приложении Outlook на веб-сайте выберите Новое event-совещание > Cisco Webex Scheduler > Предпочтительные параметры Webex.
2	Выберите тип совещания по умолчанию в разделе Ссылка на совещание Webex и выберите Сохранить. Изменения будут применены ко всем совещаниям Webex, которые будут добавляться к встречам.

Изменение веб-сайта Webex, используемого в Outlook

Если для проведения совещаний используется несколько веб-сайтов Webex, можно указать предпочтительный веб-сайт при добавлении совещания Webex во встречу в Outlook.

1	В настольном приложении Outlook в группе Cisco Webex на ленте в Outlook выберите Предпочтительные параметры Webex. В веб-приложении Outlook на веб-сайте выберите Новое event-совещание > Cisco Webex Scheduler > Предпочтительные параметры Webex.
2	Выберите Изменить веб-сайт Webex.
3	Выберите или введите URL-адрес необходимого веб-сайта Webex и нажмите Далее.
4	Выберите тип совещания по умолчанию и нажмите Сохранить.

Удаление надстройки планировщика Webex Scheduler

Если вы самостоятельно установили приложение и больше не требуется планировать совещания с помощью планировщика Webex Scheduler, это приложение можно удалить. Если приложение установил администратор, обратитесь к нему для удаления приложения.

1	В настольном приложении Outlook выберите Получить надстройки в группе Надстройки ленты Outlook. При использовании веб-приложения Outlook выберите Дополнительные параметры > Получить надстройки.
2	Выберите Мои надстройки в окне Надстройки Microsoft 365.
3	Найдите Cisco Webex Scheduler и выберите > Удалить.

Cisco AI Assistant

Благодарим вас за обратную связь.

Планирование совещаний и присоединение к ним с помощью планировщика Webex Scheduler для Microsoft Outlook

Малый бизнес

Предприятие

Устройства

Решения для

Материалы

Компания