由「網站管理」轉換至 Control Hub 的相關說明


本文是公開預覽的草稿。 目的是讓您搶先了解。 此功能將僅作為測試版在 41.6 版及更高版本且符合資格的網站上提供。 正式發布後,您可以在 beta.webex.com 註冊使用該軟體。

Webex 以後將作為統一平臺,提供會議管理、傳訊、通話等協作功能。 因此,我們希望將所有 Webex 會議網站的管理功能從網站管理移至 Control Hub。

我們已開始將所有客戶的 Meetings 網站連結至 Control Hub,讓使用者能夠從任一位置進行管理。 也就是說,您應該已經擁有 Control Hub 組織,但您可能尚未登入。

如果您的網站有資格轉換至 Control Hub,網站管理將會通知您。 您可以於網站資訊頁檢視詳細內容。

我們於網站管理中提供輔助功能協助您完成此變更,因此如果您的網站已經符合轉換條件,請就此開始轉換。


網站轉換後,您將無法透過網站管理來管理會議網站;相關功能必須在 Control Hub上執行。

就網站的管理而言,Control Hub 的操作體驗與網站管理相似。 Control Hub 中的使用者管理功能採用較新的底層技術,因此在 Control Hub 中管理網站與目前做法之間存在些許差異。 本節將為此差異提供說明。

使用者管理

Control Hub 底層具有使用者集中管理系統,在整個組織下(以及 Webex 整體下),每個使用者皆認定為個別且唯一之用戶。 在網站管理中,每一個會議網站的使用者設定檔都不同。

具有自動建立帳戶的單一登入 (SSO)

在網站管理中,您可以透過「自動建立帳戶」功能,在使用者通過 SSO 驗證時建立帳戶。

網站管理中,啟用 SSO 自動建立帳戶功能的截圖

此功能在 Control Hub 中不存在,因為該系統提供更先進的方式建立使用者帳戶。 轉換網站之前,您必須在網站管理中停用此功能。

許多使用 SSO 的組織可能偏好透過外部目錄工具(例如 Microsoft ® Active Directory 和 Microsoft Azure)對使用者進行集中管理,並要求使用外部身份識別提供者進行驗證。

進一步瞭解:

使用者名稱變更之管控

在網站管理中,您可以限制網站使用者變更其姓名和代號(若允許使用者變更,詳細操作可參考https://help.webex.com/nmig1kcb)。

如下圖,一旦取消勾選,便可限制使用者變更其名稱。

網站管理中的必填設定檔選項,以及使用者可任意配置之屬性的截圖

Control Hub 中則沒有此功能,因為許多組織偏好透過專用目錄系統管理其使用者設定檔(例如 Active Directory),再將其目錄與 Webex 同步。 如此一來,使用者將無法透過 Webex 變更其設定檔。

如果您的組織選擇不經由外部目錄同步使用者設定檔,則使用者將可以變更其設定檔。 這會影響整個組織的設定檔,包括所有會議網站。

如果您需要限制使用者變更其設定檔,並且您不打算將目錄與 Webex 同步,則此時應該避免轉換為 Control Hub。

設定檔必填資料與追蹤碼

網站管理允許您為新使用者指定必填的設定檔欄位(請參考先前的螢幕截圖)。 您可以將進一步利用該功能,要求建立使用者時加入追蹤碼(請參考下面的螢幕截圖)。 一旦設定了這些附加條件,那麼在條件不符合的情況下將無法新增使用者至網站。

網站管理中,強制加入追蹤碼的選項的截圖

Control Hub 只需要代號和電子郵件地址便可建立使用者。

當您在 Control Hub 中建立新使用者時,使用者的其他欄位都非必填,因此我們不會針對 Control Hub 所管理的網站要求額外的設定檔資料。

轉換網站之前,請務必取消必填設定檔欄位以及追蹤碼。

密碼管理和鎖定

在網站管理中,可透過內建功能在使用者登入失敗數次後暫時將帳戶鎖定。

Control Hub 提供以下功能防止非法存取:

  • 登入失敗數次後,於一段時間內不可再行嘗試。

  • CAPTCHA 機制(全自動區分電腦和人類的公開圖靈測試)

  • 合法使用者具有自助選項來變更忘記的密碼。

網站管理還可讓您定義密碼強度之特性,例如最小長度和必填字元(請參閱螢幕截圖)。

Control Hub 也會強制要求密碼,但密碼設定條件目前未開放更改。 您可以將 Control Hub 組織與可以控制使用者身份識別之特性的外部身分識別提供者 (IDP) 或目錄管理系統整合。

網站管理中,數次登入失敗後用來鎖定用戶的安全性選項的截圖網站管理中,變更密碼特性的控制項的截圖

如果您需要定義密碼特性,又不使用外部身分識別提供者,則此時應該避免轉換至 Control Hub。

主持人授權

主持人必須為 Control Hub 組織的一員

在網站管理中,您可以將主持人授權指派給任何使用者。 在 Control Hub 中管理網站時,您只能將主持人授權(和出席者角色)指派給同一個 Control Hub 組織的使用者。

自行註冊主持人帳戶

在網站管理中,您可以選擇允許使用者於個別網站申請(主持人)帳戶。 您還可以允許具有帳戶的使用者申請網站上的其他服務。(請參閱螢幕截圖)。

網站管理中,「允許主持人帳戶註冊」的選項的截圖網站管理中,允許使用者請求其他服務的控制項的截圖

若利用 Control Hub 管理會議網站,使用者將無法於該網站申請主持人帳戶。

Control Hub 有提供另一種集中自動化功能,方便您將會議授權指派給新使用者。 閱讀 https://help.webex.com/n3ijtao

您也可以透過 API 或批量使用 CSV 管理使用者授權。

如果您想讓使用者自行申請其主持人帳戶,您可以透過指向管理員的指針或至相關工具的連結,設定網站的説明/支援功能。

在轉換網站之前,請務必在網站管理中停用「允許主持人帳戶註冊」和「允許使用者請求其他服務」。

停用靜止主持人的帳戶

在網站管理中,您可以選擇自動停用靜止主持人的帳戶(請參閱截圖)。 此舉會為釋放主持人授權,以供其他使用者申請。

網站管理中,停用設定的位置

Control Hub 管理的網站尚未提供自動選項。

Control Hub 有其他如自動指派範本的授權管理功能可供使用。 您可以取得靜止主持人的清單,藉此透過個別、批量或 API 的方式移除授權。

如果您需使用自動停用功能,但 Control Hub 提供的其他選項不適合您,則此時應避免將網站轉換為 Control Hub。

我們發佈 API,以利您於會議網站上做行政和使用者管理。 API 的詳細資料記載于 https://developer.cisco.com/docs/webex-xml-api-reference-guide/

其中大多數 API 也可在 Control Hub 管理的網站上使用,但使用者管理方面(例如,使用者建立和授權)會有一些差異。

如果您的整合系統有辦法新增或移除會議網站的主持人(或出席者),那麼您在整合上需進行前置作業,以利使用新的 API。

用於建立和授權使用者的 Control Hub 同類產品是 People 及 License REST API,詳細資料記載于:

Control Hub 有提供 Webex 網站特定的管理員角色,但 People API 尚未包含此功能。

您可以使用 People API 來建立組織管理員,並指派完整或唯讀許可權。這些管理員將於所有 Control Hub 管理的會議網站中擔任管理員的角色。

若在指派使用者角色(包括 Webex 網站管理員角色)方面需要更詳細的說明,請前往 https://help.webex.com/fs78p5

其他的 API 應該可以和以前一樣正常執行,無需任何變更(透過 API 將某作業階段類型指派給使用者,亦同)。

轉換網站之前,應針對 API 整合進行前置作業,方可使用 People 和 License API。 接著,您可以在轉換網站後將整合切換至新的 API。

  1. 登入 Webex 網站管理並轉至設定 > 通用網站設定 > SSO 設定

    (有關於 Webex 網站的 SSO 設定,請參考 https://help.webex.com/g5ey83。)

  2. 尋找並停用自動建立帳戶選項。

  3. 按一下更新

  4. 前往 設定 > 通用網站設定 > 選項

    • 尋找並停用允許主持人帳戶註冊選項。

    • 尋找申請帳戶需要填寫的欄位: 並清除所有使用者設定檔必填欄位。

    • 尋找允許使用者變更以下欄位: 並清除所有框。

  5. 按一下更新

  6. 前往 設定 > 通用網站設定 > 追蹤碼

    • 主持人設定檔欄中,將所有列變更為未使用

    • 停用建立使用者所需的任何追蹤碼。

      關於追蹤碼的詳細資訊,請參考https://help.webex.com/izu2ty

網站轉換工具會將您網站的使用者轉換成您 Control Hub 組織下的 Webex 使用者。

在嘗試轉換使用者之前,您應該先登入 Control Hub (https://admin.webex.com)執行一些基本設定。

如果您尚未驗證您的網域或自其他 Webex 組織宣告您的使用者,請參考本文前面章節 - Control Hub 組織網站轉換前的前置作業

若要確保使用者轉換成功,您必須在轉換網站之前修正以下使用者方面的問題:

  • 未經驗證的使用者

  • 未經連結的使用者

  • 其他 Control Hub 組織下的使用者

  • 在網站管理和 Control Hub 中電子郵件地址不相符合的使用者

如果在網站使用者遇到這些問題時試圖轉換網站,則轉換過程可能會失敗。

此工具不會嘗試轉換停用的使用者;因此,如果您無法完全更正所有出現問題的使用者,您可以在轉換網站之前將其設定為停用狀態。

如何檢查有問題的使用者

  1. 請登入至網站管理,然後開啟轉換網站頁面。

  2. 開啟複查轉換先決條件控制項,然後按一下匯出受影響的使用者至 CSV 檔

  3. 等待匯出完成,然後按一下下載 CSV

    您的瀏覽器會下載 users-to-review.csv

  4. 開啟 CSV 檔案並檢查下列欄位:

    • User linking status :如果值為 Not Linked ,表示使用者尚未與 Control Hub 連結。

      請參考以下未連結使用者之處理方式。 您可能不需要針對所有使用者解決此問題,因為它本身不會阻礙轉換過程;但是,未連結的使用者也可能存在其它問題,需要在轉換之前解決。

    • Site Admin Email Verified :如果值為 N ,表示使用者未驗證其電子郵件地址(此資訊對應 UnverifiedEmailSiteUsers.csv 匯出檔中的欄位)。

      在開始網站轉換之前,您必須嘗試修正此問題或停用這些使用者。 請參閱以下如何修正未驗證的使用者

    • ORG-NAME :值應該與 Control Hub 組織相同。 其他值表示使用者已存在於另一個 Control Hub 組織中,這樣會阻礙網站轉換。

      您必須宣告或停用這些使用者。

    • Email different between Site Admin & Control Hub :如果值為 Y ,表示電子郵件地址不符或使用者未連結。

      請參閱(以下)電子郵件地址不符的使用者

  5. 評估每一種情況下要執行什麼操作(請閱讀下列各節)。

    您可以嘗試驗證使用者、更正電子郵件地址或者從另一個組織將使用者宣告加入 Control Hub 組織。 如果您無法或選擇不更正這些問題,則必須先在網站管理中停用使用者,再進行網站的轉換。

嘗試修正未經驗證的使用者

會議網站使用者可透過以下方式加以驗證:

  • 在網站管理中驗證電子郵件網域。 當某電子郵件網域經過驗證後,可以自動驗證所有使用者的電子郵件地址是否都位於該網域。

  • 要求未經驗證的使用者登入網站(網站 URL)。 Webex 會引導他們完成電子郵件驗證流程。

請記住,未經驗證的使用者可能從未登入過系統,也可能不需要主持會議。

嘗試讓使用者驗證後,其餘未經驗證過的使用者必須在轉換網站之前停用。 您可以透過(重新)匯出受影響的使用者,再複查 CSV 檔以檢視轉換網站頁面。

未連結使用者之處理方式

以下類型的使用者未在 Control Hub 中連結,並且不符合網站轉換資格:

  • 未驗證的使用者將不予連結。

  • 停用的使用者將不予連結。

  • 如果以下內容都均為「是」,則使用者將不予連結。

    • 使用者的電子郵件網域已宣告於 Control Hub。

    • 使用者不存在於已宣告網域的組織中。

    • 該組織選擇由 Active Directory 同步其使用者。

      在這些情況下,Webex 將無法為您的組織建立的新使用者,除非由 Active Directory 同步加入。

即使不對未連結的使用者執行任何動作,網站轉換也可以進行-但是,該使用者在網站轉換後在網站中將不具備角色(無論是主持人、出席者或管理員)。

如果您修正了使用者連結的問題,則可透過夜間同步工作將他們連結至 Control Hub 組織。

其他 Control Hub 組織使用者的處理方式

已存在於不同 Control Hub 組織中的網站使用者或管理員將無法轉換。

此規則有一個例外: 如果網站管理員屬於某個負責建立或管理您 Control Hub 組織的夥伴組織,則符合轉換資格。 這些使用者不會列在 users-to-review.csv 檔中。

如果您的網站使用者已存在於其他 Control Hub 組織中,您可以執行以下操作:

  • 將使用者宣告至您的 Control Hub 組織(前提是您的組織已驗證該使用者的電子郵件網域)。 閱讀 https://help.webex.com/nceb8tm

  • 在轉換網站之前,在網站管理中停用使用者。

電子郵件地址不符的使用者

部分使用者在網站管理和 Control Hub 中可能具有不同的電子郵件地址。 如果使用者由此網站連結至 Control Hub 後,只在其中一處變更電子郵件,則有可能發生以上情形。

這些使用者將標記為 Y (在 Email different between Site Admin & Control Hub 欄位中,透過網站轉換工具匯出至 CSV 檔。

電子郵件地址不符的使用者可嘗試以下列方式修正:


如果在使用者電子郵件不相符也未更正的情況下轉換網站,受影響的使用者必須使用其 Control Hub 電子郵件地址來登入會議網站。

如何停用使用者


使用者經停用後將失去主持人授權或出席者特權(取決於使用期間中所指派的角色)。

在網站管理下停用個別使用者:

  1. 轉至 使用者管理 > 編輯使用者

  2. 使用索引、搜尋和篩檢功能尋找使用者。

  3. 取消勾選使用中方塊。

  4. 提交變更。

    請參閱於 Cisco Webex 會議網站管理下管理使用者帳戶以瞭解更多資訊。

在網站管理下批量停用使用者:

  1. 將使用者匯出至 CSV 檔。

  2. 開啟 CSV 檔案並修改 Active 欄值為 N ,為所有受影響的使用者做此變更。

  3. 匯入修改後的 CSV 檔。

    經修改後的使用者現在處於停用狀態。

    請參閱於 Webex 網站管理下批次匯入和匯出 Webex 使用者以瞭解更多資訊。

在開始之前

您必須停用某些功能,並且必須檢查所有使用者是否都狀態良好,以便轉換。 如果有使用透過 API 整合的應用程式,您必須進行更新才可使用 Webex API。

相關先決條件已說明於本文的前面部分。


請確保您的所有管理員都知道網站將轉換為 Control Hub,並告知他們當轉換程序啟動後不得在網站管理中做出任何變更。

1

登入網站管理,然後按一下轉換網站

2

複查先決條件,尤其是檢查 CSV 清單,找出可能影響轉換成敗的使用者。

3

瞭解需要停用的功能,以及使用者管理和主持人授權方面可能出現的差異(此文章中已記載)。

4

按一下轉換為 Control Hub

5

詳讀訊息,瞭解可能出現的差異。

6

按一下轉換

轉換過程開始,並顯示進度指示器。 如果發生錯誤,系統將顯示錯誤訊息並提供建議動作。 若無錯誤,您將看到成功訊息。

 

將網站轉換為 Control Hub 是一項永久性變更,轉換過程完成之後將無法復原。 當網站轉換完成後,此網站將不在網站管理下進行管理。 如果您尚未準備好在 Control Hub 中完全管理此網站,請現在退出精靈。

7

按一下登入 Control Hub

自 Webex 網站管理觸發網站轉換後,您可以登入 Control Hub 追蹤轉換進度。

  1. https://admin.webex.com登入 Control Hub 並開啟會議頁面。

    您可以看到您的會議網站的清單。

  2. 點擊某個網站,可查看關於該網站的資訊。

  3. 網站轉換區塊中,可以看到轉換狀態

    如果轉換完成,您可以下載已轉換的使用者清單。

  4. 檢查清單,進而檢查轉換方面的問題。

當網站轉換完成之後,您將無法於網站管理下管理此網站。 所有的管理功能必須在 Control Hub 中進行。 您可以透過以下步驟熟悉 Control Hub 的功能,並嘗試管理您的網站:

  1. 選取主持人並驗證其授權和作業階段類型。 確認其排定的會議有效。

    要求使用者檢查是否可以自行排定和主持新會議。

  2. 將使用者新增至組織。 授予他們主持人授權,修改其作業階段類型,並確認可以自行主持會議。

  3. 選取之前在網站管理中擁有完整管理員權限的使用者,並確認其擁有與轉換後的網站相對應級別的權限。

    這些使用者應該可以讀取和修改網站,建立、授權、修改及刪除使用者。

  4. 如果您的網站有使用 API 整合,則切換至使用 People API。 確認該整合於更新後有如期運作。

關於利用 Control Hub 管理會議網站的詳細資訊,請參考 https://help.webex.com/naqlzeu