Richten Sie ein gemeinsames Repository ein, das es verschiedenen Standorten ermöglicht, eine gemeinsame Ansage zu verwenden. Dienste wie Auto Attendants, Anrufwarteschlangen oder Warteschleifenmusik können auf eine allgemeine Ansage im Repository verweisen.

Sie können diese Ansagen einmal aktualisieren und auf alle entsprechenden Instanzen anwenden. Diese Funktion bietet eine effizientere Möglichkeit, die Auto Attendants zu aktualisieren, und ermöglicht Ihnen, unternehmensweite Ankündigungen zu aktualisieren. Beispiel: eine Feiertagsankündigung.

Sie können das Ansage-Repository auf Organisations- und Standortebene festlegen.

Die Ansage-Repository-Option auf Organisations- und Standortebene bietet folgende Funktionen:

  • Hinzufügen, Aktualisieren und Löschen der Audiodateien

  • Vorhandene Ansagedateien ersetzen

  • Filter- und Sortierfunktion zum Anzeigen der Dateien

  • Zeigt die Dateiinformationen und die Funktionsinstanz an, die die Ansage verwendet.

  • Unterstützt die Lokalisierung von Ansagen

Ansage-Repository einrichten

Vorbereitungen

  • Sie können aktuelle Dateien, die von den Funktionen verwendet werden, nicht löschen.

  • Sie können Ansagedateien mit einer Speicherbegrenzung von bis zu 1 GB auf allen Ebenen speichern.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie keine Ansagedateien mit doppelten Namen hochladen.

  • Beachten Sie beim Hochladen der Audiodateien die folgenden Anforderungen:

    • Audiodateiformat:

      • .WAV Dateien mit 8 oder 16 kHz, 8-Bit oder 16-Bit Mono, µ-law, A-law oder PCM

      • .WMA Dateien mit 8 oder 16 kHz, 16-Bit-Mono, µ-law, A-law oder PCM

    • Maximale Audiolänge:

      • 2 Minuten für eine Sprachnachrichtenbegrüßung und benutzerdefinierte Rückruf-Benutzer/-Gruppe.

      • 10 Sekunden für den personalisierten Namen des Sprachportals des Benutzers.

      • 10 Minuten Begrüßung der Warteschleifenmusik.

      • 5 Minuten für alle anderen Dienste.

    • Mindestaudiolänge: 5 Sekunden

    • Maximale Größe der Audiodatei: 5 MB

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Melden Sie sich bei Control Hub an.

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Gehen Sie zu Dienste > Anrufe > Funktionen.

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Wechseln Sie zur Karte Ankündigungen und klicken Sie auf Neu hinzufügen , um eine neue Ansagedatei hinzuzufügen.

Sie können die Ansagedateien auf zwei Arten hinzufügen:

  • Hochladen – Ermöglicht das Hochladen einer Datei von Ihrem System.

  • Aufzeichnen – Ermöglicht Ihnen, Ihre eigene benutzerdefinierte Audiodatei mit der Aufzeichnungsoption aufzuzeichnen.

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Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Datei hochzuladen :

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Hochladen aus, auf welcher Ebene Sie die Ansagedatei erstellen möchten.

    • Organisation – Ermöglicht Ihnen den organisationsübergreifenden Zugriff auf die Datei.

    • Standort – Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Datei nur am angegebenen Standort. Wenn Sie diese Option auswählen, wählen Sie den Standort aus der Dropdown-Liste aus.

  2. Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Titel für die Ansagedatei an. Beispiel: Dienstausfall.

  3. Ziehen Sie die Audiodatei per Drag-and-Drop ab oder klicken Sie auf Datei auswählen zum Hochladen.

  4. Klicken Sie auf Datei auswählen , um die Datei zu speichern.

Seite „Datei hochladen“ mit den Optionen zur Auswahl der Ebene, der Bezeichnung und der Datei aus Ihrem System.

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Um eine Nachricht aufzuzeichnen , führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Aufzeichnen .

  2. Wählen Sie aus, auf welcher Ebene Sie die Ansagedatei erstellen möchten.

    • Organisation – Ermöglicht Ihnen den organisationsübergreifenden Zugriff auf die Datei.

    • Standort – Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf die Datei nur am angegebenen Standort. Wenn Sie diese Option auswählen, wählen Sie den Standort aus der Dropdown-Liste aus.

  3. Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Titel für die Ansagedatei an.

  4. Klicken Sie auf das Aufzeichnungssymbol, um die Nachricht aufzuzeichnen, und klicken Sie dann auf das Wiedergabe-Symbol, um die aufgezeichnete Nachricht anzuhören.

  5. Klicken Sie auf Datei auswählen , um die Aufzeichnung zu speichern.

Aufzeichnungsseite mit den Optionen zur Auswahl der Ebene, Beschriftung und Aufzeichnung der Nachricht

Die hochgeladenen oder aufgezeichneten Audiodateien werden jetzt auf der Seite Ankündigungen aufgeführt. Sie können die Dateien suchen und filtern, die für einen Standort oder eine Organisation gelten.

Die Liste der Ansagedateien wird unter der Ansageseite angezeigt

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Um eine Audiodatei zu löschen, klicken Sie auf das Symbol „Löschen“. Um eine Datei zu ersetzen, klicken Sie auf die Audiodatei und dann auf Datei ersetzen.

Durch das Ersetzen einer Ansagedatei können Sie eine einzelne Datei verwenden und sie auf die entsprechenden Dienste anwenden. Wenn Sie beispielsweise die monatlichen Specials-Ankündigungen für 25 Standorte ändern möchten, können Sie eine einzelne Ersatzdatei verwenden.

Das Ansage-Repository unterstützt Folgendes:

  • Speichert die Audiodateien ohne Zeitlimit

  • Unterstützt eine beliebige Anzahl von Dateiuploads

  • Unterstützt die Lokalisierung der Ansagenachrichten

Nächste Schritte

Sie können die Audiodateien für die benutzerdefinierte Konfiguration in den folgenden Funktionen verwenden:

  • Warteschleifenmusik: Wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Musik abspielen aus, um benutzerdefinierte Musik abzuspielen, wenn sich ein Anruf in der Warteschlange befindet. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der Einstellungen für Warteschleifenmusik über Control Hub.

  • Auto Attendant – Wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Begrüßung aus, um eine Nachricht festzulegen, die Anrufer hören, wenn sie während der Geschäftszeiten anrufen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Auto Attendants.

  • Anrufwarteschlange – Wählen Sie die Option Benutzerdefinierte Ansage aus, um Nachrichten und Musik festzulegen, die Anrufer hören, wenn die Agenten beschäftigt sind. Details finden Sie unter Verwalten von Anrufwarteschlangenansagen.